Załącznik A do Regulaminu udzielania zamówień
w TAURON Polska Energia S.A.
Regulamin Pracy
Komisji Przetargowej
I . POSTANOWIENIA OGÓLNE _______________________________________________ 3 II . SKŁAD KOMISJI ________________________________________________________ 3 III . UDZIAŁ BIEGŁYCH W PRACACH KOMISJI __________________________________ 4 IV . PRAWA I OBOWIĄZKI CZŁONKÓW KOMISJI ________________________________ 5 V . CZYNNOŚCI W TRAKCIE POSTĘPOWANIA _________________________________ 6 VI . CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z BADANIEM I OCENĄ OFERT ______________________ 9 VII . PROTESTY I ODWOŁANIA _____________________________________________ 10 VIII . ZAKOŃCZENIE PRAC KOMISJI _________________________________________ 11
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji Przetargowych powoływanych w celu przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia, o których mowa w „Regulaminie udzielania zamówień w TAURON Polska Energia S.A.”.
2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa o "Komisji" należy przez to rozumieć Komisję Przetargową.
3. Czynności w toku procedury udzielenia Zamówienia dokonywane są z zachowaniem wewnętrznych regulacji Zamawiającego.
4. W zakresie nie uregulowanym w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają wszelkie unormowania wewnętrzne Zamawiającego dotyczące udzielania zamówień, przepisy PZP oraz inne przepisy prawa regulujące udzielanie Zamówień.
5. Posługiwanie się niniejszym Regulaminem nie zwalnia członków Komisji z odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa.
II. SKŁAD KOMISJI
§2
Osoba uprawniona do powołania Komisji wskazuje Przewodniczącego Komisji i jej Sekretarza spośród członków Komisji.
§3 1. Członkami Komisji nie mogą być osoby, które:
1) ubiegają się o udzielenie Zamówienia będącego przedmiotem postępowania,
2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z Wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Wyko- nawców ubiegających się o udzielenie Zamówienia,
3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie Zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z Wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Wykonawców ubiegających się o udzielenie Zamówienia,
4) pozostają z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób,
5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
2. Obowiązkiem członków Komisji jest złożenie niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez Wykonawców pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli okoliczności, o których mowa w ust. 1 ujawnią się w toku prac Komisji. Oświadczenia dołącza się do protokołu postępowania o udzielenie Zamówienia.
3. Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka, który:
1) złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w ust. 1,
2) nie złożył oświadczenia w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji, 3) złożył oświadczenie niezgodne z prawdą – w takim wypadku wyłączenie następuje
z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia,
4) złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w ust. 1, jeżeli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały.
4. Informację o wyłączeniu członka Komisji, Przewodniczący Komisji przekazuje uprawnionemu do powołania Komisji
5. Decyzję o odwołaniu członka ze składu Komisji podejmuje uprawniony do powołania Komisji.
6. W sytuacji nie dochowania minimum trzyosobowego składu komisji, Przewodniczący Komisji wnioskuje do uprawnionego do powołania Komisji o ewentualne powołanie w miejsce odwołanego członka nowego członka Komisji.
Nowy członek Komisji składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, w najkrótszym możliwym terminie.
7. Wobec Przewodniczącego Komisji czynności odebrania oświadczenia, wyłączenia, odwołania i powołania w jego miejsce nowego Przewodniczącego Komisji, dokonuje osoba upoważniona do powołania Komisji.
§4
1. Czynności Komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, o którym mowa w §3 ust. 2, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.
2. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania.
§5 Odwołanie członka Komisji może nastąpić jeżeli:
1) z przyczyn obiektywnych nie może on wykonywać swoich obowiązków,
2) nieobecność członka Komisji na posiedzeniu Komisji nie zostanie usprawiedliwiona w trybie wskazanym w § 8 ust. 4,
3) członek Komisji nie wykonuje nałożonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, postanowień Regulaminu oraz decyzji Przewodniczącego Komisji, innych niż obecność na posiedzeniach Komisji.
III. UDZIAŁ BIEGŁYCH W PRACACH KOMISJI
§6
1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Przewodniczący Komisji składa osobie upoważnionej do powołania Komisji umotywowany wniosek o powołanie biegłych (rzeczoznawców).
2. Wniosek powinien wskazywać osobę biegłego oraz przewidywaną wysokość jego wynagrodzenia wraz ze źródłem finansowania. Do wniosku powinien zostać załączony projekt umowy z biegłym.
3. W przypadku powołania biegłego będącego pracownikiem Zamawiającego jego funkcja ma charakter zadaniowy i stanowi wykonanie polecenia służbowego.
§7
1. Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje osoba upoważniona do powołania Komisji.
2. Po podpisaniu umowy i zobowiązaniu do zachowania poufności, ale przed przystąpieniem do wykonania jakichkolwiek czynności, biegły składa oświadczenie, o którym mowa w § 3 ust. 2. Przewodniczący Komisji nie dopuszcza do wykonania czynności przez biegłego, w stosunku do którego zajdzie którakolwiek z okoliczności, o których mowa w § 3 ust. 1.
3. Biegły przedstawia opinię na piśmie w terminie określonym w umowie, a na zaproszenie Przewodniczącego Komisji bierze udział w posiedzeniach Komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.
IV. PRAWA I OBOWIĄZKI CZŁONKÓW KOMISJI
§8
1. Członkowie Komisji będący pracownikami Zamawiającego, wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach obowiązków służbowych.
2. Obowiązkiem przełożonego członka Komisji jest umożliwienie członkowi Komisji udziału w pracach Komisji.
3. Członek Komisji jest zobowiązany, najwcześniej jak to jest możliwe, powiadomić Przewodniczącego Komisji o swojej nieobecności na posiedzeniu Komisji, podając przyczyny nieobecności.
4. Decyzję w sprawie usprawiedliwienia nieobecności członka Komisji na posiedzeniu podejmuje Komisja.
§9
1. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności w dobrej wierze, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem.
2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności:
1) udział w posiedzeniach Komisji,
2) wykonywanie innych czynności związanych z pracami Komisji, zgodnie z poleceniami Przewodniczącego Komisji, w szczególności przygotowanie umowy z wybranym w wyniku postępowania Wykonawcą.
§10
Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji związanych z:
1) liczbą złożonych ofert lub wykazem firm zaproszonych do składnia ofert – do daty składania ofert,
2) przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.
§11
Członek Komisji ma prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji oraz prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą Komisji.
§12
1. Przewodniczący Komisji kieruje jej pracami. Do jego obowiązków należy w szczególności:
1) odebranie oświadczeń członków Komisji, o których mowa w §3 ust. 2, oraz poinformowanie osoby upoważnionej do powołania Komisji o okolicznościach, o których mowa w §3 ust. 3 i w §5,
2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji,
3) podział między członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,
4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia,
5) informowanie osoby upoważnionej do powołania Komisji o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie Zamówienia,
6) nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia,
7) wyznaczenie spośród członków Komisji Zastępcy Przewodniczącego obejmującego obowiązki Przewodniczącego na czas jego nieobecności.
2. Do obowiązków Sekretarza Komisji należy m.in.:
1) prowadzenie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia Zamówienia, w terminach określonych w Regulaminie udzielania zamówień w TAURON Polska Energia S.A., PZP lub wyznaczonych przez Przewodniczącego Komisji,
2) organizowanie, w uzgodnieniu z Przewodniczącym Komisji, posiedzeń Komisji,
3) przechowywanie dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia od momentu jego wszczęcia do zawarcia umowy lub unieważnienia postępowania.
3. Do obowiązków członka Komisji reprezentującego Dysponenta Środków na rzecz, którego prowadzone jest postępowanie oraz innych członków Komisji związanych merytorycznie z przedmiotem zamówienia, należy w szczególności:
1) przygotowywanie odpowiedzi na pytania Wykonawców dotyczących przedmiotu zamówienia,
2) sprawdzenie złożonych ofert pod względem merytorycznym.
V. CZYNNOŚCI W TRAKCIE POSTĘPOWANIA
§13
1. Obowiązkiem Przewodniczącego Komisji jest takie prowadzenie postępowania, które umożliwi jego zakończenie w możliwie najkrótszym, dopuszczalnym przez przepisy prawa terminie.
2. Prace Komisji mogą być prowadzone w następujący sposób:
1) w trybie posiedzenia, polegającym na zebraniu się członków Komisji w celu wykonywania tych prac, w miejscu i czasie ustalonym przez Przewodniczącego Komisji,
2) w trybie obiegowym, polegającym na wymianie dokumentów drogą elektroniczną pomiędzy członkami Komisji w formie i czasie ustalonym przez Przewodniczącego Komisji,
3) w trybie mieszanym, polegającym na prowadzeniu prac Komisji przy wykorzystaniu trybu posiedzenia i trybu obiegowego przez poszczególnych członków Komisji, zgodnie z wyborem Przewodniczącego Komisji.
§14
1. Po rozpoczęciu postępowania, Sekretarz Komisji lub inna upoważniona osoba m.in.:
1) przesyła ogłoszenia/zaproszenia zgodnie z ustaleniami i obowiązującymi przepisami, 2) wydaje lub wysyła zainteresowanym Wykonawcom Specyfikacje,
3) prowadzi rejestr Wykonawców, którzy pobrali Specyfikacje,
4) przyjmuje i rejestruje zapytania Wykonawców odnośnie treści Specyfikacji lub innych dokumentów i niezwłocznie przekazuje informacje o ich wpłynięciu Przewodniczącemu Komisji,
5) pobiera oferty złożone w Kancelarii Ogólnej,
6) przekazuje wyjaśnienia lub informacje o zmianach w Specyfikacji wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali lub otrzymali Specyfikację,
7) sporządza protokół zebrania Wykonawców lub protokół negocjacji z Wykonawcą, jeżeli sytuacja miała miejsce,
8) sporządza protokół postępowania o udzielenie zamówienia,
2. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji w toku postępowania należy m.in.:
1) zapewnienie, żeby otwarcie ofert złożonych przez Wykonawców nastąpiło w ustalonym miejscu i terminie,
2) sprawdzenie, czy oferty zostały złożone zgodnie z wymogami oraz czy nie doszło do ich przedwczesnego otwarcia,
3) zapewnienie, żeby oferty złożone po wyznaczonym terminie:
a) nie zostały otworzone,
b) Wykonawcy, którzy złożyli takie oferty, zostali poinformowani, o tym, że ich oferty nie zostały otworzone,
c) zostały zwrócone Wykonawcom bez otwierania po upływie terminu na wniesienie odwołania,
4) ogłoszenie kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie Zamówienia – bezpośrednio przed otwarciem ofert, (dotyczy postępowań prowadzonych zgodnie z PZP),
5) otwarcie ofert,
6) wykonywanie innych czynności, które nie zostały na mocy przepisów prawa lub niniejszego Regulaminu zastrzeżone do kompetencji Komisji lub Kierownika Zamawiającego.
§15
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia niepublicznego nie jest jawne, z zastrzeżeniem ust. 2 i ust. 4.
2. Wyłącznie na pisemny wniosek zainteresowanego, Zamawiający udostępnia Wykonawcy biorącemu udział w postępowaniu oferty złożone w postępowaniu, z wyłączeniem informacji zastrzeżonych przez Wykonawcę jako tajemnica przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
3. W szczególności w ramach pracy Komisji poufny charakter mają:
1) czynności przygotowawcze do czasu nadania im skuteczności prawnej, w drodze podpisania odpowiednich dla nich dokumentów,
2) wiadomości objęte tajemnicą państwową, służbową lub inną na podstawie właściwych przepisów prawa,
3) wiadomości objęte skutecznie ustanowioną i właściwie zastrzeżoną przy składaniu ofert tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
4) oferty do czasu ich otwarcia,
5) negocjacje i protokoły z nich sporządzane w ramach postępowań prowadzonych w trybach: zamówienia z wolnej ręki, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia,
6) informacje i wiadomości związane z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert, w tym treść protokołu postępowania o udzielenie zamówienia,
7) inne wiadomości, gdy tak wynika wyraźnie z przepisów prawa.
4. Otwarcie ofert jest jawne, za wyjątkiem postępowań, w których jest przewidziane stosowanie aukcji elektronicznej.
5. Przystępując do jawnej części postępowania Przewodniczący Komisji:
1) otwiera posiedzenie Komisji w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu lub zaproszeniu do złożenia ofert,
2) przedstawia przedmiot postępowania,
3) przekazuje informacje dotyczące trybu postępowania.
6. W części jawnej postępowania mają prawo uczestniczyć Wykonawcy, a także inne osoby.
7. Wykonawcy i inne osoby uczestniczący w części jawnej postępowania, wpisują się na listę obecności.
8. W przypadku, gdy Wykonawca nie był obecny przy otwieraniu ofert, na jego pisemny wniosek Zamawiający doręcza mu informacje zawierające imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) Wykonawcy, cenę oferty oraz inne dane, jeżeli są niezbędne do dokonania oceny ofert na podstawie przyjętych kryteriów.
9. Sekretarz Komisji dostarcza na posiedzenie Komisji zamknięte koperty złożone według kolejności wpływu i nadanych numerów.
10. Przewodniczący Komisji sprawdza prawidłowość opakowania i oznakowania ofert.
11. Przewodniczący Komisji otwiera kolejno koperty zawierające oferty, odczytuje imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) Wykonawcy, cenę oferty oraz inne dane, jeżeli są niezbędne do dokonania oceny ofert na podstawie przyjętych kryteriów.
12. Przewodniczący Komisji informuje Wykonawców, że Zamawiający ma prawo w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
13. Na tym Przewodniczący Komisji zamyka posiedzenie i ogłasza zakończenie części jawnej postępowania.
§16
Po otwarciu ofert Komisja przeprowadza dalsze czynności w toku postępowania, zgodnie z przepisami prawa i Regulaminem udzielania zamówień w TAURON Polska Energia S.A.
§17
Oferty złożone po wyznaczonym terminie składania ofert zwraca się Wykonawcom bez otwierania.
§18
Oferty nie podlegające zwróceniu otwiera się, sporządzając zestawienie tych ofert.
§19
1. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków, w tym w obecności Przewodniczącego, z zastrzeżeniem § 24.
2. Jeżeli na posiedzeniu Komisji nie ma wymaganego kworum, posiedzenie odracza się.
3. Jeżeli w trakcie głosowania zapadnie równa liczba głosów, decyduje głos Przewodniczącego.
4. Członek Komisji nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.
VI. CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z BADANIEM I OCENĄ OFERT
§20
Komisja dokonuje oceny ofert złożonych w terminie pod względem wypełnienia warunków formalnych.
§21
Kolejnym etapem prac Komisji jest ocena wypełnienia przez uczestników postępowania warunków określonych w Specyfikacji.
§22
Komisja może zwrócić się do Uczestników postępowania z żądaniem złożenia wyjaśnień odnośnie treści złożonych ofert.
§23
Po dokonaniu czynności, o których mowa w § 20 - 22, Komisja może m.in. skierować do osoby upoważnionej do powołania Komisji wnioski o:
1) wykluczenie określonych podmiotów z postępowania, 2) odrzucenie określonych ofert,
3) unieważnienie postępowania.
§24
1. Jeżeli nie zajdą okoliczności uzasadniające unieważnienie postępowania, Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków Komisji.
2. Przed dokonaniem indywidualnej oceny ofert członkowie Komisji zapoznają się z opinią biegłego, jeżeli został on powołany.
3. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych dla danego postępowania.
4. Jeżeli jest to uzasadnione przyjętymi kryteriami oceny ofert można odstąpić od indywidualnej oceny ofert. W takim przypadku Komisja sporządza jedynie pisemne uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej.
§25
1. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia zawiera propozycje wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania.
2. Sekretarz Komisji na podstawie zatwierdzonego protokołu postępowania o udzielenia zamówienia przygotowuje do podpisania projekty wymaganych zawiadomień i ogłoszeń.
§26
1. Osoba upoważniona do powołania Komisji stwierdza nieważność czynności Komisji podjętych z naruszeniem przepisów prawa.
2. Na polecenie osoby upoważnionej do powołania Komisji, Komisja powtarza unieważnioną czynność.
VII. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ
(Dotyczy postępowań realizowanych zgodnie z PZP)
§27
1. Wykonawca może w terminie przewidzianym do wniesienia odwołania poinformować Zamawiającego o niezgodnej z przepisami PZP czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie PZP.
2. O wniesieniu informacji, o której mowa w ust.1 w postępowaniu o udzielenie zamówienia Przewodniczący Komisji niezwłocznie powiadamia Wiceprezesa Zarządu ds. Korporacji oraz właściwego merytorycznie Członka Zarządu wraz z wyjaśnieniem oraz proponowanym rozstrzygnięciem.
3. W przypadku uznania zasadności przekazanej informacji Zamawiający powtarza czynność albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym Wykonawców w sposób przewidziany w PZP dla tej czynności.
§28
1. Wykonawca może w terminie przewidzianym w PZP wnieść odwołanie od niezgodnej z przepisami PZP czynności podjętej lub zaniechanej przez Zamawiającego, do której był zobowiązany na podstawie PZP.
2. O wniesieniu odwołania Przewodniczący Komisji informuje Wiceprezesa Zarządu ds. Korporacji oraz właściwego merytorycznie Członka Zarządu. Wraz z informacją Przewodniczący Komisji przedstawia rekomendację Komisji odnośnie stanowiska Zamawiającego w przedmiocie wniesionego odwołania.
3. Wiceprezes Zarządu ds. Korporacji oraz właściwy merytorycznie Członek Zarządu podejmują decyzję odnośnie stanowiska Zamawiającego w przedmiocie wniesionego odwołania oraz wskazują osoby reprezentujące Zamawiającego w postępowaniu odwoławczym.
§29
1. O wynikach postępowania odwoławczego Przewodniczący Komisji informuje niezwłocznie Wiceprezesa Zarządu ds. Korporacji oraz właściwego merytorycznie Członka Zarządu.
Wraz z informacją Komisja przedstawia propozycję sposobu wykonania orzeczenia arbitrów Krajowej Izby Odwoławczej.
2. Jeżeli jest to w opinii Komisji uzasadnione, wraz z informacją, o której mowa w ust. 1, Przewodniczący Komisji przedstawia Wiceprezesowi Zarządu ds. Korporacji oraz właściwemu merytorycznie Członkowi Zarządu rekomendację odnośnie wniesienia skargi do sądu na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej.
3. Kierownik Zamawiającego lub osoba upoważniona do powołania Komisji podejmuje decyzję w przedmiocie wniesienia skargi.
VIII. ZAKOŃCZENIE PRAC KOMISJI
§30
1. Komisja kończy prace związane z udzieleniem danego Zamówienia z dniem podpisania umowy w sprawie Zamówienia lub z dniem podjęcia przez osobę upoważnioną do powołania Komisji decyzji o unieważnieniu postępowania.
2. Po zawarciu umowy z wybranym Wykonawcą Przewodniczący Komisji przekazuje dokumentację postępowania w celu jej zabezpieczenia zgodnie z § 24 ust. 8 Regulaminu Udzielania Zamówień w TAURON Polska Energia S.A.
