Zakroczym, dnia r. WIR Zapytanie ofertowe

(1)

Zakroczym, dnia 31.08.2020r.

WIR.271.16.2020

Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone na podstawie o art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych

I. Zamawiający: Gmina Zakroczym

Adres do korespondencji: ul. Warszawska 7 , 05-170 Zakroczym tel. (22) 785 21 45, e – mail zamowienia@zakroczym.pl

zaprasza do złożenia oferty cenowej na zadanie pod nazwą: „przeprowadzenie inwentaryzacji indywidualnych źródeł ciepła na terenie gminy Zakroczym”

II. Opis przedmiotu zamówienia

1. Usługa wykonania zadania związanego z ochroną powietrza polegającego na przeprowadzeniu inwentaryzacji indywidualnych źródeł ciepła na terenie gminy Zakroczym - spis z natury, potwierdzony ankietami.

2. Inwentaryzacja zostanie wykonana zgodnie z Wytycznymi do przygotowania inwentaryzacji opublikowanymi przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego - do projektu „Mazowiecki Instrument Wsparcia Ochrony Powietrza MAZOWSZE 2020”, zwanymi dalej: wytyczne.

3. Inwentaryzacja musi jednoznacznie wskazać wszystkie źródła ciepła w każdym lokalu lub budynku położonym na terenie gminy Zakroczym ogrzewanym indywidualnie, w tym w szczególności: mieszkalnym (jednorodzinnym i wielorodzinnym), handlowym, usługowym, użyteczności publicznej.

4. Usługa powinna być wykonana metodą wywiadu bezpośredniego - polegającą na wypełnianiu ankiety w formie papierowej podczas oględzin. W ramach tej metody informacje muszą zostać pozyskane od użytkowników lokali lub budynków (np. najemców, właścicieli, zarządców) i spisane na podstawie bezpośredniego kontaktu.

5. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji dopuszcza się wykorzystanie wiarygodnych danych rejestrowych.

6. Za rekrutację ankieterów do przeprowadzenia inwentaryzacji odpowiada Wykonawca.

Wykonawca będzie zobowiązany do nadzoru nad pracą ankieterów oraz weryfikacji ich pracy poprzez analizę sporządzonych przez ankieterów ankiet i materiałów. Ważne, aby przedstawicielami firmy wykonującej inwentaryzację były osoby potrafiące wyjaśnić poszczególne pytania ankietowe. Wymagane jest także przeszkolenie ankieterów przez Wykonawcę oraz wyposażenie ich w niezbędne elementy: identyfikator z nr telefonu kontaktowego Zamawiającego i firmy Wykonawcy, mapy z lokalizacją budynków i wykaz punktów adresowych, z których mają zostać zebrane informacje itp. Wskazane jest, aby prowadzenie inwentaryzacji metodą wywiadu bezpośredniego połączone było

(2)

z równoczesnym zapewnieniem doradztwa w zakresie obowiązującej uchwały antysmogowej, wymiany źródeł ciepła na ekologiczne, poprawy efektywności energetycznej w budynkach i obniżenia kosztów związanych z utrzymaniem mieszkań (np.

oszczędność energii) oraz wykonaniem termomodernizacji obiektów w celu zmniejszenia strat ciepła i obniżenia zużycia energii cieplnej. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji dopuszcza się analizę danych rejestrowych.

7. Przed wykonaniem badania ankietowego wymagane jest przeprowadzenie akcji informacyjnej dla mieszkańców gminy Zakroczym dotyczącej badania, której celem ma być podniesienie świadomości społeczności lokalnej w tematyce niskiej emisji oraz poinformowanie mieszkańców o planowanej inwentaryzacji.

Proponowany zakres:

− przygotowanie plakatów informacyjnych. Nakład proponowany: 40 szt. Minimalny format A3;

− przygotowanie materiałów informacyjno-promocyjnych dla mieszkańców Gminy informujących m. in. o zapisach wynikających z uchwały antysmogowej oraz możliwościach dofinansowania wymiany źródeł ciepła, zadań z zakresu efektywności energetycznej oraz korzyściach z tym związanych. Wydruk materiałów informacyjnych odbywa się na koszt Wykonawcy. Nadkład proponowany - 4 000 szt.;

− przygotowanie materiałów dla lokalnych mediów w formie ogłoszenia informacyjnego oraz artykułu m. in. lokalna prasa, Facebook, strona internetowa Gminy Zakroczym;

− po wykonaniu inwentaryzacji przygotowanie artykułu, który podsumuje przeprowadzoną inwentaryzację dla lokalnych mediów.

Wykonawca ma obowiązek umieszczania logo Województwa Mazowieckiego i logo MIWOP MAZOWSZE na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania.

Wszelkie materiały reklamowe, przed publikacją/drukiem, muszą być zatwierdzone przez Zamawiającego.

8. Podczas inwentaryzacji, dla każdego inwentaryzowanego obiektu należy pozyskać następujące dane, w odniesieniu do każdego inwentaryzowanego obiektu:

1) dane adresowe:

a) powiat, b) gmina,

c) miejscowość (ew. dzielnica), d) ulica,

e) numer budynku, f) numer lokalu, 2) dane o budynku/lokalu:

a) typ budynku,

b) powierzchnia użytkowa budynku/lokalu wyrażona w m², c) ocieplenie, przeprowadzone termomodernizacje,

3) dane o źródle/źródłach ciepła – dla budynku lub lokalu:

a) kocioł na paliwa stałe:

− liczba źródeł,

(3)

− charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie, ciepła woda użytkowa),

− rodzaj komory spalania (otwarta, zamknięta),

− klasa kotła na podstawie tabliczki znamionowej lub dokumentu poświadczającego emisję (brak klasy lub brak informacji, klasa 3, klasa 4, klasa 5, ekoprojekt),

− sposób podawania paliwa (ręczny bez wentylatora, ręczny z wentylatorem, podajnik automatyczny),

− urządzenie odpylające (jeśli tak, deklarowana sprawność urządzenia [%]),

− sprawność cieplna,

− rok instalacji,

− rok produkcji,

− moc [MW],

− źródło danych (z tabliczki znamionowej, z dokumentacji technicznej, inne – podać jakie),

b) kocioł gazowy, kocioł olejowy, ogrzewanie elektryczne:

− charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie, ciepła woda użytkowa), c) sieć ciepłownicza, pompa ciepła, kolektory słoneczne:

− charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie, ciepła woda użytkowa), d) piec, piecokuchnia, piec wolnostojący, kominek:

− charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie, ciepła woda użytkowa),

− ekoprojekt (tak lub nie),

− rok instalacji,

− rok produkcji,

− moc [MW],

e) piec kaflowy:

− rok instalacji,

− moc [MW],

(4)

f) roczne zużycie paliw dla kotła (węgiel orzech [ton], węgiel kostka [ton], węgiel groszek [ton], węgiel miał [ton], węgiel brunatny [ton], drewno kawałkowe [metr przestrzenny], pellet/brykiet [ton], inna biomasa [ton], gaz przewodowy (sieć) [m³], gaz butla/zbiornik LPG/zbiornik LNG [m³], olej opałowy [litr]),

g) plany dotyczące zmiany sposobu ogrzewania.

9. Za przygotowanie ankiet w formie papierowej (projekt ankiety musi być zatwierdzony przez Zamawiającego) zawierającej ww. dane odpowiada Wykonawca (dodatkowo, jako narzędzie pomocnicze, dopuszcza się także opracowanie ankiety on-line).

10. Zebrane informacje muszą zostać umieszczone w sporządzonej przez Wykonawcę cyfrowej bazie danych indywidualnych źródeł ciepła zawierającej wszystkie informacje zebrane podczas przeprowadzonej inwentaryzacji (o których mowa w pkt. 8), umożliwiającej raportowanie danych zawartych w bazie do formatu .xlsx.

11. Narzędzie informatyczne użyte do stworzenia bazy (o której mowa w pkt. 10) powinno w szczególności:

a) umożliwiać sortowanie wprowadzonych danych w szczególności ze względu na lokalizacje (po miejscowości, ulicy etc.) i rodzaj źródła ciepła,

b) zapewnić możliwość aktualizowania wprowadzonych danych w sposób jednostkowy oraz grupowy,

c) zapewniać śledzenie historii inwentaryzacji pod każdym z punktów adresowych ze szczegółowością do lokalu,

d) wykorzystywać słowniki zawierające nazwy paliw, źródeł ciepła, wskaźników do obliczania emisji z możliwością ich edycji,

e) wykorzystywać słownik dotyczący nazw ulic i miejscowości zgodny z Krajowym Rejestrem Urzędowym Podziału Terytorialnego Kraju (TERYT),

Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia bazy danych w całości w arkuszu kalkulacyjnym Excel, jeżeli plik zostanie sformatowany tak aby osiągał ww.

funkcjonalność.

Wykonawca zobowiązany jest przeszkolić przynajmniej dwóch pracowników Urzędu gminy Zakroczym z obsługi użytego narzędzia informatycznego

12. Wymagane jest także sporządzenie raportu końcowego zgodnie z wytycznymi. Raport końcowy z przeprowadzonej inwentaryzacji powinien zawierać podsumowanie obejmujące w szczególności:

a. liczbę zinwentaryzowanych budynków i lokali,

b. łączną powierzchnię użytkową zinwentaryzowanych budynków w podziale na sposób ogrzewania [m²] (kotły opalane węglem, kotły opalane drewnem, kotły opalane pelletem, kotły gazowe, kotły olejowe, ogrzewanie elektryczne, sieć ciepłownicza, pompa ciepła, kolektory słoneczne, piec, piecokuchnia, piec wolnostojący, kominek, piec kaflowy i inne),

c. liczbę budynków nieocieplonych,

d. liczbę i rodzaj źródeł ciepła w podziale na kotły opalane węglem, kotły opalane drewnem, kotły opalane pelletem, kotły gazowe, kotły olejowe, ogrzewanie elektryczne, sieć ciepłownicza, pompa ciepła, kolektory słoneczne, piec, piecokuchnia, piec wolnostojący, kominek, piec kaflowy i inne,

(5)

e. liczbę źródeł ciepła spełniających wymogi ekoprojektu,

f. łączne roczne zużycie paliw w zinwentaryzowanych budynkach (węgiel orzech [ton], węgiel kostka [ton], węgiel groszek [ton], węgiel miał [ton], węgiel brunatny [ton], drewno kawałkowe [metr przestrzenny], pellet/brykiet [ton],

g. inna biomasa [ton], gaz przewodowy (sieć) [m³], gaz butla/zbiornik LPG/zbiornik LNG [m³], olej opałowy [litr]),

h. podsumowanie zebranych informacji dotyczących planów zmiany sposobu ogrzewania.

II. Warunki wymagane od Wykonawców:

O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, których wiedza i doświadczenie pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia, to znaczy o zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonali wymienione niżej usługi:

a) przeprowadzenie co najmniej 1 inwentaryzacji indywidualnych źródeł ciepła metodą wywiadu bezpośredniego wraz z utworzeniem bazy danych dla miast/gmin powyżej 5 tys. mieszkańców, z których każda obejmowała nie mniej niż 1,5 tys. pkt.

adresowych. Do oceny spełniania powyższych warunków, Zamawiający przyjmie tylko opracowania, które zostały zakończone i odebrane przez Zamawiających. Przez pojęcie ,opracowanie zakończone i odebrane" Zamawiający rozumie jako zamówienia zrealizowane i potwierdzone przez Zamawiającego stosownymi referencjami lub przyjęte przez Zamawiającego protokołem odbioru z adnotacją „bez uwag" lub ,bez usterek", itp.

III. Planowany termin realizacji zamówienia:

Od daty podpisania umowy do 30 listopada 2020 r.

IV. Dodatkowe informacje:

1. Powierzchnia Gminy Zakroczym wynosi 71,70 km².

2. Gmina Zakroczym charakteryzuje się zabudową rozproszoną.

3. Liczba mieszkańców zameldowanych na pobyt stały na terenie Gminy Zakroczym wynosi 5904 (stan na dzień 31.12.2019 r.),

4. Liczba istniejących punktów adresowych wynosi 1884 (na dzień 20.04.2020 r.)

5. Gmina liczy 18 miejscowości: Błogosławie, Czarna, Emolinek, Janowo, Smoły, Swobodnia, Śniadowo, Trębki Nowe, Trębki Stare, Wojszczyce, Wólka Smoszewska, Mochty - Smok, Wygoda Smoszewska, Zaręby, Henrysin, Strubiny, Jaworowo-Trębki Stare, Smoszewo.

V. Dokumenty, które Wykonawca powinien załączyć do oferty:

1. Formularz oferty - załącznik nr 1.

2. Potwierdzenie spełnienia wymagań dotyczących wiedzy i (referencje/poświadczenie) doświadczenia.

W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących

(6)

treści złożonej oferty.

VI. Zastrzeżenia:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany metody przeprowadzenia inwentaryzacji w sytuacji gdy nieprzewidziane okoliczności, w szczególności sytuacja epidemiologiczna panująca na terytorium Polski, uniemożliwią wykonanie zadania metodą spisu z natury we wskazanym czasie.

2. Liczba niezinwentaryzowanych lokali lub budynków, sklasyfikowanych w rozumieniu wytycznych jako wykorzystujące najbardziej emisyjne źródła bezklasowe nie powinna przekroczyć 5% liczby wszystkich zinwentaryzowanych lokali i budynków.

VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną (podpisany zeskanowany dokument).

VIII. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami 1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest Pani Anna Kniołek tel. 22 1120257 i Pani Marta Kretkiewicz tel. 22 1120258, e-mail: zamowienia@zakroczym.pl

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: pn. w godz. 8:00 – 16:00, wt. 8:00 – 17:00, śr.-czw. 8:00 – 16:00, pt. 8:00-15:00.

IX. Miejsce składania ofert

Ofertę cenową należy złożyć w formie pisemnej zgodnie z załącznikiem nr 1 (formularz ofertowy) wraz z wymaganymi załącznikami w siedzibie Zamawiającego: w Urzędzie Miejskim przy ul. Warszawskiej 7 w Zakroczymiu (05-170), w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „przeprowadzenie inwentaryzacji indywidualnych źródeł ciepła na terenie gminy Zakroczym”

w terminie do dnia 08.09.2020 r., godz. 11:00.

X. Opis sposobu obliczania ceny

1. Na załączonym formularzu ofertowym, należy przedstawić cenę ofertową brutto za wykonanie / udzielenie przedmiotu zamówienia.

2. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

5. Kryteria oceny ofert: Zamawiający wybiera ofertę, która zawiera najniższą cenę i spełnia kryterium wymaganego doświadczenia.

(7)

XI. Informacje o formalnościach

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyniku postępowania.

2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.

3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4. Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.

5. Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

6. Zamawiający może odstąpić od udzielenia zamówienia bez podania jakichkolwiek przyczyn.

XII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Jeżeli Zamawiający będzie przetwarzał dane osobowe osób fizycznych w celu realizacji zamówienia, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Zakroczymia, ul. Warszawska 7, 05-170 Zakroczym, tel. 227852145 e-mail: urzad@zakroczym.pl

2) Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Zakroczymiu:

tel. 22 785 21 45, e-mail: iod@zakroczym.pl

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego i realizacją umowy zawartej w wyniku postępowania.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019r. poz. 1429 ze zm.)

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 6 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania.

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych

(skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w

(8)

zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art.

18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit.

c RODO.

ZATWIERDZIŁ:

Burmistrz

/-/Artur Ciecierski