Investing in Dimension and Weight Scanners. A Necessity for UPS SCS the Netherlands? (summary)

(1)

Investing in Dimension and Weight Scanners, a Necessity for UPS SCS the Netherlands?

5

Nederlandse samenvatting

Probleem

Juiste gegevens over dimensies en gewichten van dozen en pallets zijn van groot belang voor UPS Supply Chain Solutions, omdat verschillende beslissingen worden gemaakt aan de hand van deze data. Beslissingen als het selecteren van een vervoerder en het bepalen van een opslagplaats in het magazijn. Daarnaast zijn gewichten en dimensies van goederen ook verplicht bij het aanmelden van transport en de douane afhandeling.

In de huidige situatie zijn de gegevens over gewicht en de dimensies van goederen vaak niet juist. Incorrecte gegevens over het gewicht en de dimensies van goederen kan voor UPS SCS leiden tot:

• Additionele kosten voor transport voor UPS SCS; • Transport issues met de cliënt;

• Selecteren van de verkeerde vervoerder; • Issues met de douane;

• Niet volledig gebruik van de beschikbare ruimte in het magazijn; • Extra tijd die nodig is om een lege plek in het magazijn te vinden. Daarnaast is er tijd nodig om dozen en pallets te wegen en te meten.

De bovengenoemde problemen leiden tot de probleemdefinitie van dit onderzoek:

Incorrecte gegevens over dimensies en gewicht van dozen en pallets, door onjuiste gegevens van de leveranciers en foutmetingen bij UPS SCS, leiden tot onvoorziene kosten en verlaagde opbrengsten.

Scope en onderzoeksvraag

In dit onderzoek wordt gekeken naar de uitgaande stromen van UPS SCS. Binnen deze uitgaande stromen ligt de focus op de additionele kosten voor transport en de tijd die nodig is om goederen te wegen en dimensies te meten.

UPS SCS Nederland heeft zo’n 40 verschillende cliënten. UPS SCS denkt dat een Dimensie en Gewichten Scanner (DWS) de genoemde problemen in de uitgaande processen kan oplossen. De hoofdvraag van dit onderzoek is dan ook:

(2)

6 DWS

Twee verschillende hoofdtype DWS systemen zijn te onderscheiden. Ten eerste zijn er DWS systemen die de dimensies en het gewicht van een doos kunnen bepalen. Ten tweede zijn er DWS systemen die de dimensies en het gewicht van een pallet kunnen bepalen. Binnen de DWS scanners die dozen kunnen meten en wegen, kan er nog een splitsing worden gemaakt tussen semi-automatische en semi-automatische scanners. Bij een semi-semi-automatische scanner moet de medewerker de barcode met een barcode scanner inlezen. Bij een automatische scanner is er geen tussenkomst van een medewerker nodig. Als de barcode door de scanner is gelezen wordt het systeem aangestuurd om de dimensies en het gewicht van de doos te bepalen. De werking van de pallet DWS is vergelijkbaar met die van de semi-automatische doos DWS.

Het DWS systeem bepaalt de lengte, breedte en hoogte van het kleinste rechthoekige object waarin het object volledig past.

Methode

De methode die in dit onderzoek wordt gebruikt om te bepalen of een Dimensie en Gewichten Scanner voor de cliënten van UPS SCS profijtelijk is, is een kosten-baten analyse. De kosten zijn alle kosten betrokken bij de aanschaf, implementatie en het onderhoud van een DWS. De baten zijn tweevoudig. Allereerst kan de implementatie van een DWS leiden tot tijdsbesparingen en daardoor worden de personeelskosten verminderd. Daarnaast kan een DWS systeem ervoor zorgen dat UPS SCS niet te weinig voor transport in rekening brengt naar de cliënt. In dit onderzoek wordt een DWS systeem als profijtelijk gezien als de eenvoudige terugverdientijd minder dan vijf jaar bedraagt (Verhaegh, 2007).

Kosten

De kosten die betrokken zijn bij de aanschaf, implementatie en het onderhoud van een DWS systeem, hangen af van verschillende factoren:

• Eigenschappen van de cliënt bepalen welk DWS systeem aangeschaft kan worden. De karakteristieken van de goederen, de doorvoer, de aanpassingen die nodig zijn met betrekking tot het gebruikte magazijn management systeem en de huidige situatie van de cliënt, bepalen een deel van de kosten.

• De leverancier van de DWS bepaalt de kosten met betrekking tot transport, installatie en het onderhoud.

Baten

(3)

7

gewicht en de dimensies te bepalen, de deelprocessen die vervangen worden met een DWS en de doorvoer.

Besparingen met betrekking tot transport zijn mogelijk als: • UPS SCS het transport voor de cliënt regelt, en;

• Het transporttarief bepaald wordt door het daadwerkelijke en/of volume gewicht van een zending, en;

• UPS SCS de vervoerder betaalt en de cliënt UPS SCS betaalt voor het transport, en;

• De gewichten en dimensies die gebruikt wordt om het transporttarief voor de cliënt te bepalen, afkomstig zijn uit het magazijn management systeem van UPS SCS, en;

• Te weinig voor transport wordt berekend naar de cliënt.

Vervoerder UPS (dozen) en TNT (pallets) vertegenwoordigen 90 tot 95% van het transport dat wordt verzonden voor de cliënten van UPS SCS. Beide vervoerders bepalen het transporttarief aan de hand van het echte of dimensionale gewicht, afhankelijk van welke het grootst is. Om beide bovengenoemde redenen worden alleen de transport files van UPS en TNT geanalyseerd.

Conclusies en Aanbevelingen

UPS SCS heeft vier cliënten voor wie de implementatie van een DWS systeem profijtelijk kan zijn. Voor de cliënt Hitachi kan een pallet DWS profijtelijk zijn. Echter, de meeste besparingen zijn op transport. Daarom wordt aangeraden te kijken of deze transportbesparingen niet op een andere manier bespaard kunnen worden dan te investeren in een Dimensie en Gewichten Scanner.

Voor Cisco kan een box DWS systeem profijtelijk zijn met betrekking tot de zendingen die naar REMEA worden gestuurd. Er zijn dan veel besparing op personeelskosten mogelijk. Voor Cisco zijn echter de REMEA zendingen wat betreft transport besparingen niet geanalyseerd. Het wordt aangeraden dit wel te doen.

UPS SCS kan ook veel op transportkosten besparen als zij een automatische box scanner aanschaft voor IBM Venlo. Echter, voor deze cliënt konden de transportfiles ook niet worden geanalyseerd. Dit wordt aangeraden wel te doen om zo de terugverdientijd van de DWS beter te kunnen bepalen. Als UPS SCS een box DWS aanschaft voor Philips Medical Systems, dan kan er veel bespaard worden op personeelskosten. Voor Philips Medical Systems zijn de besparingen gebaseerd op aannames. Deze aannames zullen met de operatie gecontroleerd moeten worden.

Factoren die bepalen of een DWS systeem profijtelijk is, zijn de kenmerken van de verschillende DWS systemen (zoals, de producten die gemeten kunnen worden en de kosten van het systeem) en de kenmerken van de cliënt (zoals de eigenschappen van de goederen, het huidige proces en de mogelijk extra kosten die gemoeid zijn bij de implementatie van een DWS systeem).

(4)

8 de tabel beneden is aangegeven.

CDMV Exceed

Pallets 33,800 40,600

Standaard dozen 70,100 101,800

Niet standaard dozen 40,600 59,000

UPS SCS kan voor sommige cliënten op transportkosten besparen door de data van de vervoerder te gebruiken om het transporttarief dat doorbelast wordt aan de cliënt te bepalen. Besparingen zijn ook mogelijk als sommige processen beter worden uitgevoerd.