Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 103/2021 Rektora UEP z dnia 7 grudnia 2021 roku
REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH W UNIWERSYTECIE EKONOMICZNYM W POZNANIU
I. Postanowienia ogólne
§ 1
1. Regulamin określa zasady, sposób i tryb udostępniania pracownikom i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu.
2. Służbowa karta płatnicza w Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu przeznaczona jest wyłącznie do realizacji płatności za wydatki służbowe związane z działalnością Uczelni.
3. Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu pozostaje posiadaczem służbowej katy płatniczej, natomiast osoba imiennie na niej wskazana jest wyłącznie jej czasowym użytkownikiem (dzierżycielem).
4. Służbowa karta płatnicza może być udostępniona wyłącznie osobie, która jest pracownikiem Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu i co do zasady nie udostępnia się kart pracownikom pozostającym w okresie wypowiedzenia stosunku pracy (stosunku służbowego).
5. Do transakcji wykonywanych z użyciem służbowych kart płatniczych stosuje się przepisy o zamówieniach publicznych oraz przepisy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wydatki dokonywane służbową kartą płatniczą powinny być realizowane w sposób celowy i oszczędny.
6. Odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania i użytkowania służbowych kart płatniczych oraz poufnych kodów z nią związanych, ciąży na użytkowniku karty.
Niedopuszczalne jest udostępnianie służbowej karty płatniczej i jej kodów, w tym PIN, osobom trzecim.
7. Rodzaje służbowych kart płatniczych używanych w UEP:
1) karty debetowe wydawane do rachunku bankowego typu „pay now”. Obciążają one konto Uczelni na kwotę transakcji w momencie jej wykonywania. Kwota transakcji nie może przekroczyć przyznanego limitu dziennego lub miesięcznego karty;
2) karty przedpłacone funkcjonujące na zasadzie „pay before”, pełnią rolę „elektronicznej portmonetki”. Dokonanie transakcji tą kartą wymaga wcześniejszego zasilenia karty kwotą,
do wysokości której następnie autoryzowane są transakcje. Karty takie są personalizowane z możliwością doładowania. Do kart prowadzone są subkonta, na których widoczne są przeprowadzone transakcje.
II. Karty płatnicze debetowe
§ 2
1. Służbowa karta płatnicza debetowa jest kartą imienną (tzn. opisaną imieniem i nazwiskiem użytkownika oraz oznaczoną symbolami UEP) z miesięcznym i dziennym limitem płatności.
2. Wnioskować o kartę płatniczą debetową mogą osoby sprawujące w Uczelni funkcje: rektora, prorektora, dyrektora instytutu, kanclerza, kwestora oraz inne osoby za zgodą rektora UEP lub kanclerza.
3. Służbowa karta płatnicza debetowa nie może być wykorzystywana do wypłaty gotówki.
4. Służbowa karta płatnicza debetowa jest wydawana na czas określony, na indywidualny wniosek użytkownika. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
5. Decyzję o wydaniu służbowej karty płatniczej debetowej, określeniu okresu jej użytkowania i limitu płatności podejmuje rektor lub kanclerz przy kontrasygnacie finansowej kwestora. Odbiór karty następuje w Dziale Rachunkowości Finansowej.
6. Transakcje wykonane z użyciem służbowej karty debetowej zmniejszają miesięczną kwotę limitu karty i muszą zostać udokumentowane zgodnie z procedurami obowiązującymi w UEP.
7. Użytkownik po upływie okresu użytkowania karty jest zobowiązany do jej zwrócenia do Działu Rachunkowości Finansowej.
III. Karty płatnicze przedpłacone
§ 3
1. Służbowa karta płatnicza przedpłacona jest kartą imienną (tzn. opisaną imieniem i nazwiskiem użytkownika oraz oznaczoną symbolami UEP) z miesięcznym i dziennym limitem płatności.
2. Wnioskować o kartę płatniczą przedpłaconą może każda osoba określona w § 1 ust. 4, która w ramach swoich obowiązków dokonuje zakupów dla Uczelni w ramach zaliczki stałej (i zdecydowała się na korzystanie ze służbowej karty zamiast gotówki) lub dokonuje w ramach obowiązków służbowych zakupów i płatności przez Internet w ramach zaliczki, gdzie jedyną akceptowalną formą zapłaty jest obciążenie karty płatniczej.
3. Służbowa karta płatnicza przedpłacona nie może być wykorzystywana do wypłaty gotówki.
4. Służbowa karta płatnicza przedpłacona jest wydawana na czas określony, na wniosek
użytkownika. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
5. Decyzję o wydaniu służbowej karty płatniczej przedpłaconej i zasileniu jej do kwoty 5.000,00 zł podejmuje kanclerz. W przypadku zasilenia wyższą kwotą decyzję podejmuje rektor. Za każdym razem przy kontrasygnacie finansowej kwestora. Odbiór karty następuje w Dziale Rachunkowości Finansowej.
6. Transakcje wykonane z użyciem służbowej karty płatniczej przedpłaconej są traktowane jako zaliczka powierzona pracownikowi do rozliczenia.
7. Upoważniony do otrzymania zaliczki stałej pracownik otrzymuje zasiloną kartę środkami w wysokości przyznanej zaliczki. Rozliczenia wydatkowanych środków dokonuje się na podstawie przedstawionych dowodów księgowych poprzez przekazanie ich do Kancelarii w celu zaewidencjonowania ich w systemie EOD (faktur, rachunków lub innych równoważnych poprzedzonych zaakceptowanym zapotrzebowaniem w systemie EOD). Po rozliczeniu konto na karcie zostaje zasilone do wysokości przyznanej zaliczki stałej.
8. Upoważniony do otrzymania zaliczki pracownik otrzymuje kartę (po akceptacji wniosku z załącznika nr 1), która jest następnie zasilana do wysokości kwoty zaakceptowanej na wniosku (wzór wniosku o zasilenie karty stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu). Karta może zostać również zasilona automatycznie przez pracowników Działu Rachunkowości Finansowej, po wybraniu takiej opcji w systemie „Delegacje” (ścieżka wyboru: w pozycji pn. „zaliczka” należy wybrać „tak”, a następnie: „zasilenie służbowej karty przedpłaconej”). Rozliczenia wydatkowanych środków dokonuje się na podstawie przedstawionych dowodów księgowych (faktur, rachunków lub innych równoważnych) poprzez przekazanie ich do Kancelarii w celu zaewidencjonowania ich w systemie EOD. Każdy wydatek musi zostać poprzedzony zaakceptowanym zapotrzebowaniem w systemie EOD. Następnie karta jest zwracana do Działu Rachunkowości Finansowej, chyba, że nie upłynął jeszcze okres jej użytkowania, a pracownik zwróci się z kolejnym wnioskiem o zasilenie karty.
IV. Inne możliwości dokonywania płatności bezgotówkowych
§ 4
1. W razie konieczności wniesienia opłaty (np. za konferencje, pobyt w hotelu w związku z podróżą służbową, za książkę w zagranicznym wydawnictwie itp.), która musi być dokonana kartą płatniczą, pracownik może wystąpić na piśmie do rektora, prorektora lub kanclerza o zgodę na udzielenie zaliczki w formie bezgotówkowej i dokonać płatności własną
kartą płatniczą, lub – w przypadku niecierpiącym zwłoki - dokonać zapłaty własną kartą, a następnie wystąpić o zwrot środków pod warunkiem złożenia w systemie EOD dokumentów, w tym:
zaakceptowanego zapotrzebowania, a następnie dostarczenia do Kancelarii prawidłowo wystawionych faktur, rachunków oraz wyciągu bankowego z własnego rachunku potwierdzającego dokonanie zapłaty.
2. W wyjątkowych przypadkach, bez wnioskowania o zaliczkę, pracownik może również zwrócić się o dokonanie płatności służbową kartą płatniczą UEP, która jest w dyspozycji pracownika Działu Rachunkowości Finansowej, wskazując w systemie EOD zaakceptowane zapotrzebowanie i dane do dokonania zapłaty do weryfikacji przez pracownika Działu. Po dokonaniu operacji komplet dokumentów związany z dokonaniem transakcji pozostaje w Dziale Rachunkowości Finansowej. Po otrzymaniu faktury lub rachunku za dokonaną transakcję należy je niezwłocznie dostarczyć do Kancelarii.
3. W przypadku realizacji płatności w ramach zaliczki pracownik, po zakończeniu operacji przy użyciu własnej karty płatniczej zobowiązany jest dostarczyć niezwłocznie do Kancelarii prawidłowo wystawione dowody księgowe (faktury, rachunki lub inne równoważne) stanowiące rozliczenie udzielonej zaliczki – wzór wniosku o zaliczkę i rozliczenia zaliczki stanowi załącznik do właściwego zarządzenia rektora dotyczącego udzielania i rozliczania zaliczek w UEP.
V. Wydawanie służbowych kart płatniczych
§ 5
1. Wniosek do banku o wydanie karty płatniczej przygotowuje upoważniony pracownik Działu Rachunkowości Finansowej. Dyspozycja wydania karty powinna być podpisana zgodnie z kartą wzoru podpisów.
2. Każda osoba po otrzymaniu służbowej karty płatniczej jest zobowiązana wypełnić i podpisać w Dziale Rachunkowości Finansowej oświadczenie użytkownika o zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem oraz o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wypłacanych przez UEP kwot wydatkowanych niezgodnie z Regulaminem albo nierozliczonych.
Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
3. Po odbiorze służbowej karty płatniczej w Dziale Rachunkowości Finansowej należy ją niezwłocznie podpisać na wypadek kradzieży bądź jej zgubienia. Numer służbowej karty płatniczej należy zgłosić do Działu Rachunkowości Finansowej.
4. Wszelkie dokumenty oraz formalności związane ze wznowieniem i likwidacją służbowych kart płatniczych są prowadzone przez Dział Rachunkowości Finansowej.
5. Użytkownik służbowej karty płatniczej jest upoważniony do dysponowania środkami pieniężnymi tylko w ramach przyznanych limitów.
6. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie, a także rozwiązanie, ustanie, zawieszenie stosunku pracy (stosunku służbowego) użytkownika lub przeniesienie na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego jej zwrotu i rozliczenia dokonanych transakcji.
7. Użytkownik zwraca służbową kartę płatniczą niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 3 dni od dnia wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 6, kierownikowi Działu Rachunkowości Finansowej, który jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania banku o konieczności jej zablokowania.
8. Użytkownik jest zobowiązany do zwrotu karty także na każde wezwanie UEP i do niezwłocznego rozliczenia dokonanych przy jej pomocy transakcji.
9. W razie uchylania się przez użytkownika od zwrotu służbowej karty płatniczej kierownik Działu Rachunkowości Finansowej jest zobowiązany do zastrzeżenia (zablokowania) jej w banku, który wydał kartę.
VI. Użytkowanie służbowych kart płatniczych
§ 6
1. Użytkownikowi zabrania się dokonywania innych płatności niż pokrycie wydatków służbowych związanych z działalnością UEP, w tym w szczególności dokonywania płatności prywatnych.
2. Karta oraz środki pieniężne, którymi za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik może dysponować, stanowią mienie powierzone pracownikowi w rozumieniu art. 124 Kodeksu pracy.
§ 7
1. Użytkownik jest zobowiązany do przestrzegania zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych określonych niniejszym Regulaminem, a w szczególności do:
1) przechowywania karty i ochrony kodu identyfikacyjnego PIN, z zachowaniem należytej staranności,
2) nieprzechowywania karty płatniczej razem z kodami,
3) niezwłocznego zgłoszenia utraty karty płatniczej (w szczególności w przypadku kradzieży karty, zagubienia, zniszczenia lub ujawnienia kodu osobie nieuprawnionej) do banku oraz kierownikowi Działu Rachunkowości Finansowej w celu dokonania jej blokady,
4) nieudostępniania karty płatniczej, kodów oraz numeru służbowej karty płatniczej osobom nieuprawnionym,
5) zgłoszenia kradzieży karty albo jej utraty w wyniku innego czynu zabronionego na policję.
2. Użytkownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wynikające z niedochowania obowiązków, o których mowa w ust. 1.
VI. Dokumentowanie wydatków i rozliczanie transakcji dokonywanych przy użyciu służbowych kart płatniczych
§ 8
Dowody księgowe (faktury, rachunki lub inne równoważne) potwierdzające wydatki zrealizowane przy użyciu karty powinny być wystawione na Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, al.
Niepodległości 10, 61–875 Poznań, NIP 777-00-05-497 i dostarczone niezwłocznie do Kancelarii celem zaewidencjonowania w systemie EOD. Każdy wydatek musi być poprzedzony zaakceptowanym zapotrzebowaniem w systemie EOD.
§ 9
1. Płatności dokonane kartą płatniczą debetową są rozliczane w okresach miesięcznych, jednak nie wcześniej niż po otrzymaniu z banku, który wydał kartę, zestawienia transakcji, którymi karta ta została obciążona w danym cyklu rozliczeniowym.
2. Karty płatnicze przedpłacone rozliczane są zgodnie z właściwym zarządzeniem rektora dotyczącym udzielania i rozliczania zaliczek w UEP.
3. Każda operacja finansowa dokonana przy użyciu służbowej karty płatniczej musi być udokumentowana przez użytkownika poprzez:
1) prawidłowo opisane – zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu procedurami – dowody księgowe (fakturę, rachunek lub inny równoważny) w systemie EOD, w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz związku dokonanego wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych, pełnieniem funkcji lub zajmowanym stanowiskiem;
2) załączenie wydruku potwierdzenia dokonania płatności przy użyciu karty płatniczej.
4. Użytkownik służbowej karty płatniczej jest zobowiązany dostarczyć dokumenty księgowe potwierdzające dokonanie płatności (faktury, rachunki lub inne równoważne dowody księgowe) niezwłocznie po realizacji transakcji i ich otrzymaniu do Kancelarii,
5. Kwoty wynikające z przedstawionych dowodów księgowych (faktur, rachunków lub innych równoważnych) powinny być zgodne z kwotą na wydruku potwierdzenia dokonania płatności przy użyciu służbowej lub prywatnej karty płatniczej.
§ 10
1. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z obowiązującymi zasadami powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty (wraz z prowizjami, odsetkami i innymi opłatami naliczonymi przez bank od tej transakcji). Niezależnie od tego, wykorzystanie służbowych kart płatniczych z zasady może spowodować odpowiedzialność służbową, dyscyplinarną lub karną na zasadach określonych w przepisach prawa oraz pełną odpowiedzialność materialną.
2. Jeżeli dokonanie wydatku nie zostało udokumentowane zgodnie z niniejszym Regulaminem, użytkownik służbowej karty płatniczej jest zobowiązany do zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z kosztami i prowizjami bankowymi. Zwrotu należy dokonać na konto bankowe UEP nie później niż w ciągu 30 dni od dnia powstania obowiązku rozliczenia.
3. Niedokonanie zwrotu wydatkowanej kwoty lub dokonanie go w kwocie mniejszej upoważnia UEP do potrącenia należności z wynagrodzenia za pracę oraz innych należnych świadczeń, na podstawie noty księgowej wystawionej przez Dział Rachunkowości Finansowej.
4. W przypadku naruszenia przez pracownika zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej kierownik Działu Rachunkowości Finansowej niezwłocznie informuje o tym kwestora, który podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania równowartości kwoty wydatku wraz ze wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia.
5. Brak terminowego rozliczenia limitu służbowej karty płatniczej prawidłowymi dokumentami księgowymi upoważnia kwestora do jej zablokowania i odebrania użytkownikowi.
VII. Ewidencja służbowych kart płatniczych
§ 11
1. Ewidencja służbowych kart płatniczych obejmuje szczegółową ewidencję wszystkich wydanych służbowych kart płatniczych oraz zapewnia w szczególności ustalenie:
1) liczby wydanych kart płatniczych,
2) osób uprawnionych do korzystania z kart,
3) przyznanych miesięcznych i dziennych limitów wydatków, 4) okresów, na jakie zostały przyznane karty.
2. Ewidencja prowadzona jest na bieżąco przez Dział Rachunkowości Finansowej, który w szczególności: przekazuje służbowe karty płatnicze użytkownikom, zwraca karty płatnicze do
banku, monitoruje terminy upływu ważności kart oraz nabycie i utratę uprawnień.
3. Wzór ewidencji służbowych kart płatniczych stanowi w przypadku:
1) kart debetowych załącznik nr 3, 2) kart przedpłaconych – załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
§ 12
Rektor może zastosować w szczególnie uzasadnionych przypadkach indywidualne odstępstwa od powyższych zasad.
