Regulamin Organizacyjny
Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1) Regulamin – Regulamin Organizacyjny Pedagogicznej Biblioteki Wojewódz- kiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
2) Biblioteka – Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Komisji Edukacji Naro- dowej w Warszawie,
3) Dyrektor – Dyrektor Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
4) wicedyrektor – wicedyrektor Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
5) główny księgowy – główny księgowy Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
6) kierownik – kierownik wydziału/filii lub kierownik innej komórki organizacyjnej Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
7) pracownik – pracownik Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
8) komórka – komórka organizacyjna Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
9) wydział – wydział Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie,
10)filia – filia Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Naro- dowej w Warszawie.
§ 2.
1. Regulamin określa wewnętrzną strukturę organizacyjną Biblioteki, zakresy działa- nia komórek oraz zadania i kompetencje pracowników.
2. Regulamin stanowi załącznik do Statutu Biblioteki.
Rozdział II
Kierownictwo Biblioteki
§ 3.
1. Biblioteką kieruje Dyrektor przy pomocy wicedyrektorów oraz kierowników.
2. Do zadań i kompetencji Dyrektora należy w szczególności:
1) wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników, 2) kierowanie bieżącymi sprawami Biblioteki,
3) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą kadry kierowniczej Biblioteki, 4) wydawanie aktów prawa wewnętrznego.
3. Wicedyrektorzy i kierownicy kierują powierzonymi im sprawami i zadaniami oraz sprawują nadzór nad działalnością podporządkowanych im komórek i są odpo- wiedzialni za całokształt spraw i zadań objętych zakresem ich działania.
§ 4.
Podczas nieobecności Dyrektora obowiązki wykonuje wyznaczony wicedyrektor.
Rozdział III
Podstawowe zadania i obowiązki kierowników wydziałów/filii
§ 5.
1. Do kierownika wydziału/filii należy w szczególności:
1) planowanie i organizowanie realizacji zadań,
2) przydzielanie zadań pracownikom, kierowanie realizacją zadań i rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw,
3) opracowywanie okresowych planów i sprawozdań, 4) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań i spraw,
5) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy oraz przestrzeganiem zasad bhp przez podległych mu pracowników,
6) wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonych,
7) występowanie z wnioskami dotyczącymi pracowników w sprawach związanych z ich awansowaniem i wyróżnianiem, karaniem i zwalnianiem oraz zmianą wa- runków pracy i płacy,
8) podpisywanie dokumentów i korespondencji wynikających z załatwianych spraw – w granicach swych uprawnień.
§ 6.
1. Przekazanie/przejęcie funkcji kierowniczych w komórkach odbywa się protoko- larnie, z udziałem komisji zdawczo-odbiorczej, powołanej decyzją Dyrektora.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy ma zawierać wykazy spraw załatwionych i niezałatwio- nych oraz ich akta, a także wykazy przekazywanych pieczęci i druków ścisłego zarachowania, zbiorów bibliotecznych oraz sprzętu biurowego i wyposażenia.
3. Protokół zdawczo-odbiorczy należy przekazać do sekretariatu Biblioteki, a jego kopie otrzymują zdający i przejmujący obowiązki.
Rozdział IV
Zasady organizacji Biblioteki
§ 7.
1. Komórkami Biblioteki są wydziały, pracownie, zespoły, księgowość, samodzielne stanowiska oraz filie.
2. W zależności od potrzeb, w celu realizacji nietypowych, okazjonalnych zadań, mogą być tworzone zespoły zadaniowe, składające się z pracowników różnych komórek.
§ 8.
Organizację Biblioteki i podległość poszczególnych komórek przedstawia graficzny schemat organizacyjny.
Rozdział V
Struktura organizacyjna Biblioteki
§ 9.
Biblioteka działa w następującej strukturze organizacyjnej:
1) Dyrektor (PBW.), 2) Wicedyrektor (PBW.I.),
3) Wicedyrektor ds. administracyjnych (PBW.II.),
4) Wydział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów Zwartych i Specjalnych (PBW.WG.), 5) Wydział Opracowania Zbiorów Zwartych i Specjalnych (PBW.WO.),
6) Wydział Udostępniania Zbiorów (PBW.WU.), 7) Wydział Informacyjno-Bibliograficzny (PBW.WIB.), 8) Wydział Konserwacji i Digitalizacji Zbiorów (PBW.WK.), 9) Pracownia ds. Komputeryzacji i Informatyzacji (PBW.IT.), 10)Księgowość (PBW.KS.),
11)Zespół Administracyjno-Gospodarczy (PBW.AG.), 12)Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowych (PBW.K.), 13)Samodzielne Stanowisko Sekretarz Biblioteki (PBW.S.), 14)Samodzielne Stanowisko ds. BHP (PBW.BHP.),
15)Wydział na Trawiastej (PBW.WT.),
16) Filia Warszawa Praga-Północ (PBW.FPP),
17)Filia w Błoniu (PBW.FB.),
18)Filia w Grodzisku Mazowieckim (PBW.FGM.),
19)Filia w Nowym Dworze Mazowieckim (PBW.FNDM.), 20)Filia w Otwocku (PBW.FO.),
21)Filia w Piasecznie (PBW.FP.), 22)Filia w Sochaczewie (PBW.FS.), 23)Filia w Wołominie (PBW.FW.), 24)Filia w Żyrardowie (PBW.FŻ.).
Rozdział VI
Komórki Biblioteki i ich zadania
§ 10.
1. Wydział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów Zwartych i Specjalnych.
Pracą Wydziału kieruje kierownik.
Do zakresu działania Wydziału należy:
systematyczne monitorowanie rynku wydawniczego i potrzeb użytkowników Biblioteki,
gromadzenie zbiorów bibliotecznych zgodnie ze specjalizacją oraz ustalonymi zasadami „Polityki gromadzenia zbiorów”,
przygotowanie listy pozycji do zakupu w formie zamówienia publicznego dla wszystkich placówek PBW
prowadzenie ewidencji wpływów i ubytków materiałów bibliotecznych,
wydruk ksiąg inwentarzowych z systemu PROLIB,
uzgadnianie stanu ilościowego i wartościowego inwentarzy zbiorów z Księgo- wością,
gospodarowanie dubletami i drukami zbędnymi,
wspieranie procesu obsługi użytkowników Biblioteki.
2. Wydział Opracowania Zbiorów Zwartych i Specjalnych.
Pracą Wydziału kieruje kierownik.
Do zakresu działania Wydziału należy:
opracowanie formalne i rzeczowe zbiorów zwartych i specjalnych,
retrokonwersja zbiorów,
kodowanie opracowanych zbiorów,
prowadzenie kartkowych i komputerowych katalogów:
- katalogu alfabetycznego wydawnictw zwartych i specjalnych, - katalogu rzeczowego wydawnictw zwartych,
melioracja katalogów (komputerowych i kartkowych) oraz dbałość o estetykę katalogów kartkowych,
wspieranie procesu obsługi użytkowników Biblioteki.
3. Wydział Udostępniania Zbiorów.
Pracą Wydziału kieruje kierownik.
Do zakresu działania Wydziału należy:
dostarczanie użytkownikom indywidualnym i zbiorowym materiałów bibliotecz- nych,
udzielanie informacji katalogowej, bibliograficznej i rzeczowej użytkownikom Biblioteki (ustnie, telefonicznie i drogą elektroniczną),
prowadzenie ewidencji czytelników, wypożyczeń i udzielanych informacji,
prowadzenie ewidencji materiałów bibliotecznych,
badanie oczekiwań użytkowników i ich opinii o usługach świadczonych przez Bibliotekę,
przyjmowanie i rozliczanie opłat wnoszonych przez czytelników,
kontrola stanu kont czytelniczych,
obsługa magazynu zbiorów:
- utrzymywanie poprawnego układu i oznakowania zbiorów, - udostępnianie zbiorów.
4. Wydział Informacyjno-Bibliograficzny.
Pracą Wydziału kieruje kierownik.
Do zakresu działania Wydziału należy:
prenumerata i akcesja czasopism dla wszystkich placówek Biblioteki,
opracowanie formalne i przedmiotowe artykułów czasopism,
prowadzenie katalogu czasopism on-line OPAC,
wykonywanie na zamówienie zestawień bibliograficznych,
prowadzenie i obsługa Czytelni i Magazynu Czasopism,
opieka nad zbiorami specjalnymi udostępnianymi na miejscu,
obsługa Internetowego Centrum Informacji Multimedialnej,
koordynacja pracy instrukcyjno-metodycznej,
opracowywanie materiałów informacyjnych.
5. Wydział Konserwacji i Digitalizacji Zbiorów.
Pracą Wydziału kieruje kierownik.
Do zakresu działania Wydziału należy:
monitorowanie warunków przechowywania oraz stanu zbiorów,
zapewnienie opieki introligatorskiej zbiorom „papierowym”,
konserwacja zbiorów historycznych i egzemplarzy unikalnych oraz zabezpie- czanie treści i formy tych zbiorów na nośnikach elektronicznych,
izolacja zbiorów zagrożonych patologią i podejmowanie działań profilaktycz-nych bądź naprawczych.
6. Pracownia ds. Komputeryzacji i Informatyzacji.
Do zakresu działania Pracowni należy:
budowa i utrzymywanie infrastruktury informatycznej w Bibliotece, w tym insta- lacja i wdrażanie nowych programów,
modernizacja i naprawy sprzętu komputerowego,
utrzymywanie bibliotecznych serwisów informacyjnych w Internecie: strona WWW, Intranet, Biuletyn Informacji Publicznej, Zespół Samokształceniowy Bibliotekarzy, Punkt Informacji Europejskiej
rozwiązywanie problemów użytkowników informatycznej infrastruktury Biblioteki,
prowadzenie szkoleń (indywidualnych i grupowych) pracowników Biblioteki,
koordynacja prac w systemie PROLIB, w tym przede wszystkim:
- nadzór nad bibliotekarzami systemowymi,
- nadzór nad komputerową bazą danych w systemie PROLIB,
- organizacja i prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi systemu PROLIB.
7. Księgowość.
Pracą komórki kieruje główny księgowy.
Do zakresu działania Księgowości należy prowadzenie obsługi finansowo-księgo- wej PBW, a zwłaszcza:
prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
opracowywanie planów i sprawozdań finansowych,
wszelkie działania związane z wynagrodzeniami pracowników,
prowadzenie kasy,
prowadzenie rozliczeń finansowych.
8. Zespół Administracyjno-Gospodarczy.
Pracą komórki kieruje kierownik gospodarczy.
Do zakresu działania Zespołu należy:
prowadzenie sekretariatu Biblioteki oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych związanych z jego funkcjonowaniem,
prowadzenie Archiwum Zakładowego,
obsługa petentów z zewnątrz, a w szczególności udzielania informacji na temat sposobu i godzin pracy Biblioteki i jej Filii,
prowadzenie spraw związanych z realizacją jednorocznych i wieloletnich zadań inwestycyjnych,
planowanie bieżących potrzeb remontowych oraz nadzorowanie realizacji tychże potrzeb,
prowadzenie spraw związanych z bazą lokalową placówek,
udział w pracach komisji przetargowych przy udzielaniu zamówień publicz- nych,
prowadzenie działań dotyczących bieżącej konserwacji maszyn, urządzeń i sprzętu,
prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem nieruchomościami i mieniem ruchomym,
sprzątanie pomieszczeń bibliotecznych, biurowych, magazynowych i pomocni- czych (łazienek, korytarza, klatki schodowej),
obsługa służbowych środków transportu.
9. Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowych.
opracowywanie projektu arkusza organizacji Biblioteki oraz projektów zmian w arkuszu,
prowadzenie wszystkich spraw pracowniczych związanych ze stosunkiem pracy,
prowadzenie sprawozdawczości (MEN, KO, GUS, PFRON i inne),
przygotowywanie danych wynikających z obowiązku realizacji ustawy o sys- temie informacji oświatowej,
prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli oraz dos- konaleniem zawodowym pracowników.
10. Samodzielne Stanowisko Sekretarz Biblioteki.
organizowanie i nadzorowanie prawidłowego obiegu i przechowywania doku- mentacji,
przygotowywanie działań wynikających z zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
nadzór nad stanem technicznym pojazdów służbowych oraz prowadzenie do- kumentacji związanej z ich eksploatacją.
11. Samodzielne Stanowisko ds. BHP.
kontrola warunków pracy oraz przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów,
analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
prowadzenie dokumentacji z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
opracowywanie wewnętrznych dokumentów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
12. Wydział na Trawiastej.
Pracą Wydziału kieruje kierownik.
Do zakresu działania Wydziału należy:
udostępnianie zbiorów,
udzielanie informacji,
prowadzenie działalności instrukcyjno-metodycznej,
prowadzenie niezbędnej dokumentacji, zgodnie z przepisami i wewnętrznymi ustaleniami,
współpraca z instytucjami oświatowymi i kulturalnymi.
13. Filie Biblioteki.
Pracą filii kierują kierownicy.
Do zakresu działania filii należy:
gromadzenie, uzupełnianie i opracowanie zbiorów bibliotecznych,
prowadzenie – uzupełnianie i melioracja katalogów i kartotek,
udostępnianie zbiorów,
udzielanie informacji,
prowadzenie działalności instrukcyjno-metodycznej,
prowadzenie niezbędnej dokumentacji, zgodnie z przepisami i wewnętrznymi ustaleniami,
współpraca z instytucjami oświatowymi i kulturalnymi oraz władzami samorzą- dowymi na terenie swojego działania.
Rozdział VII
Załatwianie spraw w Bibliotece
§ 11.
1. Sprawy w Bibliotece załatwiane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.1)) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz. 1188 i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz.
2. Odpowiedzialność za terminowe, zgodne z prawem oraz zasadami współżycia społecznego załatwianie spraw ponosi kadra kierownicza Biblioteki oraz wszyscy pracownicy, zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków.
§ 12.
Pracownik Biblioteki jest zobowiązany w szczególności do:
1) należytej znajomości i właściwego stosowania przepisów prawa dotyczących funk- cjonowania Biblioteki oraz regulaminów i instrukcji w niej obowiązujących,
2) zapewnienia prawidłowego i terminowego załatwiania powierzonych mu zadań, 3) właściwej obsługi Użytkowników Biblioteki,
4) dbania o wyposażenie będące w jego dyspozycji.
§ 13.
Dyrektor określa, w drodze zarządzenia, zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatry- wania i załatwiania skarg i wniosków w Bibliotece.
Rozdział VIII
Zasady podpisywania pism w Bibliotece
§ 14.
1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:
1) pisma i wystąpienia do organów administracji samorządowej i państwowej, 2) pisma i wystąpienia do organów kontroli zewnętrznej,
3) wewnętrzne akty normatywne,
4) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Biblioteki, 5) pisma związane z wykonywaniem funkcji.
2. Dyrektor może upoważnić wicedyrektorów do podpisywania pism i dokumentów, o których mowa w ust. 1.
§ 15.
1. Projekty zarządzeń, pism i innych dokumentów przedkładają do podpisu Dyrek- tora lub wicedyrektorów kierownicy pracowników odpowiedzialnych za przygoto- wanie sprawy.
2. Kierownicy odpowiadają za merytoryczną poprawność i zgodność z prawem przygotowywanych materiałów, co potwierdzają podpisem na kopii tych doku- mentów.
3. Każdy pracownik przygotowujący projekt pisma przedkładanego do decyzji przełożonego parafuje kopię tego pisma. Parafujący pismo przyjmuje odpowie- dzialność za jego zgodność z obowiązującymi przepisami.
§ 16.
1. Projekty pism i dokumentów, które mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych, są przedkładane Dyrektorowi po uzyskaniu podpisu głównego księ- gowego.
2. Czeki, polecenia przelewu oraz inne dokumenty obrotu pieniężnego podpisują łącznie dwie uprawnione osoby, którymi są:
1) Dyrektor lub jeden z wicedyrektorów,
2) główny księgowy lub inny pracownik Księgowości.
§ 17.
1. Informacji w sprawach dotyczących całokształtu działalności Biblioteki udziela Dyrektor lub upoważnieni przez niego pracownicy.
2. Wywiadów dla środków masowego przekazu mogą udzielać wyłącznie pracow- nicy imiennie upoważnieni przez Dyrektora.
Rozdział IX
Postanowienia końcowe
§ 18.
Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami rozstrzyga Dyrektor.
§ 19.
Kierownicy mogą składać Dyrektorowi Biblioteki wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie zmian Regulaminu.
§ 20.
Pracownicy obowiązani są zapoznać się z niniejszym Regulaminem.
§ 21.
Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia.
