str. 1 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego z dnia 26.05.2014 r.
WZÓR UMOWY NR BP.0114.27.2014……..
O ŚWIADCZENIE USŁUG HOTELOWYCH, RESTAURACYJNYCH ORAZ NAJMU SALI SZKOLENIOWEJ
w ramach projektu „Benchmarking – narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-POKL.05.02.01-00-146/10-01 z dnia 24.06.2013 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki 2007-2013 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu V Dobre rządzenie.
zawarta w dniu ………. 2014 r. w Katowicach
pomiędzy:
Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów z siedzibą w Katowicach przy ulicy Kościuszki 43/5, reprezentowanym przez:
1) p. Zygmunta Frankiewicza, Przewodniczącego Związku 2) p. Krystynę Siejną, Członka Zarządu Związku
NIP 634-10-87-850, REGON 271062442 zwanym dalej Zamawiającym
a
………. z siedzibą w ……… przy ulicy ………., reprezentowaną przez:
1) ………, ………
NIP ……….., REGON ………..
zwaną dalej Wykonawcą
Umowa została zawarta w drodze zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w „Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013” z dnia 24 grudnia 2012 r. oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 lipca 2013 r.
§1 Przedmiot umowy
1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania zamówienie na świadczenie usług hotelarskich, restauracyjnych oraz najmu powierzchni szkoleniowej w terminach 3-5.09.2014 r.; 17-19.09.2014 r.; 22- 24.09.2014 r. niezbędnych do realizacji zadania - Warsztat „Zaprojektowanie zmian i rekomendacja wdrożenia zmian w procesach poddanych benchmarkingowi”.
str. 2 2. Miejscem świadczenia usług wymienionych w ust. 1 jest ………….. – hotel ……….. przy ul. ………..
Zamawiający nie dopuszcza zmiany lokalizacji miejsca świadczenia usług, tj. zmiany hotelu wskazanego w ofercie Wykonawcy.
3. Usługi wymienione w ust. 1 będą świadczone dla grup liczących co najmniej:
a) 26 osób, w tym: 22 uczestników i 4 organizatorów, b) 23 osoby, w tym: 19 uczestników i 4 organizatorów, c) 38 osób, w tym: 34 uczestników i 4 organizatorów.
4. Wykonanie przedmiotu umowy potwierdzone będzie poprzez sporządzenie protokołu odbioru, podpisanego przez przedstawicieli stron, wskazanych w § 8 ust. 1 i 2, w ostatnim dniu świadczenia usług, w każdym z terminów podanych w ust. 1, tj. w dniach 05.09.2014 r.; 19.09.2014 r.; 24.09.2014 r.
§2
Szczegółowy opis przedmiotu umowy
1. Usługi hotelowe, restauracyjne oraz najmu powierzchni szkoleniowej będą świadczone wg poniższej wstępnej wersji harmonogramu warsztatu:
I dzień 03.09; 17.09; 22.09.2014 Godz. 9:00 – 10:00 Zakwaterowanie
Godz. 9:30 – 10:00 Powitalny serwis kawowy Godz. 10.00 – 11.30 Warsztat
Godz. 11.30 – 11.45 Przerwa kawowa Godz. 11.45 – 13.15 Warsztat
Godz. 13.15 – 15.00 Przerwa obiadowa Godz. 15.00 – 16.30 Warsztat
Godz. 16.30 – 16.45 Przerwa kawowa Godz. 16:45 – 18.15 Warsztat
Godz. 18:30 – 22.00 Kolacja, a po niej podsumowanie I dnia warsztatów
II dzień 04.09; 18.09; 23.09.2014 Godz. 8.00 – 9.00 Śniadanie Godz. 9:00 – 10:30 Warsztat
Godz. 10:30 – 10:45 Przerwa kawowa Godz. 10.45 – 12.45 Warsztat
Godz. 13.00 – 15.00 Przerwa obiadowa Godz. 15.00 – 16.30 Warsztat
Godz. 16.30 – 16.45 Przerwa kawowa Godz. 16.45 – 17.45 Warsztat
Godz. 18:00 – 22.00 Kolacja, a po niej podsumowanie II dnia warsztatów
III dzień 05.09; 19.09; 24.09.2014 Godz. 8.00 – 9.00 Śniadanie Godz. 9:00 – 10:30 Warsztat Godz. 10:30 – 10:45 Przerwa kawowa Godz. 10:45 – 12:45 Warsztat
Godz. 13:00 – 13:45 Przerwa obiadowa
Godz. 13:45 – 14:45 Podsumowanie warsztatów Godz. 14:45 – 15:00 Pożegnanie, wymeldowanie i
powrót do domu
2. Usługi najmu sali szkoleniowej:
2.1. Terminy najmu sali szkoleniowej:
a) 3; 17; 22 września 2014 r. – cały dzień b) 4; 18; 23 września 2014 r. – cały dzień c) 5; 19; 24 września 2014 r. – do godz. 15.00
2.2. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej:
a) musi pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala widna – z kilkoma oknami, o powierzchni min. 100 m2) co najmniej 45 osób (ustawienie krzeseł w podkowę),
str. 3 b) musi posiadać odpowiednie oświetlenie (umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku
czytanie),
c) musi umożliwiać łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz), d) musi być wyposażona w:
krzesła (ustawione w formie podkowy),
flip-chart + pisaki,
ekran,
stolik dla prowadzącego wraz z krzesłem,
stolik pod projektor,
nagłośnienie,
2 stoliki szkolne do ewentualnego dostawienia do krzeseł dla osób chętnych.
e) musi umożliwiać dostęp do Internetu,
f) na wejściu do sali szkoleniowej lub przed nią, Zamawiający wymaga stolika recepcyjnego, g) układ sali nie może zawierać kolumn, które utrudniałyby ustawienie krzeseł bądź też
zlokalizowane byłyby w sposób zakłócający kontakt wzrokowy prowadzącego z uczestnikami spotkania.
3. Usługi restauracyjne
3.1. Serwis kawowy – zlokalizowany w pobliżu lub na sali szkoleniowej, całodzienny, nieograniczony, w skład którego wchodzić będą co najmniej:
a) kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) – do samoobsługi przez uczestników warsztatu,
b) herbata w co najmniej 5 smakach: czarna, zielona, owocowa w 3 smakach (wrzątek dostępny z termosów),
c) woda niegazowana i gazowana w butelkach, d) sok pomarańczowy oraz porzeczkowy w dzbankach, e) suche ciasteczka w co najmniej 5 rodzajach,
f) dodatkowo w czasie pierwszej przerwy kawowej (każdego dnia) świeże ciasto (różne rodzaje do wyboru – 1 kawałek/ 1 osobę) oraz porcja świeżych owoców w całości:
a. pierwszy dzień: 03.09 / 17.09 / 22.09 - ciasto czekoladowe z kremem, b. drugi dzień: 04.09 / 18.09 / 23.09 – szarlotka,
c. trzeci dzień: 05.09 / 19.09 / 24.09 – ciasto z kremem i galaretką, d. kawałki ciasta o wymiarach min. 5 cm x 6 cm,
e. porcja owoców to:
i. pierwszy termin 3-4-5 września 2014 r. (codziennie): 1,5 kg winogron ciemnych, 7 szt. jabłek, 5 szt. bananów,
ii. drugi termin 17-18-19 września 2014 r. (codziennie): 1,5 kg winogron ciemnych, 7 szt. jabłek, 5 szt. bananów,
iii. trzeci termin 22-23-24 września 2014 r. (codziennie): 1 kg winogron ciemnych, 1 kg winogron jasnych, 15 szt. jabłek, 10 szt. bananów,
3.2. Dodatkowy serwis powitalny (w dniach 03.09; 17.09; 22.09.2014 r.) obejmujący kanapki (co najmniej 2 sztuki na osobę – w tym jedna wegetariańska).
3.3. Śniadania – Wykonawca zapewni śniadania w formie „bufetu”.
3.4. Obiady – posiłek obiadowy będzie składać się z:
Zupa Drugie danie Deser
Pierwszy dzień:
03.09 / 17.09 / 22.09 Pomidorowa z ryżem
Grillowana pierś z kurczaka z masłem ziołowym, grillowanymi warzywami
i frytkami/pieczonymi ziemniakami Panna Cotta Opcja wegetariańska Pomidorowa z ryżem na
bulionie bezmięsnym
Cukinia z farszem bezmięsnym + frytki
str. 4 Drugi dzień:
04.09 / 18.09 / 23.09
Krem z pieczarek z grzankami
Bitki wieprzowe z kluskami śląskimi i kapustą czerwoną
Lody Opcja wegetariańska
Krem z pieczarek z grzankami na bulionie bezmięsnym
Kotlety jajeczne z ziemniakami i koperkiem oraz mix’em świeżych warzyw
Trzeci dzień:
05.09 / 19.09 / 24.09 Krem brokułowy
Penne z łososiem + surówka Tiramisu Opcja wegetariańska Krem brokułowy na
bulionie bezmięsnym
3.5. Kolacje – posiłki wieczorne będą zorganizowane w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu, pozwalającym usiąść wszystkim uczestnikom przy jednym stole.
Przystawka Główne dania do wyboru Zimna płyta Napoje
Wymagania Zamawiającego:
Serwowana każdej osobie na talerzu
Serwowane na stoły, w formie umożliwiającej
samoobsługę.
Ilość serwowanych porcji każdej z potraw powinna
wynosić 70% liczby uczestników.
Serwowana na stoły od początku kolacji.
Sok, woda na stołach, Herbata do samoobsługi
z boku lub serwowana na
życzenie.
Pierwszy dzień – Kolacja nr 1:
03.09 / 17.09 / 22.09
Koszyczki z ciasta francuskiego z nadzieniem pieczarkowym / warzywnym - zapiekane z serem (2szt./os. – po jednym z każdego rodzaju)
1. Mix pierogów (z mięsem, z pieczarkami,
szpinakiem, ruskie) 2. Zapiekanka z ziemniaków,
kiełbasy, boczku, cebuli, pieczarek i żółtego sera (podawana w dużych naczyniach do
swobodnego nakładania) 3. Panierowane ćwiartki
sera camembert z żurawiną
Deska wędlin i serów Sałatka z kiełkami i
mozarellą Sałatka z brokułami i
tuńczykiem Pieczywo, masło Mix świeżych warzyw typu pomidor, ogórek.
Herbata, sok, woda
Drugi dzień – Kolacja nr 2:
04.09 / 18.09 / 23.09
Bruschetta z bazyliowym pesto i pomidorkami cherry
1. Szaszłyki drobiowo- warzywne
2. Naleśniki faszerowane szpinakiem / po meksykańsku
3. Pieczarki panierowane
Deska wędlin i serów Sałatka grecka Sałatka jarzynowa
Pieczywo, masło Mix świeżych warzyw typu pomidor, ogórek.
Herbata, sok, woda
4. Usługi noclegowe - będą realizowane w pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi musi posiadać co najmniej: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą, okno z możliwością otwarcia, telewizor.
4.1. Wykonawca zabezpieczy co najmniej 30 pokoi jednoosobowych w pierwszym terminie, 28 pokoi w drugim terminie oraz 43 pokoje w trzecim terminie.
4.2. Doba hotelowa w dniach 3, 17, 22.09.2014 r. rozpocznie się o godz. 9.00, a w dniach 5, 19, 24.09.2014 r. nie zakończy się przed godziną 15.30.
str. 5 4.3. W razie konieczności, Wykonawca zapewni możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze śniadaniem, w dniach poprzedzających każdy z warsztatów (tj. 02.09; 16.09; 21.09.2014 r.) dla ok. 8 osób.
5. Wykonawca zapewni uczestnikom warsztatu min. 25 darmowych miejsc parkingowych w każdym z terminów warsztatów.
§3 Obowiązki Stron
1. Zamawiający zobowiązuje się do:
a) przekazania Wykonawcy wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania się do realizacji przedmiotu umowy,
b) potwierdzenia liczby uczestników szkoleń korzystających z usług hotelowo restauracyjno szkoleniowych (Zamawiający ma prawo do zmiany w wymiarze +/- 5 osób) oraz liczby uczestników niekorzystających z noclegów, najpóźniej na 3 dni robocze przed każdym ze spotkań,
c) przekazania ostatecznego programu godzinowego warsztatów, najpóźniej na 3 dni robocze przed każdym ze spotkań,
2. Wykonawca zobowiązuje się do:
a) wykonania usług objętych przedmiotem niniejszej umowy z najwyższą sumiennością i starannością,
b) przyjęcia pełnej odpowiedzialności za jakość i terminowość świadczonych usług opisanych szczegółowo w §2 niniejszej umowy oraz za zgodność stanu faktycznego zastanego w hotelu z określonym w §2.
c) obecności w miejscu organizacji szkolenia przez cały okres jego trwania.
d) Zamawiającemu służy prawo stałego nadzoru nad sposobem i przebiegiem realizacji niniejszej umowy przez Wykonawcę. Ponadto, Zamawiającemu służy prawo żądania od Wykonawcy w każdym czasie wszelkich informacji dotyczących realizacji umowy.
e) Zamawiający uprawniony jest do zgłaszania Wykonawcy wszelkich zastrzeżeń dotyczących realizacji umowy wraz ze wskazaniem proponowanych zmian. W takiej sytuacji, Wykonawca udzieli niezwłocznej odpowiedzi informując o podjętych decyzjach oraz środkach zaradczych.
§ 4
Komunikacja pomiędzy stronami umowy
1. Językiem, w którym prowadzone będą ustalenia związane z organizacją warsztatów w dniach 3-5.09; 17- 19.09; 22-24.09.2014 r. jest język polski.
2. Strony przyjmują, że wszelka korespondencja na etapie przygotowania do realizacji umowy może być prowadzona w formie elektronicznej. Jako dowód dostarczenia korespondencji przyjmuje się fakt otrzymania potwierdzenia odbioru korespondencji.
§ 5 Płatności
1. Zamawiający dopuszcza możliwość uiszczenia zaliczki w wysokości do 40% wartości zamówienia wynikającej z propozycji cenowej Wykonawcy z dnia …………..r.
2. W dniu zakończenia każdego ze szkoleń, tj. 5.09, 19.09, 24.09.2014 r., Zamawiający potwierdzi protokołem odbioru wykonanie usług hotelowo-restauracyjnych oraz najmu sali szkoleniowej.
3. Za wykonanie w ramach niniejszej umowy ww. usług, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości odpowiadającej wartości wykorzystanych przez Zamawiającego usług (zgodnie z ustaleniami ilościowymi) wg stawek brutto wynoszących zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy z dnia ……….:
a) za nocleg w pokoju jednoosobowym - ……… zł brutto (……… złotych brutto), b) za usługę jednego śniadania – ………zł brutto (…………. złotych brutto),
str. 6 c) za usługę jednego obiadu – ……….zł brutto (……….. złotych brutto),
d) za usługę jednej kolacji – …………. zł brutto (……… złotych brutto),
e) za usługę całodziennego serwisu kawowego uwzględniającego poczęstunek w postaci kanapek, ciasta, owoców - ……….. zł brutto (……… złotych brutto).
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 3 obejmuje wszystkie koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy.
5. Przy realizacji przedmiotu umowy dla grup pierwotnie zakładanych przez Zamawiającego, tj. 26, 23 i 38 osób, w zakresie wynikającym z zapytania ofertowego, maksymalna wartość umowy nie przekroczy kwoty z oferty cenowej Wykonawcy, tj. ………. zł brutto (……….złotych brutto).
6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności ani kosztów związanych ze szkodami wyrządzonymi przez uczestników szkolenia.
7. Zamawiający nie pokrywa kosztów ewentualnych zamówień i usług złożonych przez uczestników, nieobjętych umową takich jak korzystanie z telefonów w pokojach, minibarów i innych.
8. Podstawą wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust.2 będzie faktura VAT wystawiona przez Wykonawcę oraz protokoły odbioru przedmiotu zamówienia podpisane przez reprezentantów Stron niniejszej umowy. Płatność zostanie uregulowana przelewem bankowym w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT.
9. Wartość realizacji przedmiotu umowy jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
10. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać zapłaty odsetek w wysokości ustawowej.
§ 6
Odstąpienie od umowy
1. Strony dopuszczają możliwość odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy lub gdy jedna ze stron zaniechała obowiązków wynikających z umowy.
2. We wszystkich przypadkach wskazanych w ust. 1 odpowiednio Wykonawca lub Zamawiający jest zobowiązany do pisemnego wezwania strony przeciwnej do realizacji zobowiązań umownych bez zbędnej zwłoki (za okres spełniający warunek „bez zbędnej zwłoki” przyjmuje się 3 godziny). Prawo odstąpienia od umowy przysługuje, jeżeli pomimo upływu czasu zawartego w wezwaniu, strona nie przystąpiła do realizacji obowiązków umownych.
3. Odstąpienie od umowy następuje ze skutkiem natychmiastowym.
§ 7 Kary umowne
1. Za odstąpienie od umowy z przyczyn wskazanych w § 6 ust. 1, Stronie odstępującej przysługują kary umowne w następującej wysokości 4.000,00 zł (cztery tysiące złotych brutto).
2. Za niewłaściwą realizację zapisów umowy, Zamawiający naliczy następujące kary:
2.1. za salę szkoleniową nie spełniającą wymagań z §2 ust.2 – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto), 2.2. za usługi restauracyjne niezgodne z wymaganiami z §2 ust. 3:
a) ograniczenia w serwisie kawowym – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto), b) brak ekspresu do kawy – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
c) ogólny brak elementów składowych serwisu kawowego m.in. napojów, ciasteczek, wody – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
d) menu obiadowe inne niż zamawiane – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto), e) menu kolacyjne inne niż zamawiane – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto), 2.3. za usługi noclegowe niespełniające wymagań z §2 ust. 4:
a) za każdy brakujący pokój jednoosobowy - 300 zł brutto (trzysta złotych brutto), b) brak osobnych łazienek w pokojach – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto).
str. 7 3. Strony zachowują możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego zastrzeżone
kary umowne oraz odszkodowania na zasadach ogólnych z innego tytułu niż wymienione w ust. 1 i 2.
4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie należnych Zamawiającemu kar umownych i należności z rachunku wystawionego przez Wykonawcę.
§ 8
Nadzór i koordynacja realizacji umowy
1. Nadzór ze strony Zamawiającego nad realizacją zamówienia sprawować będą: p. Mariusz Śpiewok, kierownik projektu, e-mail: mspiewok@silesia.org.pl, tel. 501 355 568; p. Monika Papis, e-mail:
mpapis@silesia.org.pl oraz p. Katarzyna Kamieniobrodzka, email: kkamieniobrodzka@silesia.org.pl, tel: 32 77 60 160,
2. Ze strony Wykonawcy nadzór na realizacją umowy sprawować będzie p. ………….. e-mail: ……….., kom.
…………..
3. Jednocześnie Wykonawca deklaruje gotowość do poddania się kontroli i audytowi dokonywanemu przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji), Instytucję Zarządzającą (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju- dawniej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) oraz inne uprawnione do tego podmioty w zakresie prawidłowości realizacji niniejszej umowy. W związku z tym, w razie konieczności, Wykonawca udostępni kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty w formie elektronicznej związane z realizacją umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją niniejszej umowy do dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Wszelkie spory z tytułu zapisów niniejszego porozumienia strony będą starały się rozwiązać polubownie.
3. W przypadku braku skuteczności ust. 2 spory wynikłe w toku realizacji porozumienia będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Wykonawca Zamawiający
