WZÓR UMOWY NR BP O ŚWIADCZENIE USŁUG GASTRONOMICZNYCH, NOCLEGOWYCH ORAZ NAJMU SALI SZKOLENIOWEJ

(1)

str. 1 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 2 kwietnia 2014 r.

WZÓR UMOWY NR BP.0114.19.2014….

O ŚWIADCZENIE USŁUG GASTRONOMICZNYCH, NOCLEGOWYCH ORAZ NAJMU SALI SZKOLENIOWEJ

w ramach projektu „Benchmarking – narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-POKL.05.02.01-00-146/10-01 z dnia 24.06.2013 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał

Ludzki 2007-2013 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu V Dobre rządzenie.

zawarta w dniu ………. 2014 r. w Katowicach

pomiędzy:

Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów z siedzibą w Katowicach przy ulicy Kościuszki 43/5, reprezentowanym przez:

1) Krystynę Siejną, Członka Zarządu Związku 2) Ferdynanda Morskiego, Dyrektora Biura Związku NIP 634-10-87-850, REGON 271062442

zwanym dalej Zamawiającym a

……… z siedzibą w ………, reprezentowanym przez:

1) ………, ……….

NIP ………., REGON ………...

zwanym dalej Wykonawcą

Umowa została zawarta w drodze zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w „Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013” z dnia 24 grudnia 2012 r. oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 lipca 2013 r.

§1 Przedmiot umowy

1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania zamówienie na świadczenie usług gastronomicznych, noclegowych oraz najmu powierzchni szkoleniowej w terminach 10.06; 16.06; 17.06;

23.06; 24.06; 01.07; 02.07 w 2014 r. niezbędnych do realizacji zadania - Wymiana dobrych praktyk – spotkania robocze w grupach dyskusyjnych.

(2)

str. 2 2. Miejscem świadczenia usług wymienionych w ust. 1 jest ………., Hotel ………..

3. Usługi wymienione w ust. 1 będą świadczone dla grup liczących około:

a) 10.06.2014 – 100 osób, b) 16.06.2014 – 90 osób, c) 17.06.2014 – 80 osób, d) 23.06.2014 – 80 osób, e) 24.06.2014 – 100 osób, f) 01.07.2014 – 90 osób, g) 02.07.2014 – 80 osób.

3.1. Łączna maksymalna liczba uczestników nie przekroczy 700 osób.

3.2. Łączna maksymalna liczba osób korzystających z noclegów nie przekroczy 20 przed każdym ze spotkań.

4. Wykonanie przedmiotu umowy potwierdzone będzie poprzez sporządzenie protokołu odbioru, podpisanego przez przedstawicieli Stron, wskazanych w § 8 ust. 1 i 2, w ostatnim dniu świadczenia usług.

§2

Szczegółowy opis przedmiotu umowy

1. Usługi gastronomiczne, noclegowe oraz najmu powierzchni szkoleniowej będą świadczone wg poniższej wstępnej wersji harmonogramu spotkań:

L.p. Data Godzina Zakres tematyczny

1 10.06.2014

08:30 – 09:00 Rejestracja uczestników 09:00 – 11:00 Pozwolenia na budowę

11:00 – 11:30 Przerwa

11:30 – 12:30 Warunki zabudowy

12:30 – 13:00 Przerwa

13:00 – 13:45 Lokalizacja inwestycji celu publicznego

13:45 – 14.00 Przerwa

14:00 – 15:30 Wycinka drzew i krzewów

2 16.06.2014

9:30 – 10:00 Rejestracja uczestników 10:00 – 11:30 Pożytek publiczny cz. I

11:30 – 12:00 Przerwa

12:00 – 13:30 Pożytek publiczny cz. II

3 17.06.2014

08:30 – 09:00 Rejestracja uczestników

09:00 – 10:30 Zarządzanie zasobami ludzkimi cz. I

10:30 – 10:45 Przerwa

10:45 – 12:00 Zarządzanie zasobami ludzkimi cz. II

12:00 – 12:30 Przerwa

12:30 – 14:00 Organizacja pracy urzędu cz. I

14:00 – 14:15 Przerwa

14:15 – 15:30 Organizacja pracy urzędu cz. II

4 23.06.2014 09:30– 10:00 Rejestracja uczestników

10.00 – 12.00 Gospodarka odpadami cz. I

(3)

str. 3

12:00 – 12:30 Przerwa

12:30 – 14.00 Gospodarka odpadami cz. II

5 24.06.2014

09:30 – 10:00 Rejestracja uczestników 10.00 – 11:30 Oświetlenie cz. I

11:30 – 12:00 Przerwa

12:00 – 13:30 Oświetlenie cz. II

6 01.07.2014

09:00 – 10:30 Monitorowanie zaległości podatkowych cz. I

10:30 – 10:45 Przerwa

10:45 – 12:00 Monitorowanie zaległości podatkowych cz. II

12:00 – 12:30 Przerwa

12:30 – 14:30 Egzekwowanie zaległości podatkowych

7 02.07.2014

10:00 – 12:00 Organizacja sieci szkół publicznych

12:00 – 12:30 Przerwa

12:30 – 14:30 Opieka nad dziećmi do lat 3

2. Usługi najmu sali szkoleniowej:

2.1. Terminy i godziny najmu sali szkoleniowej:

a) 10.06.2014 – od 8:00 do godz. 16.00 b) 16.06.2014 – od 8:00 do godz. 14.00 c) 17.06.2014 – od 8:00 do godz. 16.00 d) 23.06.2014 – od 8:00 do godz. 15.00 e) 24.06.2014 – od 8:00 do godz. 14:00 f) 01.07.2014 – od 8:00 do godz. 15:00 g) 02.07.2014 – od 8:00 do godz. 15.00

2.2. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej:

a) sala widna z oknami, o powierzchni min. 110 m² mieszcząca co najmniej 100 osób w układzie kinowym,

b) sprawne oświetlenie,

c) na wyposażeniu przedłużacze umożliwiające sprawne podłączenie sprzętów elektronicznych, d) wyposażenie w:

o krzesła (układ kinowy), o flip-chart + pisaki, o ekran,

o stolik dla prowadzącego, o stolik pod projektor, o nagłośnienie, o stolik recepcyjny, o dwa stoliki szkolne, e) dostęp do Internetu.

(4)

str. 4 3. Usługi gastronomiczne wg następującego rozkładu:

TERMIN 10.06.2014 (wtorek) – 100 osób

Całodzienny serwis kawowy bez ograniczeń (z uwzględnieniem kawy, herbaty, wody, soku, drobnych ciasteczek) ZAPLANOWANE

PRZERWY

GODZ.

PODANIA RODZAJ USŁUGI GASTRONOMICZNEJ

8:30 -9:00 8:00 Serwis kawowy z uwzględnieniem kanapek (3 na osobę, w tym 1 wegetariańska) 11:00 – 11:30 10:40 Ciasto 1 kawałek na osobę (1 x szarlotka, ptysie w ilości 2 szt. na osobę) 12:30 – 13.00 12:00 Sałatka owocowa (z min. 5 rodzajów owoców)

13:45 – 14:00 13:30 Serwis kawowy prosty – całodzienny

TERMIN 16.06.2014 (poniedziałek) – 90 osób

PRZERWY

GODZ.

9:30 – 10:00 9:00 Serwis kawowy z uwzględnieniem kanapek (2 na osobę, w tym 1 wegetariańska)

11:30 – 12:00 11:00 Ciasto 1 kawałek na osobę (ciasto czekoladowe z kremem), owoce w całości: 1 kg winogron ciemnych, 1 kg winogron jasnych, 10 jabłek

PRZERWY

GODZ.

8:30 – 9:00 8:00 Serwis kawowy z uwzględnieniem kanapek (3 na osobę, w tym 1 wegetariańska) 10:30 – 10:45 10:00 Ciasto 1 kawałek na osobę (1 x szarlotka); sałatka owocowa (z min. 5 rodzajów owoców) 12:00 – 12:30 11:30 Ptysie 1 szt. na osobę

14:00 – 14:15 13:30 Serwis kawowy prosty – całodzienny

TERMIN 23.06.2014 (poniedziałek) – 80 osób

PRZERWY

GODZ.

12:00 – 12:30 11:30 Ciasto 1 kawałek na osobę (ciasto drożdżowe z owocami), owoce w całości: 1 kg winogron ciemnych, 1 kg winogron jasnych, 10 jabłek

PRZERWY

GODZ.

9:30 – 10:00 9:00 Serwis kawowy z uwzględnieniem kanapek (2 na osobę, w tym 1 wegetariańska) 12:00 – 12:30 11:30 Ciasto 1 kawałek na osobę (szarlotka), owoce w całości: 1 kg winogron ciemnych, 1 kg

winogron jasnych, 10 jabłek

(5)

str. 5 TERMIN 01.07.2014 (wtorek) – 90 osób

PRZERWY

GODZ.

8:30 – 9:00 8:00 Serwis kawowy z uwzględnieniem kanapek (2 na osobę, w tym 1 wegetariańska) 10:30 – 10:45 10:00 Ciasto 1 kawałek na osobę (ciasto czekoladowe z kremem; ptysie 1 szt. na osobę), sałatka

owocowa (z min. 5 rodzajów owoców) 12:00 – 12:30 11:30 Serwis kawowy prosty - całodzienny

TERMIN 02.07.2014 (środa) – 80 osób

PRZERWY

GODZ.

12:00 – 12:30 11:30 Ciasto 1 kawałek na osobę (ciasto drożdżowe z owocami), owoce w całości: 1 kg winogron ciemnych, 1 kg winogron jasnych, 10 jabłek

3.1. Wymagania dodatkowe względem usług gastronomicznych:

a) Drobne ciasteczka (min. 3 rodzaje),

b) Kanapki na bagietce o standardowych wymiarach (5-6 cm szerokości, 3-4 cm grubości), c) Ciasto o wymiarach co najmniej 6 cm x 5 cm,

d) Herbata do wyboru co najmniej w 3 smakach (czarna, zielona, owocowa), e) Cytryna do herbaty w postaci świeżych plastrów,

f) Sok pomarańczowy lub jabłkowy, g) Świeże mleko do kawy w mlecznikach,

Miejsce na serwis kawowy wraz z poczęstunkiem musi być zorganizowane na zewnątrz sali szkoleniowej w sposób umożliwiający skorzystanie z poczęstunku w pozycji siedzącej – minimum 20 miejsc siedzących przy stolikach kawowych.

4. Usługi dodatkowe

Zamawiający wymaga przygotowania przez Wykonawcę dwóch miejsc do przeprowadzania ewaluacji spotkań (forma wywiadów z uczestnikami). Na jedno miejsce składać się musi stolik oraz 2 krzesła. Miejsca do ewaluacji powinny być zorganizowane w pobliżu sali szkoleniowej.

5. Usługi noclegowe - będą realizowane w pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi musi posiadać co najmniej: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą, okno z możliwością otwarcia, telewizor. Wykonawca zabezpieczy co najmniej 5 pokoi jednoosobowych przed każdym ze spotkań.

6. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia min. 30 wolnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkań.

(6)

str. 6

§3 Obowiązki Stron

1. Zamawiający zobowiązuje się do:

a) przekazania Wykonawcy wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania się do realizacji przedmiotu umowy,

b) przekazania ostatecznego programu godzinowego spotkań, najpóźniej do dnia 05.06.2014 r.

c) potwierdzenia liczby uczestników spotkań, najpóźniej na 3 dni robocze przed każdym ze spotkań, d) potwierdzenia liczby osób korzystających z noclegów przed spotkaniami do dnia 05.06.2014 r.,

przy czym Zamawiający ma prawo rezygnacji z zarezerwowanym noclegów na 2 dni robocze przed każdym ze spotkań bez skutków finansowych.

2. Wykonawca zobowiązuje się do:

a) wykonania usług objętych przedmiotem niniejszej umowy z najwyższą sumiennością i starannością,

b) przyjęcia pełnej odpowiedzialności za jakość i terminowość świadczonych usług opisanych szczegółowo w § 2 niniejszej umowy oraz za zgodność stanu faktycznego zastanego w hotelu z określonym w § 2,

c) obecności w miejscu organizacji warsztatów przez cały okres jego trwania,

d) Zamawiającemu służy prawo stałego nadzoru nad sposobem i przebiegiem realizacji niniejszej umowy przez Wykonawcę. Ponadto, Zamawiającemu służy prawo żądania od Wykonawcy w każdym czasie wszelkich informacji dotyczących realizacji umowy,

e) Zamawiający uprawniony jest do zgłaszania Wykonawcy wszelkich zastrzeżeń dotyczących realizacji umowy wraz ze wskazaniem proponowanych zmian. W takiej sytuacji, Wykonawca udzieli niezwłocznej odpowiedzi informując o podjętych decyzjach oraz środkach zaradczych.

§ 4

Komunikacja pomiędzy stronami umowy

1. Językiem, w którym prowadzone będą ustalenia związane z organizacją warsztatów jest język polski.

2. Strony przyjmują, że wszelka korespondencja na etapie przygotowania do realizacji umowy może być prowadzona w formie elektronicznej. Jako dowód dostarczenia korespondencji przyjmuje się fakt otrzymania potwierdzenia odbioru korespondencji.

§ 5 Płatności

1. Zamawiający dopuszcza możliwość uiszczenia zaliczki w wysokości do 40% wartości zamówienia wynikającej z propozycji cenowej Wykonawcy z dnia ………..

2. W dniu 02 lipca 2014r., Zamawiający potwierdzi protokołem odbioru wykonanie usług gastronomicznych, noclegowych oraz najmu powierzchni szkoleniowej w terminach określonych w §1 ust. 1.

3. Za wykonanie w ramach niniejszej umowy ww. usług, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości odpowiadającej wartości wykorzystanych przez Zamawiającego usług (zgodnie z ustaleniami ilościowymi) wg stawek brutto wynoszących zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy z dnia ……….r.:

4. Wynagrodzenie, o którym umowa w ust. 3 obejmuje wszystkie koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy.

5. Wartość umowy nie przekroczy kwoty z oferty cenowej Wykonawcy dla maksymalnych ilości przyjętych przez Zamawiającego, tj. ………… zł brutto (……….. brutto).

6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności ani kosztów związanych ze szkodami wyrządzonymi przez uczestników szkolenia.

7. Zamawiający nie pokrywa kosztów ewentualnych zamówień i usług złożonych przez uczestników, nieobjętych umową takich jak korzystanie z telefonów w pokojach, minibarów i innych.

(7)

str. 7 8. Podstawą wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust.2, będzie faktura VAT wystawiona przez Wykonawcę oraz protokół odbioru przedmiotu zamówienia podpisany przez reprezentantów Stron.

Płatność zostanie uregulowana przelewem bankowym w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT.

9. Wartość realizacji przedmiotu umowy jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

10. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać zapłaty odsetek w wysokości ustawowej.

§ 6

Odstąpienie od umowy

1. Strony dopuszczają możliwość odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy lub gdy jedna ze stron zaniechała obowiązków wynikających z umowy.

2. We wszystkich przypadkach wskazanych w ust. 1 odpowiednio Wykonawca lub Zamawiający jest zobowiązany do wezwania strony przeciwnej do realizacji zobowiązań umownych bez zbędnej zwłoki (za okres spełniający warunek „bez zbędnej zwłoki” przyjmuje się 1 godzinę). Prawo odstąpienia od umowy przysługuje, jeżeli pomimo upływu czasu zawartego w wezwaniu, strona nie przystąpiła do realizacji obowiązków umownych.

3. Odstąpienie od umowy następuje ze skutkiem natychmiastowym.

§ 7 Kary umowne

1. Za odstąpienie od umowy z przyczyn wskazanych w § 6 ust. 1, Stronie odstępującej przysługują kary umowne w następującej wysokości 5.000,00 zł (pięć tysięcy złotych brutto).

2. Za niewłaściwą realizację zapisów umowy, Zamawiający naliczy następujące kary:

2.1. za salę szkoleniową nie spełniającą wymagań z §2 ust.2 – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto), 2.2. za usługi gastronomiczne niezgodne z wymaganiami z §2 ust. 3:

a) ograniczenia w serwisie kawowym – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),

b) ogólny brak elementów składowych serwisu kawowego m.in. napojów, ciasteczek, wody – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),

2.3. za usługi noclegowe niespełniające wymagań z §2 ust. 5:

a) za każdy brakujący pokój jednoosobowy - 300 zł brutto (trzysta złotych brutto), b) brak łazienek w pokojach – 200 zł brutto (dwieście złotych brutto).

3. Strony zachowują możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego zastrzeżone kary umowne oraz odszkodowania na zasadach ogólnych z innego tytułu niż wymienione w ust. 1 i 2.

4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie należnych Zamawiającemu kar umownych i należności z rachunku wystawionego przez Wykonawcę.

§ 8

Nadzór i koordynacja realizacji umowy

1. Nadzór ze strony Zamawiającego nad realizacją zamówienia sprawować będą: p. Mariusz Śpiewok, kierownik projektu, e-mail: mspiewok@silesia.org.pl, tel. 501 355 568; p. Monika Papis, e-mail:

mpapis@silesia.org.pl oraz p. Katarzyna Kamieniobrodzka, email: kkamieniobrodzka@silesia.org.pl, tel: 32 77 60 160,

2. Ze strony Wykonawcy nadzór na realizacją umowy sprawować będzie p. ……….……, e-mail: …………...;

kom. ………..

3. Jednocześnie Wykonawca deklaruje gotowość do poddania się kontroli i audytowi dokonywanemu przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji), Instytucję Zarządzającą (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju- dawniej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) oraz inne

(8)

str. 8 uprawnione do tego podmioty w zakresie prawidłowości realizacji niniejszej umowy. W związku z tym, w razie konieczności, Wykonawca udostępni kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty w formie elektronicznej związane z realizacją umowy.

4. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją niniejszej umowy do dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Wszelkie spory z tytułu zapisów niniejszego porozumienia strony będą starały się rozwiązać polubownie.

3. W przypadku braku skuteczności ust. 2 spory wynikłe w toku realizacji porozumienia będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

Wykonawca Zamawiający