URZĄD MIEJSKI W NAMYSŁOWIE

(1)

URZĄD MIEJSKI W NAMYSŁOWIE

46-100 Namysłów, ul. Stanisława Dubois 3 tel. 77-419-03-00, fax. 77-410-03-34

www.namyslow.eu, e-mail: urzad.miejski@namyslow.eu

ZAPYTANIE OFERTOWE

Gmina Namysłów, ul. Stanisława Dubois 3, 46-100 Namysłów, zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na "Kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy Namysłów”.

Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.)

1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy Namysłów oraz jej jednostek organizacyjnych, tj.

• Urząd Miejski w Namysłowie,

• Ośrodek Pomocy Społecznej w Namysłowie,

• Środowiskowy Dom Samopomocy w Namysłowie,

• Szkoła Podstawowa Nr 1 w Namysłowie,

• Szkoła Podstawowa w Kamiennej,

• Zespół Szkolno – Przedszkolny w Głuszynie,

• Zespół Szkolno – Przedszkolny w Jastrzębiu,

• Zespół Szkolno – Przedszkolny w Smarchowicach Wielkich,

• Zespół Szkolno – Przedszkolny w Ligocie Książęcej,

• Przedszkole Nr 1 w Namysłowie,

• Przedszkole Integracyjne w Namysłowie,

• Przedszkole w Bukowie Śląskiej,

• Żłobek w Namysłowie,

• Fundusz Mieszkaniowy przy Placówkach Oświatowych Gminy Namysłów.

Liczba jednostek organizacyjnych Gminy Namysłów, jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie.

(2)

Przedmiot oferty winien obejmować w szczególności:

1) otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków: podstawowych, bieżących, pomocniczych oraz rachunków dochodów własnych jednostek oświatowych w walucie PLN;

2) otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków pomocniczych walutowych;

3) realizację operacji walutowych związanych z dokonywaniem rozliczeń krajowych i zagranicznych;

4) realizację poleceń przelewów wewnętrznych i zewnętrznych w systemie elektronicznym i papierowym;

5) przyjmowanie wpłat i wypłat gotówkowych, w tym wypłat gotówkowych na podstawie czeków gotówkowych;

6) wydawanie zaświadczeń i opinii na wniosek Zamawiającego;

7) wydawanie blankietów czekowych;

8) sporządzanie na dzień 31 grudnia potwierdzeń sald do rachunków bankowych i lokat;

9) udostępnienie skrytek sejfowych;

10) automatyczne lokowanie środków finansowych Gminy na krótkie terminy przy oprocentowaniu nie niższym niż oprocentowanie stosowane na rachunku bieżącym Gminy (lokaty typu overnight – minimalna kwota lokaty 50 000,00 zł, lokowaniu podlegają środki na rachunkach bankowych w kwocie 50 000,00 zł i więcej, a nie jej wieloktrotność).

Oprocentowanie lokat liczone będzie jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego dzień ustalania oprocentowania i wskaźnika Wykonawcy określonego w ofercie.

Wykonawca dopuszcza możliwość negocjacji oprocentowania lokat;

11) oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych prowadzonych w złotych i w walutach. Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych będą oprocentowane według stawki zmiennej, która liczona będzie jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego dzień ustalania oprocentowania i wskaźnika Wykonawcy określonego w ofercie;

12) udostępnienie wyciągów bankowych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej wszystkim podmiotom objętym zamówieniem do wszystkich rachunków bankowych tych podmiotów za każdy dzień, w którym wystąpiły obroty na tych rachunkach, w następnym dniu roboczym do godz. 10:00. W przypadku braku możliwości przekazywania wyciągów w formie elektronicznej Wykonawca zobowiązuje się przekazać wyciągi w formie papierowej w następnym dniu roboczym do godz. 12:00.

Wyciągi bankowe muszą zawierać wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez płatnika w opisie płatności;

13) administrowanie należnościami wynikającymi ze sprzedaży ratalnej mienia komunalnego Gminy Namysłów oraz ich ewidencjonowanie, a w szczególności:

a) przyjmowanie ratalnych wpłat na warunkach i terminach określonych w umowach indywidualnych, zawartych pomiędzy Gminą a nabywcami mienia komunalnego;

b) prowadzenie ewidencji księgowej i naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat, c) prowadzenie windykacji, z wyłączeniem egzekucji, polegającej na: monitach

telefonicznych, wysyłaniu wezwań do zapłaty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru

(3)

oraz wizytacjach terenowych u dłużników posiadacz rachunku, na jego indywidualne zlecenie,

d) zawiadamianie Gminy, w okresach kwartalnych, o powstałych zaległościach, w terminie do piątego dnia miesiąca za poprzedni kwartał wraz z informacja o podjętych czynnościach windykacyjnych przez Bank;

14) uruchomienie i prowadzenie obsługi wirtualnych rachunków dla kontrahentów płatności masowych;

15) wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla dowolnej ilości stanowisk, w tym w szczególności:

a) zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej,

b) przeniesienie danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez bank,

c) dostarczenie odpowiedniej ilości urządzeń potrzebnych do obsługi systemu bankowości elektronicznej,

d) serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 12 godzin,

e) przeszkolenie pracowników w zależności od zgłoszonych potrzeb;

16) udzielanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy do wysokości określanej corocznie w uchwale budżetowej. Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym:

a) kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od złożenia wniosku o udzielenie kredytu,

b) kredyt oprocentowany będzie w oparciu o stawkę WIBOR 1M liczona z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc uruchomienia kredytu powiększoną o stałą w okresie trwania umowy marżę Banku,

c) Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji i opłat za udzielenie/uruchomienie kredytu oraz z tytułu niewykorzystania przyznanego limitu. Jedynym kosztem Zamawiającego będą odsetki naliczane od faktycznego dziennego zadłużenia w rachunku bieżącym, d) odsetki płatne będą w ostatnim dniu każdego miesiąca a w ostatnim miesiącu

obowiązywania umowy w ostatnim jej dniu, w ciężar rachunku bieżącego, e) kredyt spłacony będzie każdego roku budżetowego, w terminie do 31 grudnia;

17) zapewnienie doradcy bankowego, który zapewni stałą współpracę z Zamawiającym w pełnym zakresie obsługi bankowej budżetu Gminy Namysłów. Doradca bankowy zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego wsparcia, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności przynajmniej w godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Namysłowie;

18) pokrycie kosztów przez Wykonawcę związanych z zawiadomieniem o zmianie rachunków bankowych kontrahentów Gminy, w których wymagane jest przesłanie specjalnej, odrębnej korespondencji – listem poleconym.

(4)

2. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia

1) Bank powinien posiadać na terenie miasta Namysłowa siedzibę centrali lub oddział banku lub filię ze stanowiskami kasjerskimi (w ilości min. 5) z możliwością dokonywania wpłat i wypłat gotówki (Bank zapewni zabezpieczenie stanowisk kasowych najpóźniej do dnia podpisania umowy);

2) Bank zapewni w swoich kasach, dla wpłacających druki wpłat gotówki i druki przelewów na własny koszt;

3) Bank poinformuje Zamawiającego o numerach rachunków bankowych utworzonych dla poszczególnych podmiotów objętych zamówieniem nie później niż w dniu rozpoczęcia obowiązywania umowy;

4) Bank zapewni dokonywanie wpłat gotówkowych własnych dokonywanych przez pracowników Urzędu Miejskiego oraz pracowników podległych jednostek, inkasentów, inkasentów opłaty targowej sołtysów, intendentów placówek oświatowych na rachunki Zamawiającego bez żadnych opłat;

5) Przelewy złożone w formie papierowej do godziny 14:00 powinny być zrealizowane w tym samym dniu;

6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonywania kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych wskazanych przez Zamawiającego;

7) Zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych odbywać się będzie zgodnie z pisemnymi dyspozycjami (na koniec każdego dnia);

8) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych;

9) Zamawiający nie przewiduje ofert uzupełniających.; Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych;

10) System bankowości elektronicznej powinien zawierać co najmniej:

a) dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu, b) możliwość dokonywania przelewów bankowych, c) generowanie (wydruk) wyciągów bankowych, d) pełna informacje o dacie i godzinie operacji,

e) przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu.

3. Dane uzupełniające

Dane przedstawione w niniejszym opisie są danymi szacunkowymi opracowanymi zgodnie z najlepszą wiedzą Zamawiającego. Faktyczne ilości oraz wartości mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia.

Dane uzupełniające:

- liczba posiadanych rachunków bankowych – 118 szt.

- ilość poleceń przelewów na rachunki prowadzone w banku – 2 787 szt./miesięcznie

- ilość poleceń przelewów na rachunki prowadzone w innych bankach – 5 811 szt./miesięcznie - ilość wpłat gotówkowych własnych – 92 szt./miesięcznie

- ilość wypłat gotówkowych – 92 szt./ miesięcznie - ilość wyciągów bankowych – 732 szt./miesięcznie

- ilość stanowisk systemu bankowości elektronicznej – 34 szt.

- ilość skrytek bankowych – 3 szt.

(5)

- ilość wydawanych zaświadczeń lub opinii – 1 szt./ miesięcznie - ilość pobranych druków czeków gotówkowych – 34 szt./miesięcznie - ilość przychodzących płatności masowych – 2150 szt./miesięcznie

- ilość kontrahentów do powiadomienia o zmianie numeru rachunku bankowego – ok. 16 000.

Gmina Namysłów od roku 2015 nie zaciągała kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu.

Sprawozdania z wykonania budżetu, opinie Regionalnej Izby Obrachunkowej z wykonania budżetu, sprawozdania budżetowe oraz finansowe dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Namysłowie, www.bip.namyslow.eu, w zakładce Finanse i Majątek Gminy.

4. Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji zamówienia: od dnia 01.10.2020 r. do dnia 31.09.2022 r.

5. Kryteria oceny ofert

W trakcie porównywania ofert zamawiający zastosuje następujące sposoby obliczania najkorzystniejszej oferty według określonych kryteriów i ich znaczenia:

Lp. Kryterium Znaczenie w %

A Miesięczna opłata ryczałtowa za prowadzenie obsługi bankowej

(brutto w PLN) 85%

B Wskaźnik banku dla oprocentowania środków na rachunkach 5%

C Wskaźnik banku dla oprocentowania lokat typu overnight 5%

D Marża banku od udzielonego kredytu w rachunku bieżącym (w %) 5%

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z przedstawionym wyżej kryterium Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem:

Won = An x 85% + Bn x 5% + Cn x 5% + Dn x 5%

Won –wskaźnik oceny oferty

A - Miesięczna opłata ryczałtowa za prowadzenie obsługi bankowej (brutto) – oferty zostaną ocenione zgodnie ze wzorem arytmetycznym:

100 + Omin

An= --- x 100 pkt 100 + On

An – liczba punktów przyznania ofercie n za spełnienie kryterium A

(6)

n – numer oferty

Omin – cena minimalna wśród złożonych ofert On - cena zaproponowana przez Wykonawcę n

Miesięczna opłata ryczałtowa prowadzenia obsługi bankowej jest jedynym dopuszczalnym przez Zamawiającego kosztem prowadzenia rachunku i wszystkich operacji związanych z rachunkiem. Ryczał nie obejmuje kosztów związanych z udzieleniem kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy Namysłów.

B - Wskaźnik banku dla oprocentowania środków na rachunkach – oferty zostaną ocenione zgodnie ze wzorem arytmetycznym:

100 + Sn

Bn= --- x 100 pkt 100 + Smax

Bn – liczba punktów przyznania ofercie n za spełnienie kryterium B n – numer oferty

Sn - wskaźnik zaproponowany przez Wykonawcę n Smax – wskaźnik maksymalny wśród złożonych ofert

C - Wskaźnik banku dla oprocentowania lokat typu overnight - oferty zostaną ocenione zgodnie ze wzorem arytmetycznym:

100 + Ln

Cn= --- x 100 pkt 100 + Lmax

Cn – liczba punktów przyznania ofercie n za spełnienie kryterium C n – numer oferty

Ln - wskaźnik zaproponowany przez Wykonawcę n Lmax – wskaźnik maksymalny wśród złożonych ofert

(7)

D - Marża banku od udzielonego kredytu w rachunku bieżącym - oferty zostaną ocenione zgodnie ze wzorem arytmetycznym:

100 + Kmin

Dn= --- x 100 pkt 100 + Kn

Dn – liczba punktów przyznania ofercie n za spełnienie kryterium D n – numer oferty

Kmin – marża minimalna wśród złożonych ofert Kn - marża zaproponowana przez Wykonawcę n

6. Termin składania ofert

Oferty należy składać do dnia 11 sierpnia 2020 r. do godz. 10⁰⁰w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Namysłowie, z siedzibą ul. Stanisława Dubois 3, 46-100 Namysłów (pokój nr 12A). O ważności oferty decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego.

7. Sposób przygotowania oferty

W formularzu oferty Wykonawca podaje miesięczną opłatę ryczałtową brutto oraz cenę za cały okres prowadzenia obsługi bankowej budżetu Gminy Namysłów, tj. miesięczną opłatę ryczałtową pomnożoną przez 24 miesiące w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Miesięczna opłata ryczałtowa prowadzenia obsługi bankowej jest jedynym dopuszczalnym przez Zamawiającego kosztem prowadzenia rachunku i wszystkich operacji związanych z rachunkiem. Ryczał nie obejmuje kosztów związanych z udzieleniem kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy Namysłów.

W ofercie należy podać: miesięczną opłatę ryczałtową za prowadzenie obsługi bankowej – kryterium A, wskaźnik banku dla oprocentowania środków na rachunkach – kryterium B, wskaźnik banku dla oprocentowania lokat typu overnight – kryterium C, marżę banku od udzielonego kredytu w rachunku bieżącym – kryterium D.

Wskaźnik banku dla oprocentowania środków na rachunkach oraz wskaźnik banku dla oprocentowania lokat typu overnight należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku natomiast marżę banku od udzielonego kredytu w rachunku bieżącym należy podać w punktach procentowych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Podane przez Wykonawcę w ofercie wskaźniki i punkty procentowe muszą zawierać wszystkie dodatkowe koszty tzn. w ofercie nie można dopisywać dodatkowych składników. W marży banku od udzielonego kredytu w rachunku bieżącym należy uwzględnić wszystkie opłaty i prowizje z tytułu uruchomienia i wykorzystania kredytu.

(8)

8. Istotne warunki zamówienia

Zamawiający nie zwraca kosztów udziału w postępowaniu.

Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmian warunków zapytania ofertowego w uzasadnionych przypadkach, a także jego odwołania oraz zakończenia postępowania bez wyboru oferty.

9. Dodatkowe informacje Osoby upoważnione do kontaktów:

Anna Stec - Kołotyło – tel. /77/ 419 03 28, Urząd Miejski, ul. Stanisława Dubois 3, 46-100 Namysłów, Wydział Finansowy, budynek A, pokój nr 1, w godz. 8:00-16:00 w poniedziałki oraz w godz. 7:30-15:30 od wtorku do piątku.

10. Załączniki 1. Formularz ofertowy.

2. Klauzula informacyjna.

BURMISTRZ /-/ dr Bartłomiej Stawiarski