[zapytanie o cenę]
Dotyczy: zamówienia w trybie zapytania o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 w ramach poddziałania 2.1.3 POKL
I. Składający zapytanie:
Stowarzyszenie Inicjatywa Firm Rodzinnych ul. Smolna 14 m 7
00-375 Warszawa
Biuro Projektu Firmy Rodzinne 2:
ul. Chodakowska 19/31 03-815 Warszawa Tel. (22) 110 08 42
Kontakt: Karina Knyż-Grzywa Koordynator ds. organizacji szkoleń Karina@firmyrodzinne.pl
669 430 660
Kody CPV zamówienia:
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55500000-5 – Usługi bufetowe w zakresie podawania posiłków
II. Opis przedmiotu zapytania:
Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajęcie pomieszczeń – sal konferencyjnych, miejsc noclegowych, wyżywienia w terminach zgodnie z załącznikiem 1, celem prowadze- nia działań szkoleniowych w ramach projektu Firmy Rodzinne 2 w Warszawie.
Przedmiotem zamówienia jest:
1) wynajęcie sal konferencyjnych/szkoleniowych na 36 dni zgodnie z załącznikiem 1
2) noclegi dla uczestników i kadry merytorycznej projektu – 50 osób podczas konfe- rencji oraz 10 osób podczas każdego ze szkoleń
3) wyżywienie (śniadanie, obiad, kolację) plus przerwy kawowe ciągłe
III. Szczegółowe warunki przedmiotu zamówienia
1. Budynek w którym znajduje się sala szkoleniowa powinien:
a. znajdować się w odległości do 15 minut od Centrum Miasta – Dworca PKP jednym środkiem transportu np. autobus
b. być pod opieką administratora w czasie szkoleń i konferencji
c. umożliwiać dostęp osobom niepełnosprawnym do sali szkoleniowej i konfe- rencyjnej, pokoi, pomieszczeń sanitarnych
d. posiadać oddzielne pomieszczenie przeznaczone na stołówkę
e. posiadać przedsionek lub korytarz umożliwiający obsługę uczestników tuż przed szkoleniem lub konferencją oraz w trakcie jej trwania przez 3 osobo- wy zespół projektu
2. Sala na spotkania, która zapewni komfort pracy dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby osób powinna:
a. mieć stały dostęp do Internetu – Wi-Fi, z możliwością podłączenia projekto- ra, ustawienia ekranu
b. umożliwiać wstawienie do sal banerów i umieszczenie informacji o realizo- wanym projekcie na drzwiach sali oraz w recepcji lub w holu wejściowym c. mieć klimat sprzyjający efektywnemu uczeniu się - być jasna, przytulna, wy-
godna (przyziemie wykluczone),
d. mieć zapewnione w ogrzewanie w sezonie grzewczym.
e. posiadać krzesła dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby uczestników oraz dla trenerów.
3. Strona organizacyjna – warunkiem jest:
a. możliwość ustalenia godzin rozpoczęcia i zakończenia zajęć przed każdym warsztatem,
b. możliwość weryfikacji ilości osób uczestniczących w spotkaniach na 2 dni przed planowana konferencją,
c. zapewnienie ciągłości przerw kawowych dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby osób w trakcie trwania zajęć – kawa, herbata, woda, soki, kanapki (rano) oraz ciasta (późniejsze przerwy)
4. Pokoje powinny:
a. znajdować się w tym samym budynku, co sale szkoleniowe
b. umożliwiać nocleg uczestnikom i trenerom – dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby osób - (z uwzględnieniem podziału na płeć) oraz ostatniego dnia szkolenia (zapewnienie uczestnikom zamykanego pomieszczenia, w którym ostatniego dnia będą mogli złożyć bagaże).
c. być najwyżej dwu-osobowe.
d. mieć oddzielne łazienki e. mieć przytulną atmosferę,
f. być ogrzewane w sezonie grzewczym 5. Wyżywienie – oczekujemy:
a. zapewnienia uczestnikom i trenerom pełnego wyżywienia przez czas trwa- nia w konferencji w tym:
•••• Śniadanie drugiego dnia (zgodnie ze szczegółową specyfikacją w załączniku 1)
•••• Obiady i kolacje – ciepłe posiłki w formie bufetu
•••• Przerwy kawowe ciągłe (uzupełniane na bieżąco) zawierające ka- wę, herbatę, wodę, soki oraz kanapki/tartinki (pierwsza poranna przerwa) oraz ciasta w trakcie kolejnych przerw
b. możliwości ustalenia pór posiłków przed każdym zjazdem.
c. możliwości zapewnienia posiłków do wyboru: wegetariańskie, mięsne i uwzględnienie diet – zgłoszone dwa dni przed spotkaniem.
6. Warunki płatności - Płatność po realizacji poszczególnych etapów projektu – bez zaliczki.
IV. Zakres i cel:
Przeprowadzenie zajęć, zapewnienie noclegów i wyżywienia dla beneficjentów ostatecz- nych w ramach realizacji projektu Firmy Rodzinne 2
V. Termin realizacji oferty:
W terminie od 31 stycznia 2014 do końca lipca 2014 na realizację projektu „Firmy Rodzin- ne”. Szczegółowy terminarz zajęć określa załącznik nr 1.
VI. Opis warunków, jakie musi spełnić oferta:
Ofertę może złożyć Wykonawca, który dysponuje odpowiednimi pomieszczeniami.
Oferta powinna być złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 i po- winna zawierać:
1. cenę wynajęcia sali wraz z dostępem do wymienionych w pkt. III pomieszczeń 2. cenę wyżywienia (cenę jednostkową – za dzień szkoleniowy i łączną)
3. cenę noclegów (cenę jednostkową – za dzień szkoleniowy i łączną) 4. zdjęcie proponowanej sali szkoleniowej, przykładowego pokoju VII. Kryteria wyboru ofert i ich znaczenie :
Cena – 100% - oferta o najniższej cenie - całkowita kwota brutto uzyska 100 punktów. Po- zostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru:
Cb W C=Cn×
C – liczba punktów za cenę (całkowita kwota brutto);
Cn – najniższa cena ofertowa (całkowita kwota brutto);
Cb – cena (całkowita kwota brutto) badanej oferty;
W – waga = 100.
VIII. ZAKRES WYKLUCZENIA PODMIOTÓW Z UDZIAŁU W NINIEJSZYM ZAMÓWIENIU (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Ope- racyjnego Kapitał Ludzki, 3.1.3.1. Podsekcja 1 – Zasada konkurencyjności, pkt. 8)
Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z Zamawiającym oso- bowo lub kapitałowo, z zastrzeżeniem pkt. 12 lit b Wytycznych. Przez powiązania kapita- łowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wyko- nującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowa- dzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełno- mocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
IX. Miejsce i termin składania ofert:
Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem poczty (z dopiskiem ) na adres: ul. Chodakowska 19/31, 03-816 Warszawa lub mailem na adres karina@firmyrodzinne.pl do dnia 31.01.2014 do godz. 18.00.
Dodatkowe informacje drogą mailową: karina@firmyrodzinne.pl lub telefonicznie pod nr telefonu: 669 430 660
Termin związania ofertą – 30 dni od daty upływu składania ofert.
Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, któ- ry zaoferuje najniższą cenę oraz wykaże dopasowanie oferty do potrzeb organizatora. Wy- konawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny w sytuacji, kiedy podane wartości w zwycięskiej ofercie odbiegać będą od cen rynkowych, lub kiedy będą znacząco odbiegać od kwoty jaką dysponuje Zamawiający na przedmiotowe zamówienie.
Uprzejmie informujemy, że:
• zastrzegamy sobie prawo do swobodnego wyboru oferty oraz do unieważnienia kon- kursu ofert bez podania przyczyny
• nie ponosimy kosztów związanych z przedstawieniem oferty
Zapytanie ofertowe kierujemy do kilku firm i zdajemy sobie sprawę, że powyższy zapytanie może nie wyczerpać wszystkich nasuwających się wątpliwości, dlatego, przed przesłaniem do nas oferty, zapraszamy do kierowania pytań.
Jeżeli zdecydują się Państwo nie odpowiadać na powyższe zapytanie, bardzo prosimy o taką informację i zapewniamy, że nie będzie to miało wpływu na kierowanie do Państwa zapytań ofertowych w przyszłości.
Z poważaniem Karina Knyż-Grzywa
Załącznik 1
Działanie Ilość dni Planowana liczba osób Data
Konferencja szkoleniowa otwierająca (jedna duża sala na 60-80 osób oraz 4 mniejsze sale szkoleniowe)
2 dni 70 11-12.02.2014
Szkolenie nr 1
(jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na 15-20 osób)
Grupa 1 2 dni 15 11-12.03.2014
Grupa 2 2 dni 15 11-12.03.2014
Grupa 3 2 dni 15 18-19.03.2014
Grupa 4 2 dni 15 18-19.03.2014
Grupa 5 2 dni 15 18-19.03.2014
Szkolenie nr 2
(jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na 15-20 osób)
Grupa 1 2 dni 15 08-09.04.2014
Grupa 2 2 dni 15 08-09.04.2014
Grupa 3 2 dni 15 15-16.04.2014
Grupa 4 2 dni 15 15-16.04.2014
Grupa 5 2 dni 15 15-16.04.2014
Konferencja szkoleniowa
(jedna duża sala na 60-80 osób oraz 2 mniej- sze sale szkoleniowe)
2 dni 70 20-21.05.2014
Szkolenie nr 3
(jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na 15-20 osób)
Grupa 1 2 dni 15 10-11.06.2014
Grupa 2 2 dni 15 10-11.06.2014
Grupa 3 2 dni 15 17-18.06.2014
Grupa 4 2 dni 15 17-18.06.2014
Grupa 5 2 dni 15 17-18.06.2014
Konferencja szkoleniowa
(jedna duża sala na 60-80 osób oraz 2 mniej- sze sale szkoleniowe)
2 dni 70 15-16.07.2014
„FORMULARZ OFERTOWY”
do zamówienia nr POKL.02.01.14/IFR/2
Nazwa oferenta:………..
Adres: ………..……….
Tel:...
e-mail:………
Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na zamówienia w trybie zapytania o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 w ramach poddziałania 2.1.3 POKL współfinansowanego przez Unię Europejską ze środ- ków Europejskiego Funduszu Społecznego:
Oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym w kwocie:
Kryterium Kwota brutto za jeden
dzień
Kwota brutto za całość zgodnie z załącznikiem nr 1
Cena wynajęcia sali wraz z do- stępem do wymienionych w pkt.
III pomieszczeń
Kryterium Kwota brutto za osobę,
za 1 dzień szkoleniowy
Kwota brutto za całość, zgodnie z załącznikiem nr 1
Koszt przerw kawowych zawie- rających kawę, herbatę, soki (3
rodzaje), wodę oraz kanapki (pierwsza poranna przerwa ka- wowa) lub ciasta – 2 rodzaje (kolejne przerwy kawowe)
Kryterium Kwota brutto za osobę Kwota brutto za całość, zgodnie z załącznikiem nr 1
Catering
• Lunch (dwa dania, deser, woda, soki (3 rodzaje)
• Kolacja
………..zł
………..zł
………..zł
………..zł
Kryterium Kwota brutto za pokój Kwota brutto za całość zgodnie z załącznikiem nr 1 w tym:
…………..
pokoi 2-osobowych
…………..
pokoi jednoosobowych
• Nocleg w pokoju 2- osobowym
• Nocleg w pokoju 1- osobowym
………..zł
………..zł
………..zł Nie dotyczy
• Oświadczam, że zapoznałem/am się się ze Zapytaniem Ofertowym, przyjmuję wa- runki w nim zawarte i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
• Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym.
• W przypadku przyznania mi zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
• Ponadto oświadczam, że:
• Nie jestem powiązany/a osobowo i kapitałowo z Zamawiającym tj. nie uczestniczę w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. Nie posiadam co naj- mniej 10% udziałów lub akcji Zamawiającego. Nie pełnię funkcji członka organu nadzorczego, zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika.
Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty:
1) Zdjęcie pokoju
2) zdjęcie sali szkoleniowej 3) ………
...
Data i podpis oferenta
