WZÓR UMOWY DZI.261.10.2021
Ostateczna treść umowy może ulec zmianie w zakresie
nie zmieniającym istotnych postanowień wzoru umowy i wymagań ofertowych
zawarta w dniu ... …..2021 r. w Krakowie pomiędzy:
Instytutem Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków, wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych pod nr RIN-III-61/04, nr NIP: 675 000 04 44, REGON: 000326983, reprezentowanym przez:
1. prof. dr hab. Tadeusza Lesiaka - Dyrektora przy udziale
2. mgr inż. Małgorzaty Jasiówki - Głównego Księgowego zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym lub IFJ PAN
a
………., reprezentowaną(ym) przez:
……….
zwaną(ym) dalej Wykonawcą
Umowę niniejszą zawarto w wyniku przeprowadzonego przez Zamawiającego konkursu, na podstawie zebranych ofert nie objętego ustawą Prawo zamówień publicznych,
zgodnie z Regulaminem postępowania konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie, nie objęte ustawą Prawo zamówień publicznych wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora IFJ PAN nr 7/2021 z dnia 27 stycznia 2021 r.
§ 1
Przedmiotem niniejszej umowy jest opieka serwisowa oprogramowania komputerowego Symfonia ERP firmy Sage zainstalowanego w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, 31-342 Kraków, ul. Radzikowskiego 152, zgodnie z formularzem oferty Wykonawcy z dnia ….. r. stanowiącym integralną część umowy.
§ 2
1. Osobą/osobami odpowiedzialną/odpowiedzialnymi za realizację umowy ze strony Zamawiającego jest/są: ....
2. Osobą/osobami upoważnioną i odpowiedzialną/upoważnionymi i odpowiedzialnymi za realizacją umowy ze strony Wykonawcy jest/są: ....
3. Zmiana osób, numerów telefonów lub adresów e-mail określonych w pkt. 1 i 2 może nastąpić na podstawie przekazanej drugiej Stronie informacji i nie wymaga formy aneksu.
§ 3
1. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zapewnia:
1) wyznaczenie stałych opiekunów serwisowych firmy;
2) priorytetową obsługę zgłoszeń;
3) gwarantowany czas reakcji tj. czas przystąpienia do czynności naprawy przez opiekuna serwisowego na wezwanie serwisowe Zamawiającego:
a) w przypadku błędów/usterek krytycznych, uniemożliwiających pracę na oprogramowaniu, czas reakcji opiekuna serwisowego wynosi maksymalnie 4 godziny; czas przywrócenia systemu do pracy do 24 godzin od momentu zgłoszenia;
b) w przypadku błędów niekrytycznych oprogramowania, które nie powodują przestoju w pracy na oprogramowaniu – czas na usunięcie błędu - do 3 dni roboczych od momentu zgłoszenia, z zastrzeżeniem, że jeśli dotrzymanie terminu 3 dni roboczych będzie niemożliwe ze względów technicznych to przywrócenie systemu do pracy nastąpi w terminie uzgodnionym przez strony;
c) w przypadku prac polegających na dodaniu nowej funkcjonalności lub modyfikacji sposobu działania programu, czas wykonania usługi będzie uzgodniony przez strony;
d) w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego błędu systemowego w funkcjonowaniu oprogramowania będącego przedmiotem zamówienia, o ile błąd leży po stronie Wykonawcy, czas na usunięcie tego błędu będzie uzgodniony przez strony;
4) stałą, bieżącą opiekę nad systemem obejmującą wykonywanie usług utrzymania systemu;
5) możliwość korzystania z konsultacji telefonicznych i osobistych;
6) pomoc techniczną poprzez zdalny pulpit;
7) instalowanie nowych wersji przedmiotowego oprogramowania;
8) aktualizację prawną oprogramowania;
9) doradztwo w zakresie: rozbudowy środków informatycznych, reinstalacji
oprogramowania, dokonywania dodatkowych instalacji oprogramowania (tworzenie nowych stanowisk pracy);
10) bieżące optymalizowanie konfiguracji oprogramowania, uwzględniające potrzeby Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest do obsługi zgłoszeń w dni robocze (od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 7:00 do 16:00.
3. Wykonawca oświadcza, że posiada polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.
4. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony przez producenta oprogramowania tj. firmę Sage do wykonywania usług utrzymania systemu.
§ 4
1. W ramach niniejszej umowy Zamawiający jest zobowiązany do:
a) dokonywania czynności zaleconych przez Wykonawcę, w szczególności czynności związanych z bezpieczeństwem pracy systemu;
b) nie dokonywania żadnych zmian w konfiguracji oprogramowania objętego niniejszą umową;
c) zapewnienia możliwości dostępu zdalnego do stacji roboczych i komputerów będących serwerami baz danych w celach serwisowych.
2. W przypadku wykonywania przez Wykonawcę w ramach niniejszej umowy czynności na nośnikach danych innych niż fiskalne, w czasie których zawsze może dojść do
przypadkowej utraty lub zniekształcenia danych, Zamawiający będzie zobligowany do zabezpieczenia danych poprzez wykonanie ich kopii bezpieczeństwa przed
przystąpieniem przez Wykonawcę do wykonania czynności w ramach niniejszej umowy.
Nie wykonanie takiego zabezpieczenia przez Zamawiającego wyłącza odpowiedzialność Wykonawcy za szkodę Zamawiającego w postaci zniekształcenia lub utraty
jakiegokolwiek fragmentu danych z nośnika poddanego działaniu Wykonawcy w ramach niniejszej umowy.
§ 5
1. Całkowita wartość umowy nie przekroczy …zł brutto (słownie: … złotych brutto …/100).
2. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości: … zł netto + należny podatek VAT za 1 godzinę pracy serwisowej.
3. Wynagrodzenie obliczone będzie na podstawie raportu (zestawienia) zawierającego:
ilości godzin wykorzystanych na pracę serwisową w danym okresie rozliczeniowym a także termin (data i godzina) zgłoszenia, termin (data i godzina) wykonania usługi, imię i nazwisko osoby zgłaszającej ze strony Zamawiającego.
4. Okresem rozliczeniowym w ramach niniejszej umowy jest miesiąc kalendarzowy.
5. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie miesięczne z tytułu wykonywania niniejszej umowy w wysokości określonej na podstawie rzeczywistej ilości godzin wykorzystanych na pracę serwisową w danym okresie rozliczeniowym na
podstawie raportu o którym mowa w pkt. 3.
6. Godziny rozliczane będą w następujący sposób:
- prace wykonywane w siedzibie Zamawiającego rozliczane będą z dokładnością do 30 minut,
- prace wykonywane zdalnie rozliczane będą z dokładnością do 30 minut.
7. Wykonawca gwarantuje, że cena jednostkowa podana w formularzu oferty będzie stała w trakcie obowiązywania niniejszej umowy.
8. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury VAT bez podpisu ze strony Zamawiającego.
9. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT, każdorazowo w terminie 30 dni od
daty otrzymania faktury.
10. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia prawidłowo wystawionej faktury VAT do 10 roboczych następnego miesiąca.
11. Strony postanawiają, że zapłata nastąpi w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
12. Wykonawca, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT oświadcza, że numer rachunku bankowego wskazany na fakturze został umieszczony w wykazie, o którym mowa w art.
96b ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (tzw. biała lista podatników VAT). W przypadku gdyby jednak wskazany przez Wykonawcę rachunek nie był wskazany w ww. wykazie to strony ustalają, że Zamawiający jest uprawniony do
dokonania zapłaty na wybrany przez siebie rachunek bankowy Wykonawcy widniejący w ww. wykazie.
13. W przypadku, gdy obowiązek zapłaty mechanizmem podzielonej płatności wynika z obowiązujących przepisów prawa Zamawiający dokona zapłaty faktury VAT
mechanizmem podzielonej płatności, przewidzianym w art. 108 a ustawy o podatku od towarów i usług. W pozostałych przypadkach Zamawiający uprawniony będzie do zapłaty ceny lub jej części, wynikającej z faktury VAT mechanizmem podzielonej płatności.
§ 6
1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na przedmiot umowy. Termin gwarancji wynosi … miesięcy od dnia zamknięcia zgłoszenia serwisowego.
2. Wykonawca nieodpłatnie usunie błąd programu, wynikający z nieprawidłowego wykonania zgłoszenia (wadę) w terminie do 3 dni roboczych od czasu zgłoszenia wady przez Zamawiającego, gdy wada pojawi się w terminie o którym mowa w pkt. 1 niniejszego paragrafu.
3. Jeżeli przed przystąpieniem do wykonania usług naprawczych lub w ich toku okaże się, że błąd powstał na skutek okoliczności, za które wykonawca nie ponosi
odpowiedzialności, wówczas prace naprawcze będą wykonane odpłatnie.
§ 7
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje od daty zawarcia umowy do 28.02.2023 roku.
2. Niniejsza umowa wygasa przed upływem okresu czasu jej trwania z dniem wyczerpania środków, o których mowa w § 5 pkt 1.
3. Jeżeli w trakcie trwania umowy zlecone usługi nie wyczerpią wartości określonej w § 5 pkt 1 to Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia względem
Zamawiającego.
4. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę za pisemnym, jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia bez podania powodu rezygnacji.
5. Wypowiedzenie skutkuje na koniec miesiąca kalendarzowego, następującego po
miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie.
6. Zamawiający może rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia postanowień umownych.
§ 8
1. Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w formie kar umownych.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
a) za przekroczenie ustalonych terminów opisanych w § 3 ust. 1 pkt 3) lit. a w wysokości 50 zł brutto za każdą rozpoczętą godzinę;
b) za przekroczenie ustalonych terminów opisanych w § 3 ust. 1 pkt 3) lit. b, c, d w wysokości 50 zł brutto za każdy dzień opóźnienia;
c) z tytułu niewykonania lub nieprawidłowego wykonywania umowy w wysokości 10%
wynagrodzenia określonego w § 5 pkt. 1. za każdy stwierdzony przypadek;
d) z tytułu odstąpienia od umowy lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, z przyczyn występujących po stronie Wykonawcy, w wysokości 10% wynagrodzenia określonego w § 5 pkt. 1.
e) za każdy stwierdzony przypadek naruszenia, o którym mowa w § 9 pkt 2 i 6, w wysokości 50.000,00 zł.
3. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia należnych kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy.
4. Jeżeli zastrzeżona kara nie pokryje poniesionej szkody Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
5. Kary umowne płatne będą w terminie 7 dni od daty wystawienia właściwego dokumentu księgowego.
§ 9
1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wobec osób trzecich wszelkich materiałów, dokumentów oraz informacji zwanych dalej „Informacjami” otrzymanych lub uzyskanych od Zamawiającego w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej w związku z realizacją opieki serwisowej oprogramowania komputerowego, o którym mowa w § 1 umowy.
2. Obowiązek określony w pkt. 1 obejmuje w szczególności Informacje dotyczące konfiguracji, architektury sieci, wykorzystanych rozwiązań i urządzeń oraz danych zarejestrowanych na jego elektronicznych nośnikach informacji.
3. Wykonawca zobowiązuje się poinformować o obowiązkach określonych w pkt. 1 i 2 wszystkie osoby, które z uwagi na udział w realizacji niniejszej umowy będą miały
styczność z Informacjami. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie naruszenia z nimi związane przez osoby wyżej wskazane jak za działania własne.
4. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się do dołożenia wszelkich starań, aby środki łączności wykorzystywane przez nich do odbioru, przekazywania oraz przechowywania
Informacji gwarantowały ich zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich, nie upoważnionych do zapoznania się z nimi.
5. Zamawiający i Wykonawca oświadczają, że dysponują stosownymi procedurami oraz zabezpieczeniami umożliwiającymi zagwarantowanie poufności przekazywanych sobie nawzajem Informacji.
6. Wykonawca nie ma prawa wynoszenia na elektronicznych nośnikach informacji poza siedzibę Zamawiającego (przesyłania) jakichkolwiek danych źródłowych oprogramowania komputerowego firmy Sage oraz danych źródłowych przetwarzanych przez to
oprogramowanie.
7. Wykonawca oświadcza, że z powierzonymi przez Zamawiającego danymi osobowymi będzie postępował zgodnie z umową dot. powierzenia danych osobowych, która stanowi załącznik do niniejszej umowy.
§ 10
Wykonawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody Zamawiającego powstałe w przypadku niewłaściwej eksploatacji oprogramowania opisanego w § 1 niniejszej umowy przez Zamawiającego, jak również wykonywania w stosunku do nich czynności konserwacyjnych, naprawczych, instalacyjnych przez osoby inne niż wyznaczone w tym celu przez Wykonawcę. Wykonawca nie odpowiada także za szkody będące następstwem nie wywiązywania się lub niewłaściwego wywiązywania się przez Zamawiającego z obowiązków nałożonych na niego w niniejszej umowie.
§ 11
Za przypadki siły wyższej, które uwalniają strony od wypełnienia zobowiązań umownych na czas trwania siły wyższej, uznaje się nieprzewidziane wydarzenia, które wystąpią niezależnie od woli stron i po zawarciu niniejszej umowy, a którym strona nie będzie mogła zapobiec, przy zastosowaniu należytej staranności, udaremniając całkowicie lub częściowo wykonanie zobowiązań umownych, jak np.: pożar, powódź, trzęsienie ziemi, strajk, wojna, mobilizacja, działania wojenne wroga, rekwizycja, embargo lub zarządzenia władz. Nie uznaje się za siłę wyższą braku siły roboczej, materiałów i surowców chyba, że jest to spowodowane siłą wyższą.
§ 12
1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie IFJ PAN, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.
2. Ewentualne roszczenia odszkodowawcze Wykonawcy z tytułu odstąpienia od umowy rozpatrywane będą w trybie negocjacji z Zamawiającym.
§13
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami umowy mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.
3. Spory powstałe na tle wykonania umowy rozstrzygać będzie Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 14
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
Wykonawca Zamawiający
