6.1. Wszystkie zasady wystawiania faktur
Ewelina Dulęba
6.1. Wszystkie zasady wystawiania faktur
Faktura stanowi podstawowy dokument, który potwierdza dokonanie transakcji gospodarczej.
Jest dokumentem o szczególnym charakterze ponieważ oprócz pełnienia zwykłej funkcji dokumentacyjnej:
● stanowi najważniejszy dokument, z którego wynikają kwoty podatku naliczonego, a ich otrzymanie może decydować o okresie rozliczeniowym powstania prawa do tego podatku,
● może niekiedy wpływać na moment
powstania obowiązku podatkowego u
sprzedawcy.
6.1. Wszystkie zasady wystawiania faktur kto jest obowiązany wystawić fakturę Na podstawie przepisów art. 106b ustawy o VAT czynności do
których stosuje się polskie przepisy o wystawianiu faktur (mowa o nich w art. 106a ustawy o VAT) można podzielić na dwie grupy:
Są to czynności podlegające:
● bezwzględnemu obowiązkowi fakturowania,
● obowiązkowi fakturowania tylko na żądanie nabywcy.
6.1. Wszystkie zasady wystawiania faktur kto jest obowiązany wystawić fakturę Czynności podlegające bezwzględnemu obowiązkowi fakturowania to z
zastrzeżeniem czynności zwolnionych z VAT, co do zasady wszystkie czynności, o których mowa w art. 106a ustawy o VAT, dokonywane przez podatników na rzecz:
● innych podatników podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze,
● osób prawnych niebędących podatnikami.
Zatem, zgodnie z powyższym stwierdzić należy, że bezwzględnemu obowiązkowi fakturowania nie podlegają czynności dokonywane przez podatnika na rzecz:
● osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
● niebędących podatnikami jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej,
● osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dokonują zakupów prywatnie (nie działają w charakterze podatnika VAT lub w imieniu innego podmiotu będącego takim podatnikiem).
Od zasady tej istnieją jednak dwa wyjątki, a dotyczą:
Sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
Wewnątrzwspólnotowych dostaw nowych środków transportu
6.1. Wszystkie zasady wystawiania faktur kto jest obowiązany wystawić fakturę
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie odrębnymi przepisami ustawy o VAT (dotyczy to m.in. usług dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej).
6.1. Wszystkie zasady wystawiania faktur kto nie jest obowiązany wystawić fakturę Stosownie zaś do art. 106b ust. 2 podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej przedmiotowo od podatku na
podstawie przepisów ustawy o VAT (np. dostawa terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane, świadczenie usług pomocy społecznej, usługi transportu sanitarnego) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków
stosowania tych zwolnień.
!!! Zwróć uwagę, że: Podatnik zwolniony podmiotowo od podatku VAT nie jest obowiązany do wystawienia faktury. Powyższe przepisy nie oznaczają jednak, że podatnik dokonujący ww. czynności nie ma prawa do wystawiania faktury je
dokumentującej.
Faktury na żądanie
Szczególną sytuacją jest obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy co reguluje art. 106b. ust. 3 ustawy o VAT:
Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, z wyjątkiem czynności, o których mowa odpowiednich przepisach ustawy o VAT (np.
świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej) oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z zasad ogólnych, tj. gdy żądanie zostanie zgłoszone przez nabywcę pełniącego rolę konsumenta,
2) sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z podatku VAT (na podstawie przepisów ustawy lub stosownego rozporządzenia) oraz sprzedaż dokonywaną przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego w podatku VAT.
Powyższy obowiązek wystawienia faktury na żądanie dokumentującej sprzedaż zwolnioną przedmiotowo od podatku nie dotyczy rolnika ryczałtowego dokonującego dostaw produktów rolnych oraz świadczącego usługi rolnicze.
!!! WAŻNE !!!
Obowiązek wystawienia faktury na żądanie wystąpi wówczas, gdy żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty !
Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur na żądanie nabywcy
Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur na żądanie nabywcy
Z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT wynika, że obowiązek wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej nie dotyczy czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, a więc:
● dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
● świadczenia usług telekomunikacyjnych,
● świadczenia usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (czyli usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody wody, usług
związanych z odpadami, usług zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych),
● świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu oraz usług o podobnym charakterze,
● świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
● świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
● świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Faktury wystawiane za podatnika
Czy faktury mogą być wystawiane za podatnika ?
Jak wskazuje art. 106d ust. 1 pkt. 1-3 ustawy o VAT faktury mogą być wystawiane przez nabywców towarów i usług, jeśli dotyczą:
● sprzedaży (tj. dostawy towarów w kraju, świadczenia usług w kraju, eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów); w tym również, gdy jest ona dokonywana przez podatników zagranicznych na rzecz „polskich” odbiorców;
● zaliczek (i wszelkich innych płatności dokonywanych przed dostawą towarów lub świadczeniem usług) na poczet ww. czynności;
● dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez „polskiego” podatnika, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.
● Przepisy wymagają jednak łącznego spełnienia dwóch warunków, aby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę, a mianowicie:
● powinna istnieć umowa w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika będącego dostawcą,
● w umowie powinna być określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika będącego dostawcą.
Faktury wystawiane za podatnika
Art. 106d ust. 2 wskazuje z kolei, że faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.
Faktury dokumentujące dostawę towarów dokonywaną w trybie egzekucji, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy, wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika:
1) organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
2) komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.
Co powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura ?
Co powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura ?
Przede wszystkim musisz wiedzieć, że przepisy nie określają obowiązujących wzorów faktur ale wymaganą minimalną treść.
Przepisy art. 106e ustawy o VAT określają trzy grupy elementów faktur. Są to:
● elementy obowiązkowe (art. 106e ust. 1-3 ustawy o VAT),
● elementy, których nie zawierają niektóre faktury (art. 106e ust. 4 ustawy o VAT),
● elementy fakultatywne (dodatkowe) (art. 106e ust. 5 ustawy o VAT).
(szczegóły w notatkach)
Terminy wystawiania faktur
Ogólny termin wystawiania faktur:
Zgodnie z art. 106i ust. 1 fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-8.
!!! Terminu wystawienia faktury nie należy
utożsamiać z terminem jej wydania, przesłania
lub udostępnienia, który nie jest określony
przepisami.
Terminy wystawiania faktur
Faktury zaliczkowe a termin wystawiania faktur:
Zgodnie z art. 106i ust. 2 jeżeli przed
dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem
usługi otrzymano całość lub część zapłaty,
fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia
miesiąca następującego po miesiącu, w którym
otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Terminy wystawiania faktur
Sytuacje szczególne a terminy wystawiania faktur:
Ogólny termin wystawiania faktur dotyczy większość, ale nie wszystkich czynności. Dla niektórych bowiem ustawodawca przewidział szczególne terminy wystawiania faktur. A mianowicie fakturę wystawia się nie później niż:
a) 30 dnia od dnia wykonania usług - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
b) 60 dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych,
c) 90 dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek - z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),
d) z upływem terminu płatności -– w przypadku:
-dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
-świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług stanowiących import usług,
e) 7 dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie wystawiać się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania,
Terminy wystawiania faktur
Co do zasady, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi (art. 106i ust. 7 pkt 1-2 ustawy o VAT).
Jednak w przypadkach określonych przepisami art. 106i ust. 8 ustawy o VAT faktury mogą być przez podatników wystawiane dowolnie wcześnie, jeżeli zawierają informację, jakiego okresu dotyczą. Możliwość ta odnosi się do faktur dokumentujących:
świadczenie usług oraz dostawy towarów, dla których w związku z ich świadczeniem ustalone są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń;
czynności wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, a mianowicie:
a) dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, b) świadczenia usług telekomunikacyjnych,
c) świadczenia usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (czyli usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody wody, usług związanych z odpadami, usług zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych),
d) świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu oraz usług o podobnym charakterze, e) świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, f) świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
g) świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
