Cezary Szydáowski
LOGISTYKA W URZĉDZIE ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
1. WPROWADZENIE
Logistyka jako koncepcja fizycznego przepáywu dóbr jest obecna we wszystkich sferach i dziedzinach naszego Īycia. Bardzo czĊsto w literaturze moĪna spotkaü stwierdzenie, Īe logistyka jest swego rodzaju filozofią, koncepcją zarządzania i koordynowania przepáywu dóbr. Dlatego teĪ bardzo trudno jest dzisiaj wyobraziü sobie sprawne i efektywne zarządzanie organizacjami (nieza-leĪnie od formy wáasnoĞci oraz sektora) bez umiejĊtnego koordynowania przepáywami w danym podmiocie oraz pomiĊdzy kooperantami w ramach áaĔcucha dostaw.
WiĊkszoĞü publikacji, opracowaĔ i badaĔ koncentruje siĊ gáównie na pro-blemach związanych z problematyką logistyki w przedsiĊbiorstwach oraz w wojskowoĞci i bezpieczeĔstwie publicznym. Zdecydowanie mniejszą uwagĊ autorzy opracowaĔ poĞwiĊcają problematyce logistyki związanej z szeroko rozumianym przepáywem dóbr i osób w organizacjach publicznych (uwzglĊdnia-jących urzĊdy administracji publicznej). Niedostrzeganie przez logistyków tej problematyki sprawia, Īe wszyscy jako podatnicy moĪemy ponosiü nieuzasad-nione koszty nieefektywnego przepáywu dóbr.
Z uwagi na powyĪsze celem niniejszego artykuáu jest zaprezentowanie oraz omówienie podstawowych zagadnieĔ logistyki w urzĊdach administracji publicznej.
PrzedsiĊbiorstwa, których funkcjonowanie oraz byt na rynku jest uzaleĪnio-ny od optymalizacji kosztów przepáywu dóbr oraz od efektywnego zarządzania nimi, juĪ dawno wdroĪyáy i wciąĪ udoskonalają swoje systemy logistyczne. UmiejĊtne zarządzanie transportem, prawidáowa gospodarka magazynowa, sprawne systemy informatyczne to tylko niektóre elementy logistyki istotne zarówno dla dziaáalnoĞci przedsiĊbiorstw, jak i urzĊdów. Dostrzeganie przez menedĪerów publicznych zaleĪnoĞci pomiĊdzy poszczególnymi procesami realizowanymi w urzĊdzie a rolą w nich logistyki moĪe przynieĞü wymierne efekty dla urzĊdu. Urząd, jak kaĪda organizacja, na co dzieĔ zmaga siĊ z
prze-
páywem zarówno dóbr, jak i ludzi. Skala tych przepáywów jest uzaleĪniona od posiadanych przez urząd kompetencji oraz wynikających z nich zadaĔ do realizacji. Poza tym naleĪy podkreĞliü, Īe organy wáadzy publicznej w dobie kryzysu powinny przywiązywaü wiĊkszą wagĊ do minimalizacji kosztów swojej dziaáalnoĞci. Takie podejĞcie do logistyki w urzĊdzie winien determinowaü fakt, Īe ich dziaáalnoĞü jest finansowana z danin nakáadanych przez paĔstwo na wszystkich obywateli.
Ponadto poza logistyką w samym urzĊdzie istotne są równieĪ jego powiąza-nia z innymi podmiotami w ramach funkcjonujących w gospodarce áaĔcuchów dostaw. UrzĊdy administracji publicznej stanowią coraz czĊĞciej waĪne ogniwo w áaĔcuchach dostaw wielu podmiotów gospodarczych. PrzedsiĊbiorstwa dostrzegają rolĊ oraz znaczenie podmiotów publicznych w zarządzaniu wáasnym áaĔcuchem dostaw. Powiązania pomiĊdzy przedsiĊbiorstwami, hurtownikami a urzĊdami wynikają choüby z obowiązującego systemu zamówieĔ publicznych. W systemie tym organizacje publiczne są obowiązane realizowaü zakupy dóbr i usáug poprzez postĊpowania o zamówienie publiczne (na przykáad przetargi na dostawy Ğrodków transportu – samochodów dla urzĊdu).
2. POJĉCIE I ZADANIA LOGISTYKI
Logistyka rozumiana jako przepáyw áadunków oraz osób towarzyszy nam od zarania wieków. JuĪ w staroĪytnoĞci Grecy oraz Rzymianie podejmowali rozwaĪania nad optymalizowaniem przepáywów wojsk oraz usprawnieniem systemów ich zaopatrywania w trakcie prowadzenia podbojów nowych obsza-rów. Dowodzą tego choüby historyczne wzmianki o wielkich przedsiĊwziĊciach militarnych staroĪytnego imperium rzymskiego. Wspóáczesna logistyka najczĊ-Ğciej wiąĪe siĊ z przepáywem dóbr materialnych, których podstawowym celem jest zaspokajanie potrzeb klientów przy optymalizacji kosztów tego przepáywu. Początków logistyki upatruje siĊ gáównie w wojskowoĞci, poniewaĪ umiejĊtne przemieszczanie dostĊpnych zasobów wojska, efektywne zaopatrywanie od-dziaáów w sprzĊt, wyposaĪenie, ĪywnoĞü itd., optymalizowanie drogi przemar-szów, wáaĞciwe ulokowanie magazynów byáy podstawą do osiągania sukcesów militarnych na polu walki1.
DoĞwiadczenia oraz rozwiązania logistyczne ze sfery wojskowoĞci, szcze-gólnie te z okresu II wojny Ğwiatowej, zaczĊto stopniowo wdraĪaü takĪe w obszarach dziaáalnoĞci gospodarczej. PrzedsiĊbiorcy w okresie po II wojnie Ğwiatowej wyraĨnie dostrzegli zalety uĪywanych rozwiązaĔ technicznych oraz
1 M. Ciesielski, Rozwój koncepcji logistyki, [w:] D. Kisperska-MoroĔ, S. KrzyĪaniak (red.),
podejĞcia logistycznego stosowanego w wojskowoĞci i postanowili je wykorzy-staü w celu zoptymalizowania przepáywów dóbr na caáym Ğwiecie. Wynikiem tego byáa zmiana postrzegania przez menedĪerów wielu obszarów dziaáalnoĞci poszczególnych przedsiĊbiorstw zaliczanych obecnie do logistyki. Generalnie logistykĊ moĪna zdefiniowaü jako „pojĊcie oznaczające zarządzanie dziaáaniami przemieszczania i skáadowania, które mają uáatwiü przepáyw produktów z miejsc pochodzenia do miejsc finalnej konsumpcji, jak równieĪ związaną z nimi informacją w celu zaoferowania klientowi odpowiedniego poziomu obsáugi po rozsądnych kosztach”2
.
Logistyka diametralnie zmieniáa sposób zarządzania przedsiĊbiorstwem, wspomaga ona bowiem bardzo istotny proces w kaĪdej organizacji, jakim jest przepáyw dóbr zarówno pomiĊdzy poszczególnymi podmiotami, jak i wewnątrz danej organizacji. Ponadto obejmuje swoim zakresem procesy magazynowania, zarządzania zapasami, przepáywu informacji itd. NaleĪy takĪe podkreĞliü ogromną rolĊ transportu w logistyce jako niezbĊdnego elementu w procesie przemieszczania dóbr. Transport, jego rozwój i pozycja w gospodarce danego kraju zawsze determinowaáy zmiany w logistyce. Logistyka dostarcza wiedzy oraz rozwiązaĔ jak sprawnie, efektywnie i skutecznie zarządzaü przemieszcza-niem dóbr w gospodarce. PowyĪsze podejĞcie oznacza, Īe logistyka sprowadza siĊ przede wszystkim do „zarządzania dwoma podstawowymi strumieniami:
1) przepáywem rzeczowym, czyli przepáywem dóbr materialnych od do-stawców przez centra dystrybucji do sklepów;
2) przepáywem informacji, czyli przepáywem danych na temat popytu od koĔcowego nabywcy przez system zaopatrzenia do dostawców oraz danych na temat dostaw od dostawców do detalisty, niezbĊdnych do wáaĞciwego planowa-nia i sterowaplanowa-nia przepáywem dóbr”3.
Zarządzanie powyĪszymi przepáywami stanowi w logistyce podstawowe zagadnienie wymagające ciągáej analizy i doskonalenia. Nieodáącznie wiąĪe siĊ ono z procesem zarządzania áaĔcuchem dostaw. KaĪdy proces produkcji, realizacji usáugi wymaga bowiem niezbĊdnych surowców, póáproduktów, narzĊdzi oraz technologii. Jego efektem koĔcowym jest produkt, który coraz czĊĞciej jest wynikiem bardzo skomplikowanego oraz záoĪonego procesu produkcji, przetworzenia, montaĪu itd. ĩadna dziaáalnoĞü produkcyjna, usáugo-wa nie mogáaby byü realizowana bez efektywnego i skutecznego systemu zaopatrzenia organizacji w surowce, póáprodukty, podzespoáy czy teĪ narzĊdzia pracy (technologie wraz z oprzyrządowaniem). WiĊkszoĞü podmiotów gospo-darczych oraz instytucji nie byáaby w stanie realizowaü swojej misji i celów bez wspóápracy z innymi podmiotami z róĪnych branĪ i sektorów (kooperantami,
2
F.J. Beier, K. Rutkowski, Logistyka, Wydawnictwo SGH, Warszawa 1995, s. 16, za: Cz. Skowronek, Z. Sarjusz-Wolski, Logistyka w przedsiĊbiorstwie, PWE, Warszawa 2008, s. 16.
3
urzĊdami). PowyĪsza wspóápraca przybiera zazwyczaj formĊ dziaáalnoĞci w ramach áaĔcucha dostaw.
W literaturze spotykamy wiele definicji áaĔcucha dostaw. Jedna z nich uznaje, Īe „áaĔcuch dostaw to wspóádziaáające w róĪnych obszarach firmy wydobywcze, produkcyjne, handlowe, usáugowe oraz ich klienci, miĊdzy którymi przepáywają strumienie produktów, informacji i Ğrodków finanso-wych”4.àaĔcuch dostaw zatem to zarządzanie takimi procesami, jak zaopatrze-nie w surowce, wytwarzazaopatrze-nie produktów, ich pakowazaopatrze-nie oraz dystrybucja do klientów5. Przedmiotowe procesy zachodzą czĊsto na bardzo rozlegáych obsza-rach. WiąĪe siĊ to z generowaniem znacznych kosztów danej dziaáalnoĞci (transportu, magazynowania). DąĪenie do ograniczania kosztów dziaáalnoĞci jest jednym z istotnych zagadnieĔ rozpatrywanych przez menedĪerów logistyki6.
Przemieszczanie dóbr i uczestnictwo w áaĔcuchu dostaw oraz zarządzanie tym procesem nie dotyczą tylko podmiotów komercyjnych (przedsiĊbiorstw), ale obejmują takĪe podmioty publiczne, organizacje pozarządowe (naleĪące do tzw. trzeciego sektora). Nabierają one dla nich coraz wiĊkszego znaczenia. Na podstawie przedstawionych powyĪej definicji moĪna stwierdziü, Īe do katalogu zadaĔ logistyki w wiĊkszoĞci organizacji moĪna zaliczyü7:
Ɣ przemieszczanie i transport dóbr oraz osób,
Ɣ magazynowanie i skáadowanie dóbr (póáproduktów, podzespoáów, wyro-bów gotowych),
Ɣ pakowanie (zarówno wyrobów gotowych, jak i innych dóbr na przykáad na potrzeby przewozów kurierskich paczek, przesyáek itp.),
Ɣ manipulacjĊ materiaáami, wyrobami gotowymi (na przykáad skáadowa-nymi na paletach w magazynie),
Ɣ kontrolĊ zapasów (na przykáad w procesie produkcji, dystrybucji itp.), Ɣ realizacjĊ zamówieĔ poszczególnych klientów (zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji),
Ɣ prognozowanie popytu, Ɣ planowanie produkcji, Ɣ realizacjĊ zakupów,
Ɣ obsáugĊ klienta na odpowiednim poziomie (w celu zapewnienia jego peá-nej satysfakcji),
4
J. Witkowski, Zarządzanie áaĔcuchem dostaw. Koncepcje, procedury, doĞwiadczenia, PWE, Warszawa 2003, s. 17, [w:] M. Ciesielski, J. Dáugosz (red.), Strategie áaĔcuchów dostaw, PWE, Warszawa 2010, s. 13.
5
A. Harrison, R. van Hoek, Zarządzanie…., s. 33.
6
C. Szydáowski, Rola i znaczenie logistyki dla rozwoju regionu, [w:] P. DziekaĔski (red.), Wybrane aspekty konkurencyjnoĞci samorządu terytorialnego, WyĪsza Szkoáa Biznesu i Przed-siĊbiorczoĞci w Ostrowcu ĝwiĊtokrzyskim, Stowarzyszenie Nauka – Edukacja – Rozwój, OstrowiecĝwiĊtokrzyski 2011, s. 321–346.
7
Ɣ problematykĊ lokalizacji magazynów oraz zakáadów produkcyjnych, Ɣ zaáatwianie zwrotów,
Ɣ dostarczanie czĊĞci zamiennych oraz obsáugĊ posprzedaĪową (serwis), Ɣ gromadzenie oraz usuwanie odpadów.
PowyĪsze zadania związane z logistyką wystĊpują w wielu podmiotach, równieĪ w urzĊdach, jednakĪe w mniejszym zakresie niĪ ma to miejsce w przed-siĊbiorstwach. Liczba zadaĔ skáadających siĊ na logistykĊ Ğwiadczy o jej roli i znaczeniu w kaĪdej organizacji. Bez sprawnego koordynowania poszczegól-nymi procesami logistyczposzczegól-nymi nie moĪliwa jest realizacja misji danego podmio-tu, niezaleĪnie od jego formy wáasnoĞci czy teĪ zakresu dziaáalnoĞci.
3. LOGISTYKA W URZĉDACH ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
Aby funkcjonowaü, kaĪda organizacja musi mieü sprawne komórki odpo-wiedzialne za logistykĊ. NajczĊĞciej logistyka jest analizowana, opisywana i postrzegana przez pryzmat jej roli w dziaáalnoĞci podmiotów gospodarczych oraz instytucji i podmiotów odpowiedzialnych za bezpieczeĔstwo paĔstwa (wewnĊtrzne i zewnĊtrzne). Rzadziej dostrzega siĊ rolĊ i funkcje logistyki w dziaáalnoĞci organizacji publicznych, takich choüby jak urzĊdy, specjalistycz-ne agencje rządowe (na przykáad Agencja Rynku Rolnego, Agencja Restruktu-ryzacji i Modernizacji Rolnictwa, Agencja Rezerw Materiaáowych i inne). DziaáalnoĞü urzĊdu nie jest moĪliwa bez systemów logistycznych zapewniają-cych realizacjĊ opisanych wczeĞniej zadaĔ.
Administracja publiczna to przede wszystkim wiele organizacji róĪnej wiel-koĞci, które realizują zadania przypisane im stosownymi aktami prawnymi. Ponadto naleĪy podkreĞliü, Īe menedĪerowie publiczni, realizując zadania danego urzĊdu, powinni przede wszystkim kierowaü siĊ interesem publicznym, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów dziaáania danej organizacji. Admini-stracja publiczna skupiająca bardzo duĪo róĪnych organizacji (urzĊdów admini-stracji rządowej i samorządowej) naleĪy do sektora publicznego, który „obejmu-je „obejmu-jednostki gospodarcze i spoáeczne, kierujące siĊ róĪnymi motywami dziaáania i przybierające róĪne ksztaáty instytucjonalne. W jego skáad wchodzą przedsiĊ-biorstwa typowo rynkowe, organizacje non-profit, instytucje rządowe, jednostki samorządu terytorialnego i ich podmioty wykonawcze niezaleĪnie od rodzaju wáasnoĞci”8.
UrzĊdy administracji publicznej nie naleĪą do komercyjnych podmiotów rynkowych prowadzących dziaáalnoĞü produkcyjną. Dlatego teĪ zakres zadaĔ logistyki w urzĊdzie bĊdzie stosunkowo wĊĪszy niĪ ma to miejsce w
przedsiĊ-8
E. Wojciechowski, Samorząd terytorialny w warunkach gospodarki rynkowej, PWN, War-szawa 1997, s. 18.
biorstwach produkcyjnych. UrzĊdy zajmują siĊ gáównie Ğwiadczeniem usáug na rzecz obywateli, związanych z realizacją ich zadaĔ statutowych, jednakĪe nie oznacza to, Īe nie muszą mieü w swoich strukturach organizacyjnych komórek odpowiedzialnych za logistykĊ. Zakres zadaĔ poszczególnych urzĊdów bardzo siĊ od siebie róĪni, tak samo jak ich struktury organizacyjne. Mimo to moĪna próbowaü okreĞliü katalog zadaĔ logistyki w urzĊdach. BĊdzie on oczywiĞcie katalogiem otwartym, poniewaĪ kaĪdy urząd z uwagi na swoją specyfikĊ i charakter przypisanych mu kompetencji moĪe mieü tych zadaĔ mniej lub wiĊcej. Do zadaĔ wspólnych w zakresie logistyki w poszczególnych urzĊdach administracji publicznej moĪna zaliczyü:
Ɣ przemieszczanie i transport dóbr oraz osób (wiele urzĊdów dysponuje wáasnym transportem, zapewniającym przemieszczanie zarówno dóbr, jak i osób),
Ɣ magazynowanie (na przykáad magazyn sprzĊtu przeciwpoĪarowego i ra-tunkowego – magazyny sprzĊtu Obrony Cywilnej, magazyn urzĊdu, w którym są skáadowane m.in. przybory i artykuáy piĞmienne, papier ksero, tonery, sprzĊt komputerowy, czĊĞci zamienne itp.),
Ɣ kontrolĊ zapasów (na przykáad w magazynie sprzĊtu przeciwpowodzio-wego itp.),
Ɣ realizacjĊ zakupów (w urzĊdach funkcjonują specjalistyczne komórki od-powiedzialne zarówno za proces realizacji zakupów, jak i zamówieĔ publicznych),
Ɣ obsáugĊ klienta na odpowiednim poziomie,
Ɣ problematykĊ lokalizacji magazynów (dotyczy to w szczególnoĞci lokali-zacji magazynów sprzĊtu przeciwpowodziowego oraz ratunkowego na przykáad na terenie gminy, miasta, województwa),
Ɣ gromadzenie oraz usuwanie odpadów (moĪna do tego zaliczyü prowadze-nie w urzĊdzie racjonalnej gospodarki odpadami, dbanie o utylizacjĊ zbĊdnego, zniszczonego bądĨ zuĪytego sprzĊtu).
Przytoczony wyĪej katalog zadaĔ nie jest oczywiĞcie zamkniĊty i bĊdzie uzaleĪniony od struktury urzĊdu, jednakĪe wyraĨnie widaü, Īe zakres logistyki urzĊdowej jest stosunkowo szeroki i obejmuje wiele obszarów charakterystycz-nych gáównie dla dziaáalnoĞci przedsiĊbiorstw.
Nowoczesna administracja w celu poprawienia swojej efektywnoĞci wdraĪa w urzĊdach rozwiązania znane i stosowane w podmiotach komercyjnych. Dotyczy to równieĪ logistyki, której znaczenie i uĪytecznoĞü jest dostrzegana równieĪ przez menedĪerów publicznych. Podobnie jak w podmiotach komercyj-nych, takĪe urzĊdy w celu sprawnej obsáugi procesów logistycznych w organiza-cji wdraĪają systemy informatyczne, które pozwalają zoptymalizowaü dziaáal-noĞü danej jednostki w tym obszarze.
WiĊkszoĞü urzĊdów ma w swoich strukturach komórki organizacyjne od-powiedzialne za transport. Transport jest jednym z podstawowych zagadnieĔ, którymi zajmuje siĊ logistyka w kaĪdym podmiocie, niezaleĪnie od formy
wáasnoĞci i zakresu prowadzonej dziaáalnoĞci. W urzĊdach gáówną rolĊ odgrywa transport zewnĊtrzny (przewozy pracowników, dóbr), chociaĪ niekiedy moĪemy siĊ równieĪ spotkaü z elementami transportu wewnĊtrznego obejmującego na przykáad przemieszczanie dóbr z magazynu na stanowiska pracy. OczywiĞcie problematyka transportu wewnĊtrznego w urzĊdzie bĊdzie zaleĪna od specyfiki i zadaĔ realizowanych przez daną jednostkĊ administracji publicznej.
Gáównym zagadnieniem transportowym w urzĊdzie jest jednak przemiesz-czanie w ramach transportu zewnĊtrznego urzĊdu. Sprawne i efektywne gospo-darowanie posiadaną flotą pojazdów to element minimalizacji i optymalizacji kosztów funkcjonowania administracji publicznej. UmiejĊtne wykorzystywanie Ğrodków transportu wymaga od menedĪerów logistyki korzystania choüby z systemów informatycznych pozwalających monitorowaü ich przemieszczanie. Wskazane jest równieĪ korzystanie z umiejĊtnoĞci dyspozytorów planujących trasy przejazdu oraz grafik pracy zatrudnionych kierowców. Kolejnym elemen-tem jest dbanie o optymalizacjĊ (gáównie pod kątem minimalizacji) kosztów eksploatacyjnych pojazdów, ustalanie optymalnych tras przemieszczania siĊ pojazdów. Dyspozytorzy powinny tak ustalaü trasy przejazdu pojazdów, aby móc poáączyü przewozy dóbr i osób (np. urzĊdników z róĪnych komórek organizacyjnych) do tego samego miejsca docelowego. Pozwala to zaoszczĊdziü koszty paliwa oraz zoptymalizowaü wykorzystanie posiadanych przez urząd pojazdów.
Kolejnymi obszarami logistyki, które moĪna dostrzec w kaĪdym urzĊdzie, są procesy zaopatrzenia oraz magazynowania (wraz z manipulacją przechowy-wanymi dobrami). Zaopatrzenie urzĊdu bardzo czĊsto jest powiązane z proce-sem zamówieĔ publicznych9. KoniecznoĞü prowadzenia przez urzĊdy postĊpo-waĔ o udzielenie zamówienia publicznego bardzo czĊsto wydáuĪa proces realizacji danego zapotrzebowania na przykáad na nowy sprzĊt komputerowy, wyposaĪenie biur, realizacjĊ okreĞlonych zadaĔ na rzecz organizacji. Niekiedy niemoĪnoĞü wyáonienia dostawcy lub zabezpieczenie przez urząd na ten cel niewystarczających Ğrodków finansowych mogą sparaliĪowaü pracĊ organizacji publicznej.
Mimo powyĪszych problemów system zamówieĔ publicznych sprzyja wiĊkszej przejrzystoĞci realizowanych inwestycji przez urzĊdy administracji publicznej. Dziaá zaopatrzenia w urzĊdzie, podobnie jak w przedsiĊbiorstwie, musi reagowaü na zapotrzebowania zgáaszane przez poszczególne komórki organizacyjne. Obecnie specjaliĞci od zaopatrzenia (w urzĊdach) poza dbaniem o zapewnienie jakoĞci zamawianych produktów muszą przede wszystkim kierowaü siĊ ceną, która jest jednym z podstawowych kryteriów branych pod
9
Zasady prowadzenia postĊpowania o zamówienie publiczne regulują w Polsce przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo zamówieĔ publicznych (Dz. U. 2010, nr 113, poz. 759 ze zm.).
uwagĊ w zamówieniach publicznych. PowyĪsze kryterium moĪe jednak utrud-niaü pozyskiwanie na rzecz urzĊdu towarów i usáug wysokiej jakoĞci, gdyĪ niska cena bardzo czĊsto nie gwarantuje wysokiej jakoĞci danego produktu czy teĪ usáugi. Prowadzenie przez urzĊdników spraw związanych z zaopatrzeniem wymaga od nich dobrego rozeznania rynku, procedur postĊpowania w tym zakresie, producentów oraz dostawców. Ponadto od pracowników komórki zaopatrzenia jest wymagana znajomoĞü zagadnieĔ związanych z towaroznaw-stwem, systemem gwarancji oraz zasad serwisowania zakupionego sprzĊtu i wyposaĪenia (podobnie jak w przedsiĊbiorstwach).
Innym obszarem dziaáalnoĞci logistycznej w urzĊdzie jest gospodarka ma-gazynowa. Obszar gospodarki magazynowej urzĊdu jest o wiele wĊĪszy niĪ ma to miejsce na przykáad w przedsiĊbiorstwach produkcyjnych. Jednostki admini-stracji publicznej z uwagi na specyfikĊ realizowanych zadaĔ nie muszą mieü bardzo rozbudowanej gospodarki magazynowej. Zakres prowadzonej gospodarki magazynowej w urzĊdzie bĊdą determinowaü skala realizowanych zadaĔ, struktura organizacyjna jednostki, liczba zatrudnionych urzĊdników itd.
Mimo to organizacje publiczne w celu usprawnienia i zwiĊkszenia efektyw-noĞci gospodarki magazynowej przejmują z sektora przedsiĊbiorstw róĪne rozwiązania techniczne, na przykáad system kodów kreskowych. Sprawna gospodarka magazynowa wymaga staáej wspóápracy z poszczególnymi komór-kami organizacyjnymi urzĊdu wraz z komórką zaopatrzenia. Dlatego teĪ duĪą rolĊ w tym obszarze odgrywa efektywny system przepáywu informacji w or-ganizacji. Pomocne w tym mogą byü zintegrowane systemy informatyczne. Niestety, ograniczone Ğrodki publiczne nie zawsze pozwalają urzĊdom zaopa-trzyü siĊ w niezbĊdne oprzyrządowanie, oprogramowanie i sprzĊt komputerowy.
UrzĊdy stanowią waĪne ogniwo w áaĔcuchu dostaw wielu podmiotów (przedsiĊbiorstw), gáównie jako finalny odbiorca ich produktów. Obowiązujące obecnie unormowania prawne w zakresie zamówieĔ publicznych10 wymagają, aby urzĊdy prowadziáy transparentną politykĊ zamówieĔ (zakupów), zachowując zasady równego dostĊpu i równego traktowania wszystkich potencjalnie zainteresowanych dostawców. Dostawy w myĞl przepisów wyĪej wymienionej ustawy rozumie siĊ jako nabywanie przez urzĊdy rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególnoĞci na podstawie umowy sprzedaĪy, dostawy, najmu, dzierĪawy oraz leasingu. Dla wielu przedsiĊbiorstw produkcyjnych, usáugowych, handlo-wych itd. jednostki administracji publicznej stanowią istotnego odbiorcĊ (niekiedy kluczowego), gdyĪ urząd w przeciwieĔstwie do niektórych podmiotów komercyjnych, gwarantuje bieĪące regulowanie wszelkich zobowiązaĔ páatni-czych. Niekiedy urząd daje moĪliwoĞü wspóápracy w dáugim horyzoncie czasowym. Nawet pojedyncze dostawy sprzĊtu do urzĊdu stanowią dla produ-centa bądĨ hurtownika bardzo waĪny element w áaĔcuchu dostaw. Realizacja
10
dostaw dla podmiotu publicznego oznacza równieĪ, Īe dane przedsiĊbiorstwo jest wiarygodne na rynku, poniewaĪ jest to jeden z kluczowych elementów branych pod uwagĊ w ocenie danej oferty na dostawĊ na przykáad sprzĊtu komputerowego. PozycjĊ urzĊdu jako odbiorcy finalnego (klienta) w áaĔcuchu dostaw przykáadowej firmy produkcyjnej przedstawiono na rysunku 1.
Rysunek 1. Pozycja urzĊdu w áaĔcuchu dostaw przedsiĊbiorstw produkcyjnych
ħródáo: opracowanie wáasne na podstawie – J. J. Coyle, E. J. Bardi, C. J. Langley Jr., Zarzą-dzanie logistyczne, PWE, Warszawa, 2010 r., s. 30.
Urząd znajduje siĊ zazwyczaj na samym koĔcu áaĔcucha dostaw, jednakĪe z punktu widzenia wszystkich jego elementów (podmiotów) jest jego kluczo-wym ogniwem. W ramach danego áaĔcucha dostaw wystĊpują równieĪ przepáy-wy pomiĊdzy jego poszczególnymi elementami (przepáywy informacji, Ğrodków pieniĊĪnych). Pozyskanie przez przedsiĊbiorstwo urzĊdu, jako kluczowego klienta, moĪe tylko wzmocniü obie organizacje, choüby poprzez nawiązanie ĞciĞlejszej wspóápracy. Ponadto urzĊdnicy w ramach wspóápracy mogą pozyski-waü od sektora przedsiĊbiorstw innowacyjne rozwiązania (które bĊdą niewąt-pliwą wartoĞcią dodaną) zarówno w obszarze logistyki, zarządzania, jak i stosowanych technologii oraz rozwiązaĔ systemowych (na przykáad w obszarze zintegrowanych systemów informatycznych).
4. LOGISTYKA W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH
PowaĪnym wyzwaniem dla wielu urzĊdów jest problematyka logistyki w sytuacjach kryzysowych związanych na przykáad ze zwalczaniem skutków klĊsk Īywioáowych, takich jak powodzie, trąby powietrzne, poĪary itd. Logisty-ka w sytuacjach kryzysowych to caákiem nowy obszar zagadnieĔ, z którymi muszą zmierzyü siĊ podmioty odpowiedzialne za te obszary. CzĊĞü kompetencji w tym zakresie jest przypisana wyspecjalizowanym agendom oraz sáuĪbom, takim jak wojsko, policja, straĪ poĪarna. JednakĪe na administracji i urzĊdnikach spoczywa odpowiedzialnoĞü za koordynowanie dziaáaĔ wyĪej wymienionych
Dostawcy Producenci Klienci
(urzĊdy)
sáuĪb na przykáad w przypadku wystąpienia klĊski Īywioáowej. Odpowiedzial-noĞü za poszczególne obszary związane z bezpieczeĔstwem okreĞlają stosowne akty prawne11, jednakĪe Īaden przepis nie ureguluje zakresu oraz znaczenia logistyki w tym obszarze. W tym zakresie jedynie praktyka oraz rozwiązania stosowane w róĪnych podmiotach mogą pozwoliü zbudowaü podstawy do opracowania zasad oraz zadaĔ dla logistyki w sytuacjach kryzysowych.
Warto w tym miejscu podnieĞü kwestiĊ istotnych róĪnic pomiĊdzy logistyką w przedsiĊbiorstwach a logistyką związaną z dziaáaniami w sytuacji zagroĪenia spowodowanego na przykáad klĊską Īywioáową. Przedmiotowe róĪnice obejmu-ją takie obszary, jak:
Ɣ przedmiot obsáugi logistycznej (mogą to byü mieszkaĔcy danego terenu dotkniĊtego powodzią, podmioty gospodarcze dotkniĊte danym zjawiskiem, na przykáad poĪarem itd.),
Ɣ Ğrodowisko funkcjonowania (do którego zaliczamy obszar oddziaáywania danych sáuĪb odpowiedzialnych za ratownictwo medyczne, bezpieczeĔstwo przeciwpoĪarowe itp.),
Ɣ cel funkcjonowania (zapewnienie bezpieczeĔstwa ludnoĞci na danym ob-szarze dziaáania urzĊdu, sáuĪb poĪarniczych, ratowniczych)12.
PowyĪsze obszary naleĪy zaliczyü do kluczowych w zakresie logistyki w sytuacjach kryzysowych, którą moĪna zdefiniowaü jako: „dyscyplinĊ nauko-wą, która tworzy caáoksztaát systemowych rozwiązaĔ niezbĊdnych do peánego i racjonalnego zaspokajania potrzeb organom wykonawczym oraz zarz ądzają-cym bezpieczeĔstwem, uwzglĊdniając moĪliwoĞci ekonomiczne paĔstwa”13. Takie podejĞcie do kwestii logistyki wymaga od kierownictwa urzĊdu powoáania w jego strukturze organizacyjnej specjalistycznych komórek do spraw zarz ądza-nia kryzysowego. WiĊkszoĞü urzĊdów mających w swoim zakresie kompetencje związane z zarządzaniem kryzysowym posiada wyspecjalizowane centra zarządzania kryzysowego. Komórki te odpowiadają równieĪ za sprawy związane z zabezpieczeniem logistycznym wszelkich operacji na wypadek wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych oraz nieprzewidzianych zagroĪeĔ.
Praktycznym przykáadem mogą byü urzĊdy wojewódzkie, które mają w swoich strukturach organizacyjnych wydziaáy do spraw zarządzania kryzyso-wego oraz wyspecjalizowane centra zarządzania kryzysowego14. Jednym z
za-11
Przykáadem regulacji prawnej z zakresie przeciwdziaáania zagroĪeniom jest ustawa z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. 2007, nr 89, poz. 590 ze zm.).
12
E. Nowak, Logistyka w sytuacjach kryzysowych, Akademia Obrony Narodowej, Warszawa 2009, s. 18, za: A. Szymonik, Logistyka w bezpieczeĔstwie, Difin, Warszawa 2010, s. 37–40.
13
A. Szymonik, Logistyka…, s. 38.
14 Przykáadem moĪe byü Wydziaá BezpieczeĔstwa i Zarządzania Kryzysowego àódzkiego
UrzĊdu Wojewódzkiego w àodzi; zob. § 24 Regulaminu Organizacyjnego àódzkiego UrzĊdu Wojewódzkiego w àodzi stanowiący zaáącznik do Zarządzenia Wojewody àódzkiego nr 95/2011 z dnia 1 kwietnia 2011 r.
daĔ tych komórek jest koordynacja i zarządzanie logistyką w sytuacjach kryzysowych. Ponadto komórki te mają takĪe niezbĊdną do tych dziaáaĔ infrastrukturĊ i Ğrodki techniczne (takie jak: Ğrodki áącznoĞci, transportu osób iáadunków, nieodzowny sprzĊt ratowniczy oraz inne wyposaĪenie potrzebne do realizacji czynnoĞci ratowniczych). ĝrodki techniczne są przechowywane w specjalnych magazynach rozlokowanych stosownie do potrzeb oraz przewi-dywanych zagroĪeĔ. Na przykáad magazyny sprzĊtu przeciwpowodziowego są rozlokowane w pobliĪu obszarów zagroĪonych podtopieniami oraz powodziami, aby stosownie do potrzeb moĪna byáo bardzo szybko go przemieĞciü w rejon zagroĪenia lub w miejsce wystąpienia klĊski Īywioáowej.
Realizowane przez urząd zadania w wyĪej wymienionym zakresie obejmują istotne obszary áaĔcucha logistycznego, do którego naleĪy zaliczyü15:
Ɣ fizyczne przepáywy zarówno dóbr rzeczowych, jak i osób (w sytuacjach nadzwyczajnych związanych z zagroĪeniem Īycia ludzkiego najwaĪniejszym zadaniem sáuĪb jest ratowanie ludzi, a w dalszej kolejnoĞci dobytku i innych dóbr rzeczowych);
Ɣ zapewnienie poszkodowanym miejsc pobytu na czas wystąpienia zagroĪenia (namioty, koce, materace, wygospodarowanie miejsc noclegowych w obiektach uĪytecznoĞci publicznej oraz inne niezbĊdne dziaáania w tym zakresie);
Ɣ dbanie o zapewnienie odpowiedniego poziomu zapasów na wypadek wy-stąpienia zagroĪeĔ (m.in. poprzez utrzymywanie sieci magazynów ze specjali-stycznym sprzĊtem i wyposaĪeniem na danym obszarze);
Ɣ wykorzystywanie specjalnych systemów informacyjnych i decyzyjnych (taką rolĊ peánią centra zarządzania kryzysowego, w których przez caáą dobĊ dyĪurują odpowiednie sáuĪby; ponadto waĪną rolĊ w tym systemie odgrywają specjalne systemy áącznoĞci i powiadamiania o wystĊpujących zagroĪeniach);
Ɣ infrastruktura procesów logistycznych, do której zaliczymy specjalne Ğrodki transportu (na przykáad samochody terenowe, sprzĊt páywający itp.), maga-zyny sprzĊtu ratowniczego, specjalistyczne systemy áącznoĞci bezprzewodowej, system syren alarmowych, urządzenia do manipulacji i przemieszczania itd.;
Ɣ koszty logistyczne i inne.
Przedstawione elementy áaĔcucha logistycznego związane z zarządzaniem kryzysowym to tylko niektóre najistotniejsze jego czĊĞci. Poza tym dziaáalnoĞü w tym obszarze wymaga Ğcisáej i staáej koordynacji dziaáaĔ wielu podmiotów, co pociąga za sobą koniecznoĞü áączenia w jeden áaĔcuch wielu czĊsto niezaleĪ-nych od siebie áaĔcuchów logistycznych. Poza sáuĪbami ratowniczymi oraz urzĊdami w proces ten czĊsto są zaangaĪowane podmioty gospodarcze, które mają wáasne sáuĪby ratownicze. Dotyczy to w szczególnoĞci podmiotów gospodarczych dziaáających m.in. w branĪy chemicznej (na przykáad
petroche-15
mie, które mają wáasne sáuĪby ratownicze, przeciwpoĪarowe). Podmioty te czĊsto są równieĪ wáączone w system ratownictwa i de facto stanowią bardzo istotny element áaĔcucha logistycznego zarządzania kryzysowego.
W związku z tym naleĪy podkreĞliü bardzo waĪną rolĊ logistyki, poniewaĪ od sprawnoĞci i skutecznoĞci poszczególnych sáuĪb czĊsto zaleĪy los ludzi oraz ich dóbr. System ten nie mógáby funkcjonowaü bez powiązanych miĊdzy sobą áaĔcu-chów logistycznych wielu organizacji zarówno publicznych, jak i prywatnych.
5. PODSUMOWANIE
Urząd nie moĪe funkcjonowaü bez logistyki i związanej z nią infrastruktury. Jest ona niezbĊdna do prawidáowej realizacji zadaĔ przez dany podmiot. Administracja publiczna, realizując swoją misjĊ, wykorzystuje rozwiązania stosowane w logistyce. Dotyczy to takich obszarów, jak gospodarka magazyno-wa, transport, zaopatrzenie.
Zakres zadaĔ logistyki urzĊdowej jest o wiele wĊĪszy niĪ ma to miejsce w przedsiĊbiorstwach produkcyjnych. UrzĊdy z uwagi na fakt, Īe nie są podmio-tami produkcyjnymi i komercyjnymi nie muszą mieü bardzo rozbudowanych systemów logistycznych. Racjonalne gospodarowanie Ğrodkami finansowymi sprawia, Īe wielu menedĪerów publicznych dostrzega rolĊ i znaczenie logistyki w urzĊdzie.
OdrĊbnym zagadnieniem jest dbanie o bezpieczeĔstwo obywateli w ramach zarządzania kryzysowego. Specyfika tego zagadnienia wymaga od administracji wdraĪania nowoczesnych systemów logistycznych umoĪliwiających szybką i skuteczną likwidacjĊ skutków ewentualnych klĊsk Īywioáowych oraz innych zagroĪeĔ dla ludzi oraz ich mienia. PowyĪsza problematyka wymaga stosowania nowoczesnych rozwiązaĔ sprawdzonych w logistyce wojskowej i cywilnej. UmiejĊtne i szybkie przemieszczanie osób i dóbr w sytuacjach klĊski Īywioáo-wej wymaga stworzenia specjalnych kryzysowych áaĔcuchów logistycznych. Bardzo waĪna jest wspóápraca urzĊdów, wszystkich sáuĪb, ludnoĞci oraz podmiotów gospodarczych z zagroĪonego terenu. Zagadnienie to determinuje równieĪ decyzje urzĊdów dotyczące zakupów odpowiedniego sprzĊtu i wyposa-Īenia dla podlegáych im specjalistycznych jednostek ratowniczych. Bardzo waĪne jest równieĪ umiejĊtne koordynowanie dziaáaĔ poszczególnych sáuĪb oraz fizycznego przepáywu ratowników i niezbĊdnego sprzĊtu ratowniczego.
BIBLIOGRAFIA
Beier F.J., Rutkowski K., Logistyka, Wydawnictwo SGH, Warszawa 1995.
Ciesielski M., Dáugosz J. (red.), Strategie áaĔcuchów dostaw, PWE, Warszawa 2010.
Ciesielski M., Rozwój koncepcji logistyki, [w:] D. Kisperska-MoroĔ, S. KrzyĪaniak (red.), Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, PoznaĔ 2009.
Coyle J.J., Bardi E.J., Langley C.J. Jr., Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2010. Harrison A., van Hoek R., Zarządzanie logistyką, PWE, Warszawa 2010.
Nowak E., Logistyka w sytuacjach kryzysowych, Akademia Obrony Narodowej, Warszawa 2009. Regulamin Organizacyjny àódzkiego UrzĊdu Wojewódzkiego w àodzi stanowiący zaáącznik do
Zarządzenia Wojewody àódzkiego nr 95/2011 z dnia 1.04.2011 r.
Skowronek Cz., Sarjusz-Wolski Z., Logistyka w przedsiĊbiorstwie, wyd. czwarte, PWE, Warszawa 2008.
Szydáowski C., Rola i znaczenie logistyki dla rozwoju regionu, [w:] P. DziekaĔski (red.), Wybrane aspekty konkurencyjnoĞci samorządu terytorialnego, WyĪsza Szkoáa Biznesu i PrzedsiĊbior-czoĞci w Ostrowcu ĝwiĊtokrzyskim, Stowarzyszenie Nauka – Edukacja – Rozwój, Ostrowiec ĝwiĊtokrzyski 2011.
Szymonik A., Logistyka w bezpieczeĔstwie, Difin, Warszawa 2010.
Ustawa z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. 2007, nr 89, poz. 590 ze zm.).
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówieĔ publicznych (Dz. U. 2010, nr 113, poz. 759 ze zm.).
Witkowski J., Zarządzanie áaĔcuchem dostaw, Koncepcje, procedury, doĞwiadczenia, PWE, Warszawa 2003.
Wojciechowski E., Samorząd terytorialny w warunkach gospodarki rynkowej, PWN, Warszawa 1997.
Cezary Szydáowski
LOGISTICS IN PUBLIC ADMINISTRATION
The author of article takes problems about role logistics in the public administration. In the article author shows haw the logistic can change public administration. In this time the main role in logistics service in public organization (including voivodship office) play warehouse economy (including warehouse appliances), procurement, transport. Other important area of logistics in Office (the public administration) is crisis management. Besides, the public administration sometimes is the part of supply chain of many companies (enterprise). In the future probably role of logistic in the public administration will increase.
