Systemy informatyczne zarządzania

Systemy informatyczne zarządzania

Halina Tańska

Literatura:

• E. Niedzielska, Informatyka ekonomiczna, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2004

• C. Olszak, H. Soroka, Zintegrowane systemy

informatyczne w zarządzaniu, AE, Katowice 2001

• J. Robertson, S. Robertson, Pełna analiza systemowa, WNT, Warszawa 1999

• H. Tańska, Analiza systemów informatycznych, Wydawnictwo UWM, Olsztyn 2003

• B. Kubiak, Analiza systemów informacyjnych, Wydawnictwo UG, Gdańsk 2000

• P. Beynon-Davies, Systemy baz danych, WNT,

Warszawa2000

Formułowanie strategii informatyzacji w przedsiębiorstwie

• Celem strategii każdego przedsiębiorstwa jest zapewnienie rozwoju, czyli określenie długoterminowych celów i

kierunkowych zadań ich realizacji

• Proces formułowania strategii przedsiębiorstwa wyraża się w misji, wizjach perspektywicznych oraz różnych strategiach

funkcjonalnych, a między innymi: marketingowej, produkcyjnej, logistycznej, finansowej oraz informacyjnej.

• W strategii przedsiębiorstwa programującą rolę odgrywa

strategia biznesowa, wykonawczą - technologia produkcyjna,

natomiast pośrodku znajduje się strategia informacyjna. Oznacza to, że strategia biznesowa wyznacza cele, natomiast strategia

informacyjna musi dostarczyć informacje niezbędne do zasilania procesów biznesowych prowadzących do jej osiągnięcia.

Opracowanie strategii informacyjnej

• Strategia informacyjna obejmuje: strategię systemu informacyjnego i strategię technologii informacyjnej (strategia zastosowań technologii informacyjnej).

– Strategia systemu informacyjnego powinna zawierać szczegółowy program, określający, co należy robić z technologią informacyjną.

– Strategia technologii informacyjnej powinna dostarczać

szczegółowych odpowiedzi na pytania, jak należy wykorzystywać technologię informacyjną, aby zapewnić przedsiębiorstwu

konkurencyjną przewagę oraz możliwość jej późniejszego

wykorzystania w toku realizacji misji, celów i zadań organizacji.

Opracowanie strategii informacyjnej -cd

• Nowoczesna strategia informacyjna powinna być

ukierunkowana nie tyle na takie podstawowe zadania, jak ujmowanie i przetwarzanie danych, ile na przekształcanie informacji w wiedzę, a następnie na wykorzystywanie

wiedzy w praktycznym działaniu. Strategia informacyjna współczesnej organizacji powinna stawiać za cel budowę

inteligentnych systemów wspomagania biznesu. Wymaga to koncentrowania wysiłku na takich zadaniach jak: ustalenie celów wynikających ze strategii biznesowej możliwych do przełożenia na język strategii informacyjnej, uzyskanie

maksymalnej „bliskości” rozwiązań informatycznych w stosunku do tych celów, stworzenie warunków do

naturalnego przepływu informacji w rytmie i zakresie

zgodnym z wymaganiami biznesu

Planowanie systemów i strategii informacyjnych

• Krok 1: (metoda buttom-up) następuje rozpoznanie stanu, a także możliwości systemów informacyjnych i technologii informacyjnej;

• Krok 2: (metoda top-down) menedżerowie, wykorzystując nabytą wiedzę o dotychczasowych przedsięwzięciach

inwestycyjnych, synchronizują rozwój systemu informacyjnego z celami i potrzebami informacyjnymi biznesu;

• Krok 3: następuje dalsze uszczegółowienie planów rozwoju biznesu i systemów informacyjnych;

• Krok 4: (metoda inside-out) menedżerowie poszukują innowacji zapewniających uzyskanie przewagi konkurencyjnej;

• Krok 5: następuje integracja uzgodnionych i niesprzecznych

strategii rozwoju systemów informacyjnych i technologii

Formy i rodzaje informatyzacji

• Proces informatyzacji przedsiębiorstw jest przedsięwzięciem bardzo złożonym i wieloaspektowym. Można go rozpatrywać z punktu widzenia: celu, sposobu, zakresu, formy informatyzacji itp.

• Cel informatyzacji - informatyzacja w tzw. „wolnym stylu”

(chaotyczną), podejście mechaniczne (zadekretowane), podejście synergiczne oraz informatyzację strategiczną..

• W informatyzacji chaotycznej jest brak widocznego nurtu inwestycyjnego na poziomie kierownictwa organizacji oraz towarzyszący temu brak synchronizacji inicjatywy

informatyzacji. Działania inicjowane są najczęściej w sposób

przypadkowy i przez niekompetentne osoby. Bilans opłacalności takich przedsięwzięć raczej rzadko bywa pozytywna. Część

tworzonych rozwiązań szybko okazuje się bezużyteczna, a te

które działają, coraz trudniej adoptować do zmian w otoczeniu

biznesowym.

Formy i rodzaje informatyzacji

• Podejście mechaniczne polega na systematycznej automatyzacji funkcji biznesowych, co oznacza kolejne wdrażanie systemu

komputerowego obsługującego księgowość, produkcję,

magazyn, finanse, sprzedaż itp. Główną korzyścią, którą osiąga się w tym scenariuszu, jest integracja danych w ramach

wdrożonych modułów wybranego systemu. Poprawa

efektywności procesów biznesowych może ale nie musi, nastąpić, ponieważ koncentrujemy się na wyizolowanych fragmentach działania organizacji, próbując niezależnie uwzględniać cele i priorytety każdego z nich.

• Podejście synergiczne ukierunkowane jest na usprawnienie

procesów gospodarczych, tj. obniżkę kosztów, poprawę jakości, skrócenie cyklu obsługi podstawowych zdarzeń gospodarczych.

Poprawia skuteczność codziennego działania organizacji.

Formy i rodzaje informatyzacji

• Informatyzacja strategiczna - biznesowy punkt patrzenia na

informatykę w organizacji

Kto przeprowadza informatyzację:

• przedsiębiorstwo samodzielnie podejmuje się tworzenia systemu informatycznego’

• przedsiębiorstwo korzysta z różnych form outsourcingu, tzw.

usług zewnętrznych,

• przedsiębiorstwo wynajmuje oprogramowanie.

Analiza systemowa

• Wymaga bardzo zróżnicowanych umiejętności. Są potrzebne umiejętności komunikowania się z

ludźmi, a także umiejętności techniczne w stopniu wystarczającym do systematycznego rejestrowania wyników Twojej pracy. Musisz umieć

porozumiewać się z różnymi ludźmi i patrzeć na system z różnych punktów widzenia, w

szczególności z cudzego punktu widzenia.

Najważniejsze jest to, żebyś umiał posługiwać się

swoimi modelami do stawiania właściwych pytań i

rejestrowania odpowiedzi.

Analiza

• Analiza pozwala określić czego potrzebujemy do wykonania pracy.

• Projektowanie - jak wykonać tę pracę.

• Kodowanie to faktyczne wykonanie pracy.

• Testowanie - weryfikacja poprawności.

Analiza - dokładny opis istniejącego systemu, mający na celu wychwycenie wszelkich problemów, wąskich gardeł, błędów itp. Analiza ma również wskazać na ewentualne kierunki zmian w istniejącym systemie.

Faza analizy ma przygotować odpowiedź na pytanie:

co informatyzować = co system ma robić aby zaspokoić

żądania i oczekiwania użytkownika.

Faza analizy

Ma dać odpowiedź na następujące pytania:

• co robi dany system?

• jakie są wyjścia, wejścia i procedury?

• jakie są silne strony, słabości, wąskie gardła?

• w jaki sposób nowy system spełni wymagania użytkowników?

Metody zbierania danych:

• wyciąganie informacji od użytkowników,

• analiza danych,

• prototypowanie,

• porównanie z systemem wzorcowym.

Źródła informacji:

• istniejące dokumenty,

• obserwacje,

• ankiety,

• wywiady.

Etap analizy to etap ścisłej współpracy analityków systemu z

jego przyszłymi użytkownikami. Współpraca ta ma na celu sprawne ustalenie rzeczywistych potrzeb organizacji oraz zbadanie jej aktualnego stanu. W jej ramach użytkownik powinien mieć możliwość bieżącego kontrolowania

prowadzonych badań oraz ingerowania w tych sytuacjach, w

których pominięcie istotnych szczegółów mogłoby wpłynąć na

zagrożenie realizacji celów organizacji.

Analiza systemu

• Analiza systemu stanowi bardzo ważny etap w

tworzeniu systemu informatycznego. Pozwala ona na zdefiniowanie wymagań użytkownika. W

wyniku analizy powstaje zbiór dokumentów

określających zakres systemu. Obecnie do analizy systemów najczęściej wykorzystuje się metodę

strukturalną oraz obiektową. Alternatywą dla

analizy systemu jest podejście prototypowe, którego efektem jest powstanie programów symulujących

funkcje, które system powinien posiadać.

Analiza systemu

• E.Yourdon i P. Coad definiują analizę jako „studium dziedziny problemu, prowadzącym do specyfikacji obserwowalnego zachowania systemu; kompletnym, spójnym i prawdopodobnym sformułowaniem potrzeb, podaniem zarówno ilościowych jak i funkcjonalnych charakterystyk operacyjnych (np. niezawodności,

dostępności, wydajności).

• Analiza zajmuje się określeniem co system ma robić, aby zaspokoić potrzeby użytkownika. Natomiast nie zajmuje się tym, w jaki sposób zadania systemu mają być zrealizowane - jest to definiowane na etapie projektowania.

• W wyniku analizy powstaje dokument zawierający

wymagania systemu. Dokument ten formalizuje potrzeby

Uwarunkowania

• Od efektywności współdziałania analityków z użytkownikami zależy precyzyjne i szybkie zdefiniowanie kompletnego zestawu wymagań, umożliwiającego rozpatrzenie wielu alternatywnych rozwiązań na etapie projektowania.

• Aby zbudować system, należy go przedtem zrozumieć.

Budowanie modeli pomaga w zrozumieniu systemu.

Modelowanie przynosi sukces, ułatwia bowiem poprawne ustalenie wymagań.

• Dobrze zaprojektowany i zaimplementowany system jest piękny sam w sobie, jednak jeśli nie odpowiada użytkownikom, którzy nie chcą z niego korzystać, to cały projekt można uznać za stratę czasu, wysiłku i pieniędzy.

• Zadaniem zespołu analityczno-projektowego jest nie tylko

przygotowanie sprawnie działającej aplikacji, lecz wyjście

naprzeciw potrzebom osób używającej jej codziennie.

Organizacja gospodarcza

• Organizacja gospodarcza i jej otoczenie należą do systemów, Które charakteryzują się ogólnymi

właściwościami. Są to systemy: rzeczywiste, sztuczne, złożone z ludzi oraz zasobów materialnych i

niematerialnych o niemożliwych do jednoznacznego

ustalenia rzeczywistych regułach zachowania się, otwarte i dynamiczne. Są zarówno informowane, jak i informujące.

• Warunkiem koniecznym skutecznego funkcjonowania każdej organizacji gospodarczej jest zorganizowanie

sprawnego przepływu informacji. Należy stworzyć system

informacyjny, który będzie stanowił jej integralną część.

System informacyjny

• Każdy system umożliwiający rejestrowanie,

przetwarzanie, przechowywanie i udostępnianie lub przekazywanie informacji.

• Jest on pochodną systemu zarządzania.

• Powinien być rozumiany jako wyodrębniony czasowo i przestrzennie układ przetwarzania informacji, będący zbiorem czasowo ze sobą powiązanych elementów, takich jak: źródła danych, metody ich gromadzenia i przetwarzania, kanały przepływu informacji, środki materialne i ludzie realizujący to przetwarzanie oraz miejsca przeznaczenia informacji. Każdy z

wymienionych elementów realizuje funkcje wynikające

z głównego celu systemu.

System informatyczny

• Rodzaj zastosowania komputerów w procesach informacyjnych przy takim doborze urządzeń i kompozycji oprogramowania, aby uwzględniając

wymogi otoczenia i możliwości zespołów ludzkich, z określonych wejść za pomocą odpowiednich metod (technologii) uzyskać wyjścia realizujące cel procesu informacyjnego.

• Podstawowe elementy składowe systemu

informatycznego to: główne zadania, wejście, metoda, wyjście, ludzie, wyposażenie i otoczenie. Cechą

charakterystyczną jest różnorodność tych elementów, a

także podatność na wszelkie zmiany.

Tradycyjna analiza systemów

• Tradycyjną analizę systemów stosowano do połowy lat siedemdziesiątych. Sprowadzała się ona głównie do

stworzenia narracyjnego opisu wymagań użytkownika. Jej wadą było to, że dokument będący wynikiem analizy był monolityczny, nadmiarowy, wieloznaczny i często

nieaktualny. „Monolityczny charakter analizy (opisu) funkcjonalnej wymagał od analityka lub użytkownika zapoznanie się z całością opisu w celu zrozumienia jego istoty. Natomiast nadmiarowość dokumentu polegała na tym, że ta sama informacja była powtarzana w kilku

miejscach. Często prowadziło to do wewnętrznych

sprzeczności. Konserwacja specyfikacji funkcjonalnej była

bardzo pracochłonna, dlatego często dokonywano zmian w

systemie bez uaktualniania specyfikacji

Klasyczna analiza strukturalna

• Twórcami klasycznej analizy strukturalnej byli m.in. T.

DeMarco, Ch. Gane, T. Sarson oraz V. Weinberg. W analizie strukturalnej opis narracyjny został zastąpiony modelami

graficznymi, uzupełnianymi opisem słownym. Zaczęto również dzielić specyfikację na niezależne moduły, tak aby poszczególne jej części można było czytać niezależnie od innych.

• W klasycznej analizie strukturalnej silny nacisk kładziono na modelowanie funkcji. Podstawowym graficznym narzędziem

modelowania był diagram przepływu danych (DFD), określający funkcje wykonywane przez system. Natomiast mniejszą wagę przywiązywano do modelowania danych.

• W analizie tej duży nacisk kładziono na analizę aktualnego

systemu. Uważano, że należy analizować cztery modele

systemu:

Klasyczna analiza strukturalna

• bieżący model fizyczny - jest to model systemu aktualnie

używanego przez użytkownika; może to być system ręczny, automatyczny lub ich dowolna kombinacja,

• bieżący model logiczny - jest to model aktualnego systemu bez szczegółów implementacyjnych modelu fizycznego,

• nowy model fizyczny - jest to model, który spełnia podstawowe wymagania systemu, który chce mieć użytkownik,

• nowy model fizyczny - jest to model logiczny uzupełniony o

ograniczenia podane przez użytkownika

Współczesna analiza strukturaln a

• We współczesnej analizie strukturalnej mniejszą uwagę

przywiązuje się do modelowania obecnego systemu użytkownika W większości przypadków od razu dokonuje się modelowania nowego systemu. Model ten nazywany jest modelem

podstawowym (w analizie klasycznej był to nowy model logiczny).

Również proces tworzenia diagramów przepływów danych (DFD) uległ zmianie. W klasycznej analizie strukturalnej najpierw

rysowano diagram kontekstowy. Następnie metodą zstępującą (Top-Down) tworzono diagramy niższych poziomów. We

współczesnej analizie strukturalnej najpierw tworzy się listę

zdarzeń. Następnie dla każdego zdarzenia rysuje się DFD. W ten sposób powstaje wstępny model zachowania. W dalszej kolejności, poprzez grupowanie spokrewnionych procesów, tworzy się

diagramy wyższych poziomów. Może też być potrzebne rozbicie wstępnego modelu zachowania na diagramy niższego poziomu.

Współczesna analiza strukturaln a

• We współczesnej analizie strukturalnej dodano

również dwa nowe narzędzia modelowania: diagram sieci przejść (STD) oraz model związków encji

(EDR). Pierwszy z nich służy do modelowania

czasowej charakterystyki zachowania systemu. Jest on wykorzystywany przy analizie systemów czasu rzeczywistego. Natomiast EDR wprowadzono, aby umożliwić modelowanie systemów ze złożonymi powiązaniami między danymi.

• Obecnie do analizy systemów bardzo często

wykorzystuje się współczesną analizę strukturalną.

Analiza obiektowa

Na początku lat dziewięćdziesiątych zaczęto stosować analizę obiektową. W podejściu obiektowym przez obiekt rozumie się

„kapsułę obejmującą dane razem z procesami operującymi na tych danych. Podstawową cechą odróżniającą analizę obiektową od podejścia strukturalnego jest to, że analiza danych i

przetwarzania traktowana jest jako całość.

Na analizę obiektową składają się następujące czynności:

• znajdowanie klas i obiektów,

• identyfikacja struktur,

• identyfikacja tematów,

• definiowanie atrybutów,

• definiowanie usług.

• Czynności te mogą być wykonywane w dowolnej kolejności.

Narzędzia współczesnej analizy strukturalnej

We współczesnej analizie strukturalnej do modelowania systemu wykorzystuje się narzędzia graficzne oraz uzupełniające narzędzia tekstowe.

Do podstawowych narzędzi graficznych należą:

• diagramy przepływu danych (DFD - Data Flow Diagram) - służy on do modelowania funkcji systemu,

• diagram związków encji (ERD - Entity Relationship Diagram) - służy on do modelowania danych,

• diagram sieci przejść (STD - State Transition Diagram) - służy on do modelowania dynamiki.

Dla każdego procesu na najniższym poziomie diagramu (DFD) tworzona jest specyfikacja procesu, określająca jakie operacje są

wykonywane wewnątrz procesu. Przy tworzeniu specyfikacji procesu można używać zarówno narzędzi tekstowych jak i graficznych.

Najczęściej specyfikacje procesu tworzy się za pomocą strukturalnego języka polskiego, warunków początkowych i końcowych oraz tablic decyzyjnych.

ANALIZA SOFT

Metoda służy efektywnemu porozumiewaniu się w różnych sytuacjach, prezentacji własnego punktu widzenia,

przygotowaniu się do publicznych wystąpień. Metoda uczy współdziałania w zespole i pracy w grupie, budowania więzi międzyludzkich, podejmowania indywidualnych i grupowych decyzji. Metoda służy rozwiązywaniu problemów w twórczy sposób, stosowaniu zdobytej wiedzy w praktyce, przyswajaniu sobie metod i technik negocjacyjnego rozwiązywania

konfliktów i problemów społecznych.

Cel(e), zastosowani:

Metoda służy ocenie / badaniu sytuacji problemowej i opracowaniu dla niej możliwych rozwiązań. Może być

wykorzystana do dokonania oceny / ewaluacji własnego uczenia

się.

ANALIZA SOFT

• SOFT - to skrót od słów:

• SATISFACTIONS - satysfakcje,

• OPPORTUNITIES - szanse,

• FAULTS - błędy,

• THREATS - zagrożenia.

Przebieg:

Pracę rozpoczyna się od opisu stanu aktualnego, np.: co

zadawala, satysfakcjonuje, jakie popełniane są błędy, gdzie pojawiają się niedociągnięcia. Następnie należy spojrzeć w

przyszłość i zastanowić się co powinno ulec zmianie, w jakich zakresach, jakie mogą pojawić się zagrożenia w związku z

proponowanymi zmianami.

ANALIZA SOFT

• Zdefiniowanie problemu, sytuacji, zadania, które trzeba zbadać / rozwiązać.

• Przedstawić zestaw pytań dotyczących:

• aspektu rzeczowego - dotyczy on problemu,

• aspektu osobistego - dotyczy on własnego doświadczenia, własnych odczuć.

• Indywidualne przemyślenia i refleksje.

• Formułowanie odpowiedzi na postawione pytania.

Identyfikacja procesów przebiega następująco:

• specyfikacja głównych procesów firmy,

• określenie granic procesów,

• ocena strategicznego znaczenia każdego procesu,

• określenie zasad i sekwencji przebiegu każdego procesu.

Hammer i Champy wyróżniają 3 główne procesy w przedsiębiorstwie przemysłowym:

• tworzenie nowych produktów,

• dostarczanie nowych produktów do klientów,

• zarządzanie współpracą z klientem

Stymulatory zmian

Wyróżnia się trzy podstawowe stymulatory zmian:

• organizacyjno-kadrowy,

• informacyjny,

• informatyczny.

Współczesna informatyka oferuje wiele rozwiązań, które

mogą być stymulatorami tworzenia nowych procesów.

Informatyka - stymulatory tworzenia nowych procesów

• zarządzanie przebiegiem i przepływem dokumentów,

• komputerowo wspomagana praca zespołowa,

• gospodarcze zastosowania Internetu oraz Intranetu,

• hurtownie danych,

• systemy pozyskiwania danych, graficzne systemy wspomagania decyzji,

• systemy ekspertowe,

• grafika komputerowa,

• języki czwartej generacji,

• technologie rozpoznawania mowy,

• systemy satelitarne,

• multimedia,

• uniwersalne systemy baz danych,

• systemy obiektowe.

Podstawowe czynności w fazie analizy to:

• identyfikacja i charakterystyka problemów i celów,

• studium DP - opis istniejącego systemu,

• studium wykonalności systemu informatycznego,

• definicja i ustalenie priorytetów

zidentyfikowanych potrzeb użytkownika.

Analiza diagnostyczna charakteryzuje się triadą:

ujęcie stanu faktycznego - analiza - stan pożądany

Jest stosowana w odniesieniu do systemów istniejących (realnych) i funkcjonujących w celu ich usprawnienia, ulepszenia działania przebiegającego w teraźniejszości.

Analiza diagnostyczna nie prowadzi do opracowania przyszłościowego projektu systemu, bazuje bowiem na rejestracji i analizie stanu faktycznego, który stanowi podstawę formułowania wniosków i oceny zasadności proponowanych usprawnień.

Skrótowe ujęcie metody diagnostycznej, obejmuje trzy grupy działań:

analiza - synteza - ocena

Analiza prognostyczna - model Nadlera

Jej istotą polega na opracowaniu wzorca konkretnego, projektowanego systemu na podstawie tendencji

rozwojowych i przyszłych celów systemu a nie stanu istniejącego.

Zaletą jej jest częściowe oderwanie się od stanu istniejącego (przeszłości lub teraźniejszości) i

opracowanie wizji systemu, uwzględniającej nowe, przyszłościowe warunki. Analiza prognostyczna przebiega w triadzie:

synteza - analiza - ocena

Użytkowanie metod i technik w różnych fazach życia systemu

Faza Metody i techniki

Planowanie

Model spójności Broekstry, Macierze BSP Restrukturyzacja procesów gospodarczych

Analiza

Projektowanie

systemu, Projektowanie plików i baz danych, Projektowanie interfejsu użytkownika

Wdrażanie

Metoda ICP - Istotnych Czynników Powodzenia (ang. Critical Success Factory - CSF)

ICP stosuje się do wydzielenia przez kierownictwo firmy głównych obszarów zainteresowania dla zapewnienia ciągłości i rozwoju jej funkcjonowania.

Identyfikacja ICP następuje poprzez (rys):

• przeprowadzenie warsztatu pozwalającego określić cele i priorytety firmy, a następnie opracowanie i przeprowadzenie ankiety dotyczącej ICP wśród kierownictwa firmy z uwzględnieniem rezultatów warsztatów,

• po zapoznaniu się członków kierownictwa z wynikami ankiet, przeprowadzenie kolejnego warsztatu w celu ustalenia ostatecznej listy ICP.

ISTOTNE CZYNNIKI POWODZENIA

POWIĄZANIE SI Z POTRZEBAMI FIRMY Istotne czynniki powodzenia

WYBÓR SYSTEMÓW PRIORYTETOWYCH Scenariusze decyzji

OGÓLNE PROJEKTY SYSTEMÓW Prototypowanie

Definiowanie Istotnych Czynników Powodzenia