Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim

(1)

Urząd Miejski

Wydział Kontroli

i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim

P P r r o o t t o o k k ó ó ł ł z z k k o o n n t t r r o o l l i i p p r r o o b b l l e e m m o o w w e e j j w w P P r r z z e e d d s s z z k k o o l l u u M M i i e e j j s s k k i i m m n n r r 3 3 w w S S t t a a r r g g a a r r d d z z i i e e S S z z c c z z e e c c i i ńs ń s k k i i m m

Stargard Szczeciński

Daty skrajne od ... do...

(2)

Urząd Miejski

w Stargardzie Szczecińskim - do użytku zewnętrznego -

Wydział Kontroli

i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.2.2012.2.4

Protokół

z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 30.01.2012 r. do 10.02.2012 r. przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 16/2012 z dnia 26.01.2012 roku.

Zakres kontroli:

1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2011 roku.

2. Wdrożenie kontroli zarządczej.

Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim jest Małgorzata Góźdź, powołana Zarządzeniem nr 289/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14 czerwca 2007 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 września 2007 roku do 31 sierpnia 2012 roku.

Główną Księgową jest Barbara Kuczyńska zatrudniona od 01 listopada 2003 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w niepełnym pełnym wymiarze czasu pracy. Na czas nieobecności Głównej Księgowej funkcję pełni Artur Kaczmarczyk zatrudniony od 01.10.2011 r.

(spełnia wymogi ustawy o finansach publicznych dla głównych księgowych).

W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał:

Artur Kaczmarczyk - Główny Księgowy

(3)

Wnioski.

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na :

1. Odprowadzeniu z opóźnieniem na rachunek budżetu miasta dochodów budżetowych uzyskanych w maju 2011 r.

2. Nieklasyfikowaniu wydatków publicznych według dodatkowej klasyfikacji określającej kody wydatków strukturalnych, tj. stosownie do art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

3. Nieprowadzeniu ewidencji analitycznej następujących kont: 975 - „Wydatki strukturalne”; 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”

- stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, Zakładowego Planu Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 03.01.2011 r., art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

4. Nieprawidłowym ewidencjonowaniu składek zdrowotnych na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” zamiast na koncie 229 - „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, powyższe wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej oraz Zakładowego Planu Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 03.01.2011 r.

5. Dokonywaniu nieprawidłowych zapisów na koncie 130 - „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” oraz 132 - „Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych”, tj. niezgodnie z opisem powyższych kont zawartych w Zakładowym Planie Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 01.01.2011 r. oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej.

6. Przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami.

(4)

Na podstawie uchwały nr XLI/454/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 25 maja 2010 roku Przedszkole Miejskie nr 3 w Stargardzie Szczecińskim z dniem 31 grudnia 2010 roku zlikwidowano zakład budżetowy w celu przekształcenia w jednostkę budżetową.

Stosownie do § 1 pkt 1,2,3,4 uchwały na likwidatora wyznaczono Dyrektora Przedszkola.

Czynności likwidacyjne obejmowały:

- przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z przepisami o rachunkowości, w tym ustalenie należności i zobowiązań oraz stanu środków obrotowych i majątku trwałego znajdującego się w użytkowaniu zakładu budżetowego,

- zamknięcie rachunku bankowego i ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości, - sporządzenie bilansu zamknięcia zakładu budżetowego.

Termin zakończenia czynności likwidacyjnych określono na 31 grudnia 2010 roku.

W związku z powyższym Dyrektor Przedszkola dnia 23.12.2010 r. zarządzeniem nr 2/2010 r. powołała stosownie do § 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 10.10.2003 r. zespoły spisowe do przeprowadzenia spisu z natury rzeczowych składników majątku i środków pieniężnych, jednakże nie wyznaczono przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (Dyrektor powołała Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej dnia 02.01.2012 r.) Inwentaryzację przeprowadzono w dniach 27-31.12.2010 r., tj. stosownie do art. 26 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji. Inwentaryzacja środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania w kasie przeprowadzono również na dzień 31 grudnia 2010 r.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji osoby materialnie odpowiedzialne nie złożyły oświadczenia stwierdzającego, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników przekazały Głównemu Księgowemu. Ponumerowane arkusze spisu z natury wydano przewodniczącym zespołów spisowych. Arkusze spisu z natury ewidencjonuje się w księdze druków ścisłego zarachowania. Po zakończeniu inwentaryzacji zespoły spisowe nie złożyły sprawozdania Przewodniczącemu Komisji o stwierdzonych nieprawidłowościach i spostrzeżeniach w zakresie gospodarki składnikami majątkowymi. Nie sporządzono protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Nie stwierdzono faktu przeszkolenia zespołów spisowych w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.

W trakcie inwentaryzacji dokonano spisu z natury programów komputerowych - należy dokonywać weryfikacji stanu ewidencyjnego tychże wartości niematerialnych i prawnych z której sporządza się protokół - stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. Dodatkowo w skład komisji inwentaryzacyjnej wartości niematerialnych i prawnych weszła Dyrektor przedszkola (szczegółowo w arkuszu spisu z natury nr 6) - dane zgodne ze stanem księgowym.

Sporządzono protokół inwentaryzacji kasy oraz protokół zniszczenia anulowanych i niewykorzystanych czeków oraz zestawienie należności i zobowiązań na dzień 31.12.2010 r.

Stosownie do art. 12 ust. 2 cyt. ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamknięto na dzień zakończenia likwidacji, tj. 31 grudnia 2010 r., zamknięto również rachunki bankowe (łącznie 4 rachunki) – informacja z banku z dnia 03.01.2011 r. Bilans zakładu budżetowego, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu jednostki oraz dodatkowe informacje i objaśnienia do powyższych sporządzono stosownie do art. 45 i nast. zawartych w rozdziale 5 ustawy o rachunkowości na dzień 31 grudnia 2010 r. Powyższe sprawozdanie finansowe podpisane przez Dyrektora Przedszkola oraz Główną Księgową złożono do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim dnia 23.03.2011 r. Roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu

(5)

terytorialnego RB-WSa podpisane przez Dyrektora Przedszkola i Główną Księgową - złożone jw. Roczne sprawozdanie Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych za okres od początku roku do 31.12.2010 r. oraz Rb-Z i Rb-N złożono do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego dnia 31.01.2011 r. (korekta 11.03.2011 r.).

Mienie zlikwidowanego zakładu budżetowego, należności i zobowiązania według stanu na dzień likwidacji przejęła jednostka budżetowa. Bilans zamknięcia zakładu budżetowego jest bilansem otwarcia jednostki budżetowej. Z dniem 01 stycznia 2011 roku na podstawie cyt. wyżej uchwały utworzono jednostkę budżetową Przedszkole Miejskie nr 3 w Stargardzie Szczecińskim. Nowa jednostka jest prawnym następcą zlikwidowanego zakładu.

W dalszej kolejności na podstawie uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 r. utworzono z dniem 1 stycznia 2011 r.

wydzielone rachunki dochodów i wydatków nimi finansowanych przy samorządowych jednostkach budżetowych prowadzących działalność określoną w ustawie z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty, w tym w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim.

Stosownie do uchwały dysponentem wydzielonego rachunków dochodów i wydatków nimi finansowanych jest Dyrektor Przedszkola. Dochody wraz z odsetkami gromadzone na wydzielonym rachunku nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych.

Podstawą gospodarki finansowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków. Dyrektorzy jednostek wymienionych w uchwale przedstawiają Prezydentowi Miasta w terminach przez niego określonych:

1) sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych, w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym;

2) informację o przebiegu wykonania planu finansowego wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych za pierwsze półrocze, uwzględniającą w szczegółowości stan należności i zobowiązań, w tym wymagalnych.

1. Gospodarka finansowa Przedszkola Miejskiego nr 3 z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2011 roku.

Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty księgowe z pierwszego półrocza 2011 roku: faktury VAT, rachunki, listy płac, raporty kasowe, wyciągi bankowe, ewidencję księgową, sprawozdania budżetowe (Rb-28S, Rb-27S, Rb-34S za okres od 01.01.2011 r. do 31.12.2011 r.) oraz rozliczono środki na wydatki budżetowe za okres od lipca do grudnia 2011 r.

Budżet.

1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2011 r. (WB nr 048/2011) 72.748,40 zł 1.1.1. Wpływy w lipcu 2011 roku stanowiły:

1) refundacja umowy zlecenia 420,00 zł

2) naliczony podatek od wypłaconych świadczeń socjalnych 7.269,00 zł 3) naliczony podatek od wydanych posiłków pracownikom kuchni 39,00 zł

4) środki na wydatki budżetowe z UM 80.000,00 zł

(6)

5) odsetki bankowe 0,43 zł

Ogółem wpływy: 87.728,43 zł

1.1.2. Wydatki w lipcu 2011 roku stanowiły:

1) wynagrodzenia 21.551,97 zł

2) składka na Fundusz Pracy 2.780,60 zł

3) podatek PIT 4 17.161,00 zł

4) składka zdrowotna 11.199,15 zł

5) składka na ubezpieczenie społeczne 41.236,93 zł

6) wypłata gotówki 22.441,67 zł

7) przekazane dochody budżetowe na rachunek UM za 05 i 06/2011 r. 36,25 zł

8) opłaty bankowe 85,64 zł

9) KZP i pożyczki mieszkaniowe 4.910,00 zł

10) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1.703,48 zł

11) składki na związki zawodowe 167,95 zł

Ogółem wydatki: 123.274,64 zł

Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.07.2011 r. 37.202,19 zł 1.1.3. Wpływy w sierpniu 2011 roku stanowiły:

1) wpłata składki ubezpieczeniowej 51,60 zł

Ogółem wpływy: 130.052,03 zł

1.1.4. Wydatki w sierpniu 2011 roku stanowiły:

3) przekazane dochody budżetowe na rachunek UM za 07/2011 r. 52,44 zł

8) nagroda jubileuszowa 1.983,04 zł

Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.08.2011 r. 113.283,29 zł

(7)

1.1.5. Wpływy we wrześniu 2011 roku stanowiły:

1) wplata składki ubezpieczeniowej 51,60 zł

2) naliczony podatek od wydanych posiłków pracownikom kuchni 73,00 zł

1.1.6. Wydatki we wrześniu 2011 roku stanowiły:

2) Fundusz Pracy 1.406,99 zł

3) podatek od dochodów osobistych PIT 4 5.186,00 zł

5) ubezpieczenie społeczne 20.815,64 zł

10) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1740,04 zł

12) nagroda jubileuszowa 11.578,00 zł

13) rachunek – umowa zlecenie 420,00 zł

Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.09.2011 r. 58.285,19 zł 1.1.7. Wpływy w październiku 2011 roku stanowiły:

1) naliczony podatek od wydanych posiłków pracownikom kuchni 67,00 zł

Ogółem wpływy: 124.361,39 zł

1.1.8. Wydatki w październiku 2011 roku stanowiły:

(8)

12) zapłacony rachunek za materiały szkoleniowe 260,00 zł

Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.10.2011 r. 39.249,57 zł 1.1.9. Wpływy w listopadzie 2011 roku stanowiły:

1.1.10. Wydatki w listopadzie 2011 roku stanowiły:

8) koszty przesyłek 46,74 zł

10) zapłacone rachunki za materiały szkoleniowe 2.271,45 zł

Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.11.2011 r. 44.765,14 zł 1.1.11. Wpływy w grudniu 2011 roku stanowiły:

1) wpłata pożyczki mieszkaniowej 300,00 zł

2) naliczony podatek od wypłaconych świadczeń socjalnych 26,00 zł

1.1.12. Wydatki w grudniu 2011 roku stanowiły:

(9)

7) przekazane na rachunek UM za 11 i 12/2011 r. uzyskane dochody

oraz zwrot niewykorzystanych środków na wydatki budżetowe 2.152,81zł

12) zapłacone rachunki za materiały szkoleniowe 600,00 zł 13) storno podatku od dochodów osobistych PIT 4 26,00 zł

Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2011 r. (WB nr 98/2011) 0,00 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2011 r.

(RK nr 7/2011 za okres od 01-31.07.2011 r.) 0,00 zł

1.2.1. Na przychody w lipcu składały się:

- wpłata podatku od wydanych posiłków pracownikom kuchni 39,00 zł

- za zrealizowane czeki 22.441,67 zł

Razem: 22.480,67 zł

1.2.2. Na rozchody w lipcu składały się:

- wynagrodzenia 22.441,67 zł

- odprowadzenie gotówki na konto bankowe 39,00 zł

Razem: 22.480,67 zł

Stan środków w kasie na dzień 31.07.2011 r. 0,00 zł

1.2.3. Na przychody w sierpniu składały się:

- wpłata składki indywidualnego ubezpieczenia 51,60 zł

Razem: 22.188,50 zł

1.2.4. Na rozchody w sierpniu składały się:

- odprowadzenie gotówki na konto bankowe 51,60 zł

Razem: 22.188,50 zł

(10)

Stan środków w kasie na dzień 31.08.2011 r. 0,00 zł 1.2.5. Na przychody we wrześniu składały się:

Razem: 35.038,39 zł

1.2.6. Na rozchody we wrześniu składały się:

- odprowadzona gotówka na konto bankowe 124,60 zł

Razem: 35.038,39 zł

1.2.7. Na przychody w październiku składały się:

Razem: 33.886,50 zł

1.2.8. Na rozchody w październiku składały się:

- odprowadzona gotówka na konto bankowe 67,00 zł

Razem: 33.886,50 zł

1.2.9. Na przychody w listopadzie składały się:

Razem: 24.042,84 zł

1.2.10. Na rozchody w listopadzie składały się:

- zwrot kosztów podróży służbowych 120,60 zł

Razem: 24.042,84 zł

(11)

1.2.11. Na przychody w grudniu składały się:

Razem: 27.755,99 zł

1.2.12. Na rozchody w grudniu składały się:

- wypłata dofinansowania kształcenia (umowa z dnia..) 292,61 zł

Razem: 27.755,99 zł

Stan środków w kasie na dzień 31.12.2011 r. (Raport kasowy nr 12/2011) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:

1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, bankowe dowody wpłat, potwierdzenie wypłat z bankomatu.

2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.

4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.

5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacona do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości.

6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej.

7. Sprawozdanie Rb-27S, Rb-28S z wykonania planów finansowych jednostek budżetowych za okres od początku roku 2011 do 31 grudnia roku 2011 sporządzone zostało stosownie do art. 41 ustawy o finansach publicznych, na podstawie bieżąco prowadzonych ksiąg rachunkowych. Podpisane przez Dyrektora jednostki oraz Głównego Księgowego.

8. Dochody budżetowe w wysokości 17,76 zł, uzyskane w maju 2011 r. odprowadzono z opóźnieniem na konto budżetu miasta (WB nr 50/2011 za okres od 05-07.07.2011 r.) - zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta z dnia 12.01.2011 r. Nr 16/2011 w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na rok 2011- jest 07 lipca 2011 r. winno być do 10 czerwca 2011 r.).

9. Nie klasyfikuje się wydatków publicznych według dodatkowej klasyfikacji określającej kody wydatków strukturalnych tj. stosownie do art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

(12)

10. W jednostce nie prowadzi się ewidencji analitycznej następujących kont: 975 - „Wydatki strukturalne”, służące do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych (ewidencja do kont bilansowych nie jest prowadzona);

998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, ewidencja szczegółowa winna być prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków - stosownie do cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, Zakładowego Planu Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 03.01.2011 r., art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 1.

11. W jednostce na dzień 10.02.2012 r. zatrudnionych jest 30 osób (27,7 etatów).

Sprawdzono akta osobowe 10 pracowników - sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie budzi zastrzeżeń.

Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Przedszkola Miejskiego Nr 3.

Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Przedszkolu Nr 3 z dniem 01 stycznia 2011 roku został utworzony wydzielony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych.

Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80104 Przedszkola i paragraf klasyfikacji budżetowej z wyodrębnieniem wydatków bieżących i majątkowych.

Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 3 gromadzonych na wydzielonym rachunku są:

1) wpłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci,

2) opłaty za wynajem pomieszczeń na dodatkowe zajęcia dla dzieci,

3) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów.

Środki gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 3 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na:

1) zakup energii,

2) zakup usług i wyposażenia, 3) zakup artykułów żywnościowych,

(13)

4) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 5) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku.

Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za okres od 01 lipca do 31 grudnia 2011 roku przedstawia poniższa tabela:

§ Plan Wykonanie %

0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług

0920 pozostałe odsetki

3.000,00 423.945,00 15,00

1.302,00 167.652,53 1.85

43,40 39,55 12,33

Ogółem 426.960,00 168.956,38 39,57

Ogółem wydatki za okres od 01 lipca do 31grudnia 2011 roku z podziałem na dział, rozdział i paragraf przedstawia poniższa tabela:

§ Plan Wydatki %

3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4140 składki na PFRON

4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup środków żywności

4240 zakup pomocy naukowych i dydaktycznych 4260 zakup energii

4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych

4350 zakup usług dostępu do sieci Internet

4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe

4440 odpisy na ZFŚS

4510 opłaty na rzecz budżetu państwa

4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej

2.842,00 2.683,00 5.785,00 56.089,00 101.037,00 3.616,00 66.021,00 53.513,00 1.364,00 103.674,00 655,00 1.622,00

310,00 27.349,00 150,00 250,00

2.336,30 0,00 420,00 48.764,35 45.757,84 2.544,13 26.061,56 40.969,85 1.114,00 43.438,00 356,90 702,19

110,00 14.495,09 0,00 250,00

82,21 0,00 7,26 86,94 45,29 70,36 39,47 76,56 81,67 41,90 54,49 43,29

35,48 53,00 0,00 100,00

Ogółem 426.960,00 227.320,21 53,24

1.3. Stan środków na rachunku bankowym

na dzień 01.07.2011 r. (WB nr 102/2011 z dnia 01.07.2011 r.) 75.521,97 zł 1.3.1. Wpływy za II półrocze 2011 roku stanowiły:

2) wynajem pomieszczeń 150,00 zł

3) refundacja środków z Urzędu Miejskiego 17,76 zł

4) opłata za przedszkole 170.993,17 zł

5) wpłata na Radę Rodziców 100,00 zł

6) korekta odpisu na ZFŚS 3.058,83 zł

(14)

7) korekta przelewu 1.028,00 zł

8) refundacja umowy-zlecenie 420,00 zł

Ogółem wpływy: 175.769,61 zł 1.3.2. Wydatki za II półrocze 2011 roku stanowiły:

2) zakup artykułów żywnościowych 21.989,53 zł

3) wypłata czekiem 46.347,57 zł

4) rozmowy telefoniczne stacjonarne 702,19 zł

5) opłata za Internet 356,90 zł

6) opłata za gaz 1.349,86 zł

7) opłata za energię cieplną 23.043,59 zł

8) wywóz nieczystości 1.835,38 zł

9) woda 1.259,89 zł

10) ścieki 2.547,94 zł

11) odpis na ZFŚS 13.467,09 zł

12) korekta odpisu ZFŚS 3.058,83 zł

13) monitoring obiektu 1.353,00 zł

14) opłata za wynajem sal w szkołach dla oddziałów „0” 30.000,00 zł

15) usługa kurierska 14,89 zł

16) zakup artykułów chemicznych 2.415,25 zł

17) zwrot nadpłat za przedszkole 5.005,73 zł

18) zwrot środków do Urzędu Miejskiego 12.888,68 zł

19) refundacja umowy-zlecenie 420,00 zł

20) konserwacja wind kuchennych 1.599,00 zł

21) zakup energii elektrycznej 3.414,32 zł

22 przegląd przewodów kominowych 498,15 zł

23) usługa pralnicza 484,01 zł

24) tusze i tonery do drukarki 784,56 zł

25) zakup zestawu komputerowego i drukarki 13.601,09 zł

26) zakup programów komputerowych 2.530,00 zł

27) usługa stolarska 550,00 zł

28) szkolenie BHP 250,00 zł

29) zakup pomocy dydaktycznych 1.311,73 zł

30) zakup artykułów papierniczych 1.946,53 zł

31) serwis sprzętu komputerowego 1.248,45 zł

32) remont łazienki i innych pomieszczeń 31.934,54 zł

33) remont piaskownic 6.150,00 zł

34) zakup karuzel 4.265,00 zł

35) zakup wyposażenia do kuchni 4.895,40 zł

36) zakup odkurzacza 1.525,20 zł

37) zakup stolików i krzesełek 4.659,84 zł

38) badania profilaktyczne 946,00 zł

Ogółem wydatki: 251.291,58 zł

(15)

Stan środków na rachunku bankowym

na dzień 30.12.2011 r. (WB nr 193/2011) 0,00 zł

1.4. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2011 r.

(RK nr 11/2011/RDiW za okres 01-31.07.2011 r.) 0,00 zł

1.4.1. Na wpływy składały się:

- odpłatność za przedszkole 2.135,13 zł

- pobranie gotówki czekiem z banku 7.176,89 zł

- wpłaty pracowników za wyżywienie 462,50 zł

Razem: 9.774,52 zł 1.4.2. Na wydatki składały się:

- zakup benzyny 54,12 zł

- odprowadzenie gotówki do banku 2.597,63 zł

- zakup artykułów chemicznych 518,53 zł

- zakup artykułów spożywczych 858,88 zł

- zakup wyposażenia (karnisze) 697,18 zł

- zakup artykułów biurowych 535,84 zł

- zakup materiałów dla konserwatora 273,37 zł

- worki do odkurzacza 32,00 zł

- opłaty pocztowe 3,75 zł

- artykuły kuchenne 32,22 zł

- zwrot nadpłaty za przedszkole 171,00 zł

Razem: 5.774,52 zł Stan środków w kasie na dzień 31.07.2011 r. 4.000,00 zł 1.4. Stan środków w kasie na dzień 01.08.2011 r. 4.000,00 zł 1.4.1. Na wpływy składały się:

Razem: 2.546,44 zł 1.4.2. Na wydatki składały się:

- szkolenie BHP 628,25 zł

- taśma i ząbki do firany 538,90 zł

- zakup artykułów biurowych 100,18 zł

- środki czystości 784,85 zł

- artykuły kuchenne 84,49 zł

- zakup drabiny 238,00 zł

- zakup wyposażenia (karnisz) 30,55 zł

(16)

- zakup artykułów spożywczych 8.989,84 zł

- naprawa zmywarki 977,85 zł

- zakup obuwia i fartuchów 1.181,24 zł

- badania profilaktyczne 93,00 zł

- środki czystości 728,21 zł

- rytmika 1.150,00 zł

- naprawa kosiarki 308,46 zł

- uchwyt do ręcznika 63,49 zł

- bilety autobusowe 110,00 zł

Razem: 49.073,16 zł

Stan środków w kasie na dzień 30.09.2011 r. 4.000,00 zł 1.6. Stan środków w kasie na dzień 01.10.2011 r. 4.000,00 zł 1.6.1. Na wpływy składały się:

- za wynajem sal 288,00 zł

- zakup znaczków pocztowych 31,00 zł

- zakup herbaty 526,81 zł

- zaliczka 2.000,00 zł

- badania profilaktyczne 75,00 zł

(17)

Razem: 29.990,00 zł 1.7.2. Na wydatki składały się:

- zakup środków chemicznych 613,78 zł

- zakup pomocy dydaktycznych (klocki dla dzieci) 2.226,30 zł

Razem: 29.990,00 zł

Stan środków w kasie na dzień 30.11.2011 r. 2.000,00 zł 1.8. Stan środków w kasie na dzień 01.12.2011 r. 2.000,00 zł 1.8.1. Na wpływy składały się:

- rozliczenie zaliczki 1.585,33 zł

- regeneracja gaśnic 169,74 zł

Razem: 30.112,66 zł

(18)

W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:

1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat.

2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.

4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.

5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego była wpłacana do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku

Kwota (zł)

Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy

Kwota (zł) 102/2011 0010108414 - 01.07.2011 4.000,00 11/11/RD KP 60/11 - 01.07.2011 4.000,00 114/2011 0010108415 - 26.07.2011 3.176,89 11/11/RD KP 63/11 - 26.07.2011 3.176,89 123/2011 0010109864 - 31.08.2011 2.546,44 12/11/RD KP 67/11 - 31.08.2011 2.546,44 130/2011 0010109865 - 09.09.2011 3.093,93 13/11/RD KP 69/11 - 09.09.2011 3.093,93 140/2011 0010109866 - 27.09.2011 9.266,39 14/11/RD KP 71/11 - 27.09.2011 9.266,39 142/2011 0010109867 - 29.09.2011 1.786,37 14/11/RD KP 72/11 - 29.09.2011 1.786,37 159/2011 0010109868 - 31.10.2011 9.579,03 16/11/RD KP 79/11 - 31.10.2011 9.579,03 177/2011 0010109867 - 30.11.2011 8.136,16 18/11/RD KP 87/11 - 30.11.2011 8.136,16 189/2011 0010109870 - 22.12.2011 4.681,61 20/11/RD KP 94/11 - 22.12.2011 4.681,61 193/2011 0010109871 - 30.12.2011 80,75 20/11/RD KP 96/11 - 30.12.2011 80,75

6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej.

1.9. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej.

1) Saldo konta 101-1 „Kasa - jednostka budżetowa” na dzień 30.12.2011 roku wynosiło:

0,00 zł

Symbol konta

B.O. Obroty narastająco

od początku roku

Saldo na dzień 30.12.2011 r.

101-1 Wn Ma Wn Ma Wn Ma

- - 303.324,64 333.324,64 - -

Saldo konta jest zgodne z RK nr 12/2011za okres od 01 - 31.12.2011 roku.

2) Saldo konta 101-2 „Kasa – dochody własne” na dzień 30.12.2011 roku wynosiło:

0,00 zł

(19)

Saldo na dzień 30.12.2011 r.

101-2 Wn Ma Wn Ma Wn Ma

- - 427.527,49 427.527,49 - -

Saldo konta jest zgodne z RK nr 19/11/RD za okres od 01 - 31.12.2011 roku.

3) Saldo konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” na dzień 30.12.2011 roku wynosiło:

0,00 zł

Obroty od lipca do grudnia 2011 r.

Obroty narastająco od początku roku

Saldo na dzień 30.12.2011 r.

130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma

510.956,88 583.705,28 1.159.190,97 1.159.190,97 - -

Zapisy na koncie 130 są nieprawidłowe, w okresie badanym winno być: Wn - 519.093,07;

Ma - 591.841,47. Zgodnie z Zakładowym Planem Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 01.01.2011 r. oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861) zapisy na koncie winny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, przy zachowaniu pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem.

Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych.

Saldo konta jest zgodne z WB nr 98/2011 z dnia 30.12.2011 roku.

4) Saldo konta 132 „Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych”

na dzień 30.12.2011 roku wynosiło: 0,00 zł

Obroty od lipca do grudnia 2011 r.

Obroty narastająco od początku r.

Saldo na dzień 30.12.2011 r.

173.017,71 248.539,68 446.571,92 446.571,92 - -

Zapisy na koncie 132 są nieprawidłowe, w okresie badanym winno być: Wn - 175.769,61;

Ma - 251.291,58. Zgodnie z Zakładowym Planem Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 01.01.2011 r. oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861) zapisy na koncie winny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych przy zachowaniu pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem.

Saldo konta jest zgodne z WB nr 193/2011 z dnia 30.12.2011 roku. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 2.

(20)

5) Saldo konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” na dzień 31.12.2011 roku

wynosiło po stronie: Wn - 6.499,31 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- 9.160,49 741.519,50 735.020,19 6.499,31 -

6) Saldo konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” na dzień 31.12.2011 roku

wynosiło po stronie: Wn - 884,57 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 911,77 27,20 884,57 -

7) Saldo konta 225 „Rozrachunki z budżetami” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło

po stronie: Wn - 26,00 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 145.061,46 145.035,46 26,00 -

Saldo konta stanowiła nadpłata zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za miesiąc grudzień 2011 roku. Powyższe rozliczono w styczniu 2012 r. (WB nr 08/2012 - budżet - za okres od 26-31.01.2012 r., wpłata podatku PIT-4).

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Na koncie tym nieprawidłowo ewidencjonuje się składki zdrowotne - winno być na koncie 229 - „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” służące do ewidencji innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych - powyższe na podstawie cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Tym samym obroty na koncie są zawyżone. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 3.

8) Saldo konta 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne” na dzień 31.12.2011 roku

wynosiło po stronie: Ma - 24.424,15 zł

Saldo na dzień 30.06.2011 r.

- 9.641,28 349.339,92 373.764,07 - 24.424,15

(21)

Saldo konta stanowi zobowiązanie wobec ZUS za miesiąc grudzień 2011 roku, odprowadzony dnia 05.01.2012 roku - WB nr 3/2012 z dnia 05.01.2012 r.

9) Saldo konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” na dzień 31.12.2011 roku

wynosiło po stronie: Wn - 3.300,00 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

3.078,95 - 21.997,45 18.697,45 3.300,00 -

Saldo stanowi kwota należnych pożyczek mieszkaniowych.

10) Saldo konta 400 „Amortyzacja” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło po stronie:

Wn - 17.655,72 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 17.655,72 - 17.655,72 -

11) Saldo konta 401 „Zużycie materiałów i energii” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło

po stronie: Wn - 205.114,17 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 205.114,17 - 205.114,17 -

Na saldo konta 401 „Zużycie materiałów i energii” składały się:

Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola

- § 4210 zakup materiałów i wyposażenia 34.050,41 zł

- § 4220 zakup środków żywności 104.139,20 zł

- § 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 3.615,82 zł - § 4260 zakup energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu 63.308,74 zł

12) Saldo konta 402 „Usługi obce” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło po stronie:

Wn - 162.553,20 zł

B.O. Obroty narastająco od

początku roku

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 162.553,20 - 162.553,20 -

Na saldo konta 402 „Usługi obce” składały się:

(22)

- § 4270 zakup usług remontowych 53.637,14 zł

- § 4280 zakupusług zdrowotnych 1.364,00 zł

- § 4300 zakup usług pozostałych 105.276,02 zł

- § 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 713,79 zł - § 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych

świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.562,25 zł

13) Saldo konta 403 „Podatki i opłaty” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło po stronie:

Wn - 150,00 zł

B.O. Obroty narastająco od

początku roku

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 150,00 - 150,00 -

Na saldo konta 403 „Podatki i opłaty” składały się:

- § 4510 opłaty na rzecz budżetu państwa 150,00 zł

14) Saldo konta 404 „Wynagrodzenia” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło po stronie:

Wn - 935.577,21 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 935.997,21 420,00 935.577,21 -

15) Saldo konta 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło po stronie: Wn - 208.941,17 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 210.997,17 2.056,00 208.941,17 -

Na saldo konta 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” składały się:

- § 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 3.004,72 zł

- § 4110 składki ZUS pracodawcy 134.038,05 zł

- § 4120 składki na Fundusz Pracy 17.640,31 zł

- § 4440 odpis na ZFŚS 54.258,09 zł

(23)

16) Saldo konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” na dzień 31.12.2011 roku wynosiło

po stronie Wn - 18.502,27 zł

Saldo na dzień 31.12.2011 r.

- - 18.502,27 - 18.502,27 -

Na saldo konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” składały się:

Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 801146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - § 4300 dokształcanie nauczycieli - czesne 46,74 zł - § 4410 delegacje służbowe 388,55 zł

- § 4700 szkolenia pracowników 4.563,65 zł

- § 4410 delegacje służbowe 379,65 zł

- § 4700 szkolenia pracowników 235,00 zł

- § 2400 wpływy do budżetu- pozostałości z rachunku DW 12.888,68 zł

2. Wdrożenie i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Przedszkolu Miejskim nr 3.

Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem.

Cele i zadania jednostki sformułowano w następujących dokumentach: statut Przedszkola Miejskiego Nr 3 z dnia 31.08.2011 r.; koncepcja pracy Przedszkola na lata 2010 - 2014 wraz z kierunkami realizacji koncepcji - z dnia 31.08.2010 r., Roczny plan pracy opiekuńczej, wychowawczej Przedszkola na rok 2011/2012 z dnia 31.08.2011 r. wskazujący zadania, środki realizacji, osoby odpowiedzialne i terminy wykonania; Plan dochodów i wydatków na rok 2011;

Plan posiedzeń Rady Pedagogicznej; Kalendarium ważnych wydarzeń w Przedszkolu;

Dodatkowe czynności nauczycieli w ramach pracy dodatkowej; Plan współpracy z rodzicami na rok szkolny 2011/2012; plan nadzoru pedagogicznego na rok 2011/2012, Miesięczne plany pracy w poszczególnych oddziałach.

Zarządzeniem nr 1 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 sierpnia 2011 roku ustalono sposób prowadzenia kontroli zarządczej w Przedszkolu poprzez wprowadzenie Regulaminu kontroli zarządczej. Wskazano formy organizacyjne kontroli, osoby zobowiązane do prowadzenia kontroli zarządczej oraz zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników. Sporządzono także plan i harmonogram kontroli zarządczej obowiązujący od dnia 01 września 2011 roku. W następstwie kontroli gospodarki finansowej,

(24)

ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz.U. Nr 15, poz. 84), w następującym zakresie:

I. Środowisko wewnętrzne.

1. Przestrzeganie wartości etycznych:

w Przedszkolu opracowano i wdrożono Kodeks Etyki Parowników Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim (Zarządzenie nr 3 Dyrektora z dnia 01 września 2011 roku - załącznik nr 1 do Regulaminu kontroli zarządczej) – w aktach osobowych pracowników znajdują się oświadczenia o zapoznaniu się z postanowieniami Kodeksu;

2. Kompetencje zawodowe pracowników:

- rekrutacja i zatrudnianie pracowników odbywa się stosownie do przepisów ustawy Karta Nauczyciela, ustawy o pracownikach samorządowych oraz Kodeksu Pracy;

- w przedszkolu na podstawie Regulaminu dofinansowania i doskonalenia zawodowego nauczyciela zapewnia się środki na dofinansowanie kształcenia i doradztwa nauczycieli w wysokości 1% planowanych rocznych wydatków na wynagrodzenia (w nim wniosek o dofinansowanie kształcenia, umowa w zakresie i warunkach świadczeń dla pracownika skierowanego na kształcenie, skierowanie na kształcenie), na rok 2011 przewidziano kwotę 5.000,00 zł;

- w jednostce opracowano plan szkoleń i doskonalenia zawodowego nauczycieli na rok 2011;

- na podstawie Regulaminu oceny nauczyciela w Przedszkolu dokonuje się powyższej oceny z uwzględnieniem stosownych kryteriów (ostatnie z czerwca 2011 r.);

- na podstawie Regulaminu oceny pracowników samorządowych w Przedszkolu oraz ustawy o pracownikach samorządowych dokonuje się oceny pracowników samorządowych – arkusze ocen znajdują się aktach pracowników;

3. Struktura organizacyjna zawarta jest w:

- Statucie Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 31 sierpnia 2011 roku;

- Koncepcji pracy Przedszkola na lata 2010 - 2014 wraz z kierunkami realizacji koncepcji;

- Regulaminie organizacyjnym Przedszkola Miejskiego nr 3, w którym wskazano zadania przedszkola, strukturę organizacyjną, zasady funkcjonowania;

- w Regulaminie pracy z dnia 01 marca 2003 roku, podpisanym przez Dyrektora (uzgodniony z przedstawicielem związków zawodowych w trakcie kontroli - stosownie do art. 104². § 1 Kodeksu Pracy), w którym określa się organizację pracy, system i rozkład czasu pracy, terminy, czas i miejsce wypłaty wynagrodzenia, prawa i obowiązki dyrektora i pracowników, zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady wyróżniania i nagradzania pracowników, dyscyplinę pracy;

- aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określony jest dla każdego pracownika i wpięty do akt osobowych, potwierdzony podpisem pracownika;

4. Delegowanie uprawnień:

- imienne upoważnienia z zakresu gospodarki finansowej dla wybranych pracowników potwierdzone podpisem pracownika znajdują się w aktach osobowych, potwierdzone podpisem;

- wynikające z zakresu zadań kontrolnych w celu realizacji procedur kontroli zarządczej;

(25)

II. Cele i zarządzanie ryzykiem.

1. Misja przedszkola określona jest w Statucie Przedszkola Miejskiego nr 3. Przedszkole realizuje cele i zadania określone w ustawie o systemie oświaty oraz rozporządzeniach wykonawczych. Celem wychowania przedszkolnego jest wspomaganie i ukierunkowanie rozwoju dziecka zgodnie z jego wrodzonym potencjałem i możliwościami rozwojowymi w relacjach ze środowiskiem społeczno - kulturalnym i przyrodniczym;

2. Określenie celów i zadań a także monitorowanie i ocena ich realizacji zawarta jest w:

- arkuszu organizacyjnym - Zarządzenie Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński Nr 166/2011 z dnia 25 maja 2011 roku ze zm. w sprawie zatwierdzenia arkuszy organizacji przedszkoli miejskich, szkół i placówki oświatowo-wychowawczej prowadzonych przez Gminę-Miasto Stargard Szczeciński na rok szkolny 2011/2012;

- planie działalności na rok 2012;

- planie dochodów i wydatków na dany rok;

- planie pracy przedszkola;

- planach pracy nauczycieli;

- procedurze monitoringu realizacji podstawy programowej;

3. W przedszkolu stworzono modelowy rejestr ryzyk w którym zawarto cele do realizacji, mierniki realizacji, zidentyfikowano ryzyko, prawdopodobieństwo jego wystąpienia, możliwe skutki wystąpienia ryzyka oraz reakcję na ryzyko;

4. Zidentyfikowane ryzyka, na podstawie arkusza identyfikacji, poddaje się analizie w odniesieniu do celów i zadań, określa się prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyk, jego wpływu na realizację celów i zadań, akceptowany jego poziom, reakcję na ryzyko oraz właściciela ryzyka. Przedłożono arkusz analizy ryzyka z dnia 31.08.2011 r.

5. W reakcji na ryzyka występujące opracowano i wdrożono następujące procedury:

- procedurę obiegu informacji w przedszkolu;

- procedurę udostępniania dokumentacji przedszkolnej;

- procedurę przyjmowania, rozpatrywania i koordynowania skarg i wniosków;

- procedurę kierowania dzieci na terapię logopedyczną;

- procedurę kontaktów z rodzicami;

- regulamin rekrutacji dzieci do przedszkola;

- procedurę przyprowadzania i odbierania dzieci z przedszkola zawartą w Statucie;

- instrukcję postępowania na wypadek pożaru;

- politykę rachunkowości i zawarte w niej instrukcje dotyczące gospodarki finansowej;

- regulamin pracy, nagradzania i premiowania pracowników;

- instrukcję w sprawie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;

III. Mechanizmy kontroli.

1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowi Regulamin kontroli zarządczej z dnia 31 sierpnia 2011 roku oraz pozostałe instrukcje i procedury obowiązujące w Przedszkolu.

2. W celu realizacji zadań tworzy się plan nadzoru pedagogicznego na rok szkolny 2011/2012 (plan ewaluacji, organizację ewaluacji, harmonogram ewaluacji, terminarz hospitacji, szkoleń, arkusze obserwacji placówki oraz zajęć), a także plan i harmonogram kontroli zarządczej; wskazuje się w tych dokumentach osoby odpowiedzialne za realizację;

3. W Przedszkolu istnieją mechanizmy służące zapewnieniu ciągłości działania i ochrony zasobów, tj.: procedury archiwizowania i przechowywania zbiorów; system ochrony danych osobowych w jednostce; instrukcja inwentaryzacyjna; instrukcja magazynowa; instrukcja kontroli finansowej; sporządzono dodatkowo wykaz osób upoważnionych do podpisywania

(26)

dokumentów; wzory podpisów osób upoważnionych; procedurę przechowywania dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych; instrukcję obrotu drukami ścisłego zarachowania; zasady ochrony i monitoringu elektronicznego mienia;

4. W przedszkolu prowadzi się ewidencję środków trwałych;

5. W jednostce opracowano zasady zastępstw pracowników (sporządzono dnia 08.02.

2012 r.);

6. Mechanizmy kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych: szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, w zakresie gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych, sprawdzenie czy projektowane wydatki znajdują pokrycie w planie finansowym, przeprowadzania okresowej inwentaryzacji składników mienia, prawidłowej gospodarki finansowej - powyższe zawarte jest w procedurach finansowo-księgowych (Polityka rachunkowości Przedszkola Miejskiego nr 3);

7. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych: Księgi rachunkowe prowadzi się z wykorzystaniem programu komputerowego Personal ‘88 FK, program Personal ‘88 Płace - Kadry wykorzystywany do prowadzenia kartotek osobowych, naliczania i rozliczania wynagrodzeń oraz program kasowy. W celu ochrony danych oraz systemu ich przetwarzania wykonywane są kopie bezpieczeństwa na dyskach twardych C i D oraz pendrive’ach, a także stosowana jest profilaktyka antywirusowa. Każdy użytkownik posiada indywidualne hasło dostępu do systemu;

8. Wyznaczono pracownika (kadrowa-kasjer) odpowiedzialnego za bezpieczeństwo danych osobowych w systemie informatycznym, w tym za przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu;

IV. Informacja i komunikacja.

W jednostce nie istnieje sformalizowany system obiegu informacji, przepływ informacji wewnętrznych odbywa się poprzez przekazywanie informacji ustnie, pisemnie, drogą elektroniczną oraz w trakcie spotkań Dyrektora z pracownikami, udział w naradach, konferencjach, zespołach samokształceniowych, spotkaniach, istotne informacje wywiesza się na tablicy ogłoszeń, pracownicy posiadają dostęp do aktów prawnych i procedur u Dyrektora;

Przedszkole posiada własną stronę WWW, dysponuje telefonem służbowym;

V. Monitorowanie i ocena.

Stosownie do wymienionego wyżej Regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor zobowiązał pracowników w ramach bieżących obowiązków do monitorowania skuteczności kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów; wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą do oceny stanu kontroli zarządczej;

stosownie do Regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor oraz Główny Księgowy zobowiązani są dokonywać samooceny, którą należy dokumentować. Do czasu zakończenia kontroli nie dokonano samooceny za rok 2011; w jednostce składane są raz do roku arkusze samooceny nauczyciela - ostatnie z czerwca 2011 r. (9 zatrudnionych);

Dyrektor Przedszkola złożyła oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2011 rok stanowiące załącznik nr 4.

(27)

Na tym czynności kontrolne zakończono.

Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 31.01.2012 roku.

Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 3 Małgorzata Góźdź została poinformowana o przysługującym jej na podstawie Zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 22 października 2008 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.

Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

W treści protokołu dokonano następujących poprawek:

...

Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:

...

które załączono do protokołu.

Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją ... .

Stargard Szczeciński, dnia ... 2012 roku.