1
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ
PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ
NR PS-II.431.2.29.2013
Przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy w Chmielnie przy ul. Grzędzickiego 2 C
Gdańsk 30 sierpnia 2013 r.
2 I. Warunki organizacji kontroli
Jednostka kontrolowana;
Kontrolę przeprowadzono w Środowiskowym Domu Samopomocy w Chmielnie przy ul. Grzędzickiego 2C, prowadzonym dla Gminy Chmielno. Gmina realizuje tym samym zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej w obszarze pomocy społecznej
Kierownik ŚDS: - Gabriela Jóskowska Jednostka kontrolująca:
Kontrolę prowadził Zespół Inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w składzie:
- Ewa Szczypior – starszy inspektor wojewódzki - kierująca zespołem inspektorów - upoważnienie PS-II.0030.211.2013 z dnia 5 lipca 2013 r.
- Jolanta Ostrowska – inspektor wojewódzki – upoważnienie PS-II.0030.210.2013 z dnia 5 lipca 2013 r.
Termin kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniu 30 sierpnia 2013 r.
Okres podlegający kontroli: realizacja zadań merytorycznych placówki w roku 2012.
Podstawy prawne przeprowadzonej kontroli:
art.28 ust.1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31 poz. 206 z późn. zm.),
art.126 i art.127 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 poz. 182 z późn zm. ),
Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61 poz. 543 ),
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r.
w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238 poz. 1586).
art.1, art. 9 ustawy z dnia 19 sierpnia 1994r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U.
z 2011 r. Nr 231, poz. 1375 z późn. zm.) Zakres kontroli problemowej:
Ocena merytoryczna działań w zakresie realizacji zadań umożliwiających wsparcie osób z zaburzeniami psychicznymi, służących poprawie jakości życia uczestników, rodzaj i zakres usług świadczonych w Środowiskowym Domu Samopomocy w Chmielnie (określanego dalej jako ŚDS) oraz realizacja standardów określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy.
W trakcie czynności kontrolnych analizie poddane zostały następujące zagadnienia:
dokumenty formalne, dotyczące funkcjonowania ŚDS w Chmielnie (statut, regulamin, programy i plany pracy),
liczba osób przebywających w ŚDS w 2012 roku,
formy działań terapeutycznych i innych usług skierowanych na rzecz uczestników SDS,
współpraca z rodzinami, instytucjami w środowisku lokalnym w celu integracji społecznej uczestników ŚDS,
przygotowanie merytoryczne zatrudnionych pracowników ŚDS,
przebieg i efekty oddziaływań terapeutycznych wobec uczestników ŚDS,
stan bazy technicznej i wyposażenia budynku ŚDS.
3 Osoby udzielające wyjaśnień;
1. Kierownik ŚDS – pani Gabriela Jóskowska 2. Psycholog ŚDS - pani Katarzyna Kobiela
Przed przystąpieniem do działań kontrolnych poinformowano kierownika ŚDS o prawie odmowy podpisania protokołu i obowiązku złożenia na piśmie do dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu, wyjaśnień przyczyn tej odmowy oraz umotywowanych zastrzeżeń, dotyczących ustaleń zwartych w protokole. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, o których mowa powyżej, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia stanowiska dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku wobec zastrzeżeń. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez zespół inspektorów i sporządzenia zaleceń pokontrolnych oraz sporządzenia zaleceń pokontrolnych (§ 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005r w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61 poz. 543).
II. Podstawa do ustaleń kontroli:
Ustaleń do protokołu dokonano na podstawie:
oględzin bazy technicznej i lokalowej ŚDS w Chmielnie, jako miejsca realizacji zadania (czy gwarantuje niezbędną jakość usług),
wyjaśnień udzielonych przez kierownika i psychologa ŚDS,
wglądu w dokumenty merytoryczne, dotyczące realizowanych zadań (uchwały, statut, regulamin, plan i program działalności ŚDS, dokumentacja indywidualna i zbiorowa uczestników).
III. Ustalenia kontrolne:
Środowiskowy Dom Samopomocy w Chmielnie powołany został na mocy Uchwały Nr XXI/150/97 Rady Gminy w Chmielnie z dnia 13 sierpnia 1997 r. (załącznik nr 1). Do tej pory funkcjonuje w ramach Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (GOPS) jako komórka organizacyjna. Zadania swoje realizuje w oparciu o zaktualizowany Statut i Regulamin Organizacyjny GOPS (załączniki nr 2 i 3), w ramach którego ustalony został Regulamin Funkcjonowania Środowiskowego Domu Samopomocy w Chmielnie (załącznik nr 4).
Zgodnie ze standardami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy, merytoryczną podstawą działalności ŚDS jest program i plan pracy na każdy rok, uzgadniany z Wojewodą Pomorskim i zatwierdzany przez jednostkę prowadzącą (załącznik nr 5 i 6). Kierownik ŚDS zgodnie z § 25.1. rozporządzenia złożył także sprawozdanie merytoryczno – finansowe z działalności ŚDS w roku 2012 (załącznik nr 7).
W trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono w aktualnie obowiązującym statucie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chmielnie ani w Regulaminie Funkcjonowania ŚDS jednoznacznego zapisu, dotyczącego ilości miejsc statutowych, przeznaczonych dla uczestników ŚDS. Na podstawie informacji uzyskanych od kierownika ŚDS ustalono, że w ramach dochodzenia do standardów, mocą Uchwały nr VIII/87/2011 Rady Gminy Chmielno z dnia 28 października 2011 r. przyjęto program naprawczy, w ramach którego zamierzano rozbudować bazę lokalową ŚDS i doposażyć ją stosowanie do potrzeb docelowej grupy 25 osób. W roku 2012 zadanie zostało zrealizowane zgodnie z umową i sprawozdaniem (załącznik nr 9 i 10 ).
Zgodnie z powyższym, należy wskazać w aktualnie obowiązujących aktach regulujących funkcjonowanie Środowiskowego Domu Samopomocy w Chmielnie (statut, regulamin) liczbę miejsc statutowych przeznaczonych dla uczestników zajęć.
4
ŚDS posiada kilka opracowanych procedur postępowania w sytuacjach szczególnych (załącznik nr 8). Należą do nich;
1. procedura przyjęcia uczestnika do Środowiskowego Domu Samopomocy, 2. procedury dotyczące niezbędnego działania w przypadku zdarzeń kryzysowych, 3. procedury postępowania w przypadku konieczności pozbawienia praw osoby
do pobytu w ŚDS.
Z uwagi na specyfikę dysfunkcji intelektualnych i zdiagnozowanych chorób psychicznych, powodujących różnorodność funkcjonowania uczestników w życiu codziennym, zasadnym jest opracowanie procedur postępowania w nagłych wypadkach.
Znalazłyby zastosowanie w sytuacji nagłego pogorszenia stanu zdrowia uczestnika, konieczności zastosowania przymusu bezpośredniego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 28 czerwca 2012 r. w sprawie sposobu stosowania i dokumentowania zastosowania przymusu bezpośredniego oraz dokonywania oceny zasadności jego zastosowania (Dz. U. 2012, poz. 740) oraz art.3 pkt. 3, oraz art. 18 ustawy o ochronie zdrowia psychicznego z dnia 19 sierpnia 1994 r. (Dz. U. z 2011 Nr 231, poz. 1375), doznania urazu czy nieszczęśliwego wypadku. Zawierać powinny zakres odpowiedzialności za podejmowane działania interwencyjne, wskazywać sposób ich prowadzenia oraz dokumentowania jak też nawiązania kontaktu z rodziną lub opiekunami. Problem ten zespół inspektorów omówił z kierownikiem i psychologiem ŚDS w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych.
Środowiskowy Dom Samopomocy w Chmielnie jest dziennym ośrodkiem wsparcia, przeznaczonym dla osób dorosłych wykazujących przewlekłe zaburzenia psychiczne i niepełnosprawność intelektualną (typ B i C). Uczestnikami zajęć są mieszkańcy gminy Chmielno oraz w miarę posiadania miejsc, mieszkańcy okolicznych gmin (na mocy porozumień międzygminnych). Kierowanie do ośrodka odbywa się na podstawie decyzji administracyjnej, wydawanej przez kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chmielnie. Placówka funkcjonuje przez 5 dni w tygodniu w godzinach już od 7.30 – 15.30, zapewniając przez 6 godzin dziennie bezpośrednie zajęcia z uczestnikami. W kontrolowanym okresie ze wsparcia placówki korzystało 40 osób z czego 4 osoby w trakcie roku zrezygnowały z proponowanej oferty. Średnia frekwencja uczestników na zajęciach ŚDS wynosiła 71% (zgodnie ze sprawozdaniem merytoryczno – finansowym za rok 2012).
ŚDS w Chmielnie spełnia całkowicie konieczne wymogi lokalowe określone dla środowiskowych domów samopomocy. Powierzchnia użytkowa po rozbudowie wynosi 230 m², co zapewnia zachowanie standardu określonego w § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. ŚDS nie zapewnia miejsc całodobowego pobytu dla swoich uczestników gdyż w zasobach Gminy Chmielno znajdują się mieszkania chronione, z których w ramach treningu usamodzielnienia korzystają też podopieczni. Pomieszczenia użytkowe ŚDS wyposażone są w meble i sprzęty umożliwiające profesjonalne prowadzenie zajęć i treningów. Poza pomieszczeniami przeznaczonymi na pracownie w ŚDS znajduje się pomieszczenie biurowe pełniące jednocześnie rolę „pokoju wyciszeń” oraz wykorzystywane również do indywidualnych rozmów z psychologiem. W ŚDS znajduje się także przestronne, kompleksowo wyposażone pomieszczenie kuchenne z wyodrębniona salą jadalni.
Środowiskowy Dom Samopomocy umożliwia spożywanie 2 posiłków (drugie śniadanie i obiad) w ramach treningu kulinarnego.
W ramach oferowanych usług realizowany jest także dowóz uczestników z odległych miejsc zamieszkania. W tym celu ŚDS korzysta z busa osobowego, będącego własnością gminy, dostosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych. Koszty przewozu osób realizowane są na podstawie porozumień z gminami ościennymi oraz umowy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z gminą Chmielno.
5
Kadra Środowiskowego Domu Samopomocy w Chmielnie
W trakcie czynności kontrolnych potwierdzono, zgodność wymagań zawartych w standardach, związanych z wykształceniem zatrudnionego personelu, umożliwiającym im pracę z osobami przewlekle psychicznie chorymi i z niepełnosprawnością intelektualną w ramach obowiązującego prawa (załącznik nr 11). Zachowany został również wskaźnik zatrudnienia określony w § 12 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy dla ŚDS typu B i C.
Zespół Wspierająco – Aktywizujący.
W ŚDS funkcjonuje zespół wspierająco – aktywizujący powołany Zarządzeniem Nr 8/2012 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chmielnie z dnia 10 października 2012 (załącznik nr 12). Zakres zadań poszczególnych członków zespołu zawarty jest w Regulaminie Funkcjonowanie ŚDS (załącznik nr 4).
W roku 2012 zespół zbierał się zgodnie z potrzebami średnio 1 raz w miesiącu.
W ciągu roku odbyło się 14 zebrań. Spotkania zespołu są dokumentowane w formie systematycznej ewidencji. Składa się na nią protokół, zawierający zakres tematyczny spotkania, przyjęte ustalenia oraz podpisy uczestników. W trakcie zebrań omawiane były bieżące założenia i realizacja indywidualnych planów wspierająco – aktywizujących ustalanych dla poszczególnych uczestników zajęć.
Wsparcie i oferta terapeutyczna kierowane do uczestników ŚDS w Chmielnie w 2012r ŚDS realizuje swoje zadania wobec uczestników w oparciu o rozpoznanie potrzeb, możliwości rozwojowych oraz posiadane umiejętności indywidualne, które zostają zawarte w Indywidualnych Planach Wspierająco - Aktywizujących. Podopieczni biorą udział w treningach z zakresu uspołecznienia, usamodzielnienia w tym budżetowego i pomocy w załatwianiu spraw urzędowych, samoobsługi, wdrażania do pracy, organizacji czasu wolnego, rozwijania ekspresji artystycznej, doskonalenia rozwoju intelektualnego, edukacji zdrowotnej oraz usprawniania fizycznego. W ramach oferowanego wsparcia uczestnicy mają możliwość nabywania i doskonalenia umiejętności w pracowniach: stolarskiej, plastycznej, rękodzielniczej, komputerowej, kulinarnej. Odbywają się zajęcia muzyczne oraz terapia ruchowa w formie ćwiczeń ogólnorozwojowych oraz z wykorzystaniem specjalistycznego sprzętu rehabilitacyjnego. Do użytku uczestników przeznaczona jest bogato wyposażona sala rehabilitacyjna, gdzie pod okiem fizjoterapeuty przeprowadzane są specjalistyczne ćwiczenia.
Uczestnicy korzystali również z innych form wsparcia w postaci aromaterapii, logopedy czy zajęć socjoterapeutycznych. Szczegółowy opis realizacji poszczególnych treningów zawiera sprawozdanie merytoryczne za rok 2012 r.(załącznik nr 4), potwierdzone podczas kontroli zapisami w Indywidualnych Planach Wspierająco - Aktywizujących oraz dziennikach zajęć poszczególnych pracowni.
ŚDS umożliwia też pomoc w dostępie do niezbędnych świadczeń opieki zdrowotnej, pozostając w stałym kontakcie z lekarzami POZ i PZP, organizując dojazd na umówione wcześniej wizyty specjalistyczne, a w sytuacjach koniecznych pracownik towarzyszy podopiecznemu podczas wizyt lekarskich. Ponadto pracownicy ŚDS umawiają wizyty do specjalistów i POZ, pomagają w zakupie leków i systematycznym ich przyjmowaniu., pilnują terminów wizyt lekarskich.
Podopieczni biorą aktywny udział w wydarzeniach integracyjno - kulturalnych w lokalnym środowisku jak również imprezach wyjazdowych. Na uwagę zasługują takie
6
inicjatywy jak Wojewódzki Jarmark Folklorystyczny, Przegląd Dorobku Kulturalnego ŚDS i DPS, coroczne Powiatowe Plenerowe Spotkania Osób Niepełnosprawnych w Przodkowie, Somoninie, Stężycy, kiermasz gwiazdkowy na rynku w Kartuzach. Podopieczni mają zagwarantowany dostęp do obiektów kulturalnych typu: muzea, kina, koncerty, wystawy i sportowych (kręgielnia, basen, stadion gminny). Korzystają też z turnusów rehabilitacyjnych. Na terenie ŚDS organizowane są również różne imprezy okolicznościowe i świąteczne.
Współpraca z podmiotami zewnętrznymi:
Pracownicy Środowiskowego Domu Samopomocy systematycznie współpracują z rodzinami, opiekunami i innymi osobami bliskimi podopiecznych. W celu umożliwienia integracji uczestników ze środowiskiem lokalnym, utrzymują szeroką współpracę z różnymi podmiotami zewnętrznymi takimi jak: okoliczne ośrodki pomocy społecznej Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach, zakładami opieki zdrowotnej oraz PZP, ŚDS, kościołem parafialnym, placówkami oświatowymi, Gminnym Ośrodkiem Kultury w Chmielnie, Centrum Informacji Turystycznej w Kartuzach gminnymi jednostkami samorządu terytorialnego
Dokumentacja indywidualna i zbiorcza
Dokumentacja uczestników ŚDS gromadzona jest w indywidualnych teczkach, przechowywanych w pokoju socjalnym pracowników ŚDS oraz w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chmielnie. W jednostce kierującej znajdują się teczki aktowe zawierające tylko dokumenty związane z ubieganiem się o uczestnictwo w zajęciach ŚDS (wniosek osoby zainteresowanej, wywiad środowiskowy, kopia decyzji kierującej, zaświadczenia lekarskie).
Zawartość dokumentacji indywidualnej, przechowywanej w ŚDS stanowią dokumenty formalne, związane z procesem kierowania do ŚDS. Znajdują się w niej: decyzja kierująca, wystawiana na okres pierwszych 3 miesięcy, następnie przedłużana na rok, orzeczenie o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, zaświadczenia od lekarza psychiatry/neurologa o występujących zaburzeniach psychicznych oraz zaświadczenia lekarza POPZ o stanie zdrowia i braku przeciwwskazań do uczestnictwa w zajęciach domu.
Odnotowany jest też kontakt do opiekuna prawnego lub rodziny, pisemne potwierdzenie przez lekarza zalecanych leków, karty leczenia szpitalnego. W ŚDS przyjęto ujednolicone formularze indywidualnej dokumentacji merytorycznej uczestnika. Składa się na nią:
1. Indywidualny Plan Postępowania Wspierająco – Aktywizującego w wyszczególnionych obszarach – ustalany przez zespół wspierająco - aktywizujący. W takcie kontroli nie stwierdzono podpisu uczestnika lub jego opiekuna,
2. półroczna ewaluacja postępów i umiejętności uczestnika ŚDS w określonych obszarach funkcjonowania (załącznik nr 13),
3. profil uczestnika zajęć (jako ocena wstępna), 4. opinie psychologa,
5. arkusze badań specjalistycznych,
6. notatki pracowników dotyczące bieżącego funkcjonowania podopiecznych i zaistniałych zdarzeń.
Dokumentację zbiorczą, prowadzoną w ŚDS stanowią;
ewidencja ogólna uczestników z wszystkimi koniecznymi danymi, prowadzona chronologicznie, systematycznie i wyczerpująco,
dzienniki zajęć poszczególnych pracowni,
7
lista obecności uczestników – miesięczne zestawienia,
Sposób przechowywania dokumentów zbiorczych i indywidualnych uczestników w ocenie zespołu inspektorów, zapewnia odpowiednią ochronę zawartych w nich danych osobowych. W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych analizie poddano 20 teczek indywidualnych uczestników zajęć. Stwierdzono, że dokumentacja prowadzona jest w sposób czytelny, chronologiczny i celowy. Zastrzeżenie budzi brak podpisów podopiecznych lub ich opiekunów pod indywidualnymi planami wspierająco – aktywizującymi. Z wyjaśnień psychologa wynikało, że uczestnicy biorą udział w opracowywaniu swojego indywidualnego planu wsparcia. W ocenie zespołu inspektorów podpis uczestnika lub jego opiekuna stanowi formalne potwierdzenie jego akceptacji dla zaplanowanych działań, co jest zgodne z § 13.ust.1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Ustalono, że pracownicy w porozumieniu z uczestnikami uzupełnią ten element indywidualnego planu wsparcia.
W wyniku postępowania kontrolnego, nie stwierdzono nieprawidłowości w funkcjonowaniu i organizacji ŚDS w Chmielnie. Placówka realizowała swoje zadania na oczekiwanym poziomie uzyskując ocenę pozytywną.
Ewa Szczypior – starszy inspektor wojewódzki
………..
Jolanta Ostrowska – inspektor wojewódzki
……….
(podpisy członków Zespołu Inspektorów )
Gabriela Jóskowska
………..
(podpis Kierownika ŚDS)
Chmielno, 12 września 2013 r.
(miejsce i data podpisania protokołu)
8
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla dyrektora jednostki kontrolowanej, drugi dołączony zostanie do akt kontroli WPS PUW.
