FAKTURY
KURS - ZORGANIZUJ PROFESJONALNE BIURO
E-BOOK
MODUŁ 5
WSTĘP
W tym module zajmiemy się fakturami. Temat istotny, bo w każdej firmie mamy z nimi do czynienia i trzeba się nimi po prostu zająć. Spróbuję dla Ciebie ten temat uporządkować i opisać go w najprostszy możliwie sposób, byś mogła zawsze do niego wrócić, kiedy będziesz tego
potrzebować.
Zarządzając biurem różne dokumenty księgowe będą przez Twoje ręce przechodzić. Zapewne nie omówię ich tu wszystkich, jednak
z pewnością znajdziesz tu najbardziej podstawowe informacje. Dodatkowo postaram się uprościć dla Ciebie system zajmowania się i obiegu faktur, który od lat praktykuję w firmach.
2
Zacznijmy jednak od podstaw.
Dokumenty księgowe to wszystkie te dokumenty, które związane
są z operacjami finansowymi jakie są dokonywane w firmie. Mogą to być:
Dowody księgowe zewnętrzne - faktury kosztowe, rachunki – za zakupy przez firmę towarów i usług,
Dowody księgowe wewnętrzne – umowy zlecenia, dzieło, dokumenty WZ (wydania z magazynu), noty księgowe, rachunki wewnątrz spółek, listy płac,
Dowody zbiorcze – jak np. raport kasowy.
PODSTAWOWE ZASADY
W tym E-Booku postaram się je omówić pokrótce, byś mogła złapać ich sposób zajmowania się. Oczywiście ilość dokumentów księgowych
wzrasta w zależności od wielkości firmy i jej obrotów. Im więcej zamówień i sprzedaży tym zdecydowanie więcej faktur. Proste.
By jednak przejść dalej, chcę Ci pokrótce opowiedzieć jak działa system księgowy z punktu widzenia działu księgowości. Spokojnie, nie będę Ci tłumaczyć ustawy o rachunkowości czy planów kont. Te informacje są Ci absolutnie nie potrzebne. Jednak warto byś wiedziała jakie są ważne zasady i których zasad stosowania księgowość może od Ciebie wymagać. Zwłaszcza, gdy to Ty odpowiadasz w biurze za nadzór nad nimi i przygotowanie
dokumentów.
4. Wyciągi bankowe – zestawienie wszystkich transakcji dokonywanych przelewem lub przy użyciu karty debetowej/kredytowej,
5. Umowy o dzieło/zlecenia,
6. WZ – wydanie z magazynu na zewnątrz.
1. Rachunek, faktura – dokument wystawiony za sprzedaż towaru lub usługi,
2. Delegacje – potwierdzenie rozliczenia wyjazdu pracownika firmy i poniesionych w związku z tym kosztów (nocleg, przejazd, dieta), 3. Raporty kasowe – zestawienie wszystkich wydatków gotówkowych,
Do najczęstszych dokumentów księgowych, z jakimi w biurze mamy
do czynienia to:
MODUŁ 5
PODSTAWOWE ZASADY
4 Niezależnie od tego w jaki sposób wydajesz pieniądze: kartą, gotówką,
przelewem musisz robić to na podstawie dokumentu księgowego. Czyli musisz mieć na to podkładkę np. fakturę, umowę itd.
Księgowość nie będzie w stanie zaksięgować wydatku, jeśli nie będzie mieć dokumentu księgowego od Ciebie potwierdzającego ten wydatek. Bez dokumentu będą mieć transakcję widmo, która utrudni im zamknięcie miesiąca i przygotowanie deklaracji do urzędu skarbowego i miesięcznego raportu obrotów dla Twojego szefa.
1. Każda transakcja dokonywana z użyciem pieniędzy firmowych musi być zewidencjonowana. Jak to mówią księgowi musi być podkładka
na każdy wydatek – czyli wydasz pieniądze dostarcz papier na to. Prościej określić tego już chyba umiem.
Podstawowe zasady dokumentów księgowych, którymi zajmuje się biuro firmy:
jest dokumentem wystawionym przez sprzedającego, który potwierdza dokonanie określonej transakcji sprzedaży.
Jej wystawienie i przekazanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego, czyli VATu.
VAT - to podatek pobierany na każdym etapie obrotu towarami lub usługami.
Faktura jest dla księgowości najważniejszym dokumentem księgowym, który można zaksięgować tzn. wpisać w księgi rozliczeniowe firmy i przede wszystkim odliczyć podatek.
FAKTURA
Data i miejsce wystawienia faktury – dzień/miesiąc/rok, miasto, Data sprzedaży – w tym przypadku najważniejszy jest miesiąc wystawienia faktury – ma to wpływ na księgowanie i przypisywanie do odliczeń podatkowych,
Dane odbiorcy – pełny adres i NIP (lub PESEL w przypadku osób fizycznych),
Dane sprzedawcy – pełny adres i NIP, Opis produktu/usługi,
Ilość,
Kwota netto, Kwota VAT, Kwota brutto,
Opis słowny kwoty brutto, Termin płatności faktury,
Sposób zapłaty (gotówka, przelew, karta kredytowa),
Podpis osoby wystawiającej fakturę – elektroniczny wystarczy.
Takie same informacje powinna zawierać faktura PROFORMA. Jest ona formą oferty i na jej podstawie potwierdza się chęć zakupu danego towaru.
Faktura ta wystawiana jest przed otrzymaniem części lub całości zapłaty.
Dopiero po dokonaniu zapłaty wystawiana jest faktura właściwa (normalna).
2. Najlepszym dokumentem potwierdzającym wydatek jest oczywiście FAKTURA (zwana też jako dokument, faktura właściwa).
Faktura zawiera wszystkie informacje zezwalające firmie na jej księgowanie i odliczenia podatkowe (odliczenie VATu). Jakie to informacje:
PODSTAWOWE ZASADY
MODUŁ 5
6
Przykład faktury:
PODSTAWOWE ZASADY
FORMA ELEKTRONICZNA LUB PAPIEROWA FAKTURY - RODZAJ NIE MA ZNACZENIA
Ważne, by spełniała wszystkie wymogi prawno - księgowe, umożliwiające jej rozliczenie.
PODSTAWOWE ZASADY
RODZAJE FAKTUR:
FA PROFORMA
FA ZALICZKOWA FA WŁAŚCIWA
FA KORYGUJĄCA
Ta faktura nie jest dokumentem księgowym. I to zapamiętaj już na starcie.
Księgowość jej nie księguje i właściwie nic z nią zrobić nie może. Wystawia się ją tylko po to, by potwierdzić zamówienie między stronami i ewentualnie dokonać płatności. Dlatego po zapłacie powinna zostać wystawiona faktura właściwa.
To dokładnie ta faktura o której czytałaś wyżej na stronie 3 i 4 tego E-Booka.
Zwrot faktura właściwa to żargon księgowych i na pewno się z nim spotkasz.
Jak sama nazwa wskazuje, ten rodzaj faktury, dotyczy tylko kwestii wpłaty zaliczki. Zaliczka oznacza pewną część, zadatek na poczet jakiejś usługi lub towaru. Klient składa zamówienie na wykonanie stołu, ale nie chce płacić całości od razu to płaci w częściach. To jest właśnie zaliczka.
ta może zostać wystawiona jedynie przez sprzedawcę towaru lub usługi.
Wykorzystywana jest do uzupełniania lub skorygowania danych księgowych np. zwrotu towaru, korekty ceny itp. Wyglądem korekta nie różni się od
zwykłej faktury, a różnicą je cechą jest napis na niej: FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA.
A DUPLIKAT FAKTURY
to nic innego jak ta sama faktura właściwa, wydawana na prośbę kupującego towar, ale zawierającą opis: DUPLIKAT FAKTURY i datę
wystawienia tegoż duplikatu.
Jeśli, któreś z tych danych na fakturze są niekompletne to zapewne księgowość poprosi Cię o ich uzupełnienie w formie:
Podmiany poprawionej faktury – wówczas wystawca przesyła
Ci poprawioną fakturę, te złą niszczysz, a właściwą oddajesz księgowości – nie wszystkie systemy do wystawienia faktur zezwalają na ich korygowanie, dlatego możliwe, że wystawca faktury, nie będzie w stanie tego zrobić.
Faktury korygującej - informacje masz już wyżej
Noty korygującej – ta może zostać wystawiona jedynie przez nabywcę towaru lub usługi. Notą możesz korygować: data wystawienia, numer
faktury, dane nabywcy, NIP, opis na fakturze, termin płatności, sposób zapłaty.
MODUŁ 5 8
Natomiast powinnaś pamiętać, że jeśli płaciłaś za jakieś zamówienie na podstawie faktury proformy musisz otrzymać fakturę właściwą. Inaczej
rozliczenie takiego kosztu nie będzie możliwe. Gdyż księgowość nie może księgować proformy, bo zgodnie z przepisami nie jest ona typową fakturą.
W danych firmy na fakturze nie może znajdować imię i nazwisko pracownika.
Przykład:
PAMIĘTAJ: zarówno faktura korygująca, jak i nota powinny wrócić do Twojego biura podpisane przez obie strony – będziesz mogła podpiąć je do dokumentu pierwotnego czyli faktury właściwej.
PODSTAWOWE ZASADY
PODSTAWOWE ZASADY
Co jest ważne w fakturze:
POPRAWNE DANE
OPIS USŁUGI I FAKTURY DEKRETACJA
ROZLICZENIE VAT
TY - odpowiadasz za poprawność faktury i jej opisanie KSIĘGOWOŚĆ – księgowanie i rozliczenie z U. Skarbowym
PRZECHOWYWANIE FAKTUR
każda firma powinna przechowywać faktury przez 5 lat
od końca roku kalendarzowego,
w którym upłynął termin płatności podatku VAT.
MODUŁ 5
10 Obróbka to moje potoczne określenie na przygotowanie
ich do przesłania do księgowości. Spotkasz się z nim w moich materiałach, nie raz i nie dwa. Ten termin używała pierwsza księgowa, które wiele mnie nauczyła i pokazała jak sobie radzić z fakturami. I w tym przypadku
przysłowie „z kim przystajesz takim się stajesz” potwierdza się. Określenie to zostało i mi. Zresztą, jak kilka innych zawodowych zwrotów, które
przejęłam do potocznego stosowania. Mam nadzieję, że nie masz mi tego za złe. Uważam je za niegroźne i dodatkowo przywołują miłe wspomnienia z pracy w korporacji.
W języku księgowym mówi się o 3 etapach sprawdzenia: merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Taki opis ma za zadanie potwierdzić, że faktura została:
Sprawdzona – zatem informacje na niej są zgodne i prawdziwe - czyli potwierdzasz, że to co jest na fakturze zgadza się i akceptujesz: koszt, opis, datę, dane firmy etc.;
Z akredytowana – została przypisana do odpowiedniego konta
kosztowego – czyli Twój opis czego dotyczy ta faktura pozwoli na przypisanie jej przez księgowość do odpowiedniego konta rachunkowego;
Zatwierdzona – została zaakceptowana przez osobę nadzorującą, zazwyczaj stosuję się dwa podpisy: Twój jako osoby przyjmującej i Twojego przełożonego jako akceptującego koszt.
PODSTAWOWE ZASADY
3. Zasady „obróbki” faktur.
a. Każda faktura zanim trafi do księgowości (biura rachunkowego)
musi być poddana sprawdzeniu przez Ciebie.
W firmach stosuje się pieczątki:
WPŁYNĘŁO - pieczątka potwierdzająca datę wpływu faktury do firmy – pieczątkę przybija się na przodzie faktury, zwyczajowo w prawym górnym rogu faktury.
Data wpływu faktury ma szczególne znaczenie przy rozliczeniach VATu, dlatego nie pomijaj tego kroku.
b. Faktury muszą być obite pieczątkami, które wymóg na firmy nałożony został już przepisami ustawy.
Przykład:
SPRAWDZENIE - Pieczątka potwierdzająca sprawdzenie pod względem merytoryczno-formalno-księgowym – czyli wszystko to o czym pisałam
Ci w podpunkcie a.
Przykład takiej pieczątki znajdziesz poniżej.
Przyjęte jest, że tę pieczątkę przybija się z tyłu faktury w lewym rogu – jest to wygodne przy księgowaniu.
Przykład pieczątki podwójnej: WPŁYNĘŁO i SPRAWDZENIE
PODSTAWOWE ZASADY
MODUŁ 5
Oczywiście metodę opisywania faktur powinnaś uzgodnić wcześniej z biurem rachunkowym.
Dlatego już na początku współpracy warto byś ustaliła takie rzeczy.
Nie pomijaj tej kwestii, bo jej ustalenie i wypracowany schemat, zniweluje Ci ilość czasu, jaką musisz poświęcić na ewentualne, dodatkowe wyjaśnienia.
A możesz być pewna, że biuro będzie oto prosić, gdyż to oni odpowiadają za księgowanie faktur.
Jeśli popełnią błąd, wpłynie to na raport z wyników finansowych firmy, jak i wszystkie dokumenty dostarczane do Urzędów Skarbowych.
Opisując faktury przyjmij jak najprostszy, ale i dokładny schemat.
12
• Opisy zamieszczaj zawsze z tyłu faktury, najlepiej pod pieczątką potwierdzającą sprawdzenie pod względem merytorycznym.
• Opis powinien być uzupełnieniem tych informacji, które znajdują się na fakturze i dotyczą nazwy produktu lub usługi.
• W opisie weź po uwagę dane takie jak: nr zamówienia, nr faktury proforma, nazwisko osoby, której zamówienie dotyczy, forma
płatności za fakturę (np. karta kredytowa), ewentualnie imię i nazwisko pracownika, któremu zwracana jest np. gotówka (tak by łatwiej połączyć np. z WB).
PODSTAWOWE ZASADY
c. OPIS faktury – każda faktura powinna być przez Ciebie opisana, by księgowość mogła z jeszcze lepszą dokładnością
przypisać ten wydatek do konkretnego konta księgowego.
OPIS USŁUG
I FA
Jeśli faktura zawiera opis produktu: pasta NH 12/S_34 - to taka
informacja nic księgowości nie powie i wówczas powinnaś zamieścić z tyłu faktury, dodatkowy opis: pasta do czyszczenia hali produkcyjnej.
Jeśli faktura zawiera opis usługi: benzyna i mycie samochodu z woskiem – to z tyłu faktury powinnaś napisać numer rejestracyjny samochodu firmowego, którego ta konkretna faktura dotyczy.
Jeśli faktura zawiera opis produktu: usługa gastronomiczna – to opis powinien zawierać informacje, czy to było spotkanie z klientem, spotkanie firmowe, najlepiej data i ewentualne osoby, które brały w nim udział.
PAMIĘTAJ: metodologię opisów faktur ustal z księgowością, gdyż każda firma może mieć swój system identyfikacji i dekretacji kosztów
księgowych. Wszystko zależne jest od struktury firmy (spółka zoo, spółka jawna itd.) i oczywiście specyfiki branży.
PODSTAWOWE ZASADY
Przykład:
d. Co do zasady przyjmuje się, że faktury rozlicza się tylko i wyłącznie na podstawie oryginałów, nie kopii. Na szczęście, obecnie
stosuje się przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną i ich wydrukowanie, opisanie i opieczętowanie jest tak samo akceptowane.
Także, nie musisz się tym aż tak denerwować.
MODUŁ 5
14 Dlaczego?
Bo takiego dokumentu, firma nie może zaksięgować w koszty i rozliczyć sobie jako wydatek. Jest to po prostu ze stratą dla firmy.
A wiadomo, chcemy dbać o interesy firmy, także na poziomie ich zysku z kosztów (a takim zyskiem, może być właśnie odliczenie sobie VATu z faktur).
Dlatego też już od dziś, od teraz przyjmij sobie zasadę:
nie przyjmowania paragonów do rozliczeń od wszystkich pracowników, także od szefa. Ucz i przyzwyczajaj ich, że podstawą do rozliczenia jest
faktura. Kropka. Może warto, byś stworzyła procedurę rozliczania faktur, które wspomoże Cię w tym procesie.
PODSTAWOWE ZASADY
e. Kolejną ważną zasadą jest mała akceptowalność wszelkich paragonów, świstków, oświadczeń itp. Właściwie powinnam napisać
Ci tu, że nie wolno ich w ogóle przyjmować (przynajmniej mnie tak uczono i we wszystkich firmach w jakich pracowałam, ta zasada
była stosowana).
f. Nota korygująca – jeśli zdarzy się błąd na fakturze, to jak już Ci wcześniej wspominałam wystawiasz notę korygującą.
ORYGINAŁ noty korygującej zostaje u wystawcy noty.
KOPIA noty korygującej wraca do wystawcy korygowanej faktury.
Zawsze przesyłając notę korygującą zamieszczaj dodatkową karteczkę z prośbą o jej zwrot pod wskazany adres.
ORYGINAŁ faktury korygującej trafia do nabywcy towaru lub usługi.
KOPIA faktury korygującej trafia do sprzedawcy.
PODSTAWOWE ZASADY
h. Raport kasowy. - Do raportu wpisujesz wszystkie wydatki, jakich dokonałaś firmowymi pieniędzmi.
g. Faktura korygująca – jeśli zdarzy się błąd na fakturze, to jak już Ci wcześniej wspominałam wystawiasz fakturę korygującą.
PAMIĘTAJ:
• Zawsze przesyłając fakturę korygującą zamieszczaj dodatkową karteczkę z prośbą o jej zwrot pod wskazany adres.
• Fakturę i notę korygującą zawsze na koniec miesiąca podpinaj do faktury właściwej – by były razem.
W raporcie wpisujesz wydatki dokonane TYLKO gotówką firmową z kasetki firmy (najlepiej nabyć taką kasetkę i pod kluczem przechowywać pieniądze, nie polecam kopert!)
W raporcie wpisujesz wszystko kolejno, chronologicznie.
Na początku miesiąca stan początkowy raportu musi być zgodny z tym co masz faktycznie w kasetce – co do grosza.
Jeśli masz zasilenie kasetki gotówką (uzupełniasz jej konto) to w raporcie wpisujesz po stronie PRZYCHÓD – wpływ.
i. Wyciąg bankowy – wydruk z konta rachunku firmowego i/lub karty firmowej, który drukujesz na koniec miesiąca i przekazujesz
wraz z innymi dokumentami do księgowości.
Przed oddaniem dokumentów sprawdź czy posiadasz wszystkie
faktury do transakcji znajdujących się na wyciągu. Upewnij się, że posiadasz wszystkie. W przeciwnym razie, księgowość na pewno poprosi Cię o ich uzupełnienie.
MODUŁ 5
16
PODSTAWOWE ZASADY
Polecam Ci wpisywanie przy każdym wydatku przynajmniej inicjałów (lub pełnego nazwiska) osoby, której ten wydatek dotyczy i numeru faktury – ułatwia to ewentualne wyjaśnienia lub poszukiwania faktur.
Na koniec miesiąca podsumowujesz wszystkie wydatki, odejmujesz od stanu początkowego i wówczas masz wartość stanu końcowego.
Stan końcowy w raporcie musi być zgodny ze stanem faktycznym pieniędzy w kasetce.
Na koniec każdego miesiąca, przy zamykaniu miesiąca, drukujesz raport kasowy, podpisujesz i dołączasz do pozostałych dokumentów dla księgowości.
j. Delegacje – wystawiane są wtedy, gdy pracownik wyjeżdża w podróż służbową i ponosi w związku z tym koszty.
Do rozliczenia delegacji wlicza się:
Koszty przejazdu: może to być samolot, pociąg, samochód, statek itd.
Koszty noclegu: hotel, apartament itd.
Dieta: koszty posiłków
Pozostałe koszty np.: bilet do metra, autobusu, wstępu na konferencję itp.
Delegacje rozliczasz tylko i wyłącznie na podstawie oryginalnych rachunków lub faktur, które pracownik zobowiązany jest Ci dostarczyć. Bez nich nie
możesz i nie powinnaś rozliczać delegacji. Edukuj i komunikuj pracownikom np. w procedurze delegacji zasady rozliczania takich wyjazdów.
FAKTURY - ORGANIZACJA
Skoro podstawy księgowe mamy już omówione to teraz powiem Ci o kilku moich uwagach co do organizacji pracy z fakturami.
W wielu firmach dosyć dużym problemem jest słaba organizacja pracy z fakturami. Ten cały proces jest często bardzo rozbudowany
i poświęca się na niego, a właściwie marnotrawi zbyt wiele czasu. Mówię to głównie dlatego, że jak już pewnie zauważyłaś w Module o Organizacji Pracy, wspominałam, że każde zadanie jest procesem, a proces to etapy.
Przygotowanie faktur do księgowości (o którym przeczytasz później) poprzedza to w jaki sposób zarządzasz nimi w trakcie całego miesiąca.
I to także wpłynie na Twoją efektywność i ilość czasu jaką poświęcisz na zamykanie miesiąca. A jak już zauważyłaś, uważam, że kiedy nabierze się nowych nawyków, umiejętności organizacji czasu, organizacji zadań, ustawienia tych wszystkich procesów, temat faktur może być naprawdę o wiele przyjemniejszy.
Obserwuję tendencję poświęcania fakturom za dużej ilości czasu.
Właściwie codziennie po trochu, często przerywając inne zadania, by zająć się tą jedną fakturą, która właśnie w danej chwili wpłynęła.
Według mnie to błąd, gdyż zaburza to efektywność Twojej pracy i przestajesz realizować jakiekolwiek zadania, bo ciągle musisz przerywać to, czym się w danej chwili zajmujesz. Wiesz już o podejściu zajmowania się jedną rzeczą na raz i tym jak mówić STOP, kiedy ktoś inny przeszkadza Ci w zadaniach.
Czasem jednak, Ty sama musisz sobie powiedzieć STOP i zmienić zarządzanie fakturami. Na przykład wprowadzając procedurę obiegu faktur.
MODUŁ 5
18
FAKTURY - ORGANIZACJA
OBIEG FAKTUR A PROCEDURA
.
KORZYŚCI Z WDROŻONEGO OBIEGU FAKTUR
.
JAK TO ZROBIĆ?
.
Obieg faktur to proces przepływu dokumentów od początku do końca – od A do Z.
Procedura to spisany w sposób szczegółowy cały proces przepływu
dokumentów dla ułatwienia pracy użytkownikom z nich korzystających
Sprawność i efektywność działania Twoja i pracowników,
Oszczędność czasu,
Przejrzysty przepływ informacji między pracownikami i działami, Zmniejszenie ilości dokumentów,
Poprawa przepływu dokumentów, Obniżenie kosztów,
Wyrobienie dobrych nawyków organizacyjnych, Bezpieczeństwo dla działalności firmy.
Weż dużą kartkę papieru,
Zacznij od wyznaczenia celu, jaki chcesz osiągnąć w organizacji faktur, Przejdź obecny system pracy krok po kroku, wypisz wszystkie drobne elementy,
Ustal osoby odpowiedzialne,
Zobacz co należałoby zmienić, by dojść do wyznaczonego celu,
Połącz obecny stan ze wszystkimi zmianami, które trzeba wprowadzić, Będziesz mieć cały nowy obieg faktur.
FAKTURY - ORGANIZACJA
OBIEG FAKTUR - KROK PO KROKU - PRZYKŁAD
.
A TERAZ STWÓRZ DO TEGO PROCEDURĘ
.
Zgłoszenie zapotrzebowania na zakup danej rzeczy, Zamówienie + akceptacja przełożonego,
Otrzymanie proformy do zapłaty, Przekazanie proformy do zapłaty, Zapłata za zamówienie,
Przesłanie potwierdzenia zamówienia, Organizacja faktury właściwej,
Opisanie, podpisanie i dołączenie dokumentów do faktury, Przyjęcie faktury,
Rejestracja faktury,
Przekazanie do księgowości
Procedurę piszesz dla ułatwienia przede wszystkim swojej pracy, ale i dla lepszego zarządzania biurem i dla pracowników.
Poświęć jej więcej czasu teraz, a zwróci Ci się on szybciej niż myślisz.
Przykład procedury znajdziesz w załączniku do tego
modułu.
MODUŁ 5
20
FAKTURY - ORGANIZACJA
Wyznacz sobie przegródkę/kuwetkę/miejsce na biurku, gdzie będziesz gromadzić dokumenty księgowe – wszystko w jednym miejscu.
Wyznacz sobie 2 lub 3 dni w tygodniu, w których zajmujesz się obróbką faktur: rozliczanie i płacenie faktur.
Gdy spływa Ci faktura pocztą, e-mailem, przynosi ją kurier, listonosz – włóż do przegródki i zostaw na konkretny dzień pracy z fakturami.
Poinformuj pracowników, gdzie należy składać Ci wszystkie faktury, które do Ciebie znoszą.
Poinformuj ich, w jaki sposób faktury powinny być opisywane, byś otrzymywała komplet informacji – wykorzystaj do tego procedurę rozliczania faktur.
W inne dni, nie zajmuj się regularnymi fakturami i innymi dokumentami księgowymi.
W inne dni, zajmuj się tylko i wyłącznie fakturami z trybem PILNE – takie, które musisz zapłacić natychmiast.
W wyznaczonych dniach pamiętaj, by wpisywać informacje o fakturach do Rejestru Faktur.
Opisuj faktury na bieżąco w wyznaczone do tego dni, pozwala to na sprawniejsze zamknięcie miesiąca. Nie zostawiaj wszystkiego na ostatni dzień.
Jeśli podpisuję z kimś umowę o dzieło, to zawsze do rachunku dołączam ksero tej umowy - do wiadomości księgowej. Unikasz dodatkowych
wyjaśnień.
Jak możesz usprawnić organizację pracy z fakturami?
FAKTURY - ORGANIZACJA
Ustal wzór faktury firmowej.
Stwórz archiwum faktur.
Opracuj rejestr faktur i wymagane do budżetu dane.
Ustal proces obiegu faktur i przeanalizuj możliwe przypadki.
Ustal kto za jaki etap procesu odpowiada.
Stwórz procedurę zamówień i rozliczania pracowników.
Nie przejmuj odpowiedzialności za nie swoje etapy procesu (chyba, że za szefa!)
Ustal zasady rozliczania szefa z faktur.
Ustal zasady współpracy z biurem rachunkowym.
Jak możesz usprawnić organizację pracy z fakturami?
A teraz weź kartkę, długopis
i spokojnie to wszystko spisz.
MODUŁ 5 22
ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA
I dochodzimy do sedna, czyli zamykania miesiąca i przygotowania faktur na zamknięcie miesiąca.
1. SEGREGACJA – dzielimy wszystkie faktury za dany miesiąc na grupy:
a. Faktury kosztowe - wszystkie zakupione usługi i towary, płacone ze środków posiadanych przez firmę.
b. Faktury sprzedażowe - czyli faktury, które firma wystawia Waszym klientom, kontrahentom,
c. Delegacje firmowe.
d. Umowy o dzieło, zlecenia.
e. Pozostałe
2. CHRONOLOGIA – ułóż faktury kolejno od 1 do ostatniego dnia miesiąca.
Po wielu latach doświadczeń z rożnymi biurami rachunkowymi, wiem, że każde ceni sobie układanie faktur chronologicznie od pierwszego do
ostatniego. Jest im o wiele łatwiej wprowadzać to do systemu księgowego, rozliczać. Jest to naprawdę dobry system również do sprawdzenia dla Ciebie, czy aby na pewno czegoś nie pominęłaś i czy wszystko jest tak, jak być
powinno.
3. SPRAWDZENIE – kontrola posiadanych faktur. Powinnaś sprawdzić następujące elementy:
• Poprawność danych na fakturze,
• Czy właściwe pieczątki zostały przybite,
• Czy z tyłu faktury znajduje się dodatkowy opis,
• Czy zostały zatwierdzone poprzez podpis przełżonego.
W tym miejscu się na chwilę zatrzymaj. Faktur może być dużo, bo nie zdążyłaś sobie wprowadzić faktur na bieżąco.
ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA
4. ZAPISANIE – wprowadzenie danych wszystkich faktur do spisu – Rejestru Faktur.
W rejestrze faktur znajdują się najważniejsze informacje, które mają pomóc głównie Tobie. Pamiętaj jednak, że rejestr jest również do podglądu dla szefa, który wie, jakie faktury i kiedy wpływają. Szef musi mieć poczucie, że ktoś nad tym wszystkim panuje.
Do REJESTRU FAKTUR wpisujemy:
• Datę faktury, • Nadawcę,
• Numer faktury,
• Opis informacyjny czego dotyczy ta faktura, • Dodatkowo można wpisać kod budżetu, • Kwota netto,
• Kwota brutto, • Kwota VAT,
• Termin płatności,
• Kiedy faktura została zapłacona.
Możesz konkretne dane dopasować pod swoją firmę, ale jest to bardzo podstawowy rejestr, który powinien być w każdej firmie. Ja sama dla swojej firmy prowadzę taki rejestr i dzięki temu np. księgowa pyta się mnie coś po miesiącu, to mogę sobie to sprawdzić w kilka chwil.
5. SKANOWANIE – wykonaj skany i zapisz w archiwum.
Nie wyobrażam sobie, żeby firma działająca w XXI wieku nie posiada cyfrowego archiwum skanów. To jest absolutnie potrzebna rzecz, którą trzeba prowadzić na bieżąco – ale podkreślam w dni, które wyznaczyłyście sobie do pracy z fakturami. Ja w swojej firmie przerób faktur mam mały więc robię to na koniec miesiąca.
Jeżeli tych faktur jest naprawdę dużo, róbcie to w miarę systematycznie właśnie po to, żeby nie robić tego na koniec. Zadecyduj o tym sama, tworząc
MODUŁ 5
24
ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA
6. RAPORT KASOWY – zestawienie wydatków gotówkowych.
W wielu firmach już nie stosuje się gotówki, ale jeśli jest używana gotówka – musi być raport kasowy. Tak jak w sklepie, więc musi być rozliczenie na początek miesiąca i na koniec miesiąca / saldo końcowe. Mam nadzieję, że pieniądze przechowujesz w zamkniętej kasetce i wychodząc z biura te pieniądze są zamknięte i bezpieczne.
Stan salda w raporcie kasowym musi równać się stanowi gotówki w kasetce.
Każdy raport powinnaś wydrukować i podpisać. Taki podpisany raport podpinacie pod dokumenty do księgowości i oddajecie.
7. WYCIĄG BANKOWY – zestawienie kosztów z banku.
Na koniec miesiąca należy wydrukować wyciąg bankowy z kont i rachunków kart kredytowych. Potem trzeba je dołączyć do pozostałych dokumentów księgowych. Drukując wyciąg, upewnij się, że wszystkie transakcje
zarejestrowane w nim, są wpisane w rejestr.
Bardzo dobrą opcją jest, by biuro rachunkowe mogło samo generować sobie taki wyciąg – jest to znacznie bardziej elastyczne rozwiązanie.
8. WYSYŁKA – wszystkie te dokument wkładasz do koszulek, koperty i wysyłasz do Biura Rachunkowego.
PAMIĘTAJ:
Nie wysyłaj faktur Pocztą Polską bez żadnego potwierdzenia. Albo
wysyłasz dokumenty kurierem rowerowym, kurierem zwykłym, albo
Pocztą Polską za potwierdzeniem odbioru. Inaczej tego nie rób.
ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA
ZASADY WSPÓŁPRACY Z BIUREM RACHUNKOWYM
1. Ustal szczegółowy zakres współpracy – wykorzystaj proces obiegu faktur.
2. Poproś o polisę OC biura rachunkowego.
3. Ustal sposób bezpiecznego przechowywania danych wrażliwych i danych spółki – zabezpiecz interes prawny firmy.
4. Zrób listę dokumentów, jakie biuro rachunkowe wymaga.
5. Ustal w jaki sposób mają być opisywane i podpisywane faktury i pozostałe dokumenty.
6. Poinformuj biuro rachunkowe o stosowanych wewnętrznych procedurach dotyczących dokumentów księgowych.
7. Uzgodnij sposób i termin w jakim biuro rachunkowe zgłasza wszelkie wątpliwości do faktur za dany miesiąc.
8. Porozmawiaj o liście dopuszczalnych błędów i nieprzekraczalnych ich granic odpowiedzialności.
9. Porozmawiaj o zgłaszaniu przez biuro potencjalnych zagrożeń podatkowo – księgowych.
10. Ustal terminy zobowiązań podatkowo - księgowych:
• Termin dostarczania faktur,
• Termin dostarczania umów z klientami czy pracownikami,
• Termin rozliczeń podatkowych,
• Termin sprawozdań finansowych.
11. Podpisz umowę współpracy.
12. Wypracuj formę, rodzaje informacji i terminy sprawozdań finansowych, zestawień, raportów na potrzeby wewnętrzne firmy.
13. Zbadaj, jaką metodologię pracy ma biuro przy zwrotach podatku VAT i kontrola z US lub PIP.
MODUŁ 5
26
PODSUMOWANIE
System obiegu faktur, obrabiania faktur, wysyłania zawsze powinien być dostosowany do tego jak firma funkcjonuje. Wychodź z inicjatywą, żeby taki obieg faktur wprowadzić w swojej firmie. Jeśli widzisz, że coś nie działa, dobrze jest zaproponować szefowi takie właśnie rozwiązanie.
Jeśli rozpoczynasz nową współpracę z biurem rachunkowym warto spotkać się z księgową i na początku współpracy ustalić wszystkie elementy współpracy tak, aby już na początku oszczędzić swój czas, unikając
dodatkowych pytań, telefonów czy
Pamiętaj, że to, w jaki sposób oddajesz dokumenty do księgowości, to, w jaki sposób zajmujesz się fakturami, które są bardzo ważne w każdej firmie – świadczy o Tobie i o Twojej organizacji pracy.
A każdy pracownik chce być postrzegany jako profesjonalny, dobry, jako warty zainwestowania w niego.
