Zapytanie ofertowe NR 1/RPDS/9.1/HOT/ Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być czyli odkrywamy życie na nowo / RCWIP/2022

(1)

Projekt pn. „Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być ... czyli odkrywamy życie na nowo”

Wrocław, dnia 08.03.2022 r.

Zapytanie ofertowe

NR 1/RPDS/9.1/HOT/”Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być …czyli odkrywamy życie na nowo”/ RCWIP/2022

W związku z realizacją projektu pn. ”Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być

…czyli odkrywamy życie na nowo” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego – w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2014-2020 w ramach Działania 9.1 Aktywna integracja nr umowy: RPDS.09.01.01-02-0078/20 Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych w ramach procedury zgodnej z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r.- prawo zamówień publicznych (Dz.U.2021 poz. 1129).

zaprasza do złożenia oferty na usługi:

 zapewnienia noclegów ze śniadaniem dla uczestników kursu, trenerów, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych – łącznie średnio 21 osób;

 catering – obiady i kolacje dla uczestników kursu, trenerów, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych– łącznie średnio 21 osób,

 przygotowania i zapewnienia przerw kawowych dla uczestników kursu i trenerów w trybie ciągłym– łącznie średnio 14 osób,

 wynajem sali dla uczestników kursu i trenera,

 wynajem sali dla osób zależnych i opiekuna.

I. ZAMAWIAJĄCY:

Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych ul. Grabiszyńska 89

53-503 Wrocław tel/fax: 71 796 30 00

KRS:0000064614, NIP: 8862541896, Regon: 891098575

II. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU

(2)

1. Strona Baza Konkurencyjności Fundusze Europejskie:

www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl 2. Strona internetowa Zamawiającego www.rcwip.pl

III. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ WIELKOŚCI ZAMÓWIENIA

Nazwa i kod przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) Kod CPV Nazwa przedmiotu zamówienia wg CPV

55120000-7 55110000-4 55300000-3

Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Hotelarskie usługi noclegowe

Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelowej tj. noclegów ze śniadaniem, cateringu, przerw kawowych, wynajmu sali szkoleniowej dla uczestników i trenerów oraz sali dla osób zależnych i opiekuna w ramach projektu „Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być …czyli odkrywamy życie na nowo”. Świadczenie usługi wstępnie zaplanowano w dniach 18-20.03.2022 r. tj. (piątek, sobota, niedziela,), zgodnie ze specyfikacją przedstawioną poniżej.

Usługa obejmuje:

 Noclegi ze śniadaniem dla uczestników kursu, trenerów, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych – łącznie średnio 21 osób;

 Catering – obiady i kolacje dla uczestników kursu, trenera, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych – łącznie średnio 21 osób;

 Przerwy kawowe dla uczestników kursu i trenerów w trybie ciągłym– łącznie średnio 14 osób;

 Wynajem sali dla uczestników kursu i trenera;

 Wynajem sali dla osób zależnych i opiekuna;

(3)

Specyfikacja przedmiotu zamówienia:

1. Planowana liczba osób korzystających z usługi:

 Noclegi ze śniadaniem dla uczestników kursu, trenerów, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych – łącznie średnio 21 osób.

 Catering – obiady i kolacje dla uczestników kursu, trenerów, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych - łącznie średnio 21 osób.

 Przerwę kawową w systemie ciągłym dla uczestników kursu i trenerów – łącznie średnio 14 osób.

 Wynajem sali dla uczestników kursu i trenerów(każdorazowo podczas 3 dni).

 Wynajem sali dla osób zależnych i opiekuna osób zależnych (każdorazowo podczas 3 dni).

Ostateczna liczba uczestników kursu określona zostanie na 12 godzin przed przystąpieniem

Wykonawcy do realizacji przedmiotu zamówienia. Planowana liczba osób korzystających z usługi może się zwiększyć lub zmniejszyć.

2. Noclegi ze śniadaniem dla korzystających z usługi zorganizowane powinny być według następujących kryteriów:

- Zapewnienia dwóch noclegów ze śniadaniem w pokojach jedno- (min. 2 pokoje jednoosobowe) i dwuosobowych dla 21 osób z wyłączeniem możliwości noclegów

„mieszanych” tj. zagwarantowaniem takiej liczby pokojów dwuosobowych, aby nie wystąpiła konieczność noclegu w tym samym pokoju kobiet i mężczyzn, a w razie nieparzystej liczby kobiet i mężczyzn zagwarantowanie w razie wystąpienia konieczności dodatkowych dwóch pokoi jednoosobowych w terminie 18-20.03.2022; w sytuacji gdy uczestnikowi kursu towarzyszyć będą osoby zależne, powinny one być, co do zasady, zakwaterowane w jednym pokoju z uczestnikiem (w tej sytuacji dopuszcza się możliwość zakwaterowania w większym pokoju).

- Każdy z pokoi będzie wyposażony w łazienkę – wannę lub prysznic, ręczniki, lustro, kosmetyki (np. mydło, szampon), papier toaletowy;

3. Przygotowania i dystrybucji posiłków tj. obiadu i kolacji dla 21 osób oraz przerwy kawowej w systemie ciągłym dla 14 osób przez trzy dni w trakcie trwania szkolenia w terminie 18- 20.03.2022 zgodnie z przekazanym, po wyłonieniu wykonawcy przez zamawiającego, harmonogramem godzinowym zajęć.

4. Wykonawca zapewni miejsce, w którym będą mogły zostać przechowane bagaże uczestników do momentu zakwaterowania (w pierwszym dniu) oraz od momentu wykwaterowania do zakończenia szkoleń (w trzecim dniu).

5. Obiekt noclegowy powinien być o standardzie maksymalnie hotelu 3 gwiazdkowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie

(4)

obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.

2004 Nr 188, poz. 1945, z późn. zm.).

6. Catering, tj. posiłki oraz przerwy kawowe dla uczestników kursu realizowane powinny być wg poniższych kryteriów:

6.1 Wyżywienie podczas jednego trzydniowego kursu obejmuje:

- dla uczestników kursu, trenerów, osób zależnych, opiekuna osób zależnych (planowana liczba osób – 21): 3 obiady, 2 kolacje,

- dla uczestników kursu i trenerów (planowana liczba osób – 14) przerwy kawowe świadczone w trybie ciągłym, uzupełniane na bieżąco podczas całego pobytu.

6.2 Szczegółowe kryteria dotyczące śniadania:

Śniadanie ma zostać zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” lub serwowane, wraz z gorącymi napojami oraz sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków

szczególnych (wegetariańskich /wegańskich/koszernych itp.);

6.3 Szczegółowe kryteria dotyczące obiadu:

Obiad składać się powinien co najmniej z dwóch dań (zupa i drugie danie) oraz soku/wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków szczególnych (wegetariańskich /wegańskich/koszernych itp.), o których Wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi.

6.4 Szczegółowe kryteria dotyczące kolacji:

Kolacja składać się ma co najmniej z dwóch dań (zupa i drugie danie), gorącego napoju (herbata), przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków szczególnych (wegetariańskich /wegańskich/koszernych itp.) o których Wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi.

6.5 Szczegółowe kryteria dotyczące przerwy kawowej:

Przerwa kawowa składać się ma z gorących napojów (kawa, herbata), wody mineralnej, soków, ciastek.

Przerwa kawowa powinna być ciągła – dostępna w trakcie trwania zajęć szkoleniowych w sali, w której odbywać się będzie kurs. Przerwę kawową wraz z urządzeniami do jej wydania należy zorganizować w miejscu odbywania się kursu.

7. Szczegółowe kryteria dotyczące sali szkoleniowej:

 sala szkoleniowa ma być osobnym pomieszczeniem i ma być udostępniona Zamawiającemu na wyłączność,

 sala wielkościowo ma umożliwiać w sposób komfortowy przeprowadzenie szkolenia dla 14 osób (12 uczestników kursów + 2 trenerów), o powierzchni co najmniej 40 metrów

kwadratowych,

 sala musi być wyposażona w stoły i krzesła z możliwością ich przestawiania,

(5)

 sala musi posiadać okna umożliwiające wietrzenie sali, dostępne z poziomu podłogi,

 sala musi posiadać dostęp do światła dziennego,

 sala powinna być wyposażona w następujący sprzęt: projektor, ekran projekcyjny, tablicę typu flipchart, stały bezprzewodowy dostęp do Internetu,

 w sali musi istnieć możliwość przywieszania do ścian lub przygotowanych powierzchni kartek typu flipchart za pomocą taśmy malarskiej lub innych przeznaczonych do tego materiałów,

 sala przekazana będzie do dyspozycji Zamawiającego od godziny 13.00 dnia rozpoczynającego szkolenie do godziny 16.00 dnia kończącego kurs.

8.Szczegółowe kryteria dotyczące sali dla osób zależnych i ich opiekuna:

 sala wielkościowo umożliwiająca w sposób komfortowy przeprowadzenie zajęć dla osób zależnych, w których uczestniczyć będzie średnio 7 osób (6 osób zależnych + 1 opiekun), o powierzchni co najmniej 35 metrów kwadratowych

 sala musi być wyposażona w stoły, krzesła z możliwością ich przestawiania,

 sala musi posiadać okna umożliwiające jej wietrzenie – okna dostępne z poziomu podłogi,

 w sali musi istnieć możliwość przywieszania do ścian lub przygotowanych powierzchni kartek typu flipchart za pomocą taśmy malarskiej lub innych przeznaczonych do tego materiałów.

UWAGI OGÓLNE:

1. Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić liczbę posiłków i przerw kawowych zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego na dany dzień z zastrzeżeniem, że dane co do liczby posiłków Zamawiający zgłosi nie później niż jeden dzień przed realizacją usługi.

2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia własnych naczyń (termosów/podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, talerzy, sztućców metalowych, kubków) zgodnie z wymaganiami menu.

3. Wykonawca ma obowiązek przestrzegania higieny przy sporządzaniu i dystrybucji posiłków, oraz utrzymywanie odpowiedniej temperatury posiłków.

4. Wykonawca zobowiązuje się przedstawić przed przygotowaniem posiłków, Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu (3 dania mięsne oraz 3 dania wegetariańskie, zupy, propozycje kolacji) do wyboru. Zamawiający na tej podstawie dokona wyboru menu, które Wykonawca przygotuje w ramach posiłku.

5. Wykonawca powinien w codziennym jadłospisie uwzględnić produkty ze wszystkich grup żywieniowych: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zasada urozmaicenia powinna dotyczyć wszystkich posiłków.

6. Wykonawca zapewni bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi dla uczestników kursu.

(6)

7. Wykonawca zakwateruje uczestników kursu zgodnie z wytycznymi, które zostaną przekazane przez Zamawiającego na min. 3 dni przed terminem szkolenia.

8. Wykonawca zapewni, iż sala dla osób zależnych wyposażona zostanie w zestaw zabawek, gier i materiałów plastycznych i będzie przystosowana do przebywania w niej dzieci.

9. Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla trenerów kursu oraz dla przedstawicieli Zamawiającego.

10. Wszystkie pokoje hotelowe potrzebne do realizacji usługi dostępne będą w dniach 18.03.2022 od godziny 14.00 do 20.03.2022 do godziny 14.00. Sala szkoleniowa zostanie udostępniona Zamawiającemu od godziny 13.00 w dniu 18.03.2022 , a w dniu 20.03.2022.

do godziny 16.00.

11. Zamawiający przewiduje możliwość wykonania podczas kursu dokumentacji fotograficznej i/lub filmowej na terenie obiektu.

12. Składana oferta musi uwzględniać wszelkie dodatkowe opłaty (klimatyczne/

uzdrowiskowe/lokalne podatki/opłaty parkingowe lub inne wymagane).

13. Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia faktury/rachunku, na której kwota uzależniona będzie od ostatecznej liczby uczestników kursu (w przypadku mniejszej lub większej liczby osób na kursie wskazana kwota zostanie proporcjonalnie zmniejszona bądź zwiększona).

14. Zamawiający może udzielić „wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, przewidzianych w zapytaniu

ofertowym zamówień na usługi lub roboty budowlane, polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych" na postawie sekcji 6.5.7 g) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014- 2020.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I JEJ ZŁOŻENIA 1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym.

2. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę.

3. Oferta winna być sporządzona zgodnie z treścią Formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1.

4. Komplet załączników i dokumentów opisanych w części OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ OŚWIADCZEŃ, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU wystarczy złożyć w jednym egzemplarzu. W przypadku braku kompletu dokumentów oferta zostaje odrzucona bez rozpatrywania.

5. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszej specyfikacji.

6. Wykonawca może zastrzec w ofercie tylko te informacje, które w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, (Dz. U. z 2019 r. poz.

1010 z późn. zm.) stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

(7)

7. Cena oferty musi być podana cyfrowo i słownie. Cena oferty ma charakter ryczałtowy i uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia.

8. Dokumenty mogą być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

9. Za złożenie Oferty przyjmuje się dostarczenie osobiście, pocztą tradycyjną lub kurierem formularza oferty wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami (decyduje data wpływu oferty) do biura Zamawiającego wskazanego w pkt XIII niniejszego Zapytania.

10. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

Po upływie terminu składania ofert Wykonawca nie może wycofać oferty ani wprowadzić zmian w ofercie.

11. Oferta złożona po terminie lub na inny adres niż wskazany w pkt XIII uważana jest za nieważną.

12. Zamawiający nie zwraca Wykonawcom złożonych ofert (w tym załączonych do oferty dokumentów, oświadczeń) po zakończeniu postępowania. Oferty, które wpłynęły do Zamawiającego po upływie terminu składania ofert, niszczone są bez otwierania.

13. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom (e-mail, fax lub pocztą), jak również zostanie opublikowana na Stronie Bazy Konkurencyjności Fundusze Europejskie.

14. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert. Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie.

V.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1. Zgodnie ze specyfikacją – 18-20 marca 2022 r. Termin usługi może ulec zmianie.

2. Wykonawca dopuszcza możliwość rezygnacji przez Zamawiającego z usługi lub zmiany terminu bez obciążania Zamawiającego kosztami związanymi z rezygnacją z zamówionych usług lub zmianą daty kursu, w terminie do 2 dni przed realizacją usług opisanych w pkt. III.

VI.OFERTY CZĘŚCIOWE

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

VII. DODATKOWE WARUNKI Nie dotyczy

(8)

VIII. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ OŚWIADCZEŃ, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:

1. Ośrodek, w którym będzie świadczona usługa znajduje się w odległości min 15 km i maks.

70 kilometrów od miejscowości Wałbrzych. Opisywana odległość będzie mierzona za pomocą witryny www.targeo.pl. (licząc od siedziby Zamawiającego tj. Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych Biuro Regionalne w Wałbrzychu ul. Beethovena 1-2, 58-300 Wałbrzych, trasa optymalna).

2. Na terenie ośrodka będącego przedmiotem zamówienia znajdują się sale szkoleniowe jedna wielkości min. 40 m2, druga na min. 35 m2

3. Każdy pokój (noclegowy) udostępniony na potrzeby realizacji usługi wyposażony jest w łazienkę.

4. Wykonawca ma obowiązek zapewnienia pokoi przystosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami oraz zapewnienia dostępu do pokoi i pozostałych wykorzystywanych podczas kursu pomieszczeń (w szczególności przy wykorzystaniu windy i/lub podjazdu i/lub specjalistycznego sprzętu bądź uwzględniając udostępnienie pomieszczeń na parterze itp.) jeśli zachodzi taka potrzeba zgłoszona przez Zamawiającego.

5. W trakcie wykonywania przedmiotu zamówienia w ośrodku będącym przedmiotem zamówienia nie może odbywać się innego rodzaju zorganizowane symultanicznie wydarzenie, które może wpłynąć na proces edukacyjny w trakcie szkolenia (m.in. wesele, rezerwacja grupowa, impreza firmowa, bal).

6. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu

beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające

w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

(9)

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenie:

Oświadczenie, iż Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo –załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

IX. KRYTERIA OCENY OFERTY:

1. Do oceny zostaną dopuszczone wyłącznie oferty kompletne (zawierające wszelkie wymagane załączniki i podpisy), które nie zostały odrzucone oraz, które nie przedstawiają rażąco niskiej ceny wykonania usługi.

Rażąco niska cena.

Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Wykonawcy z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia. Jeżeli cena oferty wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską ceną w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływa na wysokość ceny.

Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, bierze pod uwagę obiektywne czynniki. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złoży wyjaśnień, nie złoży ich w wyznaczonym do tego terminie lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywa na Wykonawcy.

2. W przypadku niejasności związanych ze złożoną ofertą wpływających na możliwość obiektywnej oceny, Zamawiający:

a) może zwrócić się do Wykonawcy o przedstawienie dodatkowych dokumentów, w nieprzekraczalnym terminie 2 dni roboczych od chwili przekazania informacji o konieczności uzupełnienia, w przypadku nie wywiązania się z konieczności uzupełnienia lub nie dotrzymaniu wskazanego terminu oferta zostanie odrzucona;

b) może przeprowadzić wizytę na miejscu monitorującą spełnienie kryteriów przez oferenta.

(10)

3. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

4. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

Kryterium

Znaczenie procentowe kryterium

Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta

K1 - Cena usługi [C] 80% 80 pkt

K2 – Kryterium Społeczne 20% 20 pkt 5. Zasady oceny kryterium:

1. K1 - Cena 80% (maksymalnie możliwych do uzyskania 80,00 pkt), Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

K1 = (Cmin:C) x 80

K1 - liczba punktów uzyskana za kryterium ceny Cmin – cena brutto najniższa za usługę

C - cena brutto za usługę badanej oferty

Liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Cena usługi to całkowity koszt usługi, wyrażony w walucie PLN, jaki zobowiązany będzie ponieść Zamawiający w przypadku wyboru oferty.

2. K2- Kryterium Społeczne 20% (maksymalnie możliwych do uzyskania 20,00 pkt), Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

Punkty przyznawane są w sytuacji kiedy Oferent jest Podmiotem Ekonomii Społecznej (PES) wg definicji zawartej w „Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020”. Wzór oświadczenia o spełnieniu kryterium społecznego stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania.

Łącznie możliwych do uzyskania jest 100,00 pkt (100%) Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:

K = K1 + K2

(11)

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K).

W przypadku takiej samej liczby punktów uzyskanych przez oferentów za ofertę najkorzystniejszą uznana będzie oferta, która uzyskała punkty przy ocenie kryterium 2 (K2), w przypadku kiedy oceny kryterium K2 będą również takie same najkorzystniejsza zostanie uznana oferta złożona najwcześniej z ofert, które otrzymały taką samą liczbę punktów (najwyższe).

6. Informacje dotyczące wyboru oferty:

1. O wyborze najkorzystniejszych ofert Zamawiający zawiadomi Wykonawców niezwłocznie po zakończeniu procedury oceny wszystkie podmioty, które przesłały oferty.

2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę pod kątem liczby uzyskanych punktów ( K).

3. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

4. Jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli kompletne oferty.

7. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

1. Treść oferty nie będzie odpowiadała treści zapytania ofertowego, 2. Nie zostanie złożona na odpowiednich formularzach,

3. Zostanie złożona po terminie składania ofert,

4. Wystąpią powiązania kapitałowe lub osobowe pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

Unieważnienie postępowania: Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania w każdym momencie, bez podania przyczyny.

X.TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ

1. Wymagany termin związania ofertą wynosi maksymalnie 30 dni- tj. do dnia 14.04.2022 2. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

(12)

XI. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW

Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, za pośrednictwem poczty tradycyjnej bądź poczty elektronicznej. Adres do korespondencji: Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, Biuro Regionalne w Wałbrzychu, ul. Beethovena 1-2, pokój 25, 58-300 Wałbrzych, telefon: (74) 665 11 11.

XII. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTOWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w sprawach merytorycznych i w sprawach niniejszej procedury jest Marta Gyurkowich; telefon: (74) 665 11 11, adres mailowy: marta.gyurkowich@rcwip.pl.

XIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć osobiście, kurierem lub pocztą tradycyjną do 15.03.2022 r. do godziny 12:00 na adres – Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, Biuro Regionalne w Wałbrzychu, ul. Beethovena 1-2, pokój 25, 58-300 Wałbrzych – (decyduje data i godzina wpływu). Ofertę należy złożyć w kopercie, zaadresowanej do Zamawiającego na adres:

Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, Biuro Regionalne w Wałbrzychu, ul. Beethovena 1-2, pokój 25, 58-300 Wałbrzych

…i opatrzonej opisem:

Zapytanie ofertowe NR 1/RPDS/9.1/HOT/” Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być …czyli odkrywamy życie na nowo”/ RCWIP/2022 oraz nazwą i dokładnym adresem

Wykonawcy.

UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert za pośrednictwem e-mail. Wyżej wskazany adres e-mail jest adresem do kontaktu w sprawach merytorycznych.

XIV. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

1. Oferta ze strony Wykonawcy musi spełniać wszystkie wymogi stawiane w zapytaniu ofertowym i być złożona na wzorze oferty dołączonym do niniejszego zapytania.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny.

3. Decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.

4. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca nie przystąpi od podpisania umowy z Zamawiającym w ciągu 7 dni od pozytywnego rozpatrzenia oferty, możliwe jest

(13)

podpisanie przez Zamawiającego umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

5. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta.

6. W przypadku rozbieżności, co do kwoty oferty, za cenę oferty Zamawiający przyjmuje kwotę wpisaną słownie.

7. Zamawiający informuje, że terminy płatności wynagrodzenia Wykonawcy uzależnione będą od terminu wpłynięcia na konto Zamawiającego środków przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z realizacją umowy na etapie, w którym uczestniczył w nim Wykonawca i mogą ulegać opóźnieniom.

8. Zamawiający dopuszcza możliwość późniejszego rozliczenia się z Wykonawcą w miarę posiadania środków finansowych, przekazanych przez Instytucję Zarządzającą, a Wykonawca nie będzie naliczał z tego tytułu odsetek.

9. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień oraz dokumentów dotyczących treści złożonych ofert.

10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.

11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami.

12. Jeśli złożone w ramach zapytania oferty przekroczą kwotę zakontraktowaną w budżecie, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z wszystkimi potencjalnymi Wykonawcami, którzy złożyli kompletne oferty.

XV. Załączniki do zapytania ofertowego

 Załącznik nr 1- Wzór oferty - Spełnienie warunków określonych w zapytaniu ofertowym wraz z ceną usługi na formularzu oferty zgodnie ze wzorem

 Załącznik nr 2- Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych

 Załącznik nr 3- Oświadczenie Wykonawcy

 Załącznik nr 4- Oświadczenie o spełnieniu kryterium społecznego

 Załącznik nr 5- Klauzula informacyjna

(14)

 Załącznik nr 6– Oświadczenie wymagane od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub 14 RODO

 Załącznik nr 7- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

(15)

Załącznik nr 1

Dotyczy zapytania ofertowego NR 1/RPDS/9.1/HOT/”Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu:

Chcę Być …czyli odkrywamy życie na nowo”/RCWIP/2022 w ramach projektu „Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być …czyli odkrywamy życie na nowo” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Wałbrzych, dnia ………..

FORMULARZ OFERTOWY

Dane Wykonawcy oraz dane do kontaktu (wszystkie pola obowiązkowe) DANE WYKONAWCY ORAZ DANE DO KONTAKTU Nazwa Wykonawcy

Adres Wykonawcy NIP (jeśli dotyczy) Numer telefonu

Adres e- mail

Oferuję wykonanie usługi za kwotę:

1. 2 noclegi ze śniadaniem dla uczestników, trenerów, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych – łącznie średnio 21 osób, zgodnie z zapisami zapytania ofertowego – za kwotę w wysokości:

brutto: ... zł,

słownie:………

2. Catering – 3 obiady i 2 kolacje dla uczestników kursu, trenerów, osób zależnych oraz opiekuna osób zależnych– łącznie średnio 21 osób, zgodnie z zapisami zapytania

ofertowego – za kwotę

w wysokości:

brutto: ... zł,

słownie:……….………

3. Przerwa kawowa dla uczestników kursu i trenerów – łącznie średnio 14 osób przez 3 dni, zgodnie z zapisami zapytania ofertowego – za kwotę w wysokości:

brutto: ... zł,

(16)

4. Wynajem sali szkoleniowej, zgodnie z zapisami zapytania ofertowego za trzy dni – za kwotę w wysokości:

brutto: ... zł,

5. Wynajem sali dla osób zależnych, zgodnie z zapisami zapytania ofertowego za trzy dni za kwotę w wysokości:

brutto: ... zł,

Łączna kwota za realizację usług 1 – 5 wynosi:

brutto: ...zł,

słownie:………

Miejsce realizacji kursu:

………

…..……… ………

Miejscowość i data (Podpis i pieczątka Wykonawcy)

(17)

OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH MIĘDZY OFERENTEM A ZAMAWIAJĄCYM

Oświadczam, że między Oferentem a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

……….. ….………

(miejscowość i data) (podpis osoby uprawnionej)

(18)

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

1. Oświadczam, że jestem związany niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty, w której upływa termin składania ofert.

2. Po zapoznaniu się z warunkami niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przyjmuje je bez zastrzeżeń.

3. Oświadczam, że jestem gotowy/a zawrzeć umowę i zrealizować zamówienie na warunkach określonych w niniejszej ofercie i zgodnie z zapytaniem ofertowym

……….. ………

(miejscowość i data) (podpis osoby uprawnionej)

(19)

OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU KRYTERIUM SPOŁECZNEGO

Oświadczam, że jesteśmy¹ / nie jesteśmy* Podmiotem Ekonomii Społecznej (PES) w rozumieniu definicji zawartej w „Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego

Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020”

(należy zakreślić TAK lub NIE):

a) przedsiębiorstwo społeczne, w tym spółdzielnia socjalna, o której mowa w ustawie z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. Nr 94, poz. 651, z późn. zm.);

TAK ⎕ NIE ⎕

b) podmiot reintegracyjny, realizujący usługi reintegracji społecznej i zawodowej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym:

i) CIS i KIS; TAK ⎕ NIE ⎕

ii) ZAZ i WTZ, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.);

TAK ⎕ NIE ⎕

c) organizacja pozarządowa lub podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2014 r.

poz. 1118, z późn. zm.);

TAK ⎕ NIE ⎕

* niewłaściwe skreślić

1 W przypadku bycia PES kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem dokumentu potwierdzającego status PES

(20)

d) podmiot sfery gospodarczej utworzony w związku z realizacją celu społecznego bądź dla którego leżący we wspólnym interesie cel społeczny jest racją bytu działalności komercyjnej.

Grupę tę można podzielić na następujące podgrupy:

i) organizacje pozarządowe, o których mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r.

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie prowadzące działalność gospodarczą, z której zyski wspierają realizację celów statutowych;

TAK ⎕ NIE ⎕

ii) spółdzielnie, których celem jest zatrudnienie tj. spółdzielnie pracy, inwalidów i niewidomych, działające w oparciu o ustawę z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 1443, z późn. zm.);

TAK ⎕ NIE ⎕

iii) spółki non-profit, o których mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r.

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, o ile udział sektora publicznego w spółce wynosi nie więcej niż 50%

TAK ⎕ NIE ⎕

……….. ………

(miejscowość i data) (podpis osoby uprawnionej)

(21)

* niewłaściwe skreślić

KLAUZULA INFORMACYJNA

dla:

 Wykonawców będących osobami fizycznymi,

 Wykonawców będących osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą,

 pełnomocników Wykonawców będących osobami fizycznymi (w zakresie danych osobowych zamieszczonych w pełnomocnictwie),

 członków organu zarządzającego lub nadzorczego Wykonawcy, wspólników spółki w spółce jawnej

lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurentów, będących osobami fizycznymi (w zakresie danych osobowych zamieszczonych w informacji z KRK).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

 Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

REGIONALNE CENTRUM WSPIERANIA INICJATYW POZARZĄDOWYCH z siedzibą we Wrocławiu 53-503, przy ul. Grabiszyńska 89

NIP 8862541896

strona internetowa: www.rcwip.pl numer telefonu: 71 7963000

 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia NR 1/RPDS/9.1/HOT/”Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być …czyli odkrywamy życie na nowo/RCWIP/2022 prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności określonej w Wytycznych w zakresie

(22)

kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.

 Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 20 rozdz. 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.

 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w okresie do dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu.

 Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności, określoną w rozdz. 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020. W przypadku nie podania danych osobowych oferta będzie podlegała odrzuceniu.

 W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

 Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych²;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO³;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

 Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

……….. ……….

(miejscowość i data) (podpis osoby uprawnionej)

2 Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, ani zmianą istotnych postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

3 Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

(23)

Oświadczenie wymagane od Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO

(wypełniają Wykonawcy, którzy dysponują osobą lub osobami zdolnymi do wykonania zamówienia)

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO

wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu NR 1/RPDS/9.1/HOT/”Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być …czyli odkrywamy

życie na nowo”/RCWIP/2022

……….. ………

(24)

ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Świadomie i dobrowolnie wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie danych udzielonych przeze mnie w dokumentach do zapytania ofertowego wyłącznie przez:

 Marszałka Województwa Dolnośląskiego z siedzibą we Wrocławiu 50-411, Wybrzeże J. Słowackiego 12-14, Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, oraz

 ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, mającego siedzibę przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa

w celach realizacji projektu nr RPDS.09.01.01-02-0078/20 pn. Centrum Integracji Społecznej w Wałbrzychu: Chcę Być …czyli odkrywamy życie na nowo”, w szczególności potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014 –2020.

Jednocześnie oświadczam, że zostałam/łem poinformowana/ny, że w tym przypadku nie ma zastosowania prawo do usunięcia danych, ponieważ przetwarzanie moich danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii oraz prawa państwa członkowskiego, któremu podlegają Administratorzy.

……… ………..