Załącznik nr 1 Zakres prac:
1. Przygotowanie dokumentów do archiwizacji oraz przeprowadzenie archiwizacji cyfrowej dokumentacji i akt wytworzonych w trakcie realizacji zadań związanych z wdrażaniem funduszy europejskich w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury w siedzibie WFOŚiGW w Olsztynie.
2. Szczegółowy zakres prac obejmowałby:
2.1. uporządkowanie i sprawdzenie dokumentacji i wytworzonych akt przed archiwizacją, zgodnie z przygotowaną przez Wykonawcę metodyką, przy czym Wykonawca musi uwzględnić następujące uwarunkowania Zamawiającego:
2.1.1. uporządkowanie materiałów archiwalnych polegałoby na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, zgodnie z załącznikiem nr 1, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu;
2.1.2. materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy – chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę, poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją – w przypadku stwierdzenia braków należy poinformować Zamawiającego;
2.1.3. opisanie materiałów archiwalnych polegałoby na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:
• nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;
• znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;
• tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego u Zamawiającego i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;
• danych charakteryzujących dokumenty, tj. co najmniej nazwy beneficjenta środków, tytułu projektu i numer umowy/wniosku;
• rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;
• sygnatury teczki, to jest numeru sprawy, zgodnie z wykazem akt, obowiązującym u Zamawiającego;
• symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria);
• liczby stron w teczce;
2.2. przeprowadzenie archiwizacji cyfrowej uporządkowanej dokumentacji i wytworzonych akt, poprzez przetworzenie (skanowanie) dokumentów do ustalonego z Zamawiającym formatu elektronicznego pliku,
2.2.1. Wykonawca w zakresie przetwarzania danych będzie korzystał ze sprzętu Zamawiającego, dostępnego w godzinach pracy Zamawiającego;
2.2.2. skanowanie powinno odbywać się z rozdzielczością min. 200 dpi i wewnętrznej głębi koloru 24 bit;
2.2.3. zeskanowane dokumenty i akta nie mogą być przechowywane na nośnikach należących do Wykonawcy – Zamawiający udostępni miejsce zapisywania plików oraz określi sposób korzystania z udostępnionych nośników;
2.2.4. wprowadzenia informacji o przetworzonych danych do elektronicznych zasobów Zamawiającego w sposób umożliwiający identyfikację oraz późniejsze przeszukiwanie zasobów;
2.3. przygotowanie dokumentacji i wytworzonych akt do przekazania do archiwum lub archiwum zakładowego Zamawiającego (składnicy akt) poprzez:
2.3.1. przesznurowanie w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;
2.3.2. umieszczenie dokumentów i akt w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym dostarczonych przez Zamawiającego;
2.3.3. zapakowanie opakowań w pudła zbiorcze, dostarczone przez Zamawiającego, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych w celu przekazania do archiwum lub archiwum zakładowego Zamawiającego (składnicy akt).
3. Dodatkowo, Zamawiający zastrzega, że:
3.1. porządkowanie dokumentacji, powinno być wykonane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, m.in.:
3.1.1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 672 i 673 z późn. zm.);
3.1.2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375);
3.1.3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. z 1997 r., Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym);
3.1.4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.
z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);
3.1.5. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 1999 r. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.),
3.1.6. Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596),
3.1.7. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. Nr 10, poz. 35 z późn. zm.), oraz zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego przepisami wewnętrznymi dotyczącymi obiegu dokumentów, w szczególności z Zarządzeniem Nr 18/2010 Prezesa WFOŚiGW w Olsztynie z dnia 31.12.2010 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej.
3.2. Dokumenty i akta będące przedmiotem zamówienia, zostaną przekazane do porządkowania bezpośrednio z komórek organizacyjnych Zamawiającego.
3.3. Zasób dokumentacji przewidzianej do archiwizacji wynosi łącznie 40 mb, w tym kat. B 40 mb.
3.3.1. w ramach RPO WiM – 30 mb, w tym kat. B 30 mb 3.3.2. w ramach PO IiŚ – 10 mb, w tym kat. B 10 mb
Załącznik nr 1 Układ akt w dokumentacji archiwalnej
Lp. Dokument Archiwizacja
cyfrowa A. Część dot. wniosku o dofinansowanie
1. wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami Tak
2. potwierdzenie złożenia wniosku Tak
3. pismo o nadaniu numeru Tak
4. korespondencja dotycząca pomocy publicznej
z Beneficjentem Tak
5. test pomocy publicznej Tak
6. karta oceny formalnej i listy sprawdzającej 2X Tak
7. korespondencja wzywająca do uzupełnienia Tak
8. uzupełnienie przez Beneficjenta Tak
9. karta oceny formalnej, listy sprawdzające Tak
10. informacja, że przeszedł ocenę formalną Tak
11. protokół z posiedzenia KOP, deklaracja bezstronności i
poufności Tak
12. karta oceny merytorycznej Tak
13. pismo wzywające do uzupełnienia Tak
14. odpowiedz , korespondencja przychodząca Tak
15. protokół z KOP ( drugi) Tak
16. deklaracje bezstronności, dotyczy osób nowych Tak
17. karta oceny 0-1, dwie listy Tak
18. karta oceny punktowa, 2X Tak
19. deklaracje prezesów (2 lub 3) Tak
20. karta oceny strategicznej (2 lub 3) Tak
21. pismo do Beneficjenta o wynikach oceny (meryt. i strat.) Tak
22. protest Tak
23. decyzja o powołaniu zespołu Tak
24. deklaracja poufności i bezstronności Nie
25. protokół przekazania Tak
26. opinie Zespołu do Uchwały Tak
27. uchwała Tak
28. informacja o niezasadności protestu Tak
29. korespondencja do protestu Tak
30. informacja do IZ Nie
31. zawiadomienie o rozprawie Tak
32. wezwanie Tak
33. doręczenie opisu skargi Tak
34. opis postanowienia Tak
35. doręczenie prawomocnego orzeczenia Tak
36. zwrot akt Tak
B. Część dotycząca umowy o dofinansowanie
37. pisma przychodzące do umowy ( ZUS,US, KRS, pozwolenia) Tak
38. lista sprawdzająca do umowy Tak
39. wezwanie do uzupełnienia do umowy Tak 40. lista sprawdzająca przed podpisaniem umowy Tak 41. Uchwała zatwierdzająca do umowy (Zarządu WF) Tak
42. projekt umowy Tak
43. lista sprawdzająca do umowy Tak
44. umowa o dofinansowanie Tak
45. korespondencja, KP, KW Tak
46. uchwały Tak
47. aneksy umów Tak
48. projekt aneksu, Tak
49. ostatni aneks do umowy o dofinansowanie Tak
C. Część dotycząca wniosków o płatność
50. wezwanie do złożenia wniosku Tak
51. pismo wraz z załącznikami Tak
52. wniosek o płatność wraz z załącznikami (MAKS) Tak
53. lista sprawdzająca Tak
54. e-mail o uzupełnienie/ popraw. Tak
55. uzupełniony wniosek Tak
56. lista sprawdzająca Tak
57. informacja o wypłacie Tak
58. audyt ( może być lista sprawdzająca) Tak
59. UKS Nie
60. korespondencja ( wezwania) Tak
61. wszczęcie postępowania administracyjnego (uchwała, pismo do Benef., korespondencja)
Tak
62. projekt decyzji Nie
63. uchwała o wydaniu decyzji Tak
64. decyzja Tak
65. odwołanie Tak
66. decyzja IZ Tak
67. wyrok sądu Tak
D. Część dotycząca kontroli
68. wniosek o powołanie zespołu Nie
69. decyzja Tak
70. upoważnienie Tak
71. program kontroli Nie
72. pismo informujące o kontroli Tak
73. deklaracje Tak
74. korespondencja (e-mail, wyjaśnienia) Tak
75. dokumentacja przetargowa i finansowa Nie
76. informacja pokontrolna, Tak
77. listy sprawdzające ( ogólne, postępowanie) Tak 78. zwrot informacji podpisanej lub odwołanie Tak 79. odpowiedź na odwołanie plus nowa informacja Tak
80. zwrot podpisanej lub odmowa Tak
81. wydruk z KSI (kończący 50%, 100%) Nie
