Załącznik nr 3 do Umowy ZASADY POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Rozdział I
1. W związku z zawarciem Umowy na świadczenie usług wykonywania wydruków masowych (zwanej dalej Umową na świadczenie usług lub Umową), Zamawiający powierza a Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu na podstawie art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (zwanej dalej Ustawą) dane osobowe wyłącznie w zakresie określonym Umową na świadczenie usług i niniejszymi Zasadami oraz w celu wykonywania Umowy na świadczenie usług.
2. Wykonawca zobowiązany jest przed rozpoczęciem przetwarzania danych zabezpieczyć zbiór danych, o których mowa w art. 36 – 39 ustawy oraz spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a ustawy. W zakresie przestrzegania przepisów ustawy Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak administrator danych.
3. Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, o których mowa w art. 39 ust. 2 Ustawy.
Rozdział II
1. W celu wykonania Umowy na świadczenie usług, Zamawiający przekaże Wykonawcy bazę danych (zwaną dalej Bazą Danych), zawierającą następujące dane osobowe osób będących klientami Zamawiającego:
a) Dane personalne, w tym: imię/imiona, nazwisko/nazwiska,
b) Dane teleadresowe, w tym: kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr budynku, nr lokalu, c) Dane teleadresowe do korespondencji, w tym: kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr lokalu, d) Dane urządzeń pomiarowych, w tym: numer licznika, stan licznika z datą odczytu, zużycie
energii od ostatniego odczytu, zużycie prognozowane,
e) Dane finansowe, w tym: wyliczenie należności prognozowane i rozliczeniowe, kwota do zapłaty, okres, za który dokonano rozliczenia, taryfa, numer faktury, informacja o zaległościach finansowych, informacja o naliczonych odsetkach, ewentualnie inne niezbędne dane do dokonania właściwego rozliczenia.
2. Baza zostanie przekazana w formie pliku tekstowego.
3. Zamawiający oświadcza, że:
a) jest uprawniony do dysponowania Bazą Danych;
b) będąc administratorem danych wypełnia wszelkie obowiązki określone przez Ustawę, w szczególności związane ze spełnieniem warunków dopuszczalności przetwarzania danych.
Rozdział III
1. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1 ust. 2 niniejszych Zasad polegać będzie na:
a) wprowadzeniu Bazy Danych do systemu komputerowego Wykonawcy i przechowywaniu jej przez okres odrębnie ustalony przez Strony przed wprowadzeniem Bazy Danych,
b) wykorzystaniu danych zwartych w Bazie Danych w celu wykonania przedmiotu Umowy na świadczenie usług tj. drukowania faktur, duplikatów faktur oraz innej korespondencji, pakowania ich do kopert, sortowania i dostarczania do placówki operatora pocztowego oraz archiwizacji dla celów dowodowych.
c) zwrocie Zamawiającemu Bazy Danych w formie i terminie odrębnie uzgodnionym przez Strony.
d) usunięciu Bazy Danych z systemu komputerowego Wykonawcy w terminie odrębnie uzgodnionym przez Strony.
2. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu przez Zamawiającego dane osobowe wyłącznie w zakresie określonym w niniejszych Zasadach i wyłącznie w celu wykonania przedmiotu Umowy na świadczenie usług. Celem powierzenia przetwarzania danych jest zapewnienie usług opisanych Umową, koniecznych do realizacji podstawowego obowiązku Zamawiającego, jakim jest realizacja umów o świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej zawartych z odbiorcami.
3. Przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych w zakresie oraz celach innych niż wyraźnie wskazane postanowieniami Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad nie jest objęte upoważnieniem udzielanym w treści Umowy i niniejszych Zasad.
Rozdział IV
1. Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych, środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych, co najmniej w zakresie
określonym w art. 36-39a Ustawy.
2. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić, aby urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania powierzonych mu danych były zgodne z wymogami rozporządzenia wykonawczego Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
3. W sytuacjach nadzwyczajnych, nieprzewidzianych w Umowie na świadczenie usług i niniejszych Zasadach, Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z zapisami niniejszych Zasad, mając na uwadze ochronę danych osobowych oraz interes Zamawiającego.
4. W przypadku konieczności korzystania z centrum zapasowego, Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z zapisami niniejszych Zasad, mając na uwadze ochronę danych osobowych oraz interes Zamawiającego.
5. Wszelkie decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych, odbiegające od ustaleń zawartych w niniejszych Zasadach, powinny być uzgadniane przez Strony w formie pisemnej pod rygorem ich nieważności.
Rozdział V
1. Strony ustalają, że podczas realizacji niniejszych Zasad będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad.
2. Osobami odpowiedzialnymi za realizację niniejszych Zasad są:
a) Ze strony Zamawiającego:
………
b) Ze strony Wykonawcy:
………
3. Wykonawca nie może powierzyć wykonania zadań wynikających z Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad innej osobie bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
4. Listę osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszymi Zasadami oraz obowiązującymi przepisami prawa ze strony Wykonawcy określa Załącznik nr 1 do Zasad.
Przedmiotowa lista może zostać zmodyfikowana przez każdą ze Stron bez konieczności aneksowania Umowy na świadczenie usług, poprzez przesłanie drugiej Stronie pisemnego powiadomienia o zmianie wyznaczonych przez Stronę osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
5. Wykonawca zobowiązuje się przesłać Zamawiającemu imienne upoważnienia osób, które będą przetwarzać dane osobowe zgodnie z postanowieniami niniejszych Zasad oraz przepisami prawa w terminie 7 dni od zawarcia Umowy na świadczenie usług, a w przypadku modyfikacji listy osób upoważnionych Wykonawca prześle imienne upoważnienia nowo upoważnionych osób, w terminie 7 dni od modyfikacji listy upoważnionych.
Rozdział VI
1. Zamawiający ma prawo do kontroli sposobu wykonywania przez Wykonawcę postanowień określonych w niniejszych Zasadach, poprzez przeprowadzanie niezapowiedzianych doraźnych kontroli przetwarzania danych osobowych przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego oraz prawo żądania złożenia pisemnych wyjaśnień przez Wykonawcę.
2. Na zakończenie kontroli, o której mowa w ust. 1, przedstawiciel Zamawiającego sporządza protokół, który podpisują i otrzymują przedstawiciele obu stron. Przedstawiciel Wykonawcy może wnieść jednostronnie zastrzeżenia do protokołu.
3. Po kontroli, o której mowa w ust. 1, Zamawiający może zredagować i żądać wykonania zaleceń pokontrolnych oraz określić termin ich realizacji.
Rozdział VII
1. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie, którego Zamawiający – jako administrator danych osobowych – zostanie
zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub ukarany grzywną, Wykonawca zobowiązuje się uiścić Zamawiającemu koszty związane z zapłatą grzywny, odszkodowania oraz koszty postępowania, w tym zastępstwa procesowego.
2. W postępowaniach sądowych toczących się przeciwko Zamawiającemu z zarzutem naruszenia Ustawy, Wykonawca weźmie udział w sprawie, jako pozwany w trybie art 194 § 2 kpc.
Rozdział VIII
1. W przypadku utraty mocy obowiązującej Umowy na świadczenie usług, w terminie 14 dni od jego daty Wykonawca jest bezwzględnie zobowiązany do zwrotu powierzonych mu danych osobowych oraz skasowania wszelkich kopii tych danych, będących w posiadaniu Wykonawcy oraz podjęcia stosownych działań w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania danych powierzonych na postawie Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad.
2. Mimo utraty mocy obowiązującej Umowy na świadczenie usług, na Wykonawcy ciąży obowiązek zachowania w tajemnicy wszystkich danych, które uzyskał w ramach i w celu realizacji Umowy.
Obowiązek zachowania tajemnicy ma charakter bezterminowy.
3. Mimo utraty mocy obowiązującej Umowy na świadczenie usług, na Wykonawcy ciążą obowiązki wskazane w § 7 niniejszych Zasad.
Rozdział IX
1. Wszelkie zamiany niniejszych Zasad wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Zasadami zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 Nr 101, poz. 926 ze zm.).
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
Załącznik Nr 1 do Zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych
Wykaz pracowników Wykonawcy upoważnionych do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez PGE Dystrybucja S.A. Oddział Łódź-Miasto
Ip Nazwisko i imię Stanowisko Adres e-mail
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY