1
Organizacja wirtualnych dni otwartych w szkołach
Skrypt
2
Spis treści
Planowanie spotkania ... 3
Czas trwania ... 3
Agenda ... 3
Podział ról ... 3
Kolejność prelegentów ... 3
Spotkanie próbne ... 3
Udostępnianie linków– sposoby kopiowania ... 4
Przygotowanie spotkania ... 7
Zakładanie spotkań dla uczestników ... 8
Wersja z podziałem na pokoje ... 8
Wersja wiele spotkań ... 8
Ustawienie spotkania ... 9
Reagowanie w sytuacjach nagłych ... 10
Uciążliwy uczestnik ... 10
Komunikacja w zespole organizującym dzień otwarty ... 10
Włączenie/wyłączenie czatów/mikrofonów ... 10
W trakcie spotkania ... 11
Zarządzanie czatem (włącz/wyłącz czat) ... 11
Zarządzanie komunikacją (włącz/wyłącz mikrofon) ... 12
Nagrywanie spotkania ... 13
Sposób udostępniania materiału wideo po spotkaniu ... 13
Dodatkowe informacje ... 14
3
Planowanie spotkania
Przygotowując się do spotkania należy uwzględnić kilka istotnych aspektów. W tej części instrukcji skupimy się na przybliżeniu poszczególnych elementów, na które trzeba zwrócić uwagę.
Wszystkie poniższe elementy powinny zostać przemyślane i stosownie zaplanowane. Pozwoli to na ustrukturyzowanie spotkania i wszyscy uczestnicy będą mieli jasność co do jego przebiegu.
Czas trwania
Czas spotkania powinien być zaplanowany stosownie do treści, jakie mają zostać przekazane. Jedno spotkanie powinno trwać od 1 do 1,5 godziny.
Agenda
Precyzyjne planowanie przebiegu spotkania daje organizatorom kontrolę nad zaplanowanym spotkaniem. Agenda powinna dokładnie określać ramy czasowe, w jakich będziemy się poruszać.
Agenda powinna zostać udostępniona uczestnikom. Otrzymają oni w ten sposób informację o zawartości merytorycznej planowanego wydarzenia i będą mogli zdecydować o udziale w wybranym elemencie dnia otwartego.
Podział ról
Planując dni otwarte online należy pamiętać o zapewnieniu wsparcia technicznego podczas
wydarzenia. W przypadku dni otwartych online musimy zapewnić pomoc dla osób prowadzących, aby mogły się skupić na istocie przekazu i nie zajmowały się sprawami organizacyjnymi takimi jak
przydzielaniem uczestników do pokojów czy nadawanie uprawnień.
Organizator – osoba zakładająca spotkanie, która posiada nadrzędne uprawnienia do zarządzania jego przebiegiem. Może to być także osoba, która będzie prowadzić spotkanie. Jednak zaleca się rozdzielenie tych funkcji.
Prowadzący - osoba prowadząca spotkanie, która będzie prezentowała przygotowane materiały w ramach bloku informacyjnego. Tę rolę może pełnić też osoba wspierająca technicznie przebieg spotkania i dbająca o elementy konfiguracyjne.
Kolejność prelegentów
Istotną kwestią jest ustalenie kolejności wystąpień w trakcie dnia otwartego. Na tej podstawie powstaje agenda spotkania.
Spotkanie próbne
Zespół odpowiedzialny za przebieg dnia otwartego powinien przeprowadzić spotkanie testowe.
Pozwoli ono organizatorom zweryfikować ramy czasowe agendy i wyeliminować ewentualne trudności techniczne, a prelegentom dostosować wystąpienia do wymagań organizacyjnych.
Ważne jest, aby spotkanie próbne odbyło się w dokładnie takich samych warunkach, w jakich będzie się odbywać właściwe spotkanie, z wykorzystaniem tego samego sprzętu komputerowego,
oprogramowania i łącza internetowego.
4
Stanowisko prezentera – ustawienia światła
Wszyscy uczestnicy spotkania powinni zadbać o organizację przestrzeni, w której będą przebywać.
Należy zwrócić uwagę na dwa elementy:
1. lokalizację stanowiska względem źródła światła, 2. kompozycję na ekranie osoby prezentującej.
Stanowisko powinno zostać umiejscowione tak, aby światło zewnętrzne było przed występującym lub z jego boku. Światło nie powinno wpadać wprost w oko kamery, gdyż powoduje to efekt zaciemnienia obrazu, a osoba prezentującego stanie się niewidoczna dla odbiorców.
Tworząc kompozycję obrazu trzeba uwzględnić kąt padania kamery na prezentującego. W przypadku laptopa warto rozważyć umieszczenie go na podwyższeniu (np. na kilku książkach), przez co obraz z kamery będzie prezentowany w pozycji poziomej (równolegle do twarzy prezentującego) zamiast pod kątem (od dołu).
Kolejnym istotnym elementem kompozycji jest tło, czyli to co znajduje się bezpośrednio
za mówiącym. Tutaj można zastosować efekt tła dostępny w Teams w wersji aplikacyjnej. Można też samemu zaprojektować i wykorzystać własne tło.
Udostępnianie linków– sposoby kopiowania
Bardzo ważnym elementem przygotowania dnia otwartego jest odpowiednie przekazanie linków do spotkania czy też serii spotkań.
Poniżej przedstawiamy przykłady kopiowania linków:
1. Dla klasycznego spotkania online
Należy wejść do kalendarza w aplikacji Teams (jeżeli spotkanie zostało utworzone wcześniej) i kliknąć lewym przyciskiem myszy na właściwym spotkaniu. Pojawi się okno informacyjne dla tego spotkania.
Czerwoną obwódką został zaznaczony link do spotkania (Grafika 1), który można z tego miejsca skopiować klikając w ikonkę dwóch kartek, pojawiającą się w tej linii na końcu po najechaniu kursorem na link. Kopiowany link z tego miejsca będzie miał następującą formę:
https://teams.microsoft.com/l/meetup-
join/19%3ameeting_N2VmOWFlY2QtZGY4My00OGNmLWE1MWItY2IxMjAwYzNlNmU3%40thread.v2 /0?context=%7b%22Tid%22%3a%227fb57ac2-1267-4d8b-bd83-
8a898116c90c%22%2c%22Oid%22%3a%22cf214bdb-5f4d-4ae1-9a5f-ee23f4a81fd3%22%7d
5
Grafika 1
Istnieje możliwość skopiowania linku w bardziej przyjaznej postaci, tj. w formie tekstu z zagnieżdżonym w nim linkiem. Jak to zrobić?
Należy wejść do kalendarza Teams i dwukrotnie kliknąć w wydarzenie, aby otworzyć jego podgląd.
Grafika 2
6 W podglądzie wydarzenia należy zaznaczyć trzymając lewy przycisk myszy tekst “Kliknij tutaj,
aby dołączyć do spotkania”, a następnie uczyć kombinacji z klawiatury CTRL+C. Wtedy link z tekstem zostanie skopiowany do schowka pamięci podręcznej komputera.
Następnie link można wkleić za pomocą kombinacji z klawiatury CTRL+V w treść wiadomości, która będzie przekazywana dalej. Kliknij tutaj, aby dołączyć do spotkania
Tak przygotowany link jest bardziej przyjazny dla odbiorcy, jednocześnie posiada jasne wskazanie
“Kliknij tutaj”.
2. Dla wydarzenia na żywo
“Wydarzenia na żywo” są inną formą realizacji spotkania i wymagają odmiennej formy udostępnienia linków dla uczestników. W tym przypadku należy zwrócić uwagę na rozróżnienie uczestników
spotkania od prowadzących - obie te grupy mają indywidualnie zdefiniowane linki.
Wydarzenia na żywo są dostępne dla użytkowników posiadających licencję A3.
Grafika 3
Po utworzeniu wydarzenia na organizator ma możliwość pobrania linku dla uczestników (Grafika 4).
Grafika 4
7 WAŻNE: Link dla uczestników należy skopiować tylko z górnej części!
Link będzie miał następującą formę:
https://teams.microsoft.com/l/meetupjoin/19%3ameeting_YmNjZDM4MjgtNGJhNC00NjMxLWI3YzEt ZGQzN2JmNmQxYzE1%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%227fb57ac2-1267-4d8b-bd83- 8a898116c90c%22%2c%22Oid%22%3a%22cf214bdb-5f4d-4ae1-9a5f-
ee23f4a81fd3%22%2c%22IsBroadcastMeeting%22%3atrue%7d&btype=a&role=a
W oknie spotkania poniżej znajdują się linki dla osób prowadzących (Grafika 5). Jednocześnie osoby prowadzące otrzymują stosowne powiadomienie na pocztę e-mail wraz z linkiem, kiedy zostaną dodane do listy osób prowadzących.
Grafika 5
Przygotowanie spotkania
Aby zapobiec ewentualnym problemom w trakcie trwania spotkania, należy w sposób przemyślany podjąć decyzje o jego strukturze.
8 Spotkanie z podziałem
na pokoje
Spotkanie klasyczne Wydarzenie na żywo Maksymalna liczba
uczestników
350 350 10.000
Czas trwania Zgodnie z kalendarzem
Zgodnie z kalendarzem 4 godziny Możliwość
doproszenia
prezentera w trakcie spotkania
Tak Tak Nie
Widoczność uczestników
Pełna lista osób zaproszonych oraz uczestniczących w spotkaniu
Pełna lista osób zaproszonych oraz uczestniczących w spotkaniu
Uczestnicy są anonimowi - tylko producent może pobrać raport na koniec spotkania Możliwość blokowania
czatu
Tak Tak Tak
Moderacja pytań na czacie
Nie Nie Tak
Komunikacja audio z uczestnikami
Tak Tak Nie - jednostronna
Zakładanie spotkań dla uczestników
WAŻNE: osoba zakładająca spotkania jest domyślnie ORGANIZATOREM lub PRODUCENTEM.
Zakładając spotkania trzeba pamiętać, iż osoba pełniąca funkcję organizatora lub prezentera będzie otwierać spotkanie. Bez jej obecności spotkania się nie odbędą. Dodatkowo należy też wziąć pod uwagę kwestię uczestnictwa w wielu spotkaniach jednocześnie. W przypadku spotkań równoległych każde ze spotkań powinno mieć innego organizatora.
Wersja z podziałem na pokoje
Microsoft uruchomił usługę dzielenia spotkania na pokoje. Jednak wciąż usługa podziału na pokoje posiada ograniczenia, a najważniejsze z nich to brak możliwości przypisywania uczestnika w randze gościa do pokoju tematycznego.
Opcja podziału na pokoje jest niezalecana do przeprowadzenia spotkań w ramach dni otwartych.
Wersja wiele spotkań
Jest to zalecana forma przeprowadzenia dnia otwartego. Polega na organizacji wielu spotkań, które będą posiadać indywidualne linki do spotkań tematycznych.
W przypadku wielu spotkań należy przewidzieć możliwość udziału uczestnika w różnych spotkaniach i swobodnego przemieszczania się między nimi. Polecamy organizację dnia otwartego
z wykorzystaniem tego rozwiązania.
9 Na przykład:
PONIEDZIAŁEK: informacje o placówce, struktura szkoły, nasza kadra WTOREK: profil A
ŚRODA: profil B CZWARTEK: profil C PIATEK: profil D
Jest to przykład pokazujący rozbicie w czasie wszystkich spotkań. Pozwala to na możliwość zaangażowania mniejszej liczby osób do obsługi technicznej i wspierania prowadzących.
Ustawienie spotkania
Ważnym elementem mającym wpływ na przebieg spotkania są jego ustawienia. Obecnie domyślne ustawienia spotkań zostały dostosowane, aby zadbać o prawidłowy przebieg spotkania.
Grafika 6
Poczekalnię może ominąć tylko organizator i tylko on ma domyślnie ustawioną opcję prezentacji.
Uruchamiając spotkanie dodatkowo możemy zmienić ustawienie dotyczące mikrofonów i ustawić w opcji NIE dla “Zezwalaj uczestnikom na wyłączenie wyciszenia”.
10
Reagowanie w sytuacjach nagłych
Reagowanie na niesfornego uczestnika wymaga od organizatorów dodatkowego nakładu pracy i komunikacji w zespole, aby taka osoba została skutecznie usunięta ze spotkania. Dlatego zachęcamy do stworzenia alternatywnego kanału komunikacji pomiędzy osobami zaangażowanymi
w organizację i realizację spotkań.
To oczywiście jeden z wielu elementów, które mogą wystąpić nagle w trakcie spotkania i wymagać szybkiej reakcji.
Uciążliwy uczestnik
W przypadku organizacji spotkań na Teams zalecamy ustawianie spotkanie z poczekalnią. Jest to pierwsza linia obrony przed osobą, która zostanie usunięta ze spotkania w przypadku, kiedy będzie starać się je zakłócić. Dodatkowe zabezpieczenie to utrwalenie nazwy uczestnika (nick, login). Nazwę tę powinniśmy umieścić w wewnętrznym kanale komunikacyjnym (dotyczy to realizacji spotkań równoległych). W ten sposób można ograniczyć lub wyeliminować przemieszczanie się tego uczestnika pomiędzy spotkaniami.
Komunikacja w zespole organizującym dzień otwarty
Komunikacja odgrywa bardzo ważną rolę w trakcie realizacji spotkań. W przypadku spotkań równoległych lub z podziałem na pokoje należy stworzyć kanał do komunikacji bieżącej, aby informować się o kluczowych działaniach.
W komunikacji alternatywnej należy mieć przygotowane dwa kanały - kanał tekstowy i kanał audio.
Wykorzystanie kanałów będzie zależało od typu zdarzenia.
Włączenie/wyłączenie czatów/mikrofonów
W trakcie “klasycznego” spotkania na Teams organizator ma możliwość ingerowania w ustawienia tak, aby dostosować je do bieżących potrzeb.
Obecnie jest możliwość włączenia i wyłączenia czatów oraz mikrofonów uczestników spotkania.
Aby wejść w ustawienia spotkania, kliknij w trzy kropki na panelu spotkania (Grafika 7).
Grafika 7
11 A następnie z rozwijanej listy wybierz “Opcje spotkania” (Grafika 8).
Grafika 8
Na tym etapie można zmienić domyślne ustawienia na “Zezwalaj uczestnikom na wyłączenie wyciszenia” lub “Zezwalaj na czat spotkania”. Należy pamiętać, aby każdorazowo po dokonaniu zmiany w trakcie spotkania kliknąć przycisk ZAPISZ.
Te ustawienia mogą być edytowane w dowolnym momencie spotkania zgodnie z bieżącą potrzebą.
W trakcie spotkania
Zawsze jest możliwość wejścia do ustawień spotkania i odpowiedniego ich dostosowania, mimo iż spotkanie już trwa. Organizator może wielokrotnie zmieniać te ustawienia zgodnie z bieżącą potrzebą.
Zarządzanie czatem (włącz/wyłącz czat)
Organizator spotkania ma możliwość włączenia i wyłączenia aktywności czatu. Daje mu to kontrolę nad przebiegiem spotkania dnia otwartego. Na początku spotkania może poinformować uczestników, że czat będzie aktywny w części końcowej danego bloku tematycznego jako sesja pytań i odpowiedzi.
Przy tym rozwiązaniu należy jasno określić granice, aby w trakcie spotkania nic nie rozpraszało osób realizujących wydarzenie. Grafika 9 przedstawia sposób zmiany ustawienia.
12
Grafika 9
Zarządzanie komunikacją (włącz/wyłącz mikrofon)
Organizator ma także możliwość całkowitego zablokowania opcji wyłączania wyciszenia przez uczestników (Grafika 10). Ta funkcjonalność może być szczególnie przydatna, kiedy w trakcie prelekcji ma zostać pokazany materiał, nad którym uczestnicy powinni się szczególnie skupić.
Grafika 10
13
Nagrywanie spotkania
Kwestię nagrywania przebiegu spotkania należy rozważyć mając na uwadze zapisy Ustawy o ochronie danych osobowych. W przypadku klasycznego spotkania Teams należy po zakończeniu spotkania dokonać modyfikacji w nagranym materiale przed jego upublicznieniem. Podczas poruszania się po zakładkach “Pokaż uczestników” i “Pokaż konwersację” mogą być widoczne dane osobowe osób biorących udział w spotkaniu. Nagranie musi zostać przez organizatora zainicjowane poprzez wybranie odpowiedniego polecenia. Należy wejść w trzy kropki w panelu spotkania (Grafika 11).
Grafika 11
Następnie z menu wybrać polecenie: “Rozpocznij nagrywanie”.
Przed uruchomieniem nagrywania organizator powinien poinformować o tym uczestników spotkania i poprosić ich o wyłączenie kamer.
W przypadku WYDARZENIA NA ŻYWO materiał wideo jest zapisywany zgodnie z ustawieniami spotkania. Należy pamiętać o włączeniu tej opcji na etapie konfigurowania spotkania. Nagranie z WYDARZENIA NA ŻYWO nie zawiera żadnych danych osobowych, gdyż w transmisji mamy tylko podgląd kamer prowadzących oraz materiałów przez nich udostępnianych.
Sposób udostępniania materiału wideo po spotkaniu
Nagranie ze spotkania po jego zakończeniu zapisuje się automatycznie w aplikacji STREAM w Office365. Jeżeli jest potrzeba dokonania modyfikacji w zarejestrowanym materiale, można go pobrać na dysk lub wykonać podstawowe operacje na zapisie wideo w samej aplikacji STREAM.
Opcje, jakie daje aplikacja, ograniczają się jedynie do przycięcia materiału - skrócenia zapisu w części początkowej i końcowej. Inne zmiany mogą być dokonywane za pomocą aplikacji zewnętrznych.
Po dokonanych zmianach w zapisie plik może zostać udostępniony uczestnikom spotkania.
Wykorzystanie aplikacji STREAM ograniczy dostęp do materiału osobom spoza organizacji, co oznacza, że osoby nieposiadające konta w domenie @eduwarszawa.pl nie będą mogły go zobaczyć. Jeżeli film ma być dostępny również dla odbiorców spoza organizacji należy rozważyć umieszczenie go np. w serwisie YouTube z odpowiednimi ustawieniami. Serwis YouTube umożliwia zamieszczenie filmu jako prywatny. Oznacza to, iż nie jest on pokazywany w wynikach wyszukiwania, a dostęp do niego jest możliwy tylko bezpośrednio przez link. Taki link można umieścić na stronie internetowej lub osadzić film w oknie odtwarzacza (player).
Należy pamiętać, że publikowane publicznie materiały muszą być dostępne cyfrowo, zgodnie z Ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 roku o dostępności stron internetowych i aplikacji mobilnych. Więcej informacji o Standardzie dostępności cyfrowej w Urzędzie m.st. Warszawy oraz jednostkach m.st.
Warszawy: http://politykaspoleczna.um.warszawa.pl/niepelnosprawnosc/standard-dost-pno-ci- cyfrowej-urz-du-mst-warszawy
14
Dodatkowe informacje
Przed dniem otwartym online warto przygotować ankietę (np. w aplikacji FORMS), która może zostać przesłana do uczestników lub zamieszczona na stronie szkoły. Za pomocą ankiety można zebrać od uczestników pytania dotyczące rekrutacji. Taka lista przesłanych pytań pozwoli organizatorom na wcześniejsze przygotowanie się do dnia otwartego. Pytania można również odczytać w trakcie samego spotkania lub przygotować listę pytań i odpowiedzi i zamieścić ją na stronie szkoły.
Kontakt i wsparcie
Robert Klimek: rklimek@eduwarszawa.pl Tel. 723-248-364
Zbigniew Cybulski: zcybulski@eduwarszawa.pl Tel: 723-248-372
Redakcja
Beata Grzelak Robert Klimek
Korekta
Małgorzata Barańska Sylwia Grzegorzewska
Warszawa marzec 2021
