Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze

Strona

1 Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze

zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu pod nazwą:

„Organizacja dwóch konferencji”

znak sprawy: ZO/13/2018

Część I. Postanowienia ogólne

1. Zamawiający - Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze ul. Wolności 145, 58-500 Jelenia Góra, KRS 0000338156, REGON 021073468, NIP 611-267-94-31

2. Podstawa prawna - postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie regulaminu zamówień sektorowych udzielanych w Spółce oraz wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 i przepisów Kodeksu cywilnego.

3. Tryb udzielenia zamówienia – zapytanie ofertowe.

4. Wykonawcą jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

5. Wszystkie załączniki do niniejszej specyfikacji stanowią jej integralną część.

Część II. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwóch konferencji promujących zadania zrealizowane przez Zamawiającego w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, tj. :

Projekt nr 1: Poprawa efektywności energetycznej wraz z przebudową elewacji i strefy wejściowej budynku administracyjnego MZK sp. z o.o. w Jeleniej Górze (konferencja nr 1 dla max. 40 osób)

Projekt nr 2: Zakup nowoczesnych i ekologicznych autobusów wraz z zakupem i montażem stacjonarnych automatów do sprzedaży biletów, tablic do systemu informacji pasażerskiej oraz doposażenie autobusów w system monitoringu łącznie z instalacją monitoringu miejsc postojowych na terenie zajezdni Miejskiego Zakładu Komunikacyjnego sp. z o.o. w Jeleniej Górze

(konferencja nr 2 dla max. 45 osób) 2. Przewidywany czas każdej konferencji: 40 – 60 minut

3. Do obowiązków Wykonawcy w zakresie dwóch konferencji każdorazowo należy:

1) organizacja miejsca konferencji:

a) sala konferencyjna w siedzibie Zamawiającego (bez konieczności wynajęcia), b) miejsca siedzące w ustawieniu teatralnym (krzesła dostarcza Zamawiający), c) przygotowanie stołu lub mównicy

d) oznakowanie wizualne miejsca konferencji, w tym prezentacja roll-upów dostarczonych przez Zamawiającego,

2) dostarczenie wyposażenia sali w sprzęt audiowizualny i zapewnienie prawidłowego działania, przy czym ekran do wyświetlania prezentacji zapewnia Zamawiający:

a) projektor multimedialny ze wskaźnikiem laserowym,

Strona

2

b) laptop (z systemem operacyjnym Windows 7 lub wyższym, z podłączeniem do

Internetu, pełną wersją MS Office oraz aplikacjami do odtwarzania filmów wideo, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo) wraz z myszą kompatybilną z projektorem multimedialnym i nagłośnieniem, c) sprzęt nagłaśniający, w tym min. 2 mikrofony bezprzewodowe, głośniki, wzmacniacz, 3) przygotowanie materiałów informacyjno-promocyjnych:

a) prezentacja multimedialna na temat realizacji inwestycji – czas ok 10 min (treść do uzgodnienia z Zamawiającym)

b) kolorowy folder/ informacyjny na temat realizacji projektu:

 format A5,

 4 strony,

 papier kredowy,

 min. 8 zdjęć,

c) zdjęcia z realizacji inwestycji:

 wydruk zdjęć dostarczonych przez Zamawiającego,

 ilość 6 sztuk,

 format A2,

 prezentacja/ekspozycja zdjęć w miejscu prowadzenia konferencji np. na sztalugach,

4) organizacja cateringu w formie bufetu szwedzkiego:

a) usługa gastronomiczna:

 kanapeczki bankietowe (min. 100 g) – 2 szt./os,

 koreczki serowo-mięsno-warzywne na wykałaczkach (min. 4 produkty) – 2 szt./os,

 ciastka kruche bankietowe min. 3 rodzaje (min. 100 g/os),

 słone paluszki,

 kawa (sypana i rozpuszczalna Jacobs) + dodatki (cukier, świeża śmietanka do kawy nierozpuszczalna) – bez ograniczeń dla uczestników,

 herbata czarna i owocowa + dodatki (cukier, świeża cytryna w plasterkach) bez ograniczeń dla uczestników,

 soki owocowe 100% - pomarańczowy i jabłkowy (250 ml/os),

 woda mineralna gazowania i niegazowana (250 ml/os), b) ekspozycja przekąsek na półmiskach,

c) przygotowanie stołu bufetowego (obrus wyprasowany, dekoracje, jednobarwne serwetki papierowe),

d) dostarczenie zastawy: talerzyki, filiżanki, szklanki/literatki, łyżeczki, widelczyki (napoje zimne serwowane w szklanych naczyniach/dzbankach) - dopuszcza się plastikową zastawę,

5) wykonanie i dostarczenie tortu o wybranym dla danej konferencji kształcie:

a) konferencja nr 1 - kształt budynku administracyjnego Zamawiającego,

b) konferencja nr 2 – kształt autobusu np. przegubowego – do ustalenia z Zamawiającym,

c) dostarczenie: dodatkowych talerzyków z widelczykiem do podania tortu, 6) obsługa konferencji:

a) rejestracja uczestników konferencji, b) przywitanie uczestników,

c) wręczenie folderów informacyjnych i drobnych upominków,

Strona

3

d) prowadzenie konferencji przez konferansjera, zgodnie z uzgodnionym scenariuszem, e) przywitanie uczestników konferencji,

f) rozdanie folderów uczestnikom konferencji, 7) wykonanie dokumentacji fotograficznej:

a) min. 15 zdjęć, b) forma cyfrowa.

4. Do obowiązków Zamawiającego należy:

a) przygotowanie listy uczestników obu konferencji,

b) przygotowanie i przekazanie zaproszeń dla uczestników obu konferencji,

5. Wszystkie produkty przeznaczone do konsumpcji muszą być bezwzględnie świeże, zakąski przyrządzone w dniu świadczenia usługi, a składniki użyte do ich przyrządzenia muszą być wysokiej jakości.

6. Produkty przetworzone (np. soki) muszą posiadać odpowiednią datę przydatności do spożycia.

7. Organizacja każdej konferencji odbędzie się w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.

8. Wykonawca jest zobowiązany uzgodnić z Zamawiającym treść materiałów informacyjno- promocyjnych, a w szczególności elementów niezbędnych, które muszą być ujęte w materiałach/folderach, w tym również informacji o wartości każdego z projektów oraz wysokości ich dofinansowania.

9. Zamawiający wymaga, aby materiały informacyjno-promujące były oznaczone logotypami właściwymi dla każdego Projektu zgodnie z następującymi dokumentami i wytycznymi programowymi w zakresie informowania o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską:

1) Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie- informacji-i-promocji-programow-operacyjnych-politykispojnosci-na-lata-2014-2020/

2) Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/9916/KIW_CMYK_09102015.pdf 3) Wszystkie znaki Funduszy Europejskich i Unii Europejskiej znajdują się na portalu:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja

4) Ponadto wszelkie informacje i wzory dostępne są również na stronie: www.rpo.dolnyslask.pl w zakładce „Poznaj zasady promowania projektu”.

10. Pozostałe warunki realizacji przedmiotu zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

Część III. Termin realizacji zamówienia

Termin realizacji zamówienia od dnia zawarcia umowy, przy czym :

1) konferencja nr 1 powinna odbyć się w terminie 17-20 grudnia 2018 r.

2) konferencja nr 2 powinna odbyć się w terminie 14-18 stycznia 2019 r.

Zamawiający przewiduje zawarcie umowy nie później niż 10 grudnia 2018 r.

Część IV. Warunki udziału

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej dwie usługi obejmujące swoim zakresem zorganizowanie konferencji dla min. 30 osób wraz z organizacją poczęstunku. W celu potwierdzenia spełnienia

Strona

4

warunku Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wykaz wykonanych usług – załącznik nr 1 oraz dokumenty potwierdzające, że zamówienia te zostały wykonane należycie.

Część V. Dokumenty

Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

1) Wypełniony i podpisany Formularz oferty.

2) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

3) Zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

4) Zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

5) Wykaz wykonanych usług – załącznik nr 1.

Część VI. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wykonawca zobowiązany jest sporządzić ofertę w języku polskim, wg formularza oferty.

2. Oferta musi być czytelna i musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z zapisem w Krajowym Rejestrze Sądowym lub CEIDG.

3. Jeżeli osoba lub osoby podpisujące ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy. Pełnomocnictwo złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność musi być dołączone do oferty.

4. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszej specyfikacji.

5. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

6. Wszelkie poprawki dokonane w ofercie powinny być czytelne oraz podpisane przez Wykonawcę, w taki sam sposób jak oferta.

7. Wprowadzenie przez Wykonawcę jakichkolwiek zmian w Formularzu oferty spowoduje odrzucenie oferty.

8. Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

Część VII. Termin i sposób składania ofert

1. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej (skan podpisanych dokumentów) na adres:

zampub@mzk.jgora.pl , w tytule podając „Organizacja dwóch konferencji”

2. Termin składania ofert upływa w dniu 6 grudnia 2018 r. o godz. 13:00.

3. Zamawiający akceptuje wyłącznie pliki z rozszerzeniem .pdf, .doc, .docx, .odt.

4. Zaleca się aby każdy załącznik wielostronicowy był zapisany w jednym pliku.

Strona

5

5. W przypadku problemów technicznych związanych z otwarciem lub wydrukiem e-maila,

spowodowanych niezastosowaniem się do zaleceń Zamawiającego, konsekwencje powyższego obciążają Wykonawcę, który oświadcza, iż nie będzie z tego tytułu wysuwał roszczeń względem Zamawiającego.

Część VIII. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Wykonawca zobowiązany jest podać w Formularzu oferty ostateczną sumaryczną cenę ofertową usługi.

2. Cena ofertowa określona przez Wykonawcę musi być podana cyfrowo i słownie, wyrażona w PLN.

3. Cenę należy obliczyć uwzględniając pełny zakres zamówienia w niniejszej specyfikacji.

Część IX. Opis kryteriów

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium - cena.

Część X. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zamawiający wypełniając obowiązek prawny uregulowany zapisami art. 13 Rozporzadzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informuje, że:

1) administratorem danych osobowych osoby fizycznej¹ składającej ofertę jest Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze z siedzibą w Jeleniej Górze przy ul. Wolności 145, 2) Inspektorem danych osobowych u Administratora jest Pani Bernadeta Juszczak,

e-mail: bjuszczak@mzk.jgora.pl

3) dane osobowe osoby fizycznej składającej ofertę, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. „c” RODO w celu związanym z postępowaniem o udzieleniem zamówienia publicznego pn.:

Organizacja dwóch konferencji, znak sprawy: ZO/13/2018, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego,

4) odbiorcami danych osobowych osoby fizycznej składającej ofertę, będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o § 5 ust. 4 Regulaminu zamówień publicznych udzielnych w Spółce, a także art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2017 r. poz. 1579), dalej „Pzp”, 5) dane osobowe osoby fizycznej składającej ofertę będą przechowywane, zgodnie z § 33 ust. 3

Regulaminu, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,

6) obowiązek podania przez osobę fizyczną składającą ofertę danych osobowych bezpośrednio dotyczących osoby fizycznej jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,

7) dane osobowe osoby fizycznej składającej ofertę nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, stosowanie do art. 22 RODO,

8) osoba fizyczna składająca ofertę posiada:

1Należy rozumieć dane osobowe osób fizycznych zawartych w ofercie, tj.:

a) Wykonawcy – osoby fizycznej

b) Wykonawcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą c) Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną

d) Osób, które Wykonawca wskazuje w ofercie, aby potwierdzić spełnianie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw wykluczenia i spełnianie wymogów dotyczących przedmiotu zamówienia

e) Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji KRK), f) Osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Strona

6

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych osoby fizycznej

składającej ofertę;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych² osoby fizycznej składającej ofertę;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO³; d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba

fizyczna składająca ofertę uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;

9) osobie fizycznej składającej ofertę nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osoby fizycznej składającej ofertę jest art. 6 ust. 1 lit. „c” RODO.

Część XI. Pozostałe informacje dotyczące postępowania

1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

2. Po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawców.

3. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Z chwilą podpisania umowy postepowanie uważa się za zakończone.

5. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

Część XII. Załączniki 1. Wykaz usług 2. Wzór umowy 3. Formularz oferty

Jelenia Góra, 30 listopada 2018 r.

2 Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników

3 Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego