5. Podstawy posługiwania się programem Excel
5.1. Przeznaczenie programu
Program Excel jest najpopularniejszym arkuszem kalkulacyjnym, czyli, najogólniej rzecz biorąc, programem służącym do obróbki (dużych) zestawów liczb. Przy jego pomocy można na przykład utworzyć kosztorys projektu, automatycznie przeliczyć ceny ze złotówek na dolary, sporządzić wykresy, a całość elegancko sformatować i wydrukować. Głównymi obszarami zastosowań tego programu są więc biuro i mała firma.
Podobnie jak Word, Excel posiada wiele wersji, np. Excel 97, Excel 2000 itd.
Niniejszy podręcznik opisuje nowoczesną wersję Excel 2002. Wszystkie kolejne wcielenia tego programu są do siebie dość podobne, a nowe elementy dodawane w kolejnych wersjach służą głównie ułatwieniu obsługi programu. Większość naprawdę użytecznych funkcji programu Excel 2002 dostępna była już w wersji Excel 97, więc nie należy się specjalnie martwić tym, że na rynku dostępna jest już wersja Excel 2003. Podobnie jak w przypadku edytora Word, zdecydowana większość użytkowników i tak wykorzystuje tylko niewielki ułamek podstawowych funkcji programu, dostępnych już w wersji Excel 97.
Program Excel – podobnie jak każdy z pozostałych programów pakietu MS Office – został tak zaprojektowany, by być atrakcyjnym zarówno dla użytkowników początkujących jak i bardzo zaawansowanych. Dlatego z jednej strony może być używany po prostu jak kalkulator, z drugiej zaś – jako wyrafinowane narzędzie analizy statystycznej danych, wymagające od użytkownika dobrej orientacji w wielu dziedzinach matematyki wyższej. Niniejszy kurs ogranicza się, oczywiście, do prezentacji umiejętności podstawowych i średnio zaawansowanych.
5.2. Wspólne cechy programów Word i Excel
Jednym z podstawowych powodów osiągnięcia tak wielkiej popularności przez programy pakietu MS Office (czyli Word, Excel, Access i PowerPoint) jest to, że są one do siebie bardzo podobne pod względem obsługi. Jeżeli ktoś dobrze opanuje jeden z nich, łatwo poradzi sobie z nauką każdego innego.
Powyższą tezę dobrze ilustruje przykład programów Word i Excel. W obu
dokładnie tak samo otwiera i zamyka się programy. Dokładnie tak samo zapisuje
( Ctrl+S ) i drukuje ( Ctrl+P ) pliki. Oba programy wykorzystują podobne elementy
sterowania programem: menu, paski narzędzi, paski przewijania, pasek stanu,
okienka zadań, menu kontekstowe, system pomocy kontekstowej, okna dialogowe i skróty klawiaturowe. Jeżeli jakąś czynność można wykonać w obu programach, odpowiadać jej będą te same skróty klawiaturowe, pozycje w menu, przyciski na pasku narzędziowym lub okna dialogowe (np. odszukiwanie tekstu – Ctrl+F , wstawianie zdjęcia – WstawObrazZ pliku , wytłuszczanie tekstu – przycisk , wstawianie obiektu – okno dialogowe Obiekt ). W obu programach dokładnie tak samo korzysta się z systemu pomocy i podręcznika użytkownika. Oba programy w identyczny sposób współpracują ze schowkiem Windows ( Ctrl+C , Ctrl+V , Ctrl+X ); co więcej za pośrednictwem schowka można bez najmniejszych problemów przenosić fragmenty dokumentów napisanych w jednym z tych programów do drugiego.
Tak liczne wspólne cechy obu programów nie tylko znacznie ułatwiają naukę Excela, ale także umożliwiają mi skrócenie jego opisu i skoncentrowanie się na tych właściwościach programu, które wiążą się z jego zasadniczym przeznaczeniem jako arkusza kalkulacyjnego.
5.3. Elementy okna programu
Typowy widok okna programu Excel przedstawia Rysunek 5.1. Jak widać, sprawia ono wrażenie niesłychanie przeładowanego różnymi ikonami, symbolami i okienkami. Widok ten z pewnością może być zniechęcający dla początkującego użytkownika. Na szczęście mamy już za sobą kurs obsługi edytora Word i Czytelnik zapewne rozpoznaje większość elementów wyświetlanych na ekranie.
Po pierwsze, w górnej części okna znajduje się znany już nam pasek tytułu.
W jego lewym rogu znajduje się przycisk menu systemowego ( ), obok którego wyświetlana jest nazwa programu. Natomiast po prawej stronie znajdują się także znane już nam trzy przyciski sterujące programu: ( minimalizuj ), ( maksymal- izuj ) i ( zamknij program ).
Pasek
stanu Okienko zadań „Nowy
skoroszyt”
Siatka komórek
paski narzędzi menu
główne
przyciski sterujące programu
przyciski sterujące skoroszytu pasek
formuły pasek tytułu
Rysunek 5.1. Główne elementy okna programu Excel.
Poniżej paska tytułu widzimy menu główne programu. Rzut oka pozwala nam stwierdzić, że ma ono dokładnie taki sam układ, jak w programie Word. Jedyna różnica polega na tym, że siódma pozycja menu w programie Excel nazywa się Dane , w edytorze Word – Tabela .
Pod paskiem menu rozpoznajemy dwa paski narzędziowe – standardowy oraz formatowanie . Około ¾ znajdujących się na nich przycisków znamy już z programu Word. Pozostałe omówię w dalszej części podręcznika.
Pod paskami narzędziowymi znajduje się pierwszy element specyficzny dla programu Excel – pasek formuły. Służy on do kontrolowania wpisów w komórkach arkusza oraz do szybkiego wybierania funkcji matematycznych. Jego dokładny opis zostanie przedstawiony w punkcie 5.6.1.
Po prawej stronie okna programu widzimy kolejny znajomy element – okienko zadań Nowy skoroszyt . Jedyną różnicą między nim a analogicznym oknem w programie Word jest to, że w Excelu otwiera się skoroszyty, podczas gdy Wordzie otwiera się dokumenty. Poza tym wszystkie jego funkcje w obu programach są praktycznie identyczne.
Na samym dole okna programu rozpoznajemy pasek stanu. W jego lewej części program wyświetla podpowiedzi dla użytkownika (np. „ Zaznacz obszar do- celowy i naciśnij ENTER lub wybierz Wklej ”), a w części prawej może wyświetlać informacje o bieżącym stanie klawiszy Num Lock , Scroll Lock , Insert i F8 .
Główną część okna programu wypełnia obszar roboczy programu (szare tło), na którym znajduje się oddzielne okno o nazwie Zeszyt1 wypełnione rysunkiem siatki składającej się z wielu komórek. Okno to jest podstawowym miejscem naszej pracy i zwie się zeszytem lub skoroszytem. Okno skoroszytu wyglądem przypomina każde inne okno systemu Windows, gdyż posiada zarówno pasek tytułu, jak i przyciski , i . Czym różnią się te przyciski od analogicznych elementów umieszczonych na pasku tytułowym głównego okna programu? Odpowiedź jest prosta: przyciski umieszczone na małym oknie minimalizują, maksymalizują bądź zamykają wyłącznie to okno, natomiast działanie przycisków znajdujących się na oknie głównym dotyczy całego programu. Całe to zamieszanie wynika stąd, że w obszarze roboczym programu Excel można umieścić obok siebie kilka skoroszytów;
indywidualne przyciski , i znacznie ułatwiają pracę z wieloma osobnymi skoroszytami.
Okno w postaci przedstawionej na rysunku 5.1 posiada bardzo nieekonomiczną postać – dużo wygodniej (i efektywniej!) byłoby wypełnić skoroszytem cały obszar roboczy programu. W tym celu klikamy przycisk na skoroszycie. Dodatkowo możemy powiększyć obszar roboczy, wyłączając okienko zadań. W efekcie okno programu przyjmie wygląd jak na Rys. 5.2.
Proszę zwrócić uwagę na to, że na Rys. 5.2 skoroszyt wypełnia cały dostępny
obszar roboczy. Co więcej, aby maksymalnie wykorzystać dostępną powierzchnię,
okno skoroszytu pozbawione zostało paska tytułowego. Nazwa skoroszytu
(tu: Zeszyt1 ) została przeniesiona na pasek tytułowy całego programu, natomiast
przyciski sterujące skoroszytu pojawiają się tuż pod przyciskami sterującymi całego
programu. Proszę koniecznie porównać położenie tych elementów na rysunkach 5.1
i 5.2. Takie rozmieszczenie przycisków , i w dwóch rzędach jest
charakterystyczne dla wielu innych programów Windows i warto zapamiętać jego znaczenie. Analogicznie przycisk menu systemowego skoroszytu ( ) został na Rys. 5.2 przesunięty na lewy margines standardowego paska narzędziowego.
Pozostałe elementy obramowania okna skoroszytu pozostały na swoich miejscach.
Należą do nich przede wszystkim paski przewijania, zakładki arkuszy i przyciski zakładek.
Aby zrozumieć przeznaczenie zakładek arkuszy, należy uświadomić sobie, że skoroszyty programu Excel, podobnie jak prawdziwe skoroszyty, mogą składać się z wielu stron zwanych arkuszami. Każdy arkusz posiada własną, unikatową nazwę.
Skoroszyt można „otworzyć” na dowolnym z jego arkuszy. W tym celu wystarczy kliknąć zakładkę arkusza o pożądanej nazwie (Rys. 5.2 przedstawia skoroszyt z trzema arkuszami o nazwach Arkusz1 , Arkusz2 i Arkusz3 ).
Z kolei przyciski zakładek służą do rozwiązania problemów, które mogą się pojawić w skoroszytach zawierających dużą liczbę arkuszy (np. 10), gdyż w tym wypadku może zabraknąć miejsca na wyświetlenie zakładek wszystkich arkuszy.
Przyciski zakładek ułatwiają nawigację wśród dużej liczby zakładek. Mają one następujące znaczenie:
przycisk powoduje wyświetlenie zakładki pierwszego arkusza;
przycisk powoduje wyświetlenie zakładki poprzedniego arkusza;
przycisk powoduje wyświetlenie zakładki następnego arkusza;
przycisk powoduje wyświetlenie zakładki ostatniego arkusza.
5.4. Siatka arkusza kalkulacyjnego
W programie Excel, podobnie jak i w każdym innym programie tego typu, każdy arkusz obliczeniowy składa się siatki mającej postać prostokątnej tablicy. Elementy tej tablicy zwie się komórkami, a całą tablicę – arkuszem kalkulacyjnym. Arkusz składa się z co najwyżej 65 536 wierszy ponumerowanych kolejnymi liczbami naturalnymi i z co najwyżej 256 kolumn oznaczonych literami alfabetu łacińskiego.
Pierwszych 26 kolumn oznaczonych jest kolejnymi literami alfabetu A,B,…, Z,
paski przewijania
zakładki arkuszy przyci
ski zakład ek
przyciski sterujące skoroszytu
nazwa skoroszytu
przycisk menu
systemowego arkusza
uchwyt zmiany obszaru paska przewijania
uchwy ty podzia łu arkusz a
Rysunek 5.2. Wygląd okna programu po maksymalizacji okna skoroszytu i
zamknięciu okienka zadań.
natomiast następne kolumny mają oznaczenia dwuliterowe: po Z występuje AA, po niej AB, AC,…, AZ, następnie BA, BB, BC, itd. aż do kolumny IV. Mimo iż Excel wyświetla każdy arkusz jako tabelę o dokładnie 65 536 wierszach i 256 kolumnach, nie musimy wykorzystywać całej tej (ogromnej!) powierzchni; co więcej, program zapisuje w pliku wyłącznie informacje o tych komórkach, w których znajdują się jakieś wpisy, dlatego nie należy martwić się na zapas, czy aby nasze arkusze nie będą zajmować na dysku zbyt wiele miejsca.
Komórki siatki identyfikuje się poprzez tzw. adresy, składające się z literowego identyfikatora kolumny i z liczby, określającej numer wiersza. Na przykład komórka znajdująca się w lewym górnym rogu dowolnego arkusza leży w pierwszej kolumnie (o identyfikatorze „A”) i pierwszym wierszu (o numerze 1), odpowiada więc jej adres A1. Pod nią znajduje się komórka o adresie A2, a na prawo od A2 leży B2 itd. (por. Rys. 5.3).
Do dowolnej komórki arkusza można dotrzeć albo poprzez wpisanie jej adresu w polu adresu komórki (jak na Rys. 5.3), albo poprzez użycie pasków przewijania, albo poprzez skróty klawiaturowe:
klawisze , , , przenoszą o jedną komórkę w lewo, prawo, górę lub dół;
Ctrl+ ( Ctrl+ , Ctrl+ , Ctrl+ ) przenosi do lewej (prawej, górnej, dolnej) krawędzi bieżącego obszaru danych;
Home przenosi do pierwszej komórki w danym wierszu;
Ctrl+Home przenosi do komórki A1;
Page Down ( Page Up ) przenosi o jeden ekran w dół (w górę);
Alt+Page Down przenosi o jeden ekran w prawo;
Alt+Page Up przenosi o jeden ekran w lewo.
5.5. Zaznaczanie komórek
W programie Excel bardzo często zachodzi potrzeba posługiwania się całymi grupami czy zakresami komórek. Bardzo ważna jest więc umiejętność wybierania (czyli „zaznaczania”) grup komórek. Na szczęście czynność tę przeprowadza się praktycznie tak samo, jak zaznaczanie komórek tabeli w programie Word.
Aby zaznaczyć jedną komórkę, wystarczy ją kliknąć. Aby zaznaczyć kolumnę, wystarczy kliknąć jej identyfikator w nagłówku tabeli. Analogicznie, żeby zaznaczyć wiersz, wystarczy kliknąć jego numer wyświetlany przy lewej krawędzi arkusza. Z kolei aby zaznaczyć grupę komórek tworzących prostokąt, wystarczy kliknąć komórkę w jednym z jego wierzchołków i przeciągnąć mysz do wierzchołka
komórka aktywna bieżąca kolumna bieżą
cy wiers z
adres komórki aktywnej
Rysunek 5.3. Adresowanie komórek w arkuszu
kalkulacyjnym.
przeciwległego (Rys. 5.4). Można także zaznaczać kilka rozłącznych grup komórek.
W tym celu należy najpierw zaznaczyć pierwszą grupę (np. wiersz), po czym wcisnąć klawisz Ctrl i kontynuować zaznaczanie komórek. Zaznaczone komórki będą na ekranie wyróżniane niebieskim tłem. Nie dotyczy to jednej spośród zaznaczonych komórek, którą program wyróżnia białym tłem. Jest to omówiona w kolejnym punkcie komórka aktywna.
Prostokątne grupy komórek można także szybko zaznaczać klawiaturą.
Wystarczy przejść do jednego z narożników prostokąta, przycisnąć klawisz Shift i, nie puszczając go, przejść kursorem do przeciwległego narożnika. Tak więc aby zaznaczyć kolumnę liczb, ustawiamy kursor klawiatury na jej pierwszym elemencie i klikamy Ctrl+Shift+ .
Interesującym efektem ubocznym zaznaczenia wielu komórek jest to, że program wyświetla ich sumę na pasku stanu (Rys. 5.4).
5.6. Wprowadzanie danych
5.6.1. Komórka aktywna
W każdej chwili jedna komórka arkusza jest graficznie wyróżniona grubą obwódką (por. Rys. 5.3) – jest to tak zwana komórka aktywna, czyli komórka, w której mogą być wprowadzane dane. Jej adres jest dodatkowo wyświetlany w pierwszym polu na pasku formuły. Aby jeszcze bardziej ułatwić pracę z dużymi arkuszami, program podświetla na niebiesko etykietę kolumny i numer wiersza, w którym znajduje się komórka aktywna.
Aktywną można uczynić dowolną komórkę arkusza. W tym celu wystarczy:
kliknąć ją myszką;
lub przejść do niej, wykorzystując klawisze nawigacyjne (, , , );
lub wpisać jej adres w pierwszym polu na pasku formuły.
Rysunek 5.4. Prostokątna grupa komórek zaznaczona przy pomocy myszy.
zaznaczone komórki
suma komórek komór
ka
aktyw
na
Po uaktywnieniu danej komórki można wpisać do niej dane wprost z klawiatury.
Zostaną one wyświetlone zarówno w komórce, jak i w polu formuły na pasku formuły (Rys. 5.5). Ma to szczególne znaczenie w przypadku długich definicji, które po prostu mogą nie zmieścić się w komórce. Aby zaakceptować wpis, wystarczy przycisnąć Enter , wybrać inną komórkę aktywną lub kliknąć przycisk na pasku formuły. Jeżeli niechcący wpis zaczniemy wprowadzać w niewłaściwej komórce, w każdej chwili możemy go anulować, przyciskając klawisz Esc lub klikając symbol na pasku formuły. Oczywiście każdy błędny wpis możemy też cofnąć kombinacją klawiszy Ctrl+Z lub Alt+BackSpace .
Aby dokonać edycji komórki posiadającej już jakąś wartość, należy kliknąć ją dwukrotnie, co wprowadza program w tryb edycji. Samej edycji można dokonać albo w polu formuły, albo bezpośrednio w komórce. Posługujemy się przy tym takimi samymi metodami, jak przy edycji tabel programu Word, a więc klawiszami
i (nawigacja), Delete (usuwanie znaku na prawo od kursora), BackSpace (usuwanie znaku na lewo od kursora), Home (przejście na początek wpisu) End (przejście na koniec wpisu), Ctrl+V (kopiowanie danych ze schowka Windows).
Aby usunąć wpisy z jednej lub wielu komórek na raz, wystarczy je zaznaczyć i przycisnąć Delete .
5.6.2. Podstawowe formaty danych: liczby i tekst
Excel rozróżnia dwa rodzaje danych: liczby i tekst. Do liczb zaliczają się m.in.:
liczby całkowite (dodatnie lub ujemne), np. 2 , –45 , 12340 ;
ułamki dziesiętne, np. 3,14 , –4,534 , 5,00 .
Jako separatora tysięcy i milionów w dużych liczb całkowitych można użyć znaku spacji. Na przykład liczbę 12340 można wpisać jako 12 340 , a 60000000 jako 60 000 000 . Zapis 123 40 jest jednak, oczywiście, błędny. Jako separatora tysięcy i milionów nie wolno używać innych znaków niż spacja (np. kropki).
Jako separatora części całkowitej i ułamkowej w liczbach dziesiętnych należy używać wyłącznie przecinka. Tak więc wpis 3,14 jest poprawny, a 3.14 jest błędny.
Ponadto w przypadku liczb bardzo dużych lub bardzo małych można wykorzystać notację naukową. Na przykład liczbę 60 000 000 można zapisać w postaci 610
7, co w notacji naukowej zapisuje się jako 6E7. Analogicznie –0,0000001 to –110
-7