Budynek 2 - Kęty ulica Kilińskiego 1, jest także siedzibą:
Starostwa Powiatowego w Oświęcimiu,
Zakładu Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych, Związku Kombatantów,
Polskiego Związku Emerytów i Rencistów, Stowarzyszenia Ofiar Wojny,
Wojewódzkiego Inspektora Surowcowo-Agrotechnicznego, Małopolskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego.
Budynek 3 - Kęty ulica Sobieskiego 19.
Budynek podlega: monitorowaniu i rejestracji sygnałów, generowanych z systemów alarmowych.
Wszystkie pomieszczenia urzędu, w których przetwarzane są dane, które zawierają wartościową infrastrukturę mają zabezpieczone wejścia za pomocą zamków w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób niepowołanych.
4. Obowiązki pracowników
Zobowiązuje się pracowników w godzinach pracy urzędu, w szczególności do:
- zwracania uwagi na zachowanie osób wchodzących i wychodzących z urzędu,
- reagowania na wejście do budynku i przebywanie w strefie administracyjnej osób będących pod wpływem działania alkoholu lub innych środków odurzających,
- reagowania na próby niszczenia, wynoszenia lub wywożenia mienia z budynku urzędu,
- reagowania na próby wnoszenia do budynku lub wwożenia do strefy administracyjnej przedmiotów niebezpiecznych, materiałów lub substancji budzących podejrzenie itp.,
- natychmiastowego reagowania, poprzez powiadomienie odpowiednich służb oraz osób o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia.
Zobowiązuje się pracowników obsługi wykonujących obowiązki poza rozkładem czasu pracy urzędu w szczególności do:
- sprawowania ochrony strefy administracyjnej w trakcie wykonywania obowiązków, - sprawdzania zamknięć drzwi i okien oraz stosowanych zabezpieczeń,
- sprawdzania stanu technicznego urządzeń i armatury w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych, - podejmowania natychmiastowych czynności wyjaśniających w przypadku zaobserwowania obecności
w strefie administracyjnej osób nie będących pracownikami urzędu,
- natychmiastowego reagowanie poprzez zawiadomienie odpowiednich służb i osób o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia, zdrowia oraz utraty lub zniszczenia mienia, - załączania systemu alarmowego po zakończeniu pracy.
5. Postępowanie z kluczami 5.1 Zasoby lokalowe urzędu.
Budynek 1 - Kęty ulica Rynek 7
A. Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej dokonuje wyznaczony pracownik obsługi w asyście pracownika firmy ochraniającej na podstawie harmonogramu pracy, nie wcześniej niż na 30 minut przed godziną rozpoczęcia pracy urzędu. Klucze do budynku Urzędu dostarczane są przez pracownika firmy ochraniającej, zamknięte w specjalnym opakowaniu, pozwalającym na ich zaplombowanie.
Obowiązkiem pracownika Urzędu jest sprawdzenie stanu plomby.
B. Klucze do pomieszczeń biurowych przechowywane są na dzienniku podawczym w gablotce zamykanej
Polityka Bezpieczeństwa Fizycznego
Urzędu Gminy Kęty czerwiec 2016
P05-Polityka Bezpieczeństwa Fizycznego, wyd. 1 6 z 10
na klucz. Kluczem od gablotki, po godzinach pracy, dysponują pracownicy obsługi, a w godzinach pracy pracownik dziennika podawczego lub pracownik wyznaczony przez Dyrektora Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
C. Wydawanie i przyjmowanie kluczy do pomieszczeń biurowych odbywa się za pisemnym potwierdzeniem w „dzienniku”. Przekazywanie klucza odbywa się pod nadzorem pracownika dziennika podawczego.
D. Klucze od biurek stanowiskowych i szaf biurowych są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
E. Po zakończeniu pracy w urzędzie pracownik obsługi lub pracownik dziennika podawczego na podstawie wpisów do „dziennika” sprawdza kompletność zdanych kluczy. W przypadku stwierdzenia braków, sporządza notatkę i przekazuje ją bezpośredniemu przełożonemu.
F. Zamknięcie dostępu zewnętrznego do całej strefy administracyjnej dokonuje się po wyznaczonych godzinach pracy Urzędu. Pracownicy obsługi mają dopilnować, by budynek Urzędu został opuszczony przez interesantów i osoby postronne. Po zakończeniu prac związanych z obsługą techniczną budynek muszą opuścić wszyscy pracownicy Urzędu. Po załączeniu systemu alarmowego w obiekcie, wyznaczony pracownik obsługi zamyka budynek w asyście pracownika firmy ochraniającej budynek oraz przekazuje ochronie zaplombowany klucz. Zamknięcie może odbyć się najpóźniej o godzinie 2210. Budynek 2 - Kęty ulica Kilińskiego 1,
A. Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej może dokonać wyznaczony pracownik:
- Wydziału Geodezji, Kartografii i Katastru, - Komendy Straży Miejskiej,
- Zakładu Obsługi Szkół i Przedszkoli Samorządowych,
nie wcześniej niż na 60 minut przed godziną rozpoczęcia pracy urzędu.
B. Kierownicy komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 wyznaczają pracowników upoważnionych do dysponowania kluczami umożliwiającymi otwarcie strefy administracyjnej. Wyznaczeni pracownicy otrzymują osobisty kod dostępu do systemu alarmowego.
Komplety kluczy za pisemnym potwierdzeniem odbioru przekazywane są pracownikom komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 i od tej pory ponoszą oni pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie. Upoważnieni pracownicy dysponują nimi według potrzeb organizacyjnych, z zastrzeżeniem, że klucze mogą być przekazywane tylko pracownikom posiadającym osobisty kod dostępu. Przekazywanie kluczy między pracownikami odbywa się za pisemnym potwierdzeniem.
C. Klucze od pomieszczeń biurowych, biurek stanowiskowych i szaf biurowych są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
D. Zamknięcia dostępu zewnętrznego do całej strefy administracyjnej po zakończeniu dnia pracy, upewnieniu się, że nie ma osób nieuprawnionych do przebywania i załączeniu systemu alarmowego w obiekcie dokonuje pracownik obsługi na podstawie harmonogramu pracy, nie później jednak niż o godzinie 2210.
Budynek 3 - Kęty ulica Sobieskiego 19.
A. Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej może dokonać wyznaczony pracownik:
Wydziału Świadczeń, nie wcześniej niż na 60 minut przed godziną rozpoczęcia pracy urzędu.
B. Kierownicy komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 wyznaczają pracowników upoważnionych do dysponowania kluczami umożliwiającymi otwarcie strefy administracyjnej. Wyznaczeni pracownicy otrzymują osobisty kod dostępu do systemu alarmowego.
Komplety kluczy za pisemnym potwierdzeniem odbioru przekazywane są pracownikom komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 i od tej pory ponoszą oni pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie. Upoważnieni pracownicy dysponują nimi według potrzeb organizacyjnych, z zastrzeżeniem, że klucze mogą być przekazywane tylko pracownikom posiadającym osobisty kod dostępu. Przekazywanie kluczy między pracownikami odbywa się za pisemnym
Polityka Bezpieczeństwa Fizycznego
Urzędu Gminy Kęty czerwiec 2016
P05-Polityka Bezpieczeństwa Fizycznego, wyd. 1 7 z 10
potwierdzeniem.
C. Klucze od pomieszczeń biurowych, biurek stanowiskowych i szaf biurowych są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
D. Zamknięcia dostępu zewnętrznego do całej strefy administracyjnej po zakończeniu dnia pracy, upewnieniu się, że nie ma osób nieuprawnionych do przebywania i załączeniu systemu alarmowego w obiekcie dokonuje pracownik obsługi na podstawie harmonogramu pracy, nie później jednak niż o godzinie 22.10.
5.2 Otwieranie pomieszczeń.
A. Pracownik, który pobrał klucz(e) od pomieszczenia(eń), przed otwarciem zamków sprawdza od strony wizualnej stan tych zamków i ewentualnych zabezpieczeń zastosowanych przy zamykaniu pomieszczeń.
B. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego i komputerowego, a także składowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia.
C. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w ust.1 i 2, pracownik, który to stwierdził, natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego.
D. Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania, na pracownikach urzędujących w tych pomieszczeniach spoczywa pełna odpowiedzialność za ich ochronę.
E. Do zabezpieczenia stref administracyjnych stosować można jedynie zamki drzwiowe klasy „C”, które:
mają profil klucza uniemożliwiający swobodne duplikowanie,
posiadają odpowiednie karty kodowe zabezpieczające przed nieautoryzowanym duplikowaniem,
posiadają certyfikowane zabezpieczenia antywłamaniowe.
5.3 Zasady dysponowania kluczami.
A. Kluczami do pomieszczeń gospodarczych dysponują pracownicy obsługi i ponoszą pełną odpowiedzialność za należyte ich zabezpieczenie.
B. Kluczami od krat dysponują Dyrektorzy, w których dyspozycji znajdują się pomieszczenia biurowe.
C. Do otwierania pomieszczeń dla potrzeb wykonania czynności związanych ze sprzątaniem:
w budynku Rynek 7 wykorzystywane są klucze zdane przez pracowników do gablotki na dzienniku podawczym,
w pozostałych budynkach wykorzystywany jest dodatkowy komplet kluczy znajdujący się w posiadaniu pracownika obsługi.
D. Zasady opuszczania pomieszczeń biurowych - stanowiska pracy - w godzinach pracy oraz pozostawania pracowników urzędu w pomieszczeniach biurowych po godzinach pracy, określają odrębne wewnętrzne przepisy zawarte w Regulaminie Pracy urzędu bądź jednostki organizacyjnej lub innej organizacji mającej siedzibę w budynku urzędu.
6. Zamykanie pomieszczeń.
A. Po zakończeniu dnia pracy, pracownicy zobowiązani są do uporządkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych, głównie polegających na:
Polityka Bezpieczeństwa Fizycznego
Urzędu Gminy Kęty czerwiec 2016
P05-Polityka Bezpieczeństwa Fizycznego, wyd. 1 8 z 10
zabezpieczeniu dokumentacji,
zabezpieczeniu komputerów, dyskietek i płyt CD,
wyłączeniu wszystkich urządzeń energetycznych zasilanych energią elektryczną, (czajniki, wentylatory itp.) zgodnie z zasadami bhp,
zamknięciu okien i drzwi,
zdaniu kluczy od pomieszczeń do gablotki – w budynkach gdzie jest to wymagane.
B. Przed zamknięciem strefy administracyjnej pracownik obsługi lub pracownik odpowiedzialny za budynek zobowiązany jest do:
sprawdzenia zamknięć drzwi do poszczególnych biur,
sprawdzania zamknięć drzwi i okien oraz stosowanych zabezpieczeń,
sprawdzania stanu technicznego urządzeń i armatury w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych,
podejmowania natychmiastowych czynności wyjaśniających w przypadku zaobserwowania obecności w strefie administracyjnej osób nie będących pracownikami urzędu,
załączenia systemu alarmowego po zamknięciu budynku.
7. Kopie zapasowe.
A. Duplikaty kluczy, będące kluczami zapasowymi do stref administracyjnych, pomieszczeń biurowych i gospodarczych urzędu są przechowywane w gablocie w budynku Rynek 7. Kluczami do gabloty dysponuje wyznaczony pracownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
B. Wydawanie kluczy zapasowych, uprawnionym pracownikom do ich pobrania może odbywać się tylko w uzasadnionych sytuacjach oraz przypadkach awaryjnych za zgodą wyznaczonego pracownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. Fakt pobrania jest dokumentowany w odpowiednim rejestrze wraz z podaniem: daty i czasu pobrania kluczy, imienia i nazwiska osoby pobierającej oraz powodu zastosowania kluczy zapasowych.
C. Klucze zapasowe po ich wykorzystaniu należy niezwłocznie zwrócić do depozytu za poświadczeniem zwrotu w rejestrze wraz z podaniem daty i czasu zwrotu.
D. Rejestr wydanych kluczy zapasowych, wraz z podaniem powodu ich wykorzystania prowadzi wyznaczony pracownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
E. Zabrania się wykonywania duplikatów kluczy do pomieszczeń i budynków bez wiedzy i zgody wyznaczonego pracownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
F. Ewidencję wykonanych duplikatów kluczy, wraz z podaniem daty, osoby, ilości kluczy, przyczyny wykonania duplikatu, prowadzi wyznaczony pracownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
G. W przypadku zagubienia lub zaginięcia klucza, po stwierdzeniu tego faktu pracownik zgłasza ten fakt natychmiast bezpośredniemu przełożonemu.