1. Ogólna charakterystyka i funkcje programu Księgowość Budżetowa KB SIGID.
W programie prowadzone są:
- dziennik,
- księga główna służąca do chronologicznego oraz systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń oraz operacji gospodarczych, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym;
- księgi pomocnicze:
a. rozrachunki z odbiorcami i dostawcami wg kontrahentów, b. rozrachunki publicznoprawne,
Program zawiera zakładowy plan kont dostosowany do ksiąg rachunkowych i ustalonych zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej.
2. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych.
Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego. Program umożliwia zamknięcie ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 12 ust. 5
ustawy o rachunkowości, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach stanowiących zamknięte księgi rachunkowe.
3. Eksploatacja miesięczna programu.
1. otwarcie nowego miesiąca pracy, 2. rejestrowanie dokumentów, 3. weryfikacja przez program:
- zgodności stron Wn i Ma, - powtarzalności dokumentów,
- nadanie automatycznie kolejnego numeru dziennika;
4. oznaczenie osoby wprowadzającej dokument podczas księgowania, 5. dokument zaksięgowany nie podlega modyfikacji i skreśleniom, 6. wykonanie niezbędnych wydruków,
7. możliwość wykonania symulacji księgowań, 8. zamknięcie miesiąca.
4. Komputerowe wydruki danych.
Program umożliwia dokonywanie odmiennych wydruków prezentujących wprowadzone dane w różnych przekrojach. Wydruki mogą służyć jako:
1. zestawienia kontrolne, 2. dokumenty,
3. materiały do analiz, 4. materiały do sprawozdań.
Wydruki komputerowe spełniają wymagania określone w art. 13 ust. 2–6 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:
1. są trwale oznaczone skróconą nazwą jednostki oraz nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,
2. zawierają wyraźne oznaczenie dotyczące roku obrotowego, miesiąca i daty sporządzenia, 3. posiadają automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej strony oraz
sumowanie na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i roku obrotowym, 4. oznaczone nazwą programu przetwarzania.
Każdy wydruk oznaczony jest:
- nazwą użytkownika, - nazwą rodzaju wydruku, - rokiem i miesiącem,
- numerami stron – od pierwszej do ostatniej wraz z ilością stron wydruku ogółem na każdej stronie,
- napisem „koniec np. zestawienia, wydruku”.
5. Obowiązkowe wydruki danych.
1. Wydruki dotyczące obrotów:
- dziennik – obroty wg kolejności wprowadzania:
a. wydruk pełny dziennika oprócz sum Wn i Ma ogółem dla dowodu zawiera wszystkie pozycje dowodu ( konta, kwoty oraz opis ),
b. rozpoczyna się sumami obrotów narastająco Wn i Ma na początek okresu bieżącego,
c. kończy się sumami obrotów narastająco Wn i Ma na koniec bieżącego okresu oraz podsumowaniem: sumy strony, sum miesięcznych i sum narastająco,
d. sumy muszą być zgodne z sumami obrotów narastająco drukowanych na wydruku ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD.
- zestawienie obrotów i sald na kontach analitycznych, 2. wydruki dotyczące stanów:
a. księga główna.
6. Archiwizacja i kopiowanie danych zbiorów.
W celu zabezpieczenia danych zgromadzonych na komputerze jednostka na koniec każdego miesiąca archiwizuje bazy danych. Dodatkowo drukuje się obowiązkowe wydruki i przechowuje w formie papierowej przez okres 5 lat.
2. Wykaz zbiorów komputerowych stanowiących księgi rachunkowe.
Szczegółowe informacje techniczne dotyczące struktur baz danych ZSI SIGID udostępnia informatykom urzędu na pisemny wniosek kierownictwa urzędu (jednostki budżetowej).
Poniżej wymienione są w skrócie zbiory używane przez program księgowości, zgodnie z art. 10.
Ustawy o rachunkowości.
1. Podstawowe informacje, wprowadzane w postaci dziennika o zawartości:
Konto Wn, kwota Wn, konto Ma, kwota Ma, data operacji, opis operacji trafią po zaksięgowaniu do zbioru „Operacji” za dany miesiąc w danym roku o nazwie: OPErrmm.DBF
gdzie:
OPE - początek nazwy zbioru DBF - rozszerzenie pliku rr - np. w roku 2007 = A7 mm - miesiąc np. 01, 02,…….12
oraz w postaci narastających sum (obrotów za dany miesiąc) do zbioru „Obrotów i Sald” o nazwie:
OISrr.DBF gdzie:
rr = rok np. A7
OIS - początek nazwy zbioru DBF - rozszerzenie pliku rr - np. w roku 2007 = A7 mm - miesiąc np. 01
Zbiory te są nieusuwalne, i po zamknięciu miesiąca/roku stają się zbiorami archiwalnymi w rozumieniu braku możliwości zapisów do nich.
Zakładane są przez program dynamicznie w miarę pracy programu (użytkownika), w kolejnych okresach księgowych.
2. Przed zaksięgowaniem dzienniki rezydują w zbiorach roboczych o nazwach: Xrrnnnn.DBF gdzie:
X = kod dziennika np. W rr = rok np. A7
nnnn = nr kolejny np. 0011
Informacja nagłówkowa o dzienniku, jego status (zaksięgowany, do rejestracji, do zaksięgowania), sumy kontrolne, zapisywane są w zbiorze o nazwie: KATrr.DBF
gdzie:
rr = rok np. A7
KAT - początek nazwy zbioru
Kody dzienników i ich numeracja narastająca przechowywana jest w zbiorze o nazwie J_
NAZPL.DBF.
3. Po zaksięgowaniu program rekonfiguracji kopiuje zawartość zbiorków roboczych Xrrnnnn.DBF (np. WA70011.DBF) do zbioru archiwalnego o nazwie: KSrrZBT.DBF
gdzie rr = rok np.A7
Jest to nadzwyczajne archiwum, z którego można odtworzyć prawie całą księgowość i z którego drukowane są rejestry dzienników.
4. Aktualny w danym roku księgowym plan kont zapisywany jest w kilku zbiorach o nazwach:
KONTA.DBF , NAZWYK.DBF , KLASF.DBF , DZIALY.DBF , ROZDZ.DBF , PARAG.DBF.
5.Jednostki Organizacyjne zapisywane są w zbiorze o nazwie: WYDZIALY.DBF lub WYDJO.DBF.
6. Plan budżetowy zapisywany jest do zbioru o nazwie: PLAN_rr.DBF gdzie rr = rok np. A7 itd.
PLAN- początek nazwy zbioru.
7. Bilans otwarcia zapisywany jest do zbioru o nazwie: BOrr.DBF gdzie rr = rok np. A7 itd.
BO - początek nazwy zbioru.
8. Lista kontrahentów obsługiwana jest w zbiorze: ROZRAH.DBF
Dane pomocnicze do obsługi kontrahentów przechowywane są w pomocniczych zbiorach:
ROZNAD.DBF - zawierającego dane nadawcy - urzędu
ROZTXT.DBF - zawierającego teksty uzasadnienia prawnego wezwania do potwierdzenia zgodności sald.
9. Po zamknięciu roku księgowego plan kont za rok miniony zostanie skopiowany jako archiwalny o nazwach:
KONTAx.DBF gdzie: x = oznacza literę NAZWYKxDBF A dla 2007 r.
KLASFx.DBF B dla 2008 r.
DZIALYx.DBF C dla 2009 r. itd.
ROZDZx.DBF PARAGx.DBF
Także lista kontrahentów uzyska status archiwalny w zbiorze: ROZRAHx.DBF (gdzie x = j/w).
10. Program korzysta ze zbiorów będących wzorcami struktur przy zakładaniu właściwych zbiorów miesięcznych i rocznych. Są to zbiory wzorcowe: BOWZOR.DBF, KATWZOR.DBF AAWZOR.DBF , OISWZOR.DBF , OPEWZOR.DBF , PLAN_WZ.DBF.
Wszystkie w/w zbiory bazy danych należą do standardu dBase III + i są zbiorami nie kodowanymi.
3. Ochrona danych i sposobu ich przetwarzania.
W systemie SIGID, w programie KSIĘGOWOŚĆ BUDŻETOWA są zastosowane mechanizmy ochrony dostępu do danych w bazach danych i ochrony przed uruchomieniem określonych zadań przez nieupoważnione osoby.
System Księgowości Budżetowej jest zainstalowany z opcją pracy programu kontrolującego hasła podawane przez użytkowników i przypisane im uprawnienia na wykonywanie określonych zadań.
Dana osoba z listy jest wprowadzana do komputera z indywidualnym hasłem i indywidualnymi uprawnieniami. Dane te są KODOWANE w sposób znany tylko w ZSI SIGID, i odczytać je (zmodyfikować) można tylko w programie SIGID, o ile osoba, która chciałaby to zrobić ma wcześniej wpisane uprawnienia na wykonywanie zmian z listach uprawnień.
Program KSIĘGOWOŚĆ BUDŻETOWA SIGID ma uruchomione kodowanie wystawcy dokumentu księgowego tym samym istnieje możliwość drukowania nazwiska osoby wystawiającej dokument księgowy.
II. Program „KADRY I PŁACE”.
Program składa się z dwóch modułów.
1. Moduł „Kadry” gromadzi wszelkie niezbędne informacje o zatrudnionych i zwolnionych pracownikach, takie jak :
- podstawowe informacje osobowe o pracowniku, współmałżonku, dzieciach itp..,
- informacje związane z zatrudnieniem , takie jak: staże pracy, ewidencja nieobecności, ewidencja czasu pracy, świadczenia socjalne, kary, szkolenia itp.
W ramach modułu można wykonać różne zestawienia w układzie i o zawartości informacyjnej definiowanej bezpośrednio przez użytkownika, co pozwala na sprawne panowanie nad zawartością systemu i poprawnością danych, jak również pomaga rozwiązać problem niezbędnej sprawozdawczości.
2. Moduł „Płace” bazujący na części danych zgromadzonych w module „Kadry”, umożliwia realizację następujących funkcji:
- ewidencję wynagrodzeń i potrąceń dla poszczególnych pracowników, automatyczną obsługę potrąceń, automatyczną zmianę „ wysługi lat”,
- definiowane własnych i modyfikację istniejących składników płacowych ( lub potrąceń ), - tworzenie i automatyczne naliczanie list płac ( w systemie można zdefiniować dowolną liczbę
płac, program tak nalicza płace, że w przypadku dokonania w miesiącu kilku wypłat dla danego pracownika, należne składki są tak wyliczane, żeby później po przekazaniu danych do programu „ Płatnik”, suma składek była równa składce od sumy podstaw),
- wykonywanie zestawień pomocnych w rozliczeniu z Urzędem Skarbowym i ZUSem na poziomie poszczególnych list płac i zbiorczo dla wybranych komórek organizacyjnych lub zbiorczo dla całej jednostki,
- roczne rozliczenie podatku dochodowego dla poszczególnych pracowników, drukowanie dokumentów PIT-11, PIT-40 i PIT-8B,
- półautomatyczne rozliczanie zasiłków chorobowych, wydruk „zastępczej asygnaty zasiłkowej”, prowadzenie kartoteki zasiłkowej w układzie wymaganym przez ZUS,
- naliczanie tzw. trzynastki,
- automatyczne przekazywanie danych do programu „Płatnik”, przy czym możliwa jest obsługa jednego lub wielu płatników,
- tworzenie wydruków o układzie danych, w szczegółowości i zakresie czasowym precyzowanym przez użytkownika, pozwalających na wykonanie zestawień, począwszy od pełnej analityki np. na poziomie pracownika i poszczególnych składników jego wynagrodzenia, a skończywszy na skomasowanej informacji syntetycznej na poziomie całej jednostki organizacyjnej.
III. Program „PODATEK OD NIERUCHOMOŚCI DLA OSÓB PRAWNYCH”.
Obsługuje szczegółową ewidencję i rozliczanie osób prawnych oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, obowiązane do składania deklaracji na podatek od nieruchomości na dany rok kalendarzowy, zgodnie z art. 6 punkt 8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
Program umożliwia m. in.:
– zarejestrowanie deklaracji na podatek od nieruchomości z bieżącą kontrolą prawidłowości podanych w deklaracji obliczeń,
– otwarcie konta podatnika i przekazywanie danych z ewidencji do księgowości podatkowej, gdzie następuje zasadnicza obsługa rozliczeń podatnika (rejestracja wpłat, obliczenie odsetek, sald, zaległości, nadpłat, upomnień, itp.),
– wydawanie decyzji przypisowych, odpisowych i umorzeniowych w ciągu roku podatkowego, – rejestrację zmian w deklaracjach podatkowych na rok bieżący,
– otrzymywanie i wyświetlanie zapisów archiwalnych z lat ubiegłych,
– kontrolę wpływu deklaracji podatkowej w oparciu o deklarację z roku poprzedniego, itp.
- drukowanie upomnień i tytułów wykonawczych.
Program instalowany jest wraz z programem „Księgowość Podatkowa”.
IV. Program „PODATEK ROLNY / LEŚNY DLA OSÓB PRAWNYCH”.
Służy do ewidencji i rozliczania osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej.
Program umożliwia m. in.
– zarejestrowanie deklaracji na podatek rolny od gruntów z bieżącą kontrolą prawidłowości podanych w deklaracji obliczeń,
– otwarcie konta podatnika i przekazywanie danych z ewidencji do księgowości podatkowej, gdzie następuje zasadnicza obsługa rozliczeń podatnika (rejestracja wpłat, obliczanie odsetek, sald, zaległości, nadpłat, upomnień, itp.),
– wydawanie decyzji przypisowych, odpisowych i umorzeniowych w ciągu roku podatkowego, – rejestrację zmian w deklaracjach podatkowych na rok bieżący, utrzymanie i wyświetlanie zapisów
archiwalnych z lat ubiegłych,
– kontrolę braku deklaracji podatkowej w oparciu o deklarację z roku poprzedniego, itp.
- drukowanie upomnień i tytułów wykonawczych.
Program instalowany jest wraz z programem „Księgowość Podatkowa”.
V. Program „PODATEK ROLNY/ LEŚNY/ OD NIERUCHOMOŚCI DLA OSÓB PRAWNYCH”.
Obejmuje szczegółową ewidencję i rozliczanie zgodnie z przepisami ustaw o podatku rolnym, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku leśnym oraz innymi ustawami i rozporządzeniami.
Program umożliwia m. in.:
– zarejestrowanie karty gospodarstwa i deklaracji podatkowej na podatek od nieruchomości wraz z danymi osobowymi i adresami gospodarstwa i nieruchomości,
– obliczenie indywidualne lub grupowe podatku za cały rok lub za pierwsze lub drugie półrocze, – wydrukowanie nakazu podatkowego indywidualnie lub grupowo (np. dla wybranej wsi)
na formularzu jedno- lub dwustronnym,
– automatyczne przekazanie danych do „Księgowości Podatkowej”, wieloletnich rejestrów wymiarowych, zbiorów sprawozdawczych,
– wprowadzenie i wieloletnie rozliczanie z półrocza na półrocze i z roku na rok, opłat wieloletnich, ulg zwolnień z obowiązku upraw, ulg nabycia, ulg inwestycyjnych, ulg żołnierskich,
– zarejestrowanie i wydrukowanie decyzji przypisowej, odpisowej, umorzeniowej za rok lub półrocze,
– wprowadzenie zmian w podstawach opodatkowania i ewidencjonowanie tych zmian w wieloletnich archiwach podstaw opodatkowania,
– dokonanie różnego rodzaju zestawień statystycznych podatników gruntów, wg wsi, klas, gospodarstw, itp.
– symulowanie wielkości dochodów gminy zależnie od wielkości przeliczników i stawek użytych do symulacji dochodów,
– drukowanie konto-kwitariuszy w przypadku inkasa podatku rolnego przez sołtysów wsi.
- drukowanie upomnień i tytułów wykonawczych.
Program instalowany jest wraz z programem „Księgowość Podatkowa”.
VI. Program „ PODATEK OD ŚRODKÓW TRANSPORTOWYCH”.
Obsługuje szczegółową ewidencję i rozliczanie osób prawnych oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, obowiązane do składania deklaracji na podatek od środków transportowych na dany rok kalendarzowy.
Program umożliwia m. in.
– zarejestrowanie deklaracji na podatek od środków transportowych,
– otwarcie konta podatnika i przekazywanie danych z ewidencji do księgowości podatkowej, gdzie następuje zasadnicza obsługa rozliczeń podatnika (rejestracja wpłat, obliczanie odsetek, sald, zaległości, nadpłat, upomnień, itp.),
– wydawanie decyzji przypisowych, odpisowych i umorzeniowych w ciągu roku podatkowego, – rejestrację zmian w deklaracjach podatkowych na rok bieżący, utrzymanie i wyświetlanie zapisów
archiwalnych z lat ubiegłych,
– kontrolę braku deklaracji podatkowej w oparciu o deklarację z roku poprzedniego, itp.
- drukowanie upomnień i tytułów wykonawczych.
Program instalowany jest wraz z programem „Księgowość Podatkowa”.
VII. Program „ EWIDENCJA OPŁAT DZIERŻAWNYCH”
Program składa się z części:
- ewidencyjnej, - księgowej.
W ramach części ewidencyjnej umożliwia kompleksową obsługę zagadnień związanych z umowami dzierżawy w zakresie:
- ewidencjonowania dzierżaw, - naliczania wielkości opłat, - rejestrowania zmian,
- zbiorcze drukowania pism ( zawiadomień), - sporządzanie zestawień zbiorczych.
W ramach części księgowej rejestruje się dokonane wpłaty. Można wyszukiwać również zaległości, drukować wezwania do zapłaty, wykonywać zbiorcze zestawienia finansowe itp.
VIII. Program „EWIDENCJA INNYCH NALEŻNOŚCI”.
Program został opracowany w celu ewidencji i rozliczania różnego rodzaju opłat wnoszonych do Urzędu Gminy.
Program składa się z dwóch podstawowych modułów:
- z części ewidencyjnej, - z części księgowej.
W ramach części ewidencyjnej można założyć kartotekę płatników ( np. płacących czynsze za lokale, opłaty za wynajem świetlic, za usługi) i każdemu z nich przypisać odpowiednie opłaty wnoszone np. w trybie miesięcznym, kwartalnym czy rocznym. Rodzaje opłat, stawki podatku VAT oraz możliwe ulgi zawarte są w słowniku, z którego wybiera się dane w trakcie wprowadzania informacji. Przypisane do zapłaty kwoty można na bieżąco zmieniać, tak aby do księgowości były przekazane aktualnie wymagane płatności.
Płatnicy mogą być w dowolny sposób pogrupowani poprzez przypisywanie im cech, które mogą stanowić kryterium wyboru w trakcie sporządzania zestawień zbiorczych.
Moduł windykacji współpracujący z ewidencją umożliwia przeglądanie kont poszczególnych płatników, księgowanie wpłat, przeksięgowywanie, wprowadzanie kartotek i operacji storna, rozkładanie płatności na raty, naliczanie odsetek od opóźnionych płatności itd.
W ramach modułu zestawień ( bazującego na danych księgowych ) można wyszukiwać i zestawiać nadpłaty i zaległości, przypisy i odpisy itp.
Moduł ten ma możliwość przekazywania informacji do modułu „Faktury/Rachunki” umożliwiającego wystawianie faktur/rachunków jak również do programu „ Obsługa kasy”.
Program spełnia wymogi ustawy o ochronie danych osobowych.
System haseł i identyfikatorów i uprawnień do wykonywania określonych czynności w programie, uniemożliwia dostęp osób niepowołanych.
IX. Program „Obsługa Płatności Masowych”.
Program obsługuje wpłaty dokonywane przez podatników następujących podatków:
- podatek od nieruchomości od osób prawnych,
- podatek rolny/ leśny/ od nieruchomości od osób fizycznych, - podatek rolny/ leśny od osób prawnych,
- podatek od środków transportowych, - ewidencja opłat dzierżawnych, - inne opłaty.
Na bazie identyfikatorów podatników (numerów kart kontowych) systemu SIGID oraz stałych ustalonych przez Bank (numer rozliczeniowy i numer klienta) program generuje numery rachunków wirtualnych o ustalonej strukturze. Transakcje przetworzone przez Bank (m.in. wpłaty podatników), przekazane w tzw. plikach transakcyjnych są wczytywane przez program i przekazywane do odpowiednich kartotek. Zidentyfikowane wpłaty przekazywane są specjalną procedurą do księgowości podatkowych, wpłaty niezidentyfikowane oraz transakcje typu „korekta” wymagają analizy i podjęcia odpowiednich działań przez osobę odpowiedzialną.