-utrzymanie czystości i porządku w budynku Urzędu Gminy i wokół niego.
Rozdział 5
Zasady przygotowywania, podpisywania pism i decyzji, obiegu dokumentów oraz używania pieczęci
§ 37.
Wójt Gminy podpisuje w szczególności:
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne;
2) pisma kierowane do organów administracji i władzy państwowej;
3) pisma kierowane do przedstawicielstw dyplomatycznych;
4) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej, Najwyższej Izby Kontroli;
5) odpowiedzi na wnioski posłów, senatorów i radnych;
6) umowy o prace;
7) pisma w sprawach stosunku pracy pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
8) decyzje i pisma zastrzeżone do bezpośredniej kompetencji Wójta na podstawie szczególnych przepisów lub odrębnych zarządzeń albo mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie;
9) pisma w sprawach należących do właściwości Wójta, zgodnie z zakresem nadzorowanych przez niego spraw;
10) wnioski o nadanie odznaczeń;
11) korespondencję w sprawach każdorazowo zastrzeżonych przez Wójta do jego podpisu.
§ 38
Podczas nieobecności Wójta lub niemożności sprawowania przez niego funkcji, pisma określone w § 37 podpisuje Sekretarz.
§ 39.
1. Wójt podpisuje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
2. Dokumenty podpisane przez Wójta opieczętowane są pieczęcią nagłówkową Wójt Gminy Kamień i pieczęcią imienną.
3. Do wydawania decyzji administracyjnych w swoim imieniu, Wójt może upoważnić Sekretarza, Skarbnika oraz innych pracowników urzędu.
§ 40.
1. Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta, używając pieczęci nagłówkowej Urząd Gminy Kamień i pieczęci imiennej: Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy - imię i nazwisko.
2. W czasie nieobecności Wójta, pisma i decyzje wychodzące z urzędu podpisuje Sekretarz Gminy używając pieczęci nagłówkowej Urząd Gminy Kamień / Wójt Gminy Kamień i pieczęci imiennej z up. Wójta Sekretarz Gminy - imię i nazwisko.
3. W ramach udzielonego upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych lub innych rozstrzygnięć pracownicy używają pieczęci nagłówkowej Wójt Gminy Kamień i pieczęci imiennej z up. Wójta, imię i nazwisko, stanowisko.
§ 41.
Pisma oraz inne dokumenty wytworzone w związku z wykonywaniem czynności prawnych wobec Wójta z zakresu prawa pracy, poza związanymi z nawiązaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy oraz dotyczącymi wynagradzania Wójta podpisuje Sekretarz używając pieczęci nagłówkowej Urząd Gminy Kamień i pieczęci imiennej: Sekretarz Gminy - imię i nazwisko.
§ 42.
1. Pisma i decyzje parafuje, podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony na egzemplarzu pozostającym w aktach sprawy, pracownik załatwiający sprawę.
2. Skarbnik parafuje uchwały Rady, zarządzenia i pisma, z których mogą wynikać skutki finansowe.
3. Radca prawny parafuje pod względem zgodności z prawem uchwały Rady, zarządzenia oraz decyzje i pisma w sprawach nietypowych lub skomplikowanych pod względem prawnym.
§ 43.
1. Korespondencja wpływająca do Urzędu, podlega zewidencjonowaniu przez kancelarię ogólną w rejestrze kancelaryjnym.
2. W rejestrze kancelaryjnym odnotowuje się: datę wpływu, znak pisma, nazwę lub nazwisko i imię nadawcy oraz określenie sprawy.
3. Korespondencja zewidencjonowana w kancelarii ogólnej przekazywana jest Wójtowi lub Sekretarzowi, a następnie przekazywana za pokwitowaniem pracownikom Urzędu zgodnie z dekretacją.
§ 44.
1. Postępowanie kancelaryjne w Urzędzie określa Instrukcja kancelaryjna ustalona przez Prezesa Rady Ministrów dla organów gmin i związków międzygminnych.
2. W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gminy i związków międzygminnych, ustalony przez Prezesa Rady Ministrów.
§ 45.
Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi określają przepisy szczególne.
Rozdział 6
Zasady organizacji przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków oraz indywidualnych spraw obywateli
§ 46.
1. Wójt przyjmuje interesantów w indywidualnych sprawach oraz skarg i wniosków codziennie w godzinach urzędowania od 710 do 1510 oraz każdego tygodnia w środy w godz. 800 – 1600.
2. Jeśli środa jest ustawowo wolna od pracy, dniem przyjmowania interesantów jest najbliższy roboczy dzień tygodnia.
3. Sekretarz oraz pracownicy Urzędu przyjmują interesantów codziennie w godzinach pracy Urzędu.
§ 47.
1. W sprawach skarg i wniosków postępowanie wyjaśniające prowadzone jest na stanowisku pracy ds.
organizacyjnych, kadr, archiwum i spraw obywatelskich, które może żądać od pracowników Urzędu oraz jednostek podległych materiałów, dokumentów, wyjaśnień w sprawach będących przedmiotem postępowania.
2. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu lub przesyłane za pośrednictwem innych organów i instytucji, podlegają wpisowi do rejestru skarg prowadzonych przez stanowisko ds. organizacyjnych, kadr, archiwum i spraw obywatelskich.
3. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Wójt.
4. Wójt może upoważnić Sekretarza do podpisywania odpowiedzi na skargi w jego imieniu.
5. Stanowisko ds. organizacyjnych, kadr, archiwum i spraw obywatelskich raz w roku dokonuje analizy załatwiania skarg i wniosków i przedstawia ją Wójtowi, nie później niż do końca pierwszego kwartału następnego roku, za rok poprzedni.
§ 48.
1. Rejestrowanie, koordynowanie rozpatrywania petycji prowadzone jest na stanowisku pracy ds.
bezpieczeństwa publicznego i obsługi sekretariatu.
2. Odpowiedzi na petycje przygotowują merytoryczni pracownicy a podpisuje Wójt Gminy lub w jego imieniu Sekretarz Gminy.
3. Stanowisko ds. bezpieczeństwa publicznego i obsługi sekretariatu corocznie, w terminie do dnia 30 czerwca umieszcza na stronie internetowej urzędu w Biuletynie Informacji Publicznej zbiorczą informację o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim zgodnie z art. 14 ustawy o petycjach.
§ 49.
W siedzibie Urzędu w widocznym miejscu, umieszcza się informację o godzinach przyjęć interesantów oraz informację o przyjmowaniu skarg i wniosków.
§ 50.
Pracownicy Urzędu przyjmujący interesantów zobowiązani są do:
1) przestrzegania zasad określonych Kodeksem postępowania administracyjnego;
2) udzielania informacji niezbędnych do załatwiania danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów;
3) informowania zainteresowanych o stanie załatwiania spraw.
§ 51.
Koordynację działań w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw indywidualnych interesantów oraz skarg, wniosków i petycji sprawuje Sekretarz.
Rozdział 7
Zasady i tryb opracowywania aktów prawnych
§ 52.
Aktami prawnymi w rozumieniu niniejszych zasad są:
1) uchwały Rady Gminy;
2) zarządzenia Wójta.
§ 53.
Podjęcie decyzji o przygotowaniu aktu prawnego powinno być poprzedzone:
1) ustaleniem potencjalnych, innych niż prawne, środków oddziaływania umożliwiających osiągnięcie zamierzonych celów;
2) określeniem przewidywanych skutków społecznych, gospodarczych, organizacyjnych, prawnych i finansowych zamierzonego rozwiązania;
3) zasięgnięciem opinii przedmiotów i jednostek organizacyjnych zainteresowanych rozstrzygnięciem sprawy.
§ 54.
Projekt aktu prawnego powinien:
1) wyczerpująco regulować całą dziedzinę spraw nie pozostawiając poza zakresem swego unormowania istotnych fragmentów tej dziedziny;
2) być tak skonstruowany, aby od przyjętych w nim zasad regulacji nie trzeba było wprowadzać wyjątków;
3) nie zmieniać lub uchylać innych aktów regulujących sprawy, które nie należą do jego zakresu przedmiotowego lub podmiotowego albo się z nimi nie wiążą;
4) nie powtarzać przepisów zamieszczonych w ustawach i innych aktach prawnych.
§ 55.
1. Projekty aktów prawnych winny być przygotowywane zgodnie z zasadami techniki prawodawczej.
2. Redakcja projektów aktów winna być jasna, zwięzła i poprawna pod względem językowym, powszechnie zrozumiała.
§ 56.
1. Projekty aktów prawnych opracowują pod względem merytorycznym, prawnym i redakcyjnym pracownicy Urzędu.
2. Merytoryczny pracownik Urzędu zobowiązany jest do uzgadniania treści aktu i uzyskania parafy:
1) pod względem formalno – prawnym i redakcyjnym z Radcą Prawnym Urzędu;
2) z Sekretarzem, jeśli projekt dokumentu związany jest z funkcjonowaniem Urzędu;
3) ze Skarbnikiem, w przypadku gdy projekt związany jest z koniecznością wydatkowania środków z budżetu.
§ 57.
1. Uzgodnione i zaparafowane dokumenty aktów prawnych przedkłada się do rozstrzygnięcia właściwym organom, zachowując procedurę określoną Statutem i niniejszym Regulaminem.
2. W przypadku uchwały Rady, Wójt może wyznaczyć osobę referującą, która odpowiada za należyte przedstawienie projektu uchwały podczas obrad sesji Rady lub komisji.
§ 58.
1. Rejestr Zarządzeń Wójta Gminy prowadzi Sekretarz.
2. Rejestr Uchwał Rady Gminy prowadzi pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. obsługi rady gminy i działalności gospodarczej.
Rozdział 8
Obowiązki pracowników Urzędu Gminy
§ 59.
1. Pracownicy są odpowiedzialni za wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:
1) zgodność z prawem opracowanych projektów decyzji;
2) przygotowanie projektów zarządzeń, uchwał dla potrzeb Wójta i Rady;
3) kompetentne i kulturalne przyjmowanie i załatwianie interesantów;
4) terminowe załatwianie spraw;
5) dokładną znajomość przepisów w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy.
2. Status prawny pracowników urzędu określa ustawa o pracownikach samorządowych.
3. System zatrudniania pracowników na stanowiska urzędnicze w tym kierownicze stanowiska urzędnicze Wójt wprowadza odrębnym zarządzeniem.
4. Pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym, jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą. Zasady i tryb przeprowadzania służby przygotowawczej regulowane są odrębnie.
5. Pracownicy Urzędu zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym ocenom.
6. System ocen pracowniczych Wójt wprowadza odrębnym zarządzeniem.
7. System wzajemnych zastępstw pracowników stanowi załącznik Nr 2 niniejszego Regulaminu.
Rozdział 10