5.5 Tworzenie spotkań
5.5.8 Dodawanie uczestników i zasobów
Podczas tworzenia spotkania zostaniesz automatycznie dodany do niego jako uczestnik. W ustawieniach kalendarza możesz określić, czy podczas tworzenia spotkania w folderze publicznym będziesz dodawany jako uczestnik, zobacz : Tworzenie spotkań publicznych. Możesz dodać dalszych uczestników i zasoby (takie jak pomieszczenia czy projektory).
Jak dodać uczestników i zasoby do spotkania w oknie Spotkanie:
1. Otwórz kartę Uczestnicy.
2. Kliknij w panelu polecenie Dodaj uczestnika. Otworzy się okno Wybierz uczestników i zasoby.
3. Globalna książka adresowa jest wstępnie wybrana. Aby wybrać inną książkę adresową, kliknij przycisk Folder kontaktów. Kliknij folder w oknie Wybierz folder kontaktów.
4. Jeśli chcesz wyświetlić określoną grupę uczestników lub zasobów, wprowadź ciąg znaków w polu we-jściowym Szukaj. Kliknij przycisk Szukaj.
5. Wybierz jednego lub więcej użytkowników, grup lub zasobów z listy.
Uwaga: użytkownicy, grupy i zasoby są oznaczone różnymi ikonami. Są one wyświetlane w następującej kolejności: użytkownicy, grupy i zasoby.
6. Aby dodać wybór jako uczestników, kliknij przycisk Dodaj obok Uczestnicy. Aby dodać wybór jako zasoby, kliknij przycisk Dodaj obok Zasoby.
Uwaga: istnieją następujące ograniczenia:
Zasoby nie mogą zostać dodane jako uczestnicy.
Grupy nie mogą zostać dodane jako zasoby.
Uwaga: zasoby, które już znajdują się w użyciu, nie mogą być wykorzystane jako zasoby dla innego spotkania, jeśli te spotkania się nakładają.
7. W razie potrzeby, możesz zmienić wybór uczestników lub zasobów:
Wybierz pojedyncze zapisy w polu Uczestnicy lub Zasoby.
Kliknij przycisk Usuń obok Uczestnicy lub Zasoby.
8. Aby zaakceptować wybór, kliknij OK. Jeśli nie chcesz zatwierdzać wyboru, kliknij Anuluj.
Po dodaniu uczestników i zasobów, sensowne może się okazać sprawdzenie ich dostępności.
Dodawanie uczestników i zasobów Moduł Kalendarz
5.5.8.1. Sprawdzanie dostępności
Funkcja pozwala sprawdzić, który uczestnik lub źródło są już w danym dniu zajęte. Status dostępności wyświetla się jako kolorowe paski.
Kolory odpowiadają kolorom wykorzystywanym do wyświetlania dostępności, przeczytaj 5.2.2: Co należy wiedzieć o spotkaniach?.
Jak sprawdzić dostępność uczestników i zasobów w oknie Spotkanie:
1. Wybierz kartę Dostępność.
2. Wybierz datę i przedział czasu, który chcesz sprawdzić.
3. Kliknij przycisk Sprawdź. Kolorowe paski obok uczestnika lub zasobu wskazują, czy uczestnik lub zasób są w tym czasie zajęte.
4. Jeśli to konieczne, możesz sprawdzić inny dzień wybierając go strzałkami nawigacyjnymi obok daty, a następnie klikając ponownie przycisk Sprawdź.
5. Jeśli znajdziesz datę i godzinę, która odpowiada wszystkim uczestnikom i zasobom, możesz użyć daty sprawdzonego przedziału czasu jako daty swojego spotkania. Aby to zrobić, kliknij przycisk Użyj dla spotkania.
Wskazówka: zanim utworzysz spotkanie możesz sprawdzić dostępność uczestników w widoku zespołu.
Dalsze informacje można znaleźć w 5.4.5: Wyświetlanie widoku zespołu.
5.5.8.2. Dodawanie uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej
Możesz dodać uczestników zewnętrznych, którzy nie zostali zapisani w książce adresowej. Aby to zrobić, potrzebujesz adresu e-mail uczestnika zewnętrznego.
Jak dodać uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej:
1. W oknie Spotkanie kliknij polecenie Dodaj uczestnika zewnętrznego.
2. W oknie Adresy zewnętrzne wprowadź nazwę i poprawny adres e-mail.
3. Kliknij Dodaj.
4. Aby dodać kolejnych uczestników, powtórz kroki 2 i 3. Aby zakończyć proces, kliknij OK.
Wynik: uczestnicy zewnętrzni niefigurujący w książce adresowej zostaną dodani jako uczestnicy.
Dalsze informacje na temat spotkań z zewnętrznymi użytkownikami można znaleźć w 5.7: Spotkania z zewnętrznymi uczestnikami.
5.5.8.3. Powiadamianie uczestników przez e-mail
Uczestnicy, których dodajesz do spotkania otrzymują powiadomienie o tym spotkaniu, co daje im możliwość zaakceptowania bądź odrzucenia spotkania. Dalsze informacje można znaleźć w 5.6.1: Akceptacja za-proszenia.
Uczestnicy zewnętrzni nie otrzymują powiadomienia o spotkaniu. Aby powiadomić uczestników Moduł Kalendarz
Dodawanie uczestników i zasobów
5.5.9. Dodawanie załączników
Jak dodać załączniki w oknie Spotkanie:
1. Wybierz kartę Załączniki.
2. Kliknij na panelu polecenie Dodaj załączniki. Otworzy się okno dialogowe Wybierz załączniki.
3. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij Przeglądaj. Wybierz plik, który ma zostać dodany jako załącznik. Zamknij okno dialogowe wyboru plików.
4. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij Dodaj. Plik zostanie dodany do listy.
5. Aby dodać dodatkowe załączniki, powtórz kroki 3 i 4.
6. Aby usunąć załącznik, wybierz go w polu listy. Następnie kliknij Usuń.
7. W oknie dialogowym Wybierz załączniki kliknij OK.
Wynik: załączniki zostaną dodane do spotkania.
5.5.10. Tworzenie spotkań z załączników iCal
Możesz utworzyć spotkanie z załącznika iCal do wiadomości e-mail. Załącznik iCal można rozpoznać po rozszerzeniu .ics.
Jak utworzyć spotkanie z załącznika iCal do wiadomości e-mail:
1. Wyświetl wiadomość w widoku poziomym lub pionowym.
2. Kliknij prawym klawiszem plik .ics w dolnej części okna widoku ogólnego.
3. Wybierz Importuj iCal w menu kontekstowym.
Wynik: otworzy się okno dialogowe Spotkanie.
5.5.11. Rozwiązywanie konfliktów spotkań
Konflikt spotkań następuje, gdy pojawią się następujące okoliczności:
▪ Dostępność istniejącego spotkania nie jest ustawiona na Wolny.
▪ Tworzysz nowe spotkanie i nie ustawiasz jego dostępności na Wolny. Nowe spotkanie nakłada się z już istniejącym spotkaniem.
Gdy tylko klikniesz ikonę Zapisz w panelu okna Spotkanie otworzy się okno Wykryto konflikt. Wyświetli ono konflikty pomiędzy nowym a już istniejącymi spotkaniami. Musisz zareagować na wiadomość o kon-flikcie.
Jak reagować na wiadomość o konflikcie:
Jeśli chcesz rozwiązać konflikt poprzez zmianę daty spotkania, kliknij Anuluj. Zmień datę spotkania.
Jeśli chcesz utworzyć nowe spotkanie pomimo konfliktu spotkań, kliknij Ignoruj.
Dodawanie załączników Moduł Kalendarz
5.6. Odpowiadanie na zaproszenia na spotkanie
Jeśli inny użytkownik doda Cię jako uczestnika do spotkania, zostaniesz powiadomiony o spotkaniu w nowym oknie Wybierz potwierdzenie. W tym oknie możesz potwierdzić zaproszenie na spotkanie.
Widok kalendarza pokazuje, czy zaakceptowałeś, odrzuciłeś lub nie odpowiedziałeś na zaproszenie. Infor-macje o wyświetlaniu spotkań w widoku kalendarza można znaleźć w 5.4.2.6: Sposób wyświetlania spotkań
5.6.1. Akceptacja zaproszenia
Dopóki nie zaakceptujesz zaproszenia, Twój status będzie ustawiony na Oczekujące. Możesz zmienić to zachowanie w ustawieniach kalendarza Status potwierdzenia dla spotkań w kalendarzach osobistych:
ustaw status na i Status potwierdzenia dla spotkań w kalendarzach publicznych: ustaw status na .
Jak potwierdzić spotkanie w oknie Wybierz potwierdzenie:
Jeśli chcesz zaakceptować zaproszenie, kliknij Akceptuj. Twój status zmieni się na Potwierdzone.
Jeśli chcesz odrzucić zaproszenie, kliknij Odrzuć. Twój status zmieni się na Odrzucone.
Jeśli chcesz tymczasowo przyjąć zaproszenie, kliknij Tymczasowo. Twój status zmieni się na Tymcza-sowe.
Jeśli chcesz podjąć decyzję później, kliknij Później. Twój status pozostanie ustawiony na Oczekujące.
Przypomnienie o konieczności potwierdzenia spotkania będzie się pojawiało regularnie.
Jeśli masz wiele spotkań do potwierdzenia, po zalogowaniu się do systemu spotkania te zostaną wyświetlone w oknie Wybierz potwierdzenie.
Jak potwierdzić kilka spotkań w oknie Wybierz potwierdzenie wyświetlającym się po zalogowaniu:
1. Kliknij na spotkanie.
2. Możesz otworzyć spotkanie w widoku dziennym kalendarza, klikając Pokaż w kalendarzu.
3. Możesz dodać komentarz w polu wejściowym Komentarz.
4. Kliknij Akceptuj, Odrzuć, Wstępne lub Później.
5. Powtórz kroki 1-4 dla innych spotkań.
Wskazówka: aby odpowiedzieć na wszystkie spotkania w ten sam sposób, aktywuj pole wyboru Wszystkie.
Następnie kliknij Akceptuj, Odrzuć, Wstępne lub Później.
5.6.2. Zmiana potwierdzenia spotkania
Możesz w dowolnej chwili zmienić swoje potwierdzenie zaproszenia na spotkanie.
Jak zmienić powiadomienie o spotkaniu:
1. Wyświetl spotkanie w widoku szczegółowym.
2. Na karcie panelu Edycja kliknij polecenie Zmień. Otworzy się okno Wybierz potwierdzenie.
Moduł Kalendarz Odpowiadanie na zaproszenia na
spotkanie
5.7. Spotkania z zewnętrznymi uczestnikami
Aby zaplanować wspólne spotkania z uczestnikami zewnętrznymi, konieczna jest wymiana informacji między serwerem Open-Xchange oraz aplikacją kalendarza u zewnętrznego uczestnika.
Istnieją dwa odrębne scenariusze:
▪ Jako uczestnik wewnętrzny tworzysz lub zmieniasz spotkanie.
▪ Zewnętrzny uczestnik tworzy lub zmienia spotkanie, na które masz zaproszenie.
5.7.1. Możesz utworzyć lub zmienić spotkanie
Jeśli podczas tworzenia spotkania zostało zaznaczone pole wyboru Powiadom wszystkich uczestników za pomocą wiadomości e-mail, uczestnicy zewnętrzni otrzymają wiadomość e-mail ze szczegółami spotkania w załączniku zapisanym w formacie iCal. Wiadomość ze szczegółami jest wysyłana do zewnętrznych uczestników, jeśli uczestnik wewnętrzny
▪ tworzy spotkanie,
▪ dodaje uczestników,
▪ lub usuwa spotkanie.
Po wysłaniu szczegółów uczestnicy zewnętrzni mogą zarządzać spotkaniem przy użyciu własnych programów do obsługi kalendarza.
Informacje na temat dodawania zewnętrznych uczestników do spotkania można znaleźć w 5.5.8.2: Do-dawanie uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej.