Dowody kasowe

1) Zwroty gotówkowe powinny być udokumentowane rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki, wpłaty gotówkowe – własnymi przychodowymi dowodami kasowymi,

2) zastępcze dowody wypłat nie mogą być wystawione przez kasjera, lecz wyłącznie przez osoby upoważnione. Zastępczym dowodem kasowym, może być kasa wypłaci lub nota księgowa – rozchodowa,

3) przed przyjęciem lub wypłatą gotówki, kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione, nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera,

4) w dowodach kasowych nie można dokonywać poprawek, kwot wypłat lub wpłat gotówki, wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie, poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów, w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki, poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki,

5) wpłaty gotówki, mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat z wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, podpisanych przynajmniej przez kasjera. Na dowodzie wpłat gotówki, należy podać pisaną słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę wpłaty i jej tytuł. Kwotę wpłaty, kasjer wpisuje do właściwego raportu kasowego a zainkasowaną gotówkę odprowadza do Banku Spółdzielczego w Wilkowie, w tym samym dniu, lub w następnym

za pomocą dowodu wpłaty. Terminowość i prawidłowość odprowadzenia do banku przyjętych do kasy wpłat, podlega bieżącej kontroli z wyciągiem bankowym.

Kwitariusze pobrane i zwrócone po wykorzystaniu, są wpisywane do książki druków ścisłego zarachowania,

6) bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych, mogą być wydawane osobom upoważnionym, wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy,

7) Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, to znaczy na podstawie:

a) dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty, powinien potwierdzić stempel banku na dowodzie wpłaty,

b) rachunków (faktur),

c) list wypłat dotyczących wynagrodzeń, stałych świadczeń pieniężnych, premii, nagród,

8) własnych źródłowych dowodów kasowych (np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia na zakup materiałów lub usług),

9) dowodów wypłaty – kasa wypłaci (dotyczy np. zwrotów nadpłat z tytułu dochodów).

Własne źródłowe dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek na koszty podróży służbowych, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona.

Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki, powinny być przed dokonaniem wypłaty, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności, zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Wójt i Skarbnik lub osoby przez nich upoważnione, składają swe podpisy pod klauzulą o treści „zatwierdzono do wypłaty”,

10) gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym.

Odbiorca gotówki, kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis.

Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu.

Przy wypłacie gotówki, osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę, może podpisać inna osoba (z wyjątkiem pracownika – (kasjera) zlecającego wypłatę), stwierdzając jako świadek swoim podpisem, fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dowodzie kasowym, zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać,

11) jeżeli wypłata, następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej.

Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego.

Upoważnienie do odbioru gotówki, powinno zawierać potwierdzenie tożsamości, własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to powinno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd terenowego organu

administracji państwowej lub samorządowej, zakład leczniczy społecznej służby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu lub sołtysa wsi,

12) zrealizowane rozchodowe dowody kasowe, powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane.

Wszystkie dowody kasowe, dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego, sporządzonego przez kasjera. Raporty kasowe podlegają ewidencji, z zachowaniem dziennej chronologii. Muszą one być także rejestrowane w ciągu dnia, w którym dokonano wpłaty lub wypłaty. Wymóg ten zostaje spełniony w ten sposób, że kasjer prowadzi raport obrotów kasowych, wpisując do niego najpóźniej w końcu dnia roboczego, wszystkie dokonane w danym dniu operacje kasowe.

Raporty zamyka się codziennie. W przypadku gdy liczba wpłat i wypłat gotówki w poszczególnych dniach jest niewielka, raporty kasowe mogą obejmować okresy kilkudniowe z tym, że okresy te nie mogą przekraczać 10 dni i muszą być sporządzane na koniec każdego miesiąca. Raporty numeruje się w obrębie roku obrotowego kolejno: w nagłówku powinny one zawierać określenie dnia lub okresu, którego dotyczą.

Po zamknięciu raportu, kasjer przekazuje go, za potwierdzeniem odbioru, wraz z wpisanymi do raportu dowodami wpłat i wypłat, osobie wyznaczonej do przeprowadzania wtórnej kontroli prawidłowości jego danych, pozostawiając sobie kopie raportu. Gotówka znajdująca się w kasie do wypłaty z list płac, w okresie nie przekraczającym 7 dni, traktowana jest jako depozyt.

Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych, jednorodnych operacji gospodarczych.

Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień lub za dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień (okres) następny, kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał wraz z dowodami kasowymi Skarbnikowi lub osobie przez niego upoważnionej;

13) rozchodu gotówki z kasy, nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi, nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki, stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.

Gotówka w kasie, nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi, stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa, podlega przekazaniu w ciągu 2 dni od daty stwierdzenia na dochody budżetowe;

14) kasjer może przechowywać w kasie, w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce organizacji społecznych, kas zapomogowo – pożyczkowych, a także gotówkę pracowników jednostki, czeki gotówkowe, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer;

15) kasjer musi posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi - zgodnie z załącznikiem Nr 2 do Instrukcji Kasowej.

16) ustala się sporządzanie następujących raportów kasowych odrębnie dla:

a) dochodów wg poszczególnych jednostek organizacyjnych, b) wydatków wg poszczególnych jednostek organizacyjnych, c) sum depozytowych,

d) funduszu świadczeń socjalnych wg poszczególnych jednostek, e) Pracowniczej Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej ,