Elektroniczna wymiana danych

Wymiana informacji między poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw może odbywać się w sposób tradycyjny, tj. przez pocztę, telefon, faks, itp. Jednakże, w związku ze stale rosnącą liczbą dokumentów, powstającymi opóźnieniami w ich przekazywaniu oraz wysokimi kosztami komunikacji i przetwarzania informacji jest to mało efektywne.

Najlepsza jest sytuacja, w której wszystkie informacje i dokumenty są przekazywane automatycznie z jednej aplikacji do drugiej z minimalną ingerencją człowieka. Umożliwia to elektroniczna wymiana danych (EDI, ang. Electronic Data Interchange), w której stosowane są formaty i protokoły wymiany informacji zgodne ze standardami międzynarodowymi. Warto jednak zaznaczyć, że EDI nie jest nowym rozwiązaniem. Już w latach 70-tych XX wieku opracowano pierwszy standard przekazywania elektronicznych wersji dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami, który funkcjonuje do dzisiaj.

Obecnie celem EDI jest połączenie poszczególnych kontrahentów współpracujących ze sobą w następujących obszarach: produkcja, zarządzanie zapasami, przetwarzanie zamówień, księgowość, transport, marketing i sprzedaż. Ogranicza on czasochłonną pracę z tradycyjnymi papierowymi dokumentami i ułatwia dostęp do ważnych informacji dotyczących faktur, zamówień, płatności, planów produkcyjnych w całym łańcuchu dostaw.103

Systemy EDI przetwarzają otrzymywane wiadomości i przekazują informacje do innych systemów informatycznych, dzięki temu w znacznym stopniu ogranicza się konieczność wielokrotnego wprowadzania danych, przez co oszczędza się czas i eliminuje błędy. Ponadto, systemy EDI zapewniają rzeczywisty lub prawie rzeczywisty dostęp do informacji. W praktyce oznacza to, że złożenie polecenia zakupu jest natychmiast przetwarzane przez system informatyczny dostawcy i jest wysyłany zwrotny komunikat o możliwości wykonania zlecenia. Jeżeli zlecenie można zrealizować, to do systemu trafia faktura w wersji elektronicznej, a dostawca realizuje wysyłkę zamówionego towaru. 104

W ramach EDI powstało szereg standardów i zasad. Umożliwiają one utrzymanie wysokiego poziomu spójności niezależnie od wykorzystywanego systemu informatycznego w danym przedsiębiorstwie. Jednymi z najbardziej rozpowszechnionych są zasady UN/EDIFACT (ang. United Nations Rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce And Transport). Obejmują one zbiór międzynarodowych standardów oraz podręczników i przewodników dla elektronicznej wymiany sformatowanych danych, w szczególności danych

103 Handfield R.B., Nichols E.L., Introduction to Supply Chain Management, Prentice-Hall, Upper Saddle River, NJ 1999.

104 Millman H., A Brief History of EDI, ”InfoWorld “ 1998, s. 83; Fuks K., Elektroniczna wymiana danych, w:

dotyczących handlu towarami i usługami, między różnymi systemami informatycznymi. UN/EDIFACT uwzględniają dokumenty z następujących dziedzin: handlu i przemysłu, transportu, finansów (banki i inne instytucje finansowe), ubezpieczeń, ceł i magazynowania.105 Opracowano również inne specjalistyczne odmiany standardów EDI, przeznaczone dla konkretnych gałęzi przemysłu (USC – branża żywnościowa, WINS – magazynowanie, ODETTE – przemysł samochodowy, itd.).

Warto w tym miejscu opisać, jak przebiega proces elektronicznej wymiany danych między systemami informatycznymi poszczególnych przedsiębiorstw (patrz rys. 2.2).

Rys. 2.2. Ogólny schemat wymiany informacji w systemach EDI Źródło: Fuks K., Elektroniczna wymiana danych... op. cit., s. 116.

Proces ten rozpoczyna się w momencie utworzenia dokumentu (np. polecenie zakupu) przez wewnętrzny system informatyczny jednego z przedsiębiorstw. Z reguły dokument ten jest zapisany w formacie, który różni się od formatu zgodnego ze stosowanym standardem EDI. Z tego powodu kolejnym krokiem jest zamiana tego dokumentu do formatu obsługiwanego przez systemy EDI. To zadanie wykonywane jest przez odpowiednie oprogramowanie translacyjne¹⁰⁶, którym dysponuje przedsiębiorstwo lub jest dostępne w kanale komunikacyjnym.107 Następnie dokument EDI jest przesyłany przez kanał komunikacyjny do innego przedsiębiorstwa. Charakter i przebieg przesyłania dokumentów pomiędzy systemami informatycznymi przedsiębiorstw zależy od typu kanału

105 http://www.gs1pl.org; http://www.e-fakty.pl, dostęp 22.11. 2008.

106 Oprogramowanie translacyjne umożliwia tłumaczenie dokumentów wykorzystywanych w przedsiębiorstwie (np. zamówienia, faktury, potwierdzenia zakupu lub sprzedaży) na odpowiadające im pod względem treści dokumenty zgodne ze standardami EDI.

107 Kanał komunikacyjny odpowiada za przekazywanie przekonwertowanych przez oprogramowanie translacyjne dokumentów biznesowych. Rozróżnia się następujące kanały komunikacyjne: bezpośrednie połączenia

telekomunikacyjne, prywatne sieci Intranetowe, sieci o wartości dodanej (VAN, ang. Value-Added Networks) i sieć Internet.

komunikacyjnego, jaki jest stosowany w danym systemie EDI. Aby system informatyczny odbiorcy był w stanie odczytać informacje zawarte w przesłanym dokumencie, dokument ten musi być ponownie przetworzony. Tym razem jest to odwrotna konwersja – z formatu EDI do formatu obsługiwanego przez dany system informatyczny. Należy podkreślić, że zadanie oprogramowania translacyjnego jest bardzo ważne, ze względu na różnice wynikające z niespójności obsługiwanych przez systemy informatyczne typów danych. Nawet niewielki błąd w konwersji dokumentów może przyczynić się do złej interpretacji danego dokumentu, a w rezultacie do opóźnień czasowych. Po zakończeniu konwersji dokumentu informacja w nim zawarta jest przetwarzana przez system informatyczny odbiorcy i cały proces się powtarza.108

2.4.1. Wady EDI

Niezależnie od licznych zalet EDI ma także sporo ograniczeń, które powodują, że nie jest to idealne rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorstw. Jedną z najbardziej istotnych wad jest stosunkowo wysoki koszt wdrożenia i utrzymania systemu. Są to nie tylko nakłady finansowe poniesione na odpowiednie oprogramowanie, ale także na sprzęt elektroniczny. Eliminuje to z procesu elektronicznej wymiany informacji dużą część małych przedsiębiorstw. Dodatkowo każde przedsiębiorstwo używające standardów EDI musi ponosić coroczne koszty licencji oprogramowania i opłaty za wsparcie techniczne, które ma za zadanie zapewnić prawidłowe funkcjonowanie systemu bez względu na typ wykorzystywanych w przedsiębiorstwach rozwiązań informatycznych, spójność protokołów wymiany danych oraz jednorodną szybkość ich przesyłania. Należy również pamiętać, że zmiany w oprogramowaniu i standardach pociągają za sobą konieczność szkolenia personelu obsługującego system EDI w przedsiębiorstwie. Również koszty transmisji danych w ramach tradycyjnych kanałów komunikacyjnych są wysokie. Tylko przy dużych ilościach przesyłanych informacji są one opłacalne.109 Z tego powodu mniejsze przedsiębiorstwa nie angażują się całkowicie we wdrożenie i rozwijanie systemu EDI. Natomiast duże przedsiębiorstwa rekompensują sobie koszty związane z uczestniczeniem w systemie EDI przez oszczędności wynikające z automatyzacji wymiany danych.110 Ponadto, małe przedsiębiorstwa są często zmuszane do stosowania EDI przez swoich większych kontrahentów.

Standardy EDI dostosowane są do potrzeb wszystkich dziedzin gospodarki na świecie, dlatego są obszerne i mogą być trudne do zrozumienia. W dużej mierze bazują one na tym samym schemacie wymiany informacji, ale różnią się terminologią, elementami składowymi i

108 Fuks K., Elektroniczna wymiana danych… op. cit., s. 116-117.

109 Hayes F., The Story So Far, “Computerworld” 2002, no. 7, s. 1.

konstrukcją komunikatów biznesowych. Jeśli są implementowane w jednej dziedzinie (np. tylko handlu detalicznym i dystrybucji), mogą zawierać wiele zbędnych elementów. Takie rozwiązanie nie jest więc potrzebne wszystkim przedsiębiorstwom, zwłaszcza małym. Dodatkowo każde przedsiębiorstwo ma własne typy danych, logikę biznesową i wewnętrzny przepływ informacji, co powoduje unikalność obiegu informacji.

Kolejną wadą systemów EDI jest to, że nie zapewniają one synchronizacji danych i jednolitej standaryzacji.¹¹¹ Jeżeli jedno z przedsiębiorstw wprowadzi zmiany w swoim systemie EDI, systemy pozostałych partnerów są jedynie informowane o tych zmianach. Dodatkowo możliwe jest powstawanie różnorodnych baz danych wykorzystywanych przez przedsiębiorstwa w jednym systemie EDI.112 Brak jednolitości powodowany jest również przez różnice w wersjach danego standardu EDI. Aktualizacje standardów EDI są publikowane z reguły w kilkuletnich odstępach. Jednak tylko część przedsiębiorstw aktualizuje swoje systemy zgodnie z nowo wprowadzonymi w standardach EDI zmianami.

Niemałym utrudnieniem jest także nieelastyczny format przesyłanych wiadomości. Standardy EDI są skomplikowane oraz mają ściśle określone limity dotyczące liczby znaków i pozycji ich występowania w danej wiadomości.113 Nawet przy niewielkich błędach przetwarzane dokumenty mogą prowadzić do nieodpowiednich poleceń zakupu, problemów z płatnościami, czy niewłaściwych wysyłek towarów, co ostatecznie przekłada się na opóźnienia i straty finansowe.

Następnym ograniczeniem, w szczególności w kwestii wspólnego planowania, jest sposób komunikacji. Większość systemów EDI działa na zasadzie jednostronnej komunikacji i informacja jest „pchana” (ang. push), to znaczy, że jeżeli jedno przedsiębiorstwo ma otrzymać daną informację, to drugie musi taką informację wysłać. Z tego powodu przedsiębiorstwa mają utrudnione zadanie i nie mogą analizować systemów kooperantów w celu dostosowania swojego działania do potrzeb całego łańcucha dostaw.114

Również czas potrzebny na wdrożenie standardów EDI jest często długi, przez co wykorzystanie standardów jest nieadekwatne do bieżących potrzeb biznesowych.

112 Scheraga D., The New EDI?, “Chain Store Executive with Shopping Center Age” 1999.

113 Sliwa C., XML Poses No Big Threat to EDI, “Computerworld” 1999, vol. 33, no. 17, s. 69.