Gra środkowa

Autor starał się tutaj przybliżyć zasadnicze problemy głównej fazy negocjacji, określić pewne wymagania jakie trzeba postawić negocjatorom oraz zasady których powinno się przestrzegać w tej fazie.

V .l Własna negocjacja kontraktu

Jeśli decydujemy się na prowadzenie negocjacji własnymi siłami powinniśmy być przekonani że podołamy temu zadaniu.

Zadanie takie można powierzyć jedynie osobie, która ma za sobą już praktyczny udział w tego typu rozmowach. Jeżeli wyznaczamy zespół w jego składzie musi być co najmniej jedna osoba z takim doświadczeniem.

Pozostałe osoby mogą brać udział z ograniczonym prawem głosu, co powinna regulować stosowna instrukcja omówiona przez głównego negocjatora. Dobrze jest określić role członków zespołu przydzielając im konkretne zadania. Kierujemy się przy podziale zadań doświadczeniem zawodowym poszczególnych osób.

I tak specjalista od oprogramowania systemowego nie powinien zabierać głosu w sprawach finansowych kontraktu, a sprzętowiec dyskutować cechy funkcjonalne aplikacji. Są to sprawy, o których w ferworze dyskusji często się zapomina i każdy członek zespołu za punkt honoru stawia sobie przedstawienie swojego stanowiska.

Tego błędu nie popełniają doświadczone firmy. Rozdanie ról jest tam dobrze widoczne.

W skład zespołu negocjatorów nie

POLSKIE TOWARZYSTWO IN FORMA TYCZNE-ODDZIAŁ GÓRNOŚLĄSKI

powinny wchodzić osoby nerwowe, zapalczywe, czy też cechujące się gadulstwem.

Brak umiejętności koncentracji w długim okresie również jest przeciwskazaniem.

Niezbędna jest również niezła kondycja fizyczna i zdolność odbywania długotrwałych (i często męczących) podróży.

Bardzo ważna jest znajomość języka, w którym prowadzone będą negocjacje. Dążyć należy do prowadzenia negocjacji w języku własnym lub obcym dla obu stron.

Najczęściej jednak językiem standardowym w kontraktach międzynarodowych jest język angielski.

Negocjacje może prowadzić też wyznaczona osoba (lub zespół) z możliwością konsultacji z swoimi specjalistami. Taki tryb pracy często jednak przedłuża tę fazę negocjacji i stwarza niebezpieczeństwo nieporozumień.

V .l.l. Pierwsze spotkanie

W trakcie pierwszego spotkania zespół negocjacyjny powinien wywrzeć mocne wrażenie lub uśpić czujność drugiej strony.

Zależnie od tak określonego zamiaru powinien być przygotowany scenariusz tego spotkania.

Autor nie zaleca jednak przesadnego ukrywania lub wyolbrzymiania walorów własnego zespołu, gdyż może być to źródłem nieufności w dalszych rozmowach po ujawnieniu rzeczywistej siły stron. Strona negocjująca powinna znać dobrze ofertę drugiej strony, w szczególności mieć już wcześniej przeanalizowane i przedyskutowane rozwiązania, które są przedmiotem oferty.

Wybór miejsca i czasu spotkania powinien być zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami i nie powinien narzucać drugiej stronie nadmiernie uciążliwych warunków. Także meble powinny być wygodne i podkreślć równoprawność stron (Sławny problem okrągłego stołu w rozmowach amerykańsko - wietnamskich w Genewie omal nie przekreślił możliwości porozumienia !)

W trakcie pierwszego spotkania powinna nastąpić obustronna prezentacja zespołów negocjacyjnych, sprawdzenie pełnomocnictw do prowadzenia rozmów, uzgodniony ostatecznie język roboczy oraz miejsce i ew.terminy dalszych spotkań. Jest to również dobry moment na sprecyzowanie reguł, które nie były do tej pory jasno ustalone (n.p. nie wynikały z zapytania ofertowego). Czasem już na tym etapie ustala się prawo, według którego dany kontrakt będzie rozpatrywany.

Może to mieć duże znaczenie w przypadku pojawienia się sporu pomiędzy stronami Dążyć należy do przyjęcia prawa polskiego i własnej jurysdykcji.

W razie jakichkolwiek wątpliwości lepiej jest poprosić o czas na odpowiedź niż pochopnie przyjmować rozwiązania, których dokładnie nie przeanalizowaliśmy.

V.1.2.Analiza merytoryczna ofert (y) Zazwyczaj po fazie ustaleń wstępnych następuje faza, w której ocenia się walory negocjacyjnego jest niezmiernie pożyteczne i pozwoli na wyrobienie sobie głębszego poglądu na przedmiot kontraktu. Często tę fazę kończy się przygotowaniem tzw. Listu Intencyjnego. Dokument ten precyzuje wolę doprowadzenia do fazy ostatecznej jaką jest zawarcie kontraktu. Nie ma on jednak charakteru obligatoryjnego dla wszystkich stron.

Przygotowanie i przekazanie Listu Intencyjnego powinno być czynnością starannie przemyślaną. Nie należy Listu Intencyjnego wręczać zbyt szybko i

POLSKIE TOWARZYSTWO INFORMATYCZNE-ODDZIAŁ GÓRNOŚLĄSKI

pochopnie, zwłaszcza gdy przebieg testów i negocjacji raczej nie wskazuje na wybór danej firmy.

V.1.3.Negocjacja kontraktu

Po pomyślnym zakończeniu testów kw alifikacyjnych, odbyciu wizyt referencyjnych nadchodzi czas na sformułowanie kontraktu. które mają rozstrzygać ew. spory. Autor może tu powtórzyć wcześniejsze zalecenia:

- kontrakt w języku polskim

- prawo polskie lub neutralne (najlepiej niemieckie lub austriackie)

- jurysdykcja polskich sądów arbitrażowych lub powszechnych

Wystrzegać należy się przyjmowania prawa angielskiego i sądów angielskich, gdyż są one oparte o zawiłą procedurę precedensową.

Przedmiotem oceny i negocjacji powinny być:

- proponowane terminy poszczególnych etapów (lepiej przyjmować krótkie, łatwo weryfikowalne etapy niż godzić się na kontrakt jednoetapowy)

- kryteria akceptacyjne etapów i całości kontraktu. Precyzyjne ich zdefiniowanie umożliwi w przyszłości egzekwowanie własnych wymagań

- cena kontraktu. Powinno żądać się p r z e d s t a w i e n i a k a l k u l a c j i przedwykonawczej na poszczególne elementy systemu. Utrudni to drugiej stronie nadmierne windowanie cen.

Kontrakt powinien przewidywać ustalenie ceny ostatecznej po zakończeniu prac zaakceptowanych odpowiednimi testami.

Spotyka się często ustalenie sztywnej ceny

kontraktu, ale praktyka dowodzi, że zazwyczaj obraca się to na niekorzyść beneficjenta.

- warunki płatności. Bardzo istotny punkt kontraktu, zwłaszcza jeśli kontrakt ma być finansowany środkami obcymi, n.p.

kredytem bankowym. Określenie transz płatności powinno korelować z uzgodnionymi transzami kredytu bankowego, bądź też pokrywać z przewidywaną dyspozycją środków własnych przeznaczonych na rozwój.

Często pokutuje przekonanie o celowości odsuwania płatności na odleglejsze terminy. Nie zawsze tak być musi.

Przewidywane zwiększenie obciążenia firmy w późniejszym okresie powinno być wskazaniem do wcześniejszego regulowania należności.

- zabezpieczenia prawne i finansowe.

Dobrze skonstruowany kontrakt powinien przewidywać możliwość wycofania się z kontraktu w wypadku niespełnienia w określonym czasie założonych etapów wraz z odpowiednią refundacją wyłożonych środków. Dodatkową gwarancją prawidłowego biegu kontraktu może być złożenie określonego depozytu przez wykonawcę kontraktu na rachunku bankowym, bądź wystawienie weksla, który może być zrealizowany w określonych okolicznościach. Trzeba jednak powiedzieć wyraźnie, że tak silne

zabezpieczenie może być zrealizowane jedynie przez znaczącego i potężnego beneficjenta kontraktu. Takim zabezpieczeniem są asekurowane niektóre kontrakty rządowe.

- zabezpieczenia techniczne. Prawidłowe zabezpieczenie techniczne dotyczy przede wszyskim oprogramowania. Kontrakt powinien obligować oferenta do złożenia w depozycie (obustronnie uzgodnionym) źródeł programów i zapewnić ich aktualizację. Również dokumentacja projektowa powinna być objęta taką

POLSKIE TOWARZYSTWO IN FORMA TYCZNE-ODDZIAŁ GÓRNOŚLĄSKI

klauzulą. Kontrakt powinien precyzować s p o só b wykonyw ania obsługi oprogramowania i sposób rozliczania jej kosztów. Istotne elementy zabezpieczenia technicznego powinny być ustalone i przedstawione przez specjalistów z tej dziedziny i biorących udział w negocjacjach.

uzyskanie rabatu. Ponieważ każda oferta zawiera w sobie margines cenowy (nieraz znaczny) należy dążyć do jego maksymalnego obniżenia. Uzyskać to można poprzez podkreślenie w rozmowach cech szczególnych kontraktu, takich jak jego wielkość, czas trwania, pionierską rolę na rynku. Zwłaszcza pierwszy kontrakt z daną firmą daje dobre podstawy do żadania dużego upustu.

W arto tu przypomnieć, że dawniej Centrale Handlu Zagranicznego stawiały warunek uzyskania rabatu jako obligatoryjny do możliwości podpisania kontraktu. Warto podkreślić rolę Komitetu Sterującego w kontroli przebiegu negocjacji i określaniu wytycznych do ich prowadzenia. Komitet Sterujący powinien czuwać już na tym etapie nad prawidłowym kształtem przyszłego kontraktu. Jeśli nie powołano komitetu Sterującego rolę nadzoru powinien pełnić w yznaczony członek ścisłego kierownictwa danej jednostki. Kształt kontraktu krystalizuje się zwykle w trakcie wielu spotkań roboczych. Ustalenia z tych spotkań powinny być rejestrowane w formie pisemnej i po obustronnej akceptacji przedstawiane w formie ra p o rtó w w łaściw em u ciału nadzorującemu. Notowanie ustaleń jest bardzo ważne, zwłaszcza gdy negocjacje toczą się w jeżyku obcym.

W tej fazie negocjacji należy dokładnie rejestrować wszelkie niezgodności ,aby nie wróciły niespodziewanie przed samym podpisaniem kontraktu.

Spośród znanych technik negocjacyjnych zdecydowanie właściwą jest przy negocjacji nowego kontraktu technika kooperatywna.

Pozwala ona wykorzystać mechanizmy pozytywne porozumienia i współpracy.

Oczywiście ma ona swoje ograniczenia. W sytuacjach gdzie trudno znaleźć porozumienie lepiej jest zawiesić na pewien czas rozmowy niż próbować forsować swoje stanowisko.

Dobrym rozwiązaniem może być zintensyfikowanie rozmów z inną firmą.

Będzie to sygnałem, że rozmowy dotychczasowe nie w pełni nas satysfakcjonują i poszukujemy innego rozwiązania. Nie należy jednak z tego rozwiązania korzystać pochopnie, gdyż może ono zepsuć dotychczasowe pozytywne rezultaty, zwłaszcza gdy już udało się uzyskać ponadstandardowe korzyści.

Autor zachęca do studiowania nielicznej wprawdzie, ale dostępnej na rynku polskim literatury w zakresie technik socjologicznych stosowanych w negocjacjach. Godne zalecenia jest również uczestnictwo w organizowanych też w Polsce treningach w zakresie prowadzenia negocjacji.

W prowadzeniu negocjacji obowiązują pewne zasady których nie wolno łamać. proporcjonalnego do dotychczasowych doświadczeń z tą firmą

- nieuleganie emocjom

- wyważonej skromności (odnosi się do osób prowadzących rozmowy)

- szacunku dla partnera

Mimo oczywistości tych zasad autorowi znane są przypadki ich brutalnego łamania, nawet przez doświadczonych negocjatorów.

Ostatecznie wynegocjowany kształt

POLSKIE TOWARZYSTWO IN FORM A TYCZNE-ODDZIAŁ GÓRNOŚLĄSKI

kontraktu powinien zostać zaparafowany przez obie strony i przedstawiony do akceptacji właściwemu ciału.

V.1.4. Kontrakt negocjowany przez obcą firmę

Podstawowe zalecenia w wypadku prowadzenia negocjacji przez inną firmę (n.p.

konsultingową) ograniczają się do:

- precyzyjnego określenia celu negocjacji wraz z ramowym określeniem parametrów kontraktu (cena, etapy, zasady rozliczania) - zastrzeżenia prawa udziału własnego w

negocjacjach

- określenia zasad uzgadniania stanowisk z wynajętą firmą

- określeniem warunków ekstremalnych (na co nie wolno się zgodzić w żadnym przypadku)

Tak prowadzone negocjacje również powinny podlegać okresowej kontroli Komitetu Sterującego.