Działalnos´c´ kancelarii na ziemiach polskich w XIX i XX w. jest gło´wnie przedmiotem zainteresowan´ archiwisto´w. Szczego´lnie sporo opracowan´ ukazało sie˛
na temat kancelarii polskiej i pruskiej działaja˛cych w XIX w. Znacznie mniejszym zainteresowaniem cieszyły sie˛ kancelaria rosyjska i austriacka1.
Nieco lepiej przedstawia sie˛ stan badan´ nad polska˛ kancelaria˛ okresu mie˛dzy-wojennego2oraz nad kancelaria˛ wspo´łczesna˛. Wprawdzie ta ostatnia nie doczekała sie˛ dotychczas pełnego opracowania, jednakz˙e wiele problemo´w, kto´re winny wejs´c´
w jej zakres, jest przedmiotem ro´z˙nych artykuło´w publikowanych gło´wnie na łamach
„Archeionu”. Sa˛ to w wie˛kszos´ci przypadko´w artykuły pos´wie˛cone problemom narastaja˛cego zasobu archiwalnego. Wiele innych tego typu publikacji dotyczy bezpos´rednio kancelarii; ich przedmiotem sa˛ zwłaszcza wykazy akt, ale nie tylko.
Ro´wniez˙ narastanie akt w s´wietle obowia˛zuja˛cych przepiso´w kancelaryjnych było przedmiotem badan´3. Rola zas´ kancelarii w procesie aktotwo´rczym została omo´wiona
1M.in. prace i artykuły W. Rostockiego, Kancelaryjna postac´ pisma w aktach spraw urze˛do´w administracji pan´stwowej w Ksie˛stwie Warszawskim i Kro´lestwie Polskim, „Archeion”, t. 31, 1959, s. 87–104; tenz˙e, Organizacja kancelarii urze˛do´w administracji pan´stwowej jako czynnika aktotwo´rczego za Ksie˛stwa Warszawskiego [w:] Ksie˛ga pamia˛tkowa 150-lecia Archiwum Gło´wnego Akt Dawnych w Warszawie, Warszawa 1958, s. 317–350; tenz˙e, Kancelaria i dokumentacja aktowa urze˛do´w administracji w Ksie˛stwie Warszawskim i Kro´lestwie Polskim do 1867 r., Wrocław 1964, ss. 117. Pruska kancelaria została omo´wiona m.in. w artykułach I. Radtke, Metody opracowywania akt popruskich, „Archeion”, t. 56, 1973, s. 7–28; tejz˙e, Akta spraw w systemie kancelarii pruskiej, „Archeion”, t. 78, 1984, s. 163–192;
M. Stelmach, Kancelaria pruskich urze˛do´w administracji pan´stwowej na przykładzie rejencji w latach 1808–1945, Szczecin 1981, s. 276. Kancelaria˛ rosyjska˛ zajmowały sie˛ m.in. F. Ramotowska, Uwagi o ksie˛gach kancelaryjnych i archiwalnych urze˛do´w polskich i rosyjskich XIX wieku, „Studia Z´ro´dłoznawcze”, t. 21, 1977, s. 63–67; A. Nikiforuk, Kancelaria Rza˛du Gubernialnego Łomz˙yn´skiego z lat 1867–1918,
„Archeion”, t. 78, 1984, s. 193–208; taz˙, Kancelaria Gubernatora Łomz˙yn´skiego z lat 1867–1918. Funkcje i procesy aktotwo´rcze, „Archeion”, t. 84, 1988, s. 37–50. Najpełniejsze opracowanie kancelarii austriackiej nadal w artykule K. Konarskiego, Podstawowe zasady archiwistyki, „Archeion”, t. 19–20, 1951, s. 33–36.
2H. Robo´tka, Kancelaria urze˛do´w administracji pan´stwowej II Rzeczypospolitej, Torun´ 1993, ss.
197 plus zała˛czniki; taz˙, Archiwa pan´stwowe i reforma biurowos´ci w Polsce mie˛dzywojennej, „Archeion”, t. 93, 1994, s. 83–94.
3M.in. I. Koberdowa, Problemy zabezpieczania i kształtowania zasobo´w archiwalnych, „Archeion”, t. 56, 1971, s. 25–31, ibid., Z. Krupska, M. Tarakanowska, Problemy kształtowania narastaja˛cego zasobu
w ramach skryptu dla korespondencyjnego kursu archiwalnego4. Przedstawiono w nim sposoby narastania akt we wspo´łczes´nie działaja˛cych zakładach pracy, gło´wnie w celach instruktaz˙owych dla archiwisto´w zatrudnionych w archiwach zakładowych.
Wymienione artykuły i wiele innych, tu nie wspomnianych, nie wyczerpuja˛
wszystkich zagadnien´ zwia˛zanych z systemem kancelaryjnym stosowanym przez wspo´łczesnych two´rco´w zespoło´w akt, kto´rych materiały kwalifikuja˛ sie˛ do przechowywania w archiwach pan´stwowych. Od sprawnos´ci tego systemu, tj. od włas´ciwej organizacji kancelarii i innych komo´rek organizacyjnych urze˛do´w administracji pan´stwowej, kto´re przeje˛ły w XX w. cze˛s´c´ jej dawnych funkcji, zalez˙y stan zachowania i stan fizyczny wspo´łczes´nie narastaja˛cych akt. Totez˙ temat ten be˛dzie aktualny dopo´ty, dopo´ki nie poprawi sie˛ stan wspo´łczes´nie narastaja˛cych zespoło´w akt.
Termin „kancelaria” został uz˙yty w niniejszym artykule umownie. W XIX w.
nie odgrywała ona bowiem w procesie narastania dokumentacji aktowej takiej roli, jak w okresie feudalnym. W systemie kancelarii pruskiej ro´wnie waz˙na˛ role˛ obok kancelarii pełniła registratura5. Ro´wniez˙ obecnie, w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, obok kancelarii w procesie aktotwo´rczym uczestniczy archiwum zakładowe, kto´re przeje˛ło cze˛s´c´ funkcji dawnych registratoro´w.
Jako kancelarie˛ bowiem, zgodnie z definicja˛ w Polskim słowniku archiwalnym, nalez˙y rozumiec´ wszystkie komo´rki organizacyjne jednostki, kto´re wspo´łuczestnicza˛
w procesie narastania akt6. Sa˛ one odpowiedzialne zaro´wno za stan fizyczny, jak i stan zachowania wspo´łczes´nie narastaja˛cych zespoło´w akt. W skład tych materiało´w, zgodnie z poje˛ciem wspo´łczesnego zespołu archiwalnego, winny wejs´c´ wszystkie rodzaje dokumentacji powstałe lub zgromadzone w trakcie wykonywania przez two´rce˛ zespołu swych kompetencji. Obok akt nalez˙a˛ do zespoło´w archiwalnych mapy i plany, dokumentacja techniczna, fotografie, filmy, nagrania i inne materiały7.
Historyczne uwarunkowania wspo´łczesnego systemu kancelaryjnego Zasady, według kto´rych we wspo´łczesnych jednostkach organizacyjnych (tzw.
administracji pan´stwowej bezpos´redniej i pos´redniej) powstaje dokumentacja aktowa, wykształciły sie˛ juz˙ w okresie mie˛dzywojennym. Tych ostatnich jednak nie moz˙na zrozumiec´ bez przedstawienia na tle zmian, jakie w poro´wnaniu z okresem feudalnym
aktowego w Polsce Ludowej, s. 51–61; M. Motas, Kształtowanie pan´stwowego zasobu, „Archeion”, t. 61, 1974, s. 55; I. Radtke, Kształtowanie sie˛ zespoło´w akt w archiwach zakładowych, „Archeion”, t. 72, 1981, s. 17–34; T. Manteuffel, Wykaz akt w kancelarii urze˛du, „Archeion”, t. 19–20, 1951, s. 178–193;
I. Radtke, Jednolity rzeczowy wykaz akt, „Archeion”, t. 44, 1966, s. 31–49; A. Muszyn´ski, Rola wykazu akt w kształtowaniu zasobu archiwalnego, „Archeion”, t. 60, 1974, s. 23–40; I. Radtke, Narastanie zespoło´w akt w s´wietle obowia˛zuja˛cych przepiso´w kancelaryjnych, „Archeion”, t. 48, 1968, s. 7–24.
4I. Radtke, Organizacja pracy kancelaryjnej [w:] Archiwistyka praktyczna, Poznan´ 1986, Zakład Doskonalenia Zawodowego w Poznaniu — Os´rodek Szkolenia Archiwisto´w Zakładowych, s. 26–63.
5I. Radtke, Metody opracowywania akt popruskich…, op.cit., s. 9.
6Polski słownik archiwalny, Warszawa 1974, s. 40.
7I. Radtke, Poje˛cie zespołu w praktyce archiwalnej, „Archeion”, t. 56, 1971, s. 89–109.
KANCELARIA WSPO´ŁCZESNA 29
wysta˛piły w narastaniu akt od pocza˛tku XIX w. Wraz z wprowadzeniem na pocza˛tku XIX w. nowoz˙ytnej organizacji administracji, zmienił sie˛ sposo´b narastania akt w urze˛dach i instytucjach. Feudalna˛ ksie˛ge˛ wpisu (ksie˛ga kancelaryjna) zasta˛piły tzw. akta spraw, kto´re dały nazwe˛ systemowi. W urze˛dach i instytucjach w miejsce jednej lub kilku ksia˛g powstała znaczna liczba teczek akt, w kto´rych ła˛czono akta spraw jednorodnych lub pokrewnych8. Zakładanie zas´ teczek akt (w kancelarii polskiej i pruskiej) ułatwił plan registratury — wykaz akt, tj. rzeczowy podział akt zgodnie z zakresem kompetencji danego urze˛du lub instytucji.
Dalsza˛ pomoca˛ kancelaryjna˛ był dziennik podawczy — dziennik kancelaryjny, kto´ry nadał nazwe˛ temu systemowi. Jego cecha˛ charakterystyczna˛ było to, iz˙ wcia˛gano do niego wszystkie pisma wpływaja˛ce i wychodza˛ce z zakładu pracy. W duz˙ych urze˛dach nieraz kilkakrotnie rejestrowano pisma, i to w kancelarii gło´wnej i kan-celariach (registraturach) wydziałowych, a nierzadko takz˙e oddziałowych. Dziennik podawczy nie miał jednak w systemie akt spraw wpływu na ła˛czenie pism w obre˛bie spraw i prowadzenie teczek akt.
Jedna˛ z najwaz˙niejszych cech tego systemu był fakt, z˙e w trakcie załatwiania spraw oddzielano tzw. czynnos´ci merytoryczne (załatwienie spraw pod wzgle˛dem rzeczowym) od formalnych (prowadzenie teczek spraw). Te pierwsze załatwiali referenci (urze˛dnicy merytoryczni); drugie zas´ personel specjalny: czuwał on nad obiegiem pism, wygotowywał czystopisy, a po załatwieniu sprawy wszywał je do teczek akt (poszyto´w) prowadzonych zgodnie z planem registratury.
Efektem pracy tej ostatniej grupy pracowniko´w kancelaryjno-registraturalnych były poszyty akt. Ła˛czono w nich nie tylko pisma obrazuja˛ce merytoryczny przebieg załatwienia spraw, ale takz˙e ro´z˙ne notatki kancelaryjno-registraturalne. Były to m.in. potwierdzenia dore˛czen´ pism, decyzje o koniecznos´ci przedłoz˙enia referentom akt sprawy w okres´lonym czasie, ponaglenia itp.
W kon´cu XIX w. system ten sie˛ zdegenerował. Utrzymywanie zas´ bardzo rozbudowanego personelu kancelaryjno-registraturalnego, nie zwia˛zanego z merytorycz-nym załatwieniem spraw, podraz˙ało bardzo koszty administracji, jak tez˙ przecia˛gało czas załatwiania. I dlatego od kon´ca XIX w. zacze˛to da˛z˙yc´ do uproszczenia tego systemu9. Urze˛dy polskiej administracji pan´stwowej oraz organy samorza˛du terytorialnego przyje˛ły w latach dwudziestych (po odzyskaniu niepodległos´ci) systemy kancelaryjne stosowane w byłych urze˛dach rosyjskich, pruskich i austriackich. Na szczeblu centralnym zas´ istniały wpływy wszystkich wymienionych kancelarii10. Najbardziej poste˛powy system pruski wywarł duz˙y wpływ na teoretyko´w biurowos´ci, kto´rzy juz˙
w latach dwudziestych podje˛li trud opracowania dla całego kraju nowych przepiso´w kancelaryjnych. Efektem ich prac była Uchwała Rady Ministro´w z 24 VIII 1931 r.,
8I. Radtke, Akta spraw w systemie…, op.cit., s. 166.
9G. Enders, Archivverwaltungslehre, Berlin 1962, s. 48–56. Owocem działaja˛cej w Polsce komisji do spraw reformy były przepisy kancelaryjne z 1931 r.
10S´ladem wpływu kancelarii austriackiej na system kancelaryjny stosowany w urze˛dach centralnych jest m.in. inwentarz akt Prezydium Rady Ministro´w z okresu mie˛dzywojennego, przechowywany w AAN.
Zob. takz˙e H. Robo´tka, Kancelaria urze˛do´w…, op.cit.
30 IRENA RADTKE
wprowadzaja˛ca nowe przepisy do urze˛do´w administracji pan´stwowej na terenie całego kraju11. W s´lad za nimi w grudniu tego samego roku ukazała sie˛ instrukcja o prowadzeniu składnicy akt, kto´ra regulowała cały tok poste˛powania z aktami po zamknie˛ciu ich przez referento´w12. Najwaz˙niejszym jednak novum tych przepiso´w w skali europejskiej był postulat dzielenia wytworzonych akt na kategorie archiwalne.
Warto podkres´lic´, z˙e opracowanie tych przepiso´w odbyło sie˛ przy duz˙ym udziale pan´stwowej słuz˙by archiwalnej.
Nowe przepisy wprowadzono w z˙ycie z ogromnymi oporami, wpierw w urze˛dach administracji pan´stwowej centralnej i terenowej, a nieco po´z´niej samorza˛dowej13. Najwaz˙niejsza˛ cecha˛ nowego systemu, zwanego bezdziennikowym, było to, z˙e zostały w nim zlikwidowane klasyczne registratury. Funkcje dawnych registratoro´w, kto´rzy czuwali nad obiegiem pism i prowadzili teczki spraw po ich załatwieniu, zostały podzielone pomie˛dzy referento´w i składnice˛ akt — jako cze˛s´c´ składowa˛
kancelarii. Referenci bowiem, kto´rzy w dawnym systemie załatwiali sprawe˛ tylko pod wzgle˛dem merytorycznym, wedle nowych przepiso´w mieli ro´wniez˙ prowadzic´
teczki załatwianych spraw. Do ła˛czenia akt w trakcie ich załatwiania wprowadzono tzw. urza˛dzenia kancelaryjne — skoroszyty i segregatory. Dawny zas´ dziennik podawczy zasta˛piły spisy spraw prowadzone przez referento´w dla poszczego´lnych teczek akt. Ła˛czenie pism w sprawy i prowadzenie teczek spraw odbywało sie˛ na podstawie wykazo´w akt. Opracowane jeszcze w latach trzydziestych wykazy akt, gło´wnie dla starostw powiatowych, były oparte na strukturze organizacyjnej urze˛do´w, a juz˙ w kon´cu lat trzydziestych niekto´re z nich uzyskały kwalifikacje˛ archiwalna˛ akt14. Zgodnie z wymieniona˛ instrukcja˛ z kon´ca 1931 r., kwalifikacja akt wytworzonych w komo´rkach organizacyjnych urze˛do´w administracji pan´stwowej do kategorii archiwalnych miała sie˛ odbywac´ w składnicach akt. Do ich obowia˛zko´w nalez˙ało ro´wniez˙ porza˛dkowanie akt o wartos´ci trwałej przed przekazaniem do archiwum pan´stwowego.
Przepisy reguluja˛ce tok narastania akt po 1945 r.
Przepisy z 24 VIII 1931 r., wprowadzaja˛ce bezdziennikowy system kancelaryjny, obowia˛zywały ro´wniez˙ w urze˛dach administracji pan´stwowej po II wojnie s´wiatowej.
Postulował to oko´lnik prezesa Rady Ministro´w z 5 II 1948 r.15 Totez˙ zaro´wno urze˛dy centralnej administracji pan´stwowej, jak i terenowej oraz inne instytucje
11K. Radczuk, Dokumentacja w zakładach pracy, przepisy kancelaryjne i archiwalne, Warszawa 1970, s. 15–18; H. Robo´tka, Archiwa pan´stwowe i reforma biurowos´ci…, op.cit., s. 83–94.
12„Monitor Polski”, 4 I 1932, Uchwała Rady Ministro´w z 2 XII 1931 r. o przechowywaniu akt w administracji publicznej.
13Por. szerzej: H. Robo´tka, Kancelaria urze˛do´w…, op.cit., s. 112–115, 182–184.
14M.in. juz˙ w kon´cu lat trzydziestych Urza˛d Wojewo´dzki Poznan´ski opracował wykazy akt dla starostw powiatowych obejmuja˛ce archiwalna˛ kwalifikacje˛ narastaja˛cych teczek akt. Akta luz´ne Urze˛du Wojewo´dzkiego Poznan´skiego w zbiorze akt dotycza˛cym organizacji kancelarii w AP w Poznaniu.
15K. Radczuk, Dokumentacja w zakładzie pracy…, op.cit., s. 18 — przedruk instrukcji dla ministerstw w publikacji: S. Sierpowski, D. Matelski, Dzieje archiwistyki polskiej. Wybo´r z´ro´deł, Poznan´ 1988, s. 89–116.
KANCELARIA WSPO´ŁCZESNA 31
i przedsie˛biorstwa pan´stwowe, opracowuja˛c instrukcje kancelaryjne, wzorowały sie˛
na przepisach z 1931 r., i to zaro´wno odnos´nie do narastania akt w komo´rkach organizacyjnych urze˛do´w, jak i co do poste˛powania z nimi po ich zamknie˛ciu.
Juz˙ na pocza˛tku lat pie˛c´dziesia˛tych — po ukazaniu sie˛ dekretu o archiwach pan´stwowych z 30 III 1951 r.16i nałoz˙eniu na pan´stwowa˛słuz˙be˛ archiwalna˛obowia˛zku nadzoru nad składnicami akt, a takz˙e wydawania zgody na brakowanie materiało´w bez wartos´ci historycznej — pan´stwowa słuz˙ba archiwalna zacze˛ła uczestniczyc´
w opracowywaniu wymienionych norm kancelaryjnych. Pocza˛tkowo ograniczano sie˛
gło´wnie do opiniowania instrukcji w sprawie prowadzenia składnic akt. Podstawy prawne do opiniowania instrukcji kancelaryjnych i wykazo´w akt dało dopiero Zarza˛dzenie ministra szkolnictwa wyz˙szego z dnia 9 IV 1963 r. w sprawie podziału materiało´w archiwalnych na kategorie i ustalania termino´w ich przechowywania, zawieraja˛ce przykładowy wykaz akt typowych17. W s´lad za tym zarza˛dzeniem naczelny dyrektor archiwo´w pan´stwowych wydał 14 III 1967 r. pismo oko´lne w sprawie uzgadniania przepiso´w kancelaryjnych i archiwalnych z pan´stwowa˛słuz˙ba˛archiwalna˛18. Obowia˛zek uzgadniania przepiso´w kancelaryjnych z pan´stwowa˛ słuz˙ba˛ archiwalna˛
został utrzymany na mocy obowia˛zuja˛cej obecnie Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 VII 1983 r. i wydanego na jej podstawie Rozporza˛dzenia ministra nauki, szkolnictwa wyz˙szego i techniki z 25 VII 1984 r.19Zgodnie z cytowana˛
ustawa˛ i dalszymi uzupełniaja˛cymi ja˛ aktami prawnymi jednostka administracji pan´stwowej winna posługiwac´ sie˛ instrukcja˛ kancelaryjna˛, wykazem akt i instrukcja˛
w sprawie prowadzenia archiwum zakładowego.
Opiniuja˛c instrukcje kancelaryjne, pan´stwowa słuz˙ba archiwalna zwraca uwage˛
na te ich cze˛s´ci, kto´re reguluja˛ tok narastania dokumentacji aktowej i opieke˛ nad nia˛, az˙ do chwili przekazania jej do archiwum zakładowego. Chodzi bowiem gło´wnie o zabezpieczenie powstaja˛cej dokumentacji, kto´ra winna obrazowac´ przebieg załatwiania spraw wchodza˛cych w zakres działalnos´ci zakłado´w pracy20.
Istotna˛ role˛ odgrywa wykaz akt. Zgodnie z zarza˛dzeniem ministra szkolnictwa wyz˙szego i techniki z 1963 r., winien to byc´ wykaz akt rzeczowy, tzw. jednolity, o dziesie˛tnym sposobie sygnowania. Powinien ro´wniez˙ posiadac´ kwalifikacje˛
archiwalna˛ wyszczego´lnionych w nim teczek akt.
Jednolite wykazy akt o dziesie˛tnym sposobie sygnowania zasta˛piły dawniej stosowane strukturalne wykazy akt. Te ostatnie charakteryzowały sie˛ tym, iz˙ posiadały tyle grup rzeczowych, na ile komo´rek organizacyjnych dzielił sie˛ dany zakład
16K. Radczuk, Dokumentacja w zakładzie pracy…, op.cit., s. 9.
17Ibid., s. 18.
18Ibid., s. 41.
19J. Go´ral, Przepisy o archiwach i działalnos´ci archiwalnej, Warszawa 1985, s. 11–28. Por. instrukcje˛
kancelaryjna˛ dla urze˛do´w terenowych organo´w administracji pan´stwowej z 7 IV 1987 r. i naste˛pna˛
instrukcje˛ dla tych samych urze˛do´w, wprowadzona˛ Zarza˛dzeniem nr 15 ministra–szefa Urze˛du Rady Ministro´w z 19 VII 1990 r.
20Natomiast pan´stwowa słuz˙ba archiwalna nie ingeruje w te sprawy, kto´re nie maja˛ wpływu na proces aktotwo´rczy. Zdania archiwisto´w, zwłaszcza starszego pokolenia, były na ten temat podzielone.
32 IRENA RADTKE
pracy21. Opracowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt ułatwia obecnie wykaz akt typowych stanowia˛cy zała˛cznik do Rozporza˛dzenia ministra nauki, szkolnictwa wyz˙szego i techniki z 25 VII 1984 r.22
Wykaz ten obejmuje jednakz˙e tylko cztery grupy akt typowych wyste˛puja˛ce we wszystkich zakładach pracy. Jest to dokumentacja aktowa zwia˛zana z zarza˛dzaniem, kadrami, s´rodkami rzeczowymi (inwestycjami) i finansami; została ona oznaczona symbolami od 1–3. Dla akt tres´ci specyficznej, wyste˛puja˛cych w jednostkach organizacyjnych, przewidzianych jest dalszych szes´c´ grup rzeczowych, oznaczonych symbolami od 4–9.
Na podstawie tego wykazu jednostki centralne opracowywały w minionych latach jednolite rzeczowe wykazy akt dla własnych potrzeb i jednostek podległych.
Nalez˙a˛ do nich: jednolity rzeczowy wykaz akt dla urze˛do´w terenowych organo´w administracji pan´stwowej, opracowany w 1975 r. przez ministra administracji, gospodarki terenowej i ochrony s´rodowiska, oraz jednolity rzeczowy wykaz akt dla tych samych jednostek pan´stwowej administracji wprowadzony w z˙ycie Zarza˛dzeniem ministra–szefa Urze˛du Rady Ministro´w 22 XII 1990 r.23
Jednolite rzeczowe wykazy akt sa˛ lepsze od wykazo´w strukturalnych, gdyz˙ nie wymagaja˛ przebudowy w przypadku zmian w strukturze organizacyjnej two´rco´w zespoło´w akt. W przypadku zas´ poszerzenia sie˛ zakresu ich kompetencji moz˙na je z łatwos´cia˛ poszerzyc´; moz˙liwos´ci takie stwarza bowiem dziesie˛tny system podziału dokumentacji aktowej.
Jednakz˙e trzeba tu podkres´lic´, z˙e wprowadzanie tych wykazo´w w z˙ycie napotykało przez wiele lat na duz˙e opory w wielu jednostkach organizacyjnych, nie wyła˛czaja˛c urze˛do´w administracji pan´stwowej. Wynikały one nie tyle z trudnos´ci przy ich opracowywaniu, co z ich wprowadzenia do praktyki biurowej.
Ostatnia˛ z norm reguluja˛cych tok narastania akt jest instrukcja w sprawie prowadzenia archiwum zakładowego, zwanego dawniej składnica˛ akt, traktowana˛
w przepisach kancelaryjnych z 1931 r. jako cze˛s´c´ składowa kancelarii. Totez˙ w celu włas´ciwego zabezpieczenia akt wytworzonych w komo´rkach organizacyjnych zakłado´w pracy winny one dysponowac´ ro´wniez˙ odpowiednimi instrukcjami w tym zakresie.
Prace nad opiniowaniem tych ostatnich przepiso´w w Polsce Ludowej wyprzedziły prace nad uzgadnianiem instrukcji kancelaryjnych i wykazo´w akt. Podstawa˛ do opracowywania instrukcji w sprawie prowadzenia archiwo´w zakładowych stała sie˛
instrukcja z grudnia 1931 r., a naste˛pnie wzorcowa instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnic akt zwanych archiwami zakładowymi, przygotowana przez Naczelna˛ Dyrekcje˛ Archiwo´w Pan´stwowych24. Do ich gło´wnych zadan´
21I. Radtke, Jednolite rzeczowe wykazy akt…, op.cit., s. 32.
22J. Go´ral, Przepisy o archiwach…, op.cit., s. 51–80.
23Egzemplarze tych wykazo´w w posiadaniu archiwo´w. Pierwszy z nich został wprowadzony w z˙ycie Rozporza˛dzeniem ministra nr 36 z 12 XII 1975 r., drugi stanowi Zała˛cznik nr 32 ministra–szefa URM z 22 XII 1990 r.
24K. Radczuk, Dokumentacja w zakładzie pracy…, op.cit., s. 101.
KANCELARIA WSPO´ŁCZESNA 33
w procesie aktotwo´rczym nalez˙y przejmowanie z komo´rek organizacyjnych zakłado´w pracy akt niepotrzebnych do urze˛dowania w stanie uporza˛dkowanym i przekazywanie tych akt do archiwo´w pan´stwowych zgodnie z obowia˛zuja˛cymi przepisami. Rozporza˛dzenie o pan´stwowym zasobie archiwalnym z 1957 r.
wyznaczało 10 lat przechowywania w składnicach akt materiało´w archiwalnych wytworzonych przez urze˛dy i inne zakłady pracy szczebla wojewo´dzkiego i powiatowego oraz 15 przez jednostki administracji pan´stwowej szczebla centralnego25. Terminy te zostały anulowane przez nowe cytowane przepisy z 1984 r., ustalaja˛ce 25 lat przechowywania dokumentacji archiwalnej w archiwach zakładowych26.
Rola wymienionych norm kancelaryjnych jest duz˙a. Winny one gwarantowac´
we wszystkich tych jednostkach organizacyjnych, kto´re je posiadaja˛, włas´ciwy sposo´b narastania dokumentacji aktowej w komo´rkach organizacyjnych i tryb jej przekazywania przez archiwa zakładowe do archiwo´w pan´stwowych. W praktyce jednak jest inaczej.
Proces narastania akt w jednostkach organizacyjnych Komo´rki organizacyjne zakłado´w pracy
Sposo´b narastania akt w komo´rkach organizacyjnych zakłado´w pracy okres´lony w przytoczonych przepisach nie jest identyczny we wszystkich jednostkach organizacyjnych działaja˛cych na terenie kraju, chociaz˙ instrukcje kancelaryjne uzgodnione z pan´stwowa˛ słuz˙ba˛ archiwalna˛ niewiele sie˛ mie˛dzy soba˛ ro´z˙nia˛. Zalez˙y on bowiem od wielkos´ci i struktury organizacyjnej zakłado´w pracy oraz od zakresu ich działania. Nie bez znaczenia jest takz˙e wykształcenie pracowniko´w, kto´rzy biora˛ udział w procesie aktotwo´rczym, a takz˙e ich obowia˛zkowos´c´, a przede wszystkim znajomos´c´ przepiso´w kancelaryjnych i budowy wykazu akt. Totez˙ pomie˛dzy jednostkami tzw. pan´stwowej słuz˙by pos´redniej i bezpos´redniej ro´z˙nych szczebli wyste˛puja˛ znaczne ro´z˙nice. W niniejszym opracowaniu nie sposo´b tu zasygnalizowac´
wszystkich ro´z˙nic. Nie jest to ro´wniez˙ potrzebne. Chodzi bowiem jedynie o zwro´cenie uwagi na te ogniwa procesu aktotwo´rczego, kto´re decyduja˛ o rodzajach wspo´łczes´nie wytwarzanej dokumentacji, jej wygla˛dzie, stanie zachowania (kompletnos´ci) itp., od chwili wpłynie˛cia do jednostki organizacyjnej pisma (wpływu) wszczynaja˛cego sprawe˛ az˙ do czasu przekazania uformowanej (w komo´rkach organizacyjnych) teczki akt do archiwum pan´stwowego. W procesie aktotwo´rczym niebagatelna˛ role˛
odgrywa takz˙e archiwum zakładowe (składnica akt), kto´re przeje˛ło cze˛s´c´ funkcji dawnych registratur. Totez˙ w niniejszym artykule nie moz˙e byc´ pominie˛ta jego rola w tym zakresie.
25Ibid., s. 12.
26J. Go´ral, Przepisy o archiwach…, op.cit., s. 45. Por. takz˙e Instrukcje˛ w sprawie organizacji i zakresu działania archiwo´w zakładowych nr 7 ministra–szefa Urze˛du Rady Ministro´w z 13 III 1991 r. w urze˛dach terenowych organo´w rza˛dowej administracji ogo´lnej.
34 IRENA RADTKE
W polskich zakładach pracy w zasadzie obowia˛zuje system kancelaryjny bezdziennikowy. Jedynie kancelarie tajne nadal rejestruja˛ wszystkie pisma w dzienniku podawczym. Rejestracja pism w systemie bezdziennikowym ograniczona jest do minimum (do spraw terminowych, nadsyłanych od władz nadrze˛dnych itp.). Jednostki, kto´re w ogo´le nie rejestruja˛ nadsyłanych pism, sa˛ stosunkowo rzadkie. Jednakz˙e mimo oficjalnie przyje˛tego bezdziennikowego systemu, wiele jednostek organizacyj-nych administracji pan´stwowej, zwłaszcza przedsie˛biorstw, przez wiele lat po II wojnie s´wiatowej posługiwało sie˛ nadal dziennikiem podawczym, rejestruja˛c w nim cała˛
korespondencje˛ wpływaja˛ca˛ do jednostki, wzgle˛dnie ten system rejestracji pism stosowały tylko niekto´re ich komo´rki. Odste˛pstwa od oficjalnie przyje˛tego systemu bezdziennikowego uzasadniano tym, z˙e brak rejestracji pism przyczynia sie˛ do ich zaginie˛cia i powoduje trudnos´ci w ustaleniu winnych.
Jednakz˙e prowadzenie dziennika podawczego (korespondencyjnego) nie oznaczało bynajmniej, z˙e wywierał on jakikolwiek wpływ na ła˛czenie pism w aktach spraw.
W zasadzie bowiem we wszystkich jednostkach organizacyjnych obowia˛zywały i obowia˛zuja˛ nadal rzeczowe wykazy akt. Jes´li nawet ich nie było, zakładano teczki akt zgodnie z podziałem czynnos´ci w danej jednostce i na ogo´ł prowadzono spis spraw dla pojedynczych teczek akt27.
Spisy spraw w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym prowadzone sa˛ gło´wnie dla akt o wartos´ci trwałej. Dla akt o wartos´ci czasowej, zwłaszcza o niewielkim
Spisy spraw w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym prowadzone sa˛ gło´wnie dla akt o wartos´ci trwałej. Dla akt o wartos´ci czasowej, zwłaszcza o niewielkim