KONTROLA ZARZĄDCZA

Zgodnie z art. 68 ust. 2 i 69 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

— zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

— skuteczności i efektywności działania,

— wiarygodności sprawozdań,

— ochrony zasobów,

— przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

— efektywności i skuteczności przepływu informacji,

— zarządzania ryzykiem.

Osobą odpowiedzialną za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej jest pełnomocnik ds. kontroli zarządczej.

Zgodnie z Zarządzeniem nr 8/2017 z 28 listopada 2017 r. w sprawie sporządzenia planu kontroli zarządczej w GOPS oraz zasad jej koordynacji został opracowany plan kontroli zarządczej.

Wyodrębniono 15 obszarów tematycznych objętych kontrolą:

1. Organizacja prawna jednostki

2. Gospodarowanie finansami i mieniem 3. Efektywność zarządzania zasobami ludzkimi

4. Przyznawanie świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej

5. Przyznawanie świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego 6. Przyznawanie świadczeń wychowawczych

7. Karta dużej rodziny

49 8. Profilaktyka alkoholowa

9. Wspieranie rodziny i pieczy zastępczej 10. System informatyczny

11. Archiwizacja dokumentów 12. Ochrona przed zagrożeniami 13. Składnica akt

14. Dożywianie dzieci w szkole

15. Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie

W ramach powyższych obszarów tematycznych pracownicy GOPS przeprowadzili samokontrole oraz prowadzone były kontrole wewnętrzne.

W ramach obszaru 1 dotyczącego organizacji prawnej jednostki w 2018 roku wydano 23 zarządzenia w sprawie organizacji pracy.

Zarządzenia dotyczyły: powołania komisji rekrutacyjnej do przeprowadzenia procedury naboru na wolne stanowisko, dwa zarządzenia zmieniające w spawie regulaminu ZFŚS, w spawie ubezpieczenia mienia GOPS oraz odpowiedzialności cywilnej, w spawie udzielenia upoważnienia do zastępstwa Dyrektora GOPS, dwa zarządzenia w sprawie ustalenia ryczałtu oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych dla pracownika socjalnego, powołania komisji ds. brakowania dokumentacji niearchiwalnej, dla której upłynął już czasookres przechowywania określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt, w sprawie ustalenia dnia wolnego od pracy dla pracowników w zamian za dzień świąteczny przypadający 6 stycznia 2018 r., dwa zarządzenia zmieniające w sprawie wewnętrznych przepisów regulujących gospodarkę finansową, analizy zagrożeń i ryzyka przy przetwarzaniu danych osobowych, w sprawie wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ustalenia i wdrożenia dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych, zmiany instrukcji kancelaryjnej jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy, wprowadzenia zasad dotyczących opracowania, wdrożenia i monitorowania systemu zarządzania ryzykiem oraz wyznaczenia w GOPS Pełnomocnika ds. systemu zarządzania ryzykiem , wprowadzenia polityki zarządzania ryzykiem, wprowadzenia zasad kontroli zarządczej, dwa zarządzenia zmieniające w sprawie wewnętrznych przepisów regulujących gospodarkę finansową, w sprawie prowadzenia konsultacji w zakresie BHP, sporządzenia planu kontroli zarządczej oraz zasad jej koordynacji, przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, oraz zarządzenie w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej do przeprowadzenia procedury naboru na wolne stanowisko urzędnicze księgowy.

Wszyscy pracownicy GOPS mają dostęp do zarządzeń ponieważ umieszczone są w formie elektronicznej na otoczeniu sieciowym.

50 Obszar 2 – gospodarowanie finansami i mieniem. W ramach drugiego obszaru przeprowadzono 2 razy samokontrole. Obejmuje on wiele obszernych zagadnień, dlatego został podzielony na dodatkowe elementy.

a) Rachunkowość – zakres kontroli obejmował zgodność prowadzenia księgowości z ustawą o rachunkowości oraz polityką rachunkowości przyjętą przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Krościenku Wyżnym.

b) Gospodarka finansowa – kontrola obejmowała swoim zakresem cały etap realizacji wydatków budżetowych naszej jednostki, począwszy od sporządzenia planu po sporządzenie wiarygodnych sprawozdań. Plan został sporządzony z uwzględnieniem naszych potrzeb i dostosowany do możliwości finansowych. Wydatki realizowane były zgodnie z planem finansowym zatwierdzonym na 2018 rok. Przy wydawaniu środków finansowych kierowano się zasadami celowości, oszczędności i gospodarności. Sprawozdania finansowe sporządzane były terminowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz z ewidencją księgową jednostki.

c) Gospodarka majątkiem – Zgodnie z wydanym zarządzeniem została przeprowadzona inwentaryzacja składników majątkowych znajdujących się na stanie naszej jednostki według stanu na dzień 31.12.2018 r. Inwentaryzacja została przeprowadzona drogą spisu z natury. Z przebiegu inwentaryzacji oraz jej rozliczenia sporządzone zostały odpowiednie protokoły. W wyniku inwentaryzacji nie stwierdzono nadwyżek ani braków.

d) Wynagrodzenia pracowników – Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracowników GOPS oraz ustawą o pracownikach samorządowych dokonano sprawdzenia zasadności naliczenia i wypłaty wynagrodzeń pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krościenku Wyżnym. Naliczone kwoty wynagrodzeń były zgodne z posiadaną dokumentacją kadrową i płacową.

e) Zamówienia publiczne –Realizując postanowienia ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. ( Dz.U. 2018 poz. 1986 z późn.zm.) oraz Zarządzenia Nr 22/2016 z dnia 23 sierpnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielenia zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO – każdy pracownik GOPS Krościenko Wyżne zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących w nich postanowień. Na etapie czynności przygotowawczych poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokonywano oszacowania wartości zamówienia. Oszacowanie wartości zamówienia przeprowadzane było w sposób rzetelny i szczegółowy z zachowaniem w dokumentacji – dowodów na oszacowanie przedmiotu zamówienia.

Tryb udzielania zamówienia dla zamówień o wartości szacunkowej:

- od kwoty 2000 euro netto do kwoty nieprzekraczającej 5 000 euro – rozeznanie cenowe,

51 - powyżej kwoty 5000 euro netto do kwoty nie przekraczającej równowartość 30 000 euro netto – zapytanie ofertowe.

Podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i wykonania robót budowlanych stanowił wniosek pracownika GOPS w Krościenku Wyżnym (karta zapotrzebowania) wraz z potwierdzeniem zabezpieczenia środków finansowych u Głównego Księgowego. Zaakceptowany wniosek był podstawą do przeprowadzenia rozeznania cenowego (wskazującego na aktualność cen zamawianego towaru).

Zgodnie z wewnętrznymi procedurami prowadzony jest bieżący rejestr udzielonych zamówień publicznych wraz z pełną dokumentacją. W 2018 roku przeprowadzono 69 procedur związanych z zamówieniami publicznymi w związku z czym zawarto:

- 9 umów rocznych

- 7 umów na okresy krótsze niż 1 rok - 14 umów zlecenia

- 37 jednorazowych zamówień na przedmioty małocenne

- 2 procedury w formie zapytania ofertowego dotyczące obsługi prawnej i schronienia

Dokumentacja przechowywana jest w teczkach w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Krościenku Wyżnym zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

Obszar3 to efektywność zarządzania zasobami ludzkimi, który obejmuje rekrutację i dobór wykwalifikowanych kadr pracowniczych, okresowe oceny pracy pracowników, realizację polityki szkoleń oraz dyscyplinę pracy.

Na dzień 31.12.2018 r. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej pracowało łącznie 12 osób.

Dziewięć osób zatrudnionych na 1 etat, dwie osoby na ½ etatu, jedna osoba na ¼ etatu.(w tym jedna osoba była zatrudniona na ½ etatu w ramach robót publicznych zgodnie z umową zawartą z Powiatowym Urzędem Pracy w Krośnie). Otrzymaliśmy zwrot z Urzędu Pracy w kwocie 4 597,00 zł. Pozyskaliśmy również na zatrudnienie asystenta rodziny kwotę 9 179,00 zł. w ramach programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok 2018. Pracownicy GOPS w Krościenku Wyżnym poddawani są kompleksowej ocenie wyników pracy pod kątem realizacji zadań oraz przydatności zawodowej na danym stanowisku pracy. W 2018 roku zostało przeprowadzonych 6 okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych.

Mając na uwadze ciągłe doskonalenie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych, pracownicy brali udział w licznych szkoleniach, spotkaniach oraz konferencjach. W 2018 roku pracownicy GOPS uczestniczyli łącznie w 46 spotkaniach szkoleniowych (w tym 34 szkolenia,

52 12spotkań i konferencji). Ponadto pracownicy mają możliwość na bieżąco uzupełniać swoją wiedzę niezbędną do wykonywania pracy na swoim stanowisku. Służy temu prenumerata czasopism i literatury fachowej zakupionej przez naszą jednostkę (Rachunkowość budżetowa, Doradca Pomocy Społecznej). Braliśmy udział także w realizacji innowacyjnego projektu „Liderzy kooperacji” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020. Specjalista pracy socjalnej w 2018 r.

realizował szkolenie specjalizacyjne w zakresie II stopnia specjalizacji w zawodzie pracownik socjalny o specjalności „Praca socjalna z osobą i rodziną z problemem przemocy”.

Obszar 4 kontroli zarządczej dotyczy przyznawania świadczeń pieniężnych z pomocy