llliiiiíllf

--■■I/J?'

SCHEMAT POWĄZAN JEDNOSTEK PRZETUABZANIA W SYSTEHIEIHFÜRHATYCZNYMFRZEDSIĘHORSm WYPOSAŻENIA OKRĘTOUEGO P VCA UŁ ftCîV%KCD°UKUI 1^G05PODMIK* HATEKIM.QU* HE KMrtHZ*TRUI>HlCNlEPkACE| KF KOMTf I riN%N5C

Mgr Henryk Oganowaki

KOHFOTEHTZACJA ZAGABHIB!} PIHAKSOWO-KSrgGOSY CH W ZAKŁADACH CHEHICZSiCH "POLICE"

1. Wprowadzenie

Do prawidłowego z a rz ą d z a n ia przedsiębiorstw em niezbędna j e s t duża il o ś ć in fo rm a c ji o k s z ta łto w a n iu s i e podstaw o- wych wskaźników rzeczow o-finansow ych. In fo rm acje t e m ają tym większą p rzydatność i skuteczność oddziaływ ania j e ż e l i są wiernym odbiciem sta n u fak ty c zn e g o , a za p isy księgowe ta k im i muszą być i d o sta rc za n e są d ia za rz ą d u p rz e d s ię b io r ­ stwa możliwie szybko.

Podsystem FK s p e łn ia miedzy Innymi t e w arunki, t j . um ożli­

wia uzyskanie prawidłowych wynikćw, p rz y s p ie s z a te rm in do­

s ta rc z e n ia in fo rm a c ji i d aje możliwość znacznego zwiększe­

n ia ic h zakresu przy minimalnym zw iększeniu p racochłonności.

Podsystem te n zd a je egzamin przede wszystkim w dużych przed­

się b io rstw ac h o znacznej i l o ś c i dokum entacji i małym zakre­

s ie rachunku kosztćw .

Zakłady Chemiczne "P o lic e " p r z e ję ły te n podsystem jako po­

w ielarny z Gd. Z. Hawozćw Posforowych obok innych ja k gos­

podarka m ateriałow a i śro d k i tr w a łe

.-P rz e je c ie ju ż wypróbowanego podsystemu wyeliminowało etap p rojektow ania i programowania, d ało możliwość znacznego sk rćo e n ia okresu w drażania- i spowodowało bardzo małe nakła­

dy finansowe na Jego wprowadzenie.

Koszt Jego pozyskania i w drożenia wynosi ok. 50 t y s . z ł . , z tego z bezosobowego funduszu p ła c 25 t y s . z ł .

180

181

-Zasady o r g a n iz a c ji i obiegu dokum entaoji oraz p rz e sz k o le n ia pracowników i w drażania podsystemu są n a ogół p ro s to i n i«

wymagają dużo czasu .

Dokumentacja źródłow a n ie musi byó zm ieniana. Zmianie u le g a tylko j e j obieg 1 sym bolizowanie.

Duże znaczenie ma dobre i p r z e jr z y s te opracowanie plan u kont, poprawna d e k r e ta c ja i p e r f o r a c ja .

E k sp lo a tac ja p rzy dogodnym w c z a s ie k o rz y sta n iu z komputera /Odra/ n ie j e s t rów nież u c ią ż liw a , a p rze tw arzan ie przy

O

10.000 k a r t trw a ok. 5 godzin przy średnim k o sz c ie godziny 3.000 z ł . łą cz n y k o sz t wynosi 15.000 z ł .

Zakłady Chemiczne "P o lic e* z a tr u d n ia ją c e ok. 3.200 pracow­

ników, e k s p lo a tu ją 3 . podsystemy /?K , śro d k i trw a łe i gospo­

darka m a te ria ło w a / o raz w drażają system "Askop", a w_remąoh gospodarki m a teria ło w ej przedm ioty n ie tr w a łe . W szystkie systemy poza "Askopem", k tó ry opracowuje na nasze z le o e n ie ZETO S zczecin p r z e j e t e z o s ta ły p rz e z Zakład jako p ow ielarne.

t

Komórka EPD po d leg a głównemu księgowemu, z a tru d n ia 5 osób, w tym dwóch s p e c ja lis tó w z z a k resu "epd" i tr z y p e r f o r a - to rk i.

2- C harakterystyka

Podsystem finansow o-księgow y eksploatowany w Z.Ch. P o lic e spełnia wymagania z a rz ą d z e n ia M in is tra Plnansów z 1972 r .

* sprawie ogólnych zasad rachunkowości je d n o ste k gospodarki uspołecznionej /M onitor P o ls k i Nr 56 po z. 300 /.

Podsystem w p e ł n i za b e z p ie c z a dotychczasową ew idencje do­

sta rc z a ją c in f o rm a c ji w z a k r e s ie :

182

-- aktualnych obrotów 1 s a ld d la w szystkich kont występu­

jący ch w p r z e d s ię b io rs tw ie zgodnie z "Typowym Planem Kont",

- r o z lic z e n ia kosztów,

- r e a l i z a c j i n a le ż n o śc i i zobowiązań oraz a n a liz y sa ld ty c h k o n t,

- k o n tr o li d z ia ła ln o ś c i g o sp o d arczej,

- r e a l i z a c j i p la n u kosztów wraz z k a lk u la c ja m i,

- o b lic z e n ia , p ro d u k cji dodanej i sp o rzą d za n ia sprawozdaw­

cz o śc i w różnych układach.

System obejmuje:

- utrzymywanie aktualnych danych w z b io ra c h n a taśm ach magnetycznych poprzez ic h m odyfikacje 1 a k tu a li z a c je , - automatyczne u s ta le n ie b ila n s u o tw arc ia poszczególnych

kont na początek każdego roku,

- wymianę b ila n s u o tw a rc ia po k o n tr o li p rz e z b ie g ły c h , - wprowadzenie m iesięcznych t r a n s a k c j i dowolną l l o ś ó razy

w m ie sią cu ,

- k o n tr o le form alną przetw arzanych dokumentów w z a k re s ie ic h kom pletności, b ilan so w an ia 1 zgodności rachunkowej poprzez wydruk p o z y c ji błędnych - n ie b ila n s u ją c y c h s ie z wskazaniem n a numery ty c h dokumentów, co d a je możliwośó szybkiego korygowania błędów,

- k o rek te p o z y c ji dokumentów bez k o n ie c z n o śc i korygowania całego dokumentu,

- wydruki k o n tro ln e dekretów - PK,

183

-- wydruki k o n tro ln e w różnych układach wg p o trze b użytkow­

n ik a ,

- z a ło ż e n ie nowego kon ta dokumentem EK,

- d o p isa n ie lub wymiana b łę d n ie wprowadzonej nazwy ko n ta, - wymazanie k o n ta wykazującigo o b ro ty zerowe.

Podsystem może byó eksploatowany w różnych p r z e d s ię b io r ­ stwach gospodarki narodow ej.

Podsystem finansow o-księgowy sk ład a s ię z p ię c iu n a stę p u ­ ją cy c h modułów:

1. Z akładanie b ila n s u o tw a rc ia ,

2. z a k ła d a n ie i o b lic z a n ie t r a n s a k c j i m iesięcznych, 3. K a rto te k a nazw kont

4. A n a liz a kont 5. K a lk u la c ja kosztów .

W przygotow aniu j e s t moduł 6 -ty - macierzowy r - k kosztów, oraz 7 zbiorów / k a r t o t e k / : k a r to te k a b ila n s u o tw a rc ia t r a n s a k c j i m iesięcznych, obrotów i s a ld , indeksu nazw kon t, kont o b ję ty c h a n a liz ą , k a l k u la c ji kosztów i k a r to te k a kosz­

tów b e z p o śred n ic h .

Zakres sym boli kont s k ła d a s ię z 12 c y f r . Dla każdego użytkow nika symbole kont powinny mleć jednakowy z a k re s.

Podsystem P.K. j e s t p ro s ty we wdrażaniu i e k s p lo a ta c ji o raz znacznie zm niejsza pracochłonność służb finansow o- księgow ych, poprzez za n ie c h a n ie prowadzenia w szelkich u rz ą ­ dzeń ew idencyjnych ja k r e j e s t r y , k a r to t e k i a n a lity c z n e 1 s y n te ty c z n e . I s t o t a pracy księgowych sprowadza s ię do dekretow ania dokumentów źródłowych symbolami kont n a jn iż s z e ­ go s z c z e b la a n a l i t y k i i n a s tę p n ie a n a liz y tabulogramów

184

-wydruków t j . ew id en cji otrzym anej z emo.

R o z lic za n ie kosztów dokonywano j e a t jednak sposobem dotych­

czasowym. Wdraża s i ę macierzowy r - k kosztów . 3 . Prace przygotowawcze do w drażania podsystemu P.K.

Po p o d ję c iu d e c y z ji o kom puteryzacji jakiegokolw iek odcinka rachunkowości d la prawidłowej r e a l i z a c j i w drażania i e k s p lo ­ a t a c j i , z a tru d n ić należy ja k wykazuje p ra k ty k a co najm niej Jednego s p e c j a l i s t ę z zak resu epd.

Ponieważ podsystem p r z e ję ty z o s ta ł z Gdańskich Zakładów Nawozów Posforowych jako wypróbowany w e k s p lo a t a c j i, pomi­

n ię to sz ereg czynności związanych z k o lejnym i fazam i o p ra ­ cowywania dokum entacji, Jak a n a liz a etan u is tn ie j ą c e g o , p rojektow anie w stępne, te c h n ic z n e 1 programowalnie.

Jednoosobowe stanowisko s p e o ja l ls ty epd obsadzone było p rze d wdrażaniem podsystemu PK.

Przed wdrażaniem podsystemu FK wykonywano k o le jn o n a s tę p u ­ ją c e czynności:

- ok. siedm iu odpow iedzialnych pracowników z pionu głównego księgowego zapoznało s i ę na m iejscu w Gdańskich Zakładach Nawozów Posforowych z zasadami d z i a ła n ia te g o podsystem u.

S p e c j a li s ta epd z dokumentacją projektowo-program ow ą, przygotowaniem maszynowych nośników in f o rm a c ji 1 przetw a­

rzaniem w ZEK), p o z o s ta l i pracownicy z niezbędnym i zmia­

nami organizacyjnym i, dokum entacją, inform acjam i ja k ie musimy wprowadzić do maszyny i Inform acjam i na w y jśc iu -

tabulogramami.

— przeszkolono — zapoznano w szystkich pracowników finansow

o 185 o

-księgowych z nowymi zasadami ew ldenoji finansow o-księgo­

wej za pomocą emo, zmianami o rganizacyjnym i, dokumenta­

c j ą , zasadam i w drażania i p r z y s z łe j e k s p lo a t a c j i.

Ponadto zwrócono uwagę na b a r ie r ę psy ch o lo g iczn ą, zapew­

n ia ją c pracowników, że n ie n a s tą p i zm n iejszen ie z a tr u d n ie ­ n ia na sk u tek wprowadzenia, epd, a ty lk o p rzem ieszczenie czynności z ewidencyjno-rachunkowych na a n a liz ę i zwiększe­

n ie in fo rm a c ji ekonomicznych oraz feJct, że praw ie w każdym p rz e d s ię b io rs tw ie n a s tę p u je w zrost p ro d u k c ji, cz ę sto ma­

ją c e m ie ja ce zm n iejszen ie s i ę wielkości'wykonywanych prac k sięg o w o ści powodowane odejściem na em eryturę i u rlopy b e z p ła tn e pracowników, ja k t e ż s t a ł e zm n iejsza n ie s i ę przypływ u pracowników do księgow ości,

- opracowano J e d n o lity szczegółowy in d e k s - zakładowy p la n kont d la w szy stk ich ro zd ziałó w i na b a z ie jego zapoznano pracowników z zasadami dekretow ania i num eracji dowodów źródłowych,

- zweryfikowano dotychczasowy obieg i te rm in a rz spływu do­

k u m en tacji finaneow o-ksiegow ej dostosow ując Ją do nowych zasad e w id e n c ji a sz c z e g ó ln ie g w arantując z odpowiednim wyprzedzeniem j e j terminowy spływ. Terminowość i rytm icz.- ność spływu dokum entacji ma przy elektronicznym przetw a­

r z a n iu danych szczególne zn a cz en ie,

- zabezpieczono odpowiednie maszyny do tw o rze n ia na m ie jsc u , w p rz e d s ię b io rs tw ie maszynowych nośników danych - k a r t dziurkow anych. Niezbędnym minimum w w łasnej s t a c j i p rz y ­ gotow ania maszynowych nośników danych J e s t po cied zn ie dwóch d z iu rk a re k 1 je d n e j spraw dzarki kar*

186

-- zabezpieczono 1? ZETO Szozeoin niezbędny czas na przetw a­

rz a n ie i uzgodniono term iny za w ierając na t ę o k o lic zn o ść umowę.

4 . Wdrażanie 1 napotykane tru d n o śc i

Okres w drażania, poprawność i uzyskiwane e fe k ty u zale żn io n e są.od sto p n ia przygotow ania, zaangażowania pracowników, po­

praw ności i terminowego spływu dokum entacji. Przejmowanie systemów pow ielarnych - wypróbowanych i eksploatowanych już w innych p rze d się b io rstw a c h d aje możliwość p o m in ięcia sz e ­ regu czynności 1 znacznego sk ró ce n ia o k resu w drażania, a n a ­ wet bezpośredniego rozpoozęola e k s p lo a ta c ji użytkow ej.

¥ Z .C h ."P o lice" wdrażanie w szystkich podsystemów dotychczas eksploatowanych, w tym również i finansowo-księgowego p o łą ­ czono równocześnie z e k s p lo a ta c ją użytkową. Zamknięto ewi­

dencję księgow ości finansow ej prowadzonej na maszynach k się g u ją cy ch typu "Ascota" wg sta n u na 30 czerwca 1971 r .

a od 1-go l i p c a rozpoczęto wdrażanie i e k s p lo a ta c je na komputerze typu "Odra - 1304" w ZETO S zcz ec in . Było to możliwe z uwagi na p r z e ję c ie systemu ju ż eksploatowanego.

Spowodowane było to również brakiem czasu na podwójne p ro ­ wadzenie ew id e n cji. E k sp lo a ta c ja początkowa n a komputerze J e s t również czasochłonna z uwagi na n ie p e łn ą znajomość zasad funkcjonowania tego podsystemu p rz e z pracowników.

P ołączenie w drażania z e k s p lo a ta c ją n ie b ę d z ie możliwe p rzy system ie "Askop" z uwagi na Jego specyficzny c h a r a k te r - konieczność poprawnego n a lic z a n ia p ła c .

W ystępujące niepraw idłow ości /w niedużych z r e s z tą rozm ia­

r a c h / przy e k s p lo a ta c ji podsystemu FK można poprzez wydruk