Negocjacje

1. W sytuacji, gdy w wyniku ocen dokonanych przez dwóch oceniających albo jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego, wniosek o dofinansowanie zostanie rozpatrzony pozytywnie i zajmie na liście rankingowej miejsce uprawniające do uzyskania dofinansowania, kierowany jest do negocjacji. Negocjacje mogą dotyczyć zarówno zakresu merytorycznego, jak i budŜetu projektu, w tym wysokości kwoty dofinansowania.

2. Negocjacje obligatoryjnie obejmują wszystkie kwestie wskazane przez oceniających w częściach D Kart oceny merytorycznej oraz kwestie wskazane przez przewodniczącego KOP (o ile przewodniczący KOP wskazał takie kwestie), w szczególności dotyczy to uwag dotyczących kategorii oceny IV Wydatki projektu zawartej w części B. Karty oceny merytorycznej. Propozycja dokonania zmian merytorycznych w treści wniosku i/lub zmian w budŜecie projektu (w tym wysokości kwoty dofinansowania) zawarta jest w piśmie adresowanym do projektodawcy.

3. Negocjacje budŜetu powinny prowadzić do ustalenia wydatków na poziomie racjonalnym i efektywnym, w szczególności do zapewnienia zgodności ze stawkami rynkowymi nie tylko pojedynczych wydatków, ale równieŜ łącznej wartości usług / towarów uwzględnionych w budŜecie projektu lub całej wartości projektu.

4. Projektodawca, któremu w wyniku oceny KOP przyznano niŜszą od wnioskowanej kwotę dofinansowania ze względu na zidentyfikowanie wydatków niekwalifikowalnych (nieuprawnionych, nieuzasadnionych lub zawyŜonych w porównaniu ze stawkami rynkowymi), ma prawo podjąć negocjacje z IOK, o ile dysponuje istotnymi argumentami świadczącymi o prawidłowości swoich załoŜeń budŜetowych.

5. Etap negocjacji słuŜy weryfikacji i wyjaśnieniu kwestii problemowych, a takŜe wyjaśnieniu rozbieŜności pomiędzy stanowiskiem projektodawcy a stanowiskiem IOK w szczególności w sytuacji, gdy w wyniku oceny KOP przyznano niŜszą od wnioskowanej kwotę dofinansowania ze względu na zidentyfikowanie wydatków niekwalifikowalnych.

6. Zmniejszenie wartości projektu ustalone w wyniku negocjacji nie moŜe wynosić więcej niŜ 25%. W przypadku, gdy zmniejszenie wartości projektu ustalone w wyniku negocjacji jest

wyŜsze niŜ 25% IOK odstępuje od podpisania umowy o dofinansowanie projektu z danym projektodawcą.

7. W przypadku, jeŜeli wysokość kwoty dostępnej jeszcze do zakontraktowania w ramach konkursu nie pozwala na podjęcie negocjacji z projektodawcą, którego wniosek znajduje się na wyŜszej pozycji listy rankingowej wniosków (wysokość kwoty ewentualnego dofinansowania wniosku stanowi więcej niŜ 125% wysokości kwoty dostępnej jeszcze do zakontraktowania w ramach konkursu) IOK moŜe podjąć negocjacje z projektodawcą, którego projekt znajduje się na niŜszej pozycji listy rankingowej wniosków, a wysokość kwoty ewentualnego dofinansowania tego projektu stanowi nie więcej niŜ 125% wysokości kwoty dostępnej jeszcze do zakontraktowania w ramach konkursu.

8. Negocjacje naleŜy podjąć w terminie 5 dni od otrzymania pisma informującego o tym przypadku (o zachowaniu tego terminu decyduje data nadania pisma przez projektodawcę w odpowiedzi na pismo IOK informujące o moŜliwości podjęcia negocjacji) i muszą zostać zakończone w ciągu 20 dni od dnia rozpoczęcia negocjacji. Za termin rozpoczęcia negocjacji naleŜy uznać datę wpływu do IOK pisma projektodawcy w odpowiedzi na pismo IOK informujące o moŜliwości podjęcia negocjacji.

9. W sytuacji wystąpienia w ramach negocjacji pisemnych rozbieŜności pomiędzy stanowiskiem projektodawcy a stanowiskiem IOK moŜliwe jest – na wniosek jednej ze stron – przeprowadzenie dodatkowego spotkania negocjacyjnego (w formie negocjacji ustnych), nawet po upływie terminu przewidzianego na przeprowadzenie negocjacji, mającego na celu wypracowanie ostatecznej wersji wniosku o dofinansowanie, moŜliwej do zaakceptowania przez obie strony.

10. Przed spotkaniem negocjacyjnym projektodawca zostanie dokładnie poinformowany w formie pisemnej o wszystkich zastrzeŜeniach, co do wniosku o dofinansowanie, które będą przedmiotem spotkania.

11. Negocjacje prowadzi osoba kierująca IOK lub jej upowaŜniony przedstawiciel, w formie pisemnej (w tym z wykorzystaniem poczty elektronicznej) i/lub ustnej (spotkanie obu stron).

12. W przypadku prowadzenia negocjacji w formie pisemnej strony negocjacji (IOK i projektodawca) odnoszą się do pisemnego stanowiska drugiej strony w terminie 5 dni od terminu otrzymania tego stanowiska. Termin otrzymania pisemnego stanowiska potwierdzany jest zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

13. Z przeprowadzonych negocjacji ustnych (i pisemnych, jeśli IOK zdecyduje w takim przypadku o sporządzeniu protokołu) sporządza się podpisywany przez obie strony protokół ustaleń. Protokół zawiera opis przebiegu negocjacji umoŜliwiający jego późniejsze odtworzenie. Protokół z negocjacji sporządzany jest w terminie 2 dni od zakończenia negocjacji przynajmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden załączany jest do dokumentacji projektu, a drugi przekazywany jest projektodawcy.

14. JeŜeli w wyniku negocjacji podjęta zostanie decyzja o moŜliwości podpisania z danym projektodawcą umowy o dofinansowanie IOK – o ile nie wystąpiła o to w terminie

wcześniejszym zwraca się w najkrótszym moŜliwym terminie do Ministerstwa Finansów z pisemnym wnioskiem o przekazanie informacji, czy dany projektodawca – zgodnie z oświadczeniem złoŜonym w części V wniosku o dofinansowanie – nie podlega wykluczeniu, o którym mowa w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.).

15. Jeśli w wyniku negocjacji zmieni się zakres merytoryczny projektu lub jego budŜet będzie inny od pierwotnie wnioskowanego, wówczas projektodawca na wezwanie IOK i w określonym przez nią terminie, jednakŜe nie krótszym niŜ 5 dni (lub 10 dni w przypadku projektów przewidzianych do realizacji w partnerstwie krajowym) od zakończenia negocjacji, składa skorygowany (wyłącznie o ustalenia wynikające z negocjacji) wniosek o dofinansowanie (składany zgodnie ze sposobem opisanym w podrozdziale 2.4 lit. B).

16. Skorygowany w wyniku ustaleń z negocjacji wniosek o dofinansowanie moŜe zostać złoŜony wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami (załącznikami) przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, określonymi w podrozdziale 4.5 niniejszej Dokumentacji Konkursowej.

W przypadku zmiany wartości projektu, zmianie moŜe ulec równieŜ proporcjonalnie wkład własny projektodawcy, poziom kosztów zarządzania, poziom kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem a takŜe wartość cross-financingu.

17. NiezłoŜenie w terminie poprawionego wniosku, złoŜenie wniosku o dofinansowanie skorygowanego niezgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z negocjacji, ze zmianami niewynikającymi z tych ustaleń lub innymi błędami upowaŜnia IOK do odstąpienia od podpisania umowy o dofinansowanie projektu, bez moŜliwości ponownej poprawy wniosku.

18. W przypadku przeprowadzenia spotkania negocjacyjnego, skutkującego brakiem wypracowania kompromisu lub niewystarczającą argumentacją po stronie projektodawcy, IOK moŜe zdecydować o niepodpisaniu z nim umowy o dofinansowanie projektu.

19. W przypadku, gdy projektodawca, w wyniku prowadzonych negocjacji, rezygnuje z podpisania umowy o dofinansowanie lub rezygnuje z podjęcia negocjacji, pisemnie informuje o tym fakcie IOK i nie przysługuje mu prawo do złoŜenia protestu, o którym mowa podrozdziale 4.9 lit. A i tym samym prawo do wniesienia skargi administracyjnej na mocy art.

30c ust. 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.

Uwaga!

Po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest moŜliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian w projekcie, oprócz dostosowania okresu realizacji projektu (w tym równieŜ harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności i budŜetu projektu w części dotyczącej daty poniesienia wydatku) do terminu podpisania umowy o dofinansowanie projektu.