Podstawowym środkiem ochrony danych osobowych zawartych w materiałach archiwalnych jest sam okres czasu, po którym takie materiały mogą zostać udostępnione. Okresy te ustanawiane są po to, aby po ich upłynięciu móc bez szkody dla osób, których dane dotyczą, udostępniać te dane do celów badań naukowych, np.
historycznych.
Przepisy prawa kościelnego na poziomie prawa powszechnego nie określają okresu, po którym materiały archiwalne zawierające dane osobowe mogą być dostępne publicznie. Nie ma także takich regulacji na poziomie prawa wydanego przez Konferencję Episkopatu Polski. Jest to przestrzeń możliwa do uregulowania, a kompetencję do jej regulacji na poziomie prawa partykularnego zawiera kan. 535 § 5 KPK.
EPISKOPAT POLSKI
506
W Podręczniku ochrony danych, wersja 3, nr 39 wskazano, że w swobodnym dostępie mogą być wykorzystywane księgi parafialne, zawierające dane dotyczące zdarzeń, które miały miejsce nie wcześniej niż:
- w przypadku księgi ochrzczonych po 100 latach, - w przypadku księgi małżeństw po 80 latach, - w przypadku księgi zmarłych po 80 latach,
od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu lub zamknięcie danej księgi.
Te okresy są analogiczne do tych ustanowionych odpowiednio dla księgi urodzeń, małżeństw i zgonów w art. 16b ust. 2 pkt 1) u.a.a. oraz art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 463).
Przyjęte w Podręczniku ochrony danych rozwiązanie jest zasadne ze względu na to, iż badacze otrzymają dostęp do tożsamych lub zbieżnych danych po takim samym czasie. Dla pozostawienia tożsamych z regulacjami państwowymi okresów ograniczenia udostępniania należy także założenie, że księgi parafialne zawierają także informacje dodatkowe odnoszące się do osób trzecich.
Dodatkowo księgi te mogą zawierać także informacje, które mogą stanowić dane wrażliwe w rozumieniu art. 7 ust. 2 Dekretu z 2018 r.
(szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 RODO). Te z kolei nie mogą być ujawniane poza Kościołem bez zgody osób, których dane dotyczą (art. 7 ust. 2 Dekretu z 2018 r.).
Zawarte w Podręczniku ochrony danych wytyczne odnoszące się do okresów, po których można udostępnić powszechnie księgi parafialne, to propozycje, które nie mają charakteru norm powszechnie obowiązujących. Istnieje więc możliwość określenia w prawie partykularnym innych (dłuższych) okresów, po których może nastąpić udostępnienie materiałów archiwalnych. Celowe jest także określenie w prawie partykularnym okresów, po których będą wydawane jedynie odpisy lub kopie części materiałów archiwalnych oraz dodatkowych okresów, po których możliwy będzie dostęp do całości materiału. W prawie partykularnym można także ustanowić okresy, po których możliwe będzie udostępnienie publiczne innych materiałów archiwalnych, które wytwarzane są jako typowe, wynikające z działalności Kościoła katolickiego, np. księga intencji mszalnych.
EPISKOPAT POLSKI
507 3.2. Odmowa udostępnienia materiałów archiwalnych ze względu na ochronę danych osobowych oraz ochronę dóbr osobistych
Zgodnie z prawem polskim „każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych” (art. 16a ust. 1 u.a.a.).
„Materiały archiwalne” obejmują także materiały będące w posiadaniu kościelnych osób prawnych a stanowiące niepaństwowy zasób archiwalny.
Jednakże, zgodnie z art. 16b u.a.a. dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu w określonych prawem przypadkach.
Na te przypadki – w odniesieniu do archiwów kościelnych – wskazują przepisy dotyczące:
a) ochrony informacji niejawnych – wydaje się, że ta przesłanka nie będzie miała szerokiego zastosowania w archiwach kościelnych, b) innych tajemnic ustawowo chronionych – taki przypadek może
zaistnieć przykładowo w sytuacji wzmianki w księgach parafialnych o ustalonym ojcostwie, macierzyństwie lub przysposobieniu.
Dostęp do materiałów archiwalnych podlega także reglamentacji ze względu na:
a) ochronę dóbr osobistych oraz b) ochronę danych osobowych.
Te przesłanki wymagają szerszego omówienia.
Po pierwsze, przytoczone regulacje państwowe w zakresie ograniczenia dostępu do archiwum ze względu na dobra osobiste są analogiczne do regulacji kościelnych. W prawie kościelnym chroni się bowiem prawo do prywatności, intymności i dobrego imienia (kan. 220 KPK). Dla archiwum oznacza to, że musi ono chronić wskazane dobra i wartości mając na względzie dwa porządki prawne (kościelny i polski), co dodatkowo wzmacnia tę ochronę.
Po drugie, prawo świeckie (np. RODO) i kościelne (np. Dekret z 2018 r.) zawierają bardzo zbliżoną regulację dotyczącą ograniczenia udostępnienia materiałów archiwalnych ze względu na ochronę danych osobowych.
Ważne są tu następujące elementy:
1) Ograniczenie dostępu do materiałów archiwalnych może nastąpić nie ze względu na abstrakcyjną ochronę danych osobowych, lecz
EPISKOPAT POLSKI
508
musi odnosić się do konkretnych danych lub określonego ich zakresu. Odmowa udostępnienia całości lub części materiału może nastąpić ze względu na zawarte w nim dane konkretnych osób żyjących wpisanych do księgi (np. jeden z małżonków) lub możliwość dokonania identyfikacji innej osoby fizycznej na podstawie danych w tym materiale zawartych (np. biologicznych rodziców przysposobionego). Najczęściej będą to zstępni osób, których dane dotyczą.
Szczególną uwagę należy zwrócić na informacje, które mogą być zawarte w księdze parafialnej, a których ujawnienie nie może nastąpić, np. informacji o przysposobieniu (zob. pkt 6 i 9 Dekretu Ogólnego KEP z dnia 14 marca 2017 r. dotyczący sporządzenia i modyfikacji aktu chrztu w związku z przysposobieniem).
Oznacza to, że każdorazowo podmiot udostępniający materiał archiwalny winien dokonać wcześniej jego weryfikacji pod kątem ochrony danych osobowych.
2) Archiwum kościelne, kierując się ogólną zasadą dostępności materiałów archiwalnych, w sytuacji, gdy zachodzi konieczność ograniczenia udostępnienia ze względu na ochronę danych osobowych, powinno rozważyć możliwość udostępnienia części materiałów. Jeżeli oddzielenie materiałów, które mogą być udostępnione, od tych, które nie mogą być udostępnione nie jest możliwe, powinien odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych powołując się na ograniczenie ze względu na ochronę danych osobowych.
Możliwe jest także wydanie świadectw i kopii z ksiąg parafialnych rodzinie lub innym osobom, które wykażą swój cel.
Takie osoby mogą działać także przez pełnomocnika. Tak samo wygląda sytuacja przy udostępnianiu materiałów archiwalnych zawierających dane osobowe w archiwach państwowych. Osoba wnioskująca o dostęp do materiałów archiwalnych zawierających dane osobowe powinna wskazać cel takiego udostępnienia. Oznaczenie celu ma pomóc także w weryfikacji pod kątem ewentualnej odmowy ze względu na ochronę danych osobowych lub ochronę dóbr osobistych.
Jednocześnie należy zauważyć, że podmiot udostępniający materiał archiwalny (np. archiwum) nie posiada narzędzi do weryfikacji tego celu. Podmiot nie może żądać wykazania interesu prawnego udostępnienia (zob. wyrok Naczelnego Sądu
EPISKOPAT POLSKI
509 Administracyjnego z dnia 8 marca 2018 r., sygn. akt. II OSK 2474/17).
W przypadku braku określenia celu udostępnienia podmiot, w którego dyspozycji są materiały, powinien wezwać wnioskującego o wykazanie takiego celu.
Dekret z 2018 r. stanowi w art. 34 ust. 3, że dokonanie wypisu i przekazanie danych zawartych w zbiorze (w tym zbiorze archiwalnym) „możliwe jest także: dla celów badawczych, z zachowaniem kryteriów metodologicznych i deontologicznych odnoszących się do badań historycznych, a w szczególności wskazanych w regulacjach dotyczących archiwów kościelnych" oraz „dla celów statystycznych, po uprzednim usunięciu danych identyfikujących osoby”.
W przypadku badań naukowych zasadnym jest uzyskanie od wnioskującego potwierdzenia z np. uczelni czy jednostki naukowej zlecającej badania. Zakres dokumentów koniecznych do uzyskania dostępu do materiałów archiwalnych może być określony w prawie partykularnym.
3.2. Obowiązek zachowania materiałów archiwalnych