Koszty Urzędu ujmuje się na kontach zespołu 4 słuŜącym do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym. Poniesione koszty ujmuje się w momencie ich powstania niezaleŜnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszenie uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty (np. faktur korygujących).
Ewidencję szczegółową do kont zespołu 4 prowadzi się według podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojowych dostosowanych na potrzeby planowania, analiz oraz w sposób umoŜliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, sprawozdań budŜetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
Konto 400 „Amortyzacja”
Konto 400 słuŜy do ewidencji naliczanych odpisów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych. Środki trwałe amortyzuje się od następnego miesiąca następującego po miesiącu w którym środek trwały został przyjęty do uŜywania.
Na stronie WN tego konta ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie MA – ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda konta na wynik finansowy.
Konto 400 moŜe wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo WN, które wyraŜa wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Konto 401 „ZuŜycie materiałów i energii”
Konto 401 słuŜy do ewidencji kosztów zuŜycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu oraz amortyzacji umorzonych jednorazowo środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Na stronie WN tego konta ujmuje się poniesione koszty z tytułu zuŜycia materiałów i energii, a na stronie MA – ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zuŜycia materiałów i energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zuŜycia materiałów i energii.
Koszty ujmowane na koncie 401 odpowiadają – w zakresie zuŜycia energii – kosztom sklasyfikowanym w §426 „Zakup energii” obejmującym opłaty za dostawę energii elektrycznej, cieplnej i innej, gazu oraz wody, a w zakresie zuŜycia materiałów – kosztom klasyfikowanym w następujących paragrafach wydatków:
- 421 „Zakup materiałów i wyposaŜenia”
- 424 „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŜek”.
Konto 402 „Usługi obce”
Konto 402 słuŜy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej Urzędu.
NA stronie WN tego konta ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie MA – ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.
Koszty ewidencjonowane na koncie 402 obejmują w szczególności koszty klasyfikowane w paragrafach:
- 427 „Zakup usług remontowych”
- 428 „Zakup usług zdrowotnych”
- 430 „Zakup usług pozostałych”
- 434 „Zakup usług remontowo – konserwatorskich dotyczących obiektów zabytkowych będących w uŜytkowaniu jednostek budŜetowych”
- 435 „Zakup usług dostępu do sieci Internet”
- 436 „Opłaty z tytułu zakupu telekomunikacyjnych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej”
- 437 „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej”
- 438 „Zakup usług obejmujących tłumaczenia”
- 439 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz, opinii”
- 440 „Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garaŜowe”
Konto 403 „Podatki i opłaty”
Konto 403 słuŜy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, od nieruchomości i od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a takŜe opłat: notarialnej, skarbowej i administracyjnej.
Na stronie WN tego konta ujmuje się poniesione koszty, a na stronie MA – zmniejszenie poniesionych kosztów, oraz na dzień bilansowy – przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.
Konto 404 „Wynagrodzenia”
Konto 404 słuŜy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.
Na stronie WN tego konta ujmuje się kwotę naleŜnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z róŜnych tytułów dokonywanych na listach płac).
Na stronie MA księguje się korekty uprzednio zaewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.
Na koncie 404 ujmowane są wynagrodzenia osobowe klasyfikowane w paragrafach wydatków 401 – 403, dodatkowe wynagrodzenie roczne, honoraria i wynagrodzenia bezosobowe.
Na podstawie klasyfikacji wydatków budŜetowych do wynagrodzeń osobowych zalicza się w szczególności:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- dodatki za staŜ pracy oraz inne dodatki za szczególne właściwości pracy, - premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe,
- dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
- wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz nie wynikające z zakresu czynności,
- wynagrodzenia za czynności przewidziane do wykonania poza normalnymi godzinami pracy w zakładzie lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (np. dyŜury, pełnienie pogotowia domowego),
- dopłaty (dodatki) wyrównawcze (np. wyrównanie do wysokości kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie odrębnych przepisów),
- wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, wypłacane ze środków pracodawcy (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju niezawinionego przez pracownika i inne),
- nagrody jubileuszowe, odprawy rentowe i emerytalne, ekwiwalenty pienięŜne za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i inne,
- odprawy dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, z którymi został rozwiązany stosunek pracy w związku z upływem kadencji,
- świadczenia o charakterze deputatowym,
- świadczenia odszkodowawcze (np. w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia, świadczenia wyrównawcze wypłacane pracownikom, którzy wskutek wypadku przy pracy doznali stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu).
Do wynagrodzeń bezosobowych klasyfikowanych w §417 wydatków zalicza się w szczególności:
- wynagrodzenia wypłacane na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
- wynagrodzenia wypłacane na podstawie odrębnych przepisów osobom, które wykonują określone czynności na polecenie właściwych organów, a w szczególności biegłych w postępowaniu administracyjnym, wynagrodzenia za czynności arbitrów, wynagrodzenia tłumaczy przysięgłych, wynagrodzenia kuratorów zastępujących strony w postępowaniu,
- wynagrodzenia wypłacane osobom fizycznym za udział w komisjach, zespołach, jury, w konkursach, niezaleŜnie od sposobu ich powoływania,
- dodatkowe wynagrodzenia radców prawnych z tytułu zastępstwa w postępowaniu sądowym wypłacane na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
Konto 405 słuŜy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu róŜnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.
Na stronie WN tego konta ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.
Na stronie MA konta ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na koszty 860.
Na koncie 405 ujmuje się koszty odpowiadające paragrafom wydatków:
- 302 „Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń”
- 411 „Składki na ubezpieczenie społeczne”
- 412 „Składki na Fundusz Pracy”
- 444 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”
- 470 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŜby cywilnej”
Konto 408 „Pozostałe koszty rodzajowe”
Konto 408 słuŜy do ewidencji kosztów diet dla radnych (§303), przewodniczących rad osiedlowych (§303), kosztów krajowych podróŜy słuŜbowych (§441) i zagranicznych podróŜy słuŜbowych (§442), kar i odszkodowań wypłacanych na rzecz osób fizycznych (§459) i prawnym (§460) oraz róŜnych opłat i składek klasyfikowanych w paragrafie 443.
Na stronie WN tego konta ujmuje się poniesione koszty, a na stronie MA – ich zmniejszenia oraz na dzień bilansowy przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.
Konto 409 „Inne świadczenia finansowane z budŜetu”
Konto 409 słuŜy do ewidencji kosztów nagród za wybitne osiągnięcia przyznawanych przez Prezydenta Miasta (§304) i stypendiów sportowych (§325), wyprawek szkolnych (§311), a takŜe innych klasyfikowanych w paragrafach 304, 311, 324, 325, 326.
Konto 410 „Pozostałe obciąŜenia”
Konto 410 słuŜy do ewidencji kosztów wpłat na rzecz izb rolniczych w wysokości 2%
uzyskanych wpływów z podatku rolnego (§ 285), wpłat gminy na rzecz innych jednostek samorządu terytorialnego (§ 290), zwrot dotacji oraz płatności wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych nienaleŜnie lub w nadmiernej wysokości (§ 291), zwrot
do budŜetu państwa nienaleŜnie pobranej subwencji ogólnej za lata poprzednie (§ 294).
Na stronie WN tego konta ujmuje się poniesione koszty, a na stronie MA – ich zmniejszenia oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.