§ 5
Ustala się następujące procedury udzielania zamówień publicznych a) zamówienia o wartości do 8000 zł netto;
b) zamówienia o wartości powyżej 8000 zł netto;
c) zamówienia udzielane bez konieczności stosowania regulaminu.
§ 6
Procedura udzielania zamówień do 8000 zł netto
1. W przypadku zakupu dostaw i usług powszechnie dostępnych o ustalonych standardach (np. środki czystości, artykuły biurowe, papier ksero, tusze do drukarek, tonery, materiały do remontów i konserwacji itp.) nie ma obo-wiązku stosowania żadnych procedur.
2. W przypadku zakupu dostaw i usług pozostałych oraz drobnych robót bu-dowlanych Pracownik po wykonaniu czynności o których mowa w rozdzia-le II § 4 ust. 1:
a) przeprowadza rozeznanie cenowe – gromadzi i porównuje oferty (za-łącznikiem do oferty na roboty budowlane może być wycena robót lub kosztorys ofertowy) dostępne na rynku (minimum 2 oferty). Za oferty uznaje się również te, które nie stanowią oferty handlowej w rozumie-niu art. 543 Kodeksu cywilnego, czyli rozmowa telefoniczna, faks, pocz-ta internetowa, oferpocz-ta ze strony internetowej/ sklepu internetowego, gazetka promocyjna, katalogi, foldery, broszury reklamowe itp.).
b) sporządza notatkę z przeprowadzonego rozeznania cenowego;
c) udziela telefonicznego lub pisemnego zamówienia (np. zlecenie) Wyko-nawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę (w przypadku robót budowlanych zawsze obowiązuje forma umowy). W szczególnie uzasad-nionych przypadkach można odstąpić od formy umowy, wymaga to jed-nak pisemnego uzasadnienia (notatka służbowa sporządzona przez Pra-cownika, zaakceptowana przez Dyrektora Szkoły).
§ 7
Procedura udzielania zamówień powyżej 8000 zł netto
1. Pracownik po wykonaniu czynności o których mowa w rozdziale II § 4 ust.
1 przeprowadza pisemne rozeznanie cenowe (wzór Zaproszenia do składa-nia ofert stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu). Aby zacho-wać zasadę przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania Zama-wiający odpowiednio upublicznia Zaproszenie do składania ofert w min.
jednej z następujących form:
a) przesłanie Zaproszenia do składania ofert do (min. 3) potencjalnych wykonawców w formie elektronicznej, faksowej, listownej, osobiście wraz z potwierdzeniem odbioru,
b) własna siedziba, ale w miejscu publicznie dostępnym, c) Internet (strona Zamawiającego),
d) gazety, dzienniki, czasopisma itp.
2. Minimalny czas upublicznienia nie może być krótszy niż 3 dni robocze od dnia ukazania się upublicznionego Zapytania ofertowego.
3. Oferta na roboty budowlane może zawierać także wycenę robót lub kosz-torys ofertowy (wzór Oferty stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego regula-minu). Wraz z ofertą (w każdym postępowaniu) Wykonawcy składają oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Oferta może zostać złożona na formularzu innym niż formularz ofertowy stanowiący łącznik do regulaminu, pod warunkiem, że zawiera wszystkie elementy za-warte we wzorze druku oferty.
4. Po upływie terminu na składanie ofert, Zamawiający porównuje i ocenia wszystkie oferty, na podstawie kryteriów określonych w Zapytaniu oferto-wym.
5. Wybór oferty najkorzystniejszej wraz z zestawieniem i porównaniem złożo-nych ofert upubliczniony jest w takiej formie, w jakiej upublicznione zosta-ło Zaproszenie do składania ofert. W przypadku upublicznienia Zaproszenie do składania ofert zgodnie z ust. 1 lit. a zawiadomienie o wyniku postępo-wania może odbyć się poprzez telefoniczne powiadomienie.
6. Przed podpisaniem umowy Pracownik wypełnia „Formularz dokumentujący wydatkowanie środków do 30 000 euro” (Załącznik Nr 4 do niniejszego Re-gulaminu), uzyskując akceptację Dyrektora Szkoły.
§ 8
Zamówienia udzielane bez konieczności stosowania regulaminu
1. Pracownik jest zwolniony z konieczności podejmowania czynności określo-nych w niniejszym Regulaminie w przypadkach określookreślo-nych:
1) w art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a-c Ustawy;
2) w art. 67 ust. 1 pkt. 5 Ustawy;
3) innych szczególnie uzasadnionych przypadkach.
2. W przypadku opisanym w ust. 1 Pracownik jest zobowiązany do sporzą-dzenia, w zależności od specyfikacji przedmiotu zamówienia, notatki służ-bowej lub zastosowania formularza dokumentującego wydatkowanie środ-ków publicznych o wartości do 30000 euro netto (Załącznik Nr 4 do Regu-laminu) zawierających opisanie stanu faktycznego wraz z uzasadnieniem dla zaniechania stosowania postanowień niniejszego Regulaminu. Wyżej wymienione dokumenty muszą być zaakceptowane i zatwierdzone przez Dyrektora Szkoły.
§ 9
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania
Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się:
1) Wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu;
2) Wykonawcę, który w okresie 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania:
a) nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zostało stwier-dzone nieodebraniem przedmiotu zamówienia i spisaniem protokołu szkody (dla dostaw i usług) lub nieodebraniem przedmiotu zamówienia poprzez niepodpisanie protokołu odbioru robót (dla robót budowla-nych);
b) pomimo pisemnego wezwania lub reklamacji nie podjął się naprawy wyrządzonej przez siebie szkody w wyznaczonym terminie i został ob-ciążony kosztami tej naprawy, którą powierzono innemu Wykonawcy;
c) Wykonawcę, z którym Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umo-wę w sprawie zamówienia publicznego, z powodu okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność;
3) Wykonawcę, który zawiesił działalność gospodarczą i informacja o tym fi-guruje w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
4) Wykonawcę, w stosunku do którego otwarto likwidację lub którego upa-dłość ogłoszono.
§ 10
Otwarcie ofert, omyłki, odrzucenie oferty
1. Otwarcie ofert jest jawne i następuje w czasie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego w zaproszeniu do złożenia ofert.
2. Otwarcie ofert powinno nastąpić w obecności minimum 2 osób i przebiegać w sposób określony w art. 86 ust. 3-5 ustawy.
3. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oferty w formie pisemnej. Oferta może zostać złożona na formularzu innym niż formularz ofertowy stano-wiący załącznik do Regulaminu, pod warunkiem, że zawiera wszystkie ele-menty zawarte we wzorze druku oferty.
4. W przypadku, gdy na formularzu ofertowym cena podana słownie różni się od jej zapisu cyfrowego, Zamawiający odczytuje obie wartości, przy czym jeżeli jest to cena określona za cały przedmiot zamówienia, przyjmuje się za prawidłową cenę podaną słownie.
5. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny.
6. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
a) jej treść nie odpowiada treści zaproszenia do składania ofert,
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepi-sów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
c) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, d) została złożona po upływie terminu składania ofert,
e) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania.
7. Ofertę złożoną po upływie terminu do składania ofert odsyła się Wykonaw-cy bez otwierania.
8. Zamawiający informuje Wykonawcę, którego ofertę odrzucono, o jej od-rzuceniu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
§ 11
Umowa w sprawie zamówienia publicznego
1. Zamawiający udziela zamówienia zawierając umowę w formie pisemnej w zależności od przedmiotu i wartości zamówienia. W szczególnie uzasadnio-nych przypadkach można odstąpić od formy umowy, wymaga to jednak pi-semnego uzasadnienia (notatka służbowa sporządzona przez Pracownika zaakceptowana przez Dyrektora Szkoły).
2. Zamawiający może żądać od Wykonawcy wniesienia zabezpieczenia nale-żytego wykonania umowy, w zależności od wartości i rodzaju zamówienia.
Informacja o tym musi znaleźć się w zaproszeniu do składania ofert.
3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w for-mach opisanych w art. 148 ust. 1 – 3 ustawy lub w formie wskazanej przez Zamawiającego.
4. Wysokość zabezpieczenia ustala się od 2 % do 10 % ceny całkowitej poda-nej w ofercie albo maksymalpoda-nej wartości nominalpoda-nej zobowiązania wynika-jącego z umowy.
5. Zamawiający przewiduje możliwość ściągania ewentualnych kar umownych z zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
§ 12
Unieważnienie postępowania
1. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:
a) nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający może zamierza przeznaczyć na sfinansowa-nie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
c) jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie, chyba że Zamawiający zastosuje negocjacje z Wykonawcami,
d) wystąpiły okoliczności uniemożliwiające wyłonienie Wykonawcy w spo-sób zapewniający równe traktowanie Wykonawców, uczciwą konkuren-cję oraz zawarcie ważnej umowy.
e) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie po-stępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewi-dzieć.
2. Niezwłocznie po unieważnieniu postępowania zamawiający zamieszcza in-formację o unieważnieniu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gim-nazjum Nr 1 im. S. Wyspiańskiego w Lubaniu lub w miejscu publicznie do-stępnym w swojej siedzibie albo zawiadamia równocześnie wszystkich wy-konawców, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.