Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie
przekracza 30 000 euro w Gimnazjum nr 1
im. Stanisława Wyspiańskiego w Lubaniu
Spis treści
Rozdział I. Postanowienia ogólne...2
Rozdział II. Zasady udzielania zamówień z wyłączeniem zastosowania przepisów ustawy...3
Rozdział III. Procedura wszczęcia i przeprowadzenie postępowania...5
Procedura udzielania zamówień do 8000 zł netto...6
Procedura udzielania zamówień powyżej 8000 zł netto...6
Zamówienia udzielane bez konieczności stosowania regulaminu...7
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania...8
Otwarcie ofert, omyłki, odrzucenie oferty...9
Umowa w sprawie zamówienia publicznego...10
Unieważnienie postępowania...10
Rozdział IV. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. .11 Rozdział V. Postanowienia końcowe...12
Rozdział I. Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin udzielenia zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartość 30000 euro netto w Gimnazjum nr 1, im. S. Wyspiańskiego w Lubaniu, zwany w dalszej części Regulaminem, określa zakres, zasady oraz tryb postępowania w ramach działania Gimnazjum nr 1 w Lubaniu przy udzielaniu zamówień z pomi- nięciem stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamó- wień publicznych.
§ 2
Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:
1) Ustawa – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicz- nych (Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.);
2) Zamawiający – Gimnazjum nr 1, im. S. Wyspiańskiego, ul. Skalnicza 3, 59-800 Lubań
3) Wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamó- wienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówie- nia publicznego.;
4) Dyrektor Szkoły –– osoba uprawniona do reprezentacji Zamawiającego na podstawie odrębnych przepisów;
5) Pracownik – referent, osoba uprawniona do składania zamówień publicz- nych w Gimnazjum nr 1, im. S. Wyspiańskiego w Lubaniu
6) Główny Księgowy – Główny Księgowy w Gimnazjum nr 1, im. S. Wyspiań- skiego w Lubaniu
7) rozporządzenie – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie śred- niego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przelicze- nia wartości zamówień publicznych;
8) dostawy - nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu;
9) usługi – wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budow- lane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2 a lub art. 2b ustawy;
10) roboty budowlane – wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c ustawy lub obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymogami określonymi przez Zamawiającego;
11) najkorzystniejsza oferta - oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bi- lans cen i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia;
12) środki publiczne – środki publiczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz.
885 ze zm.).
Rozdział II. Zasady udzielania zamówień z wyłączeniem zastosowania przepisów ustawy
§ 3
1. Wydatki obejmujące środki publiczne mogą być ponoszone jedynie na cele i w wysokości określonej w budżecie Zamawiającego.
2. Wyłączenie stosowania przepisów ustawy nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku przestrzegania zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 ze zm.).
Zgodnie z treścią art. 44 ust. 3 wyżej wymienionej ustawy wydatki publicz- ne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobo- wiązań.
3. Wydatkowanie środków publicznych o wartości nieprzekraczającej równo- wartości kwoty 30000 euro, powinno być dokonywanie w sposób zapew- niający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie Wyko- nawców.
4. Postępowanie o udzielenie zamówienia objęte postanowieniami niniejszego Regulaminu jest jawne. Przedmiotowa zasada jawności nie dotyczy infor- macji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępnione.
5. Postępowanie o udzielenie zamówienia objęte niniejszym Regulaminem prowadzi się w formie pisemnej.
6. Postępowanie o udzielenie zamówienia objęte niniejszym Regulaminem prowadzi się w języku polskim.
7. Obowiązkiem pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z przepisami prawa powszech- nie obowiązującego rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania zgodnie z zasadami określonymi w niniej- szym Regulaminie.
8. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie będą zastosowane w przypadku konieczności stosowania innych, niż określone w postanowieniach niniej- szego Regulaminu, procedur postępowania.
§ 4
1. Pierwszą czynnością Zamawiającego jest ustalenie wartości szacunkowej zamówienia (bez podatku od towarów i usług VAT). Oszacowania dokonuje się z należytą starannością. Kurs euro stosowany na potrzeby niniejszego regulaminu jest tym samym kursem, który ogłaszany jest w rozporządze- niu Prezesa Rady Ministrów na potrzeby zamówień publicznych.
2. Zakazuje się dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania Ustawy oraz procedur udzielania zamówienia publicznego w niej określonych.
3. Podstawą określenia wartości szacunkowej jest całkowite szacowane wyna- grodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Za- mawiającego z należytą starannością, z uwzględnieniem postanowień ust.
4-6.
4. Podstawą obliczenia wartości szacunkowej zamówienia na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy, praw lub innych dóbr będących przedmiotem do- stawy.
5. Podstawą obliczenia wartości przedmiotu zamówienia na usługi jest całko- wita szacunkowa wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem.
6. Podstawą obliczenia wartości przedmiotu zamówienia na roboty budowlane jest kosztorys inwestorski.
7. Przy obliczeniu wartości przedmiotu zamówienia na roboty budowlane, zgodnie postanowieniami ust. 6 uwzględnia się także wartość dostaw zwią- zanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez Zamawiają- cego do dyspozycji Wykonawcy.
8. Zamawiający może oszacować wartość przedmiotu zamówienia na podsta- wie powszechnie dostępnych cenników, katalogów, folderów reklamowych oraz informacji zamieszczanych na stronach internetowych.
9. Podstawą obliczenia wartości przedmiotu zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówienia tego samego rodzaju:
a) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniego wzrostu wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo
b) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następu- jących po pierwszej usłudze lub dostawie.
10. Po dokonaniu czynności szacowania Pracownik wypełnia Protokół z usta- lenia wartości zamówienia stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Regu- laminu.
Rozdział III. Procedura wszczęcia i przeprowadzenie po- stępowania
§ 5
Ustala się następujące procedury udzielania zamówień publicznych a) zamówienia o wartości do 8000 zł netto;
b) zamówienia o wartości powyżej 8000 zł netto;
c) zamówienia udzielane bez konieczności stosowania regulaminu.
§ 6
Procedura udzielania zamówień do 8000 zł netto
1. W przypadku zakupu dostaw i usług powszechnie dostępnych o ustalonych standardach (np. środki czystości, artykuły biurowe, papier ksero, tusze do drukarek, tonery, materiały do remontów i konserwacji itp.) nie ma obo- wiązku stosowania żadnych procedur.
2. W przypadku zakupu dostaw i usług pozostałych oraz drobnych robót bu- dowlanych Pracownik po wykonaniu czynności o których mowa w rozdzia- le II § 4 ust. 1:
a) przeprowadza rozeznanie cenowe – gromadzi i porównuje oferty (za- łącznikiem do oferty na roboty budowlane może być wycena robót lub kosztorys ofertowy) dostępne na rynku (minimum 2 oferty). Za oferty uznaje się również te, które nie stanowią oferty handlowej w rozumie- niu art. 543 Kodeksu cywilnego, czyli rozmowa telefoniczna, faks, pocz- ta internetowa, oferta ze strony internetowej/ sklepu internetowego, gazetka promocyjna, katalogi, foldery, broszury reklamowe itp.).
b) sporządza notatkę z przeprowadzonego rozeznania cenowego;
c) udziela telefonicznego lub pisemnego zamówienia (np. zlecenie) Wyko- nawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę (w przypadku robót budowlanych zawsze obowiązuje forma umowy). W szczególnie uzasad- nionych przypadkach można odstąpić od formy umowy, wymaga to jed- nak pisemnego uzasadnienia (notatka służbowa sporządzona przez Pra- cownika, zaakceptowana przez Dyrektora Szkoły).
§ 7
Procedura udzielania zamówień powyżej 8000 zł netto
1. Pracownik po wykonaniu czynności o których mowa w rozdziale II § 4 ust.
1 przeprowadza pisemne rozeznanie cenowe (wzór Zaproszenia do składa- nia ofert stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu). Aby zacho- wać zasadę przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania Zama- wiający odpowiednio upublicznia Zaproszenie do składania ofert w min.
jednej z następujących form:
a) przesłanie Zaproszenia do składania ofert do (min. 3) potencjalnych wykonawców w formie elektronicznej, faksowej, listownej, osobiście wraz z potwierdzeniem odbioru,
b) własna siedziba, ale w miejscu publicznie dostępnym, c) Internet (strona Zamawiającego),
d) gazety, dzienniki, czasopisma itp.
2. Minimalny czas upublicznienia nie może być krótszy niż 3 dni robocze od dnia ukazania się upublicznionego Zapytania ofertowego.
3. Oferta na roboty budowlane może zawierać także wycenę robót lub kosz- torys ofertowy (wzór Oferty stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego regula- minu). Wraz z ofertą (w każdym postępowaniu) Wykonawcy składają oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Oferta może zostać złożona na formularzu innym niż formularz ofertowy stanowiący za- łącznik do regulaminu, pod warunkiem, że zawiera wszystkie elementy za- warte we wzorze druku oferty.
4. Po upływie terminu na składanie ofert, Zamawiający porównuje i ocenia wszystkie oferty, na podstawie kryteriów określonych w Zapytaniu oferto- wym.
5. Wybór oferty najkorzystniejszej wraz z zestawieniem i porównaniem złożo- nych ofert upubliczniony jest w takiej formie, w jakiej upublicznione zosta- ło Zaproszenie do składania ofert. W przypadku upublicznienia Zaproszenie do składania ofert zgodnie z ust. 1 lit. a zawiadomienie o wyniku postępo- wania może odbyć się poprzez telefoniczne powiadomienie.
6. Przed podpisaniem umowy Pracownik wypełnia „Formularz dokumentujący wydatkowanie środków do 30 000 euro” (Załącznik Nr 4 do niniejszego Re- gulaminu), uzyskując akceptację Dyrektora Szkoły.
§ 8
Zamówienia udzielane bez konieczności stosowania regulaminu
1. Pracownik jest zwolniony z konieczności podejmowania czynności określo- nych w niniejszym Regulaminie w przypadkach określonych:
1) w art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a-c Ustawy;
2) w art. 67 ust. 1 pkt. 5 Ustawy;
3) innych szczególnie uzasadnionych przypadkach.
2. W przypadku opisanym w ust. 1 Pracownik jest zobowiązany do sporzą- dzenia, w zależności od specyfikacji przedmiotu zamówienia, notatki służ- bowej lub zastosowania formularza dokumentującego wydatkowanie środ- ków publicznych o wartości do 30000 euro netto (Załącznik Nr 4 do Regu- laminu) zawierających opisanie stanu faktycznego wraz z uzasadnieniem dla zaniechania stosowania postanowień niniejszego Regulaminu. Wyżej wymienione dokumenty muszą być zaakceptowane i zatwierdzone przez Dyrektora Szkoły.
§ 9
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania
Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się:
1) Wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu;
2) Wykonawcę, który w okresie 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania:
a) nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zostało stwier- dzone nieodebraniem przedmiotu zamówienia i spisaniem protokołu szkody (dla dostaw i usług) lub nieodebraniem przedmiotu zamówienia poprzez niepodpisanie protokołu odbioru robót (dla robót budowla- nych);
b) pomimo pisemnego wezwania lub reklamacji nie podjął się naprawy wyrządzonej przez siebie szkody w wyznaczonym terminie i został ob- ciążony kosztami tej naprawy, którą powierzono innemu Wykonawcy;
c) Wykonawcę, z którym Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umo- wę w sprawie zamówienia publicznego, z powodu okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność;
3) Wykonawcę, który zawiesił działalność gospodarczą i informacja o tym fi- guruje w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
4) Wykonawcę, w stosunku do którego otwarto likwidację lub którego upa- dłość ogłoszono.
§ 10
Otwarcie ofert, omyłki, odrzucenie oferty
1. Otwarcie ofert jest jawne i następuje w czasie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego w zaproszeniu do złożenia ofert.
2. Otwarcie ofert powinno nastąpić w obecności minimum 2 osób i przebiegać w sposób określony w art. 86 ust. 3-5 ustawy.
3. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oferty w formie pisemnej. Oferta może zostać złożona na formularzu innym niż formularz ofertowy stano- wiący załącznik do Regulaminu, pod warunkiem, że zawiera wszystkie ele- menty zawarte we wzorze druku oferty.
4. W przypadku, gdy na formularzu ofertowym cena podana słownie różni się od jej zapisu cyfrowego, Zamawiający odczytuje obie wartości, przy czym jeżeli jest to cena określona za cały przedmiot zamówienia, przyjmuje się za prawidłową cenę podaną słownie.
5. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny.
6. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
a) jej treść nie odpowiada treści zaproszenia do składania ofert,
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepi- sów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
c) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, d) została złożona po upływie terminu składania ofert,
e) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania.
7. Ofertę złożoną po upływie terminu do składania ofert odsyła się Wykonaw- cy bez otwierania.
8. Zamawiający informuje Wykonawcę, którego ofertę odrzucono, o jej od- rzuceniu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
§ 11
Umowa w sprawie zamówienia publicznego
1. Zamawiający udziela zamówienia zawierając umowę w formie pisemnej w zależności od przedmiotu i wartości zamówienia. W szczególnie uzasadnio- nych przypadkach można odstąpić od formy umowy, wymaga to jednak pi- semnego uzasadnienia (notatka służbowa sporządzona przez Pracownika zaakceptowana przez Dyrektora Szkoły).
2. Zamawiający może żądać od Wykonawcy wniesienia zabezpieczenia nale- żytego wykonania umowy, w zależności od wartości i rodzaju zamówienia.
Informacja o tym musi znaleźć się w zaproszeniu do składania ofert.
3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w for- mach opisanych w art. 148 ust. 1 – 3 ustawy lub w formie wskazanej przez Zamawiającego.
4. Wysokość zabezpieczenia ustala się od 2 % do 10 % ceny całkowitej poda- nej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania wynika- jącego z umowy.
5. Zamawiający przewiduje możliwość ściągania ewentualnych kar umownych z zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
§ 12
Unieważnienie postępowania
1. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:
a) nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający może zamierza przeznaczyć na sfinansowa- nie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
c) jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie, chyba że Zamawiający zastosuje negocjacje z Wykonawcami,
d) wystąpiły okoliczności uniemożliwiające wyłonienie Wykonawcy w spo- sób zapewniający równe traktowanie Wykonawców, uczciwą konkuren- cję oraz zawarcie ważnej umowy.
e) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie po- stępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewi- dzieć.
2. Niezwłocznie po unieważnieniu postępowania zamawiający zamieszcza in- formację o unieważnieniu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gim- nazjum Nr 1 im. S. Wyspiańskiego w Lubaniu lub w miejscu publicznie do- stępnym w swojej siedzibie albo zawiadamia równocześnie wszystkich wy- konawców, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
Rozdział IV. Odpowiedzialność za przygotowanie i przepro- wadzenie postępowania
§ 13
1. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o któ- rych mowa w niniejszym Regulaminie, ponosi Dyrektor Szkoły.
2. Dyrektor Szkoły może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sprawowanie nadzoru nad realizacją umowy podpisanej po przeprowadzeniu przedmio- towego postępowania oraz wszelkich czynności związanych z postępowa- niem gwarancyjnym.
3. Odpowiedzialność o którym mowa w ust. 1, ponosi także Pracownik w za- kresie w jakim powierzono mu wykonywanie czynności w postępowaniach określonych w niniejszym Regulaminie.
4. Pracownik odpowiedzialny na gruncie postanowień niniejszego Regulaminu zobowiązany jest do zachowania w każdym przypadku należytej staranno- ści podczas realizacji przedmiotowych obowiązków.
5. Dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienie o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartość kwoty 30 000 euro jest przechowywana w siedzibie Zamawiającego, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.
Rozdział V. Postanowienia końcowe
§ 14
1. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z Wykonawcą, jeżeli:
1) w dwóch kolejno prowadzonych postępowaniach nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
2) w wyniku przeprowadzonego postępowania nie złożono żadnej niepod- legającej odrzuceniu oferty, a istnieje konieczność szybkiego wykonania zamówienia (np. niemożność znalezienia Wykonawcy z uwagi na sezon remontowy itp.);
3) jeżeli cena zaoferowana przez Wykonawcę jest wyższa niż kwota jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
4) jeżeli złożono oferty dodatkowe o tej samej cenie.
2. Z przeprowadzonych negocjacji Pracownik sporządza notatkę zawierającą datę negocjacji, oznaczenie przedmiotu negocjacji oraz stron biorących udział w negocjacjach. Notatkę zatwierdza Dyrektor Szkoły.
§ 15
W sprawach nieuregulowanych w regulaminie, w szczególności do zamówień wie- lorodzajowych, wspólnego przeprowadzania postępowania i udzielenia zamówie- nia, przez wielu zamawiających, komisji przetargowej, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji, przygotowania postępowania, wyłączenia z postę- powania osób wykonujących czynności w postępowaniu, wykluczenia wykonaw- ców z postępowania, składania ofert, oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie za- mówienia oraz do badania i oceny ofert, wadium, zabezpieczenia należytego wy- konania umowy, zaliczek na poczet zamówienia, wyboru oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, licytacji elektronicznej oraz wstępnej kwalifikacji wykonaw- ców, przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych stosuje się odpowiednio.
§ 16
Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
§ 17
Integralną część Regulaminu stanowią załączniki:
1) Załącznik Nr 1 – Protokół z ustalenia wartości zamówienia;
2) Załącznik Nr 2 - Wzór Zaproszenia do składania ofert;
3) Załącznik Nr 3 - Wzór oferty;
4) Załącznik Nr 4 - Formularz dokumentujący wydatkowanie środków do 30000 euro.
