1. Wykonawca po podpisaniu umowy ustali z zamawiającym termin pierwszego spotkania, z zastrzeżeniem, że spotkanie nie może odbyd się później niż drugiej połowie czerwca br.
2. W terminie min. 10 dni przed datą rozpoczęcia spotkania, zamawiający przekaże wykonawcy ostateczną listę uczestników spotkania z informacją, którzy i ilu uczestników będzie korzystad z transportu z dworca a którym trzeba będzie zapewnid parking dla samochodu.
3. Pierwszego dnia spotkania wykonawca zapewni transport uczestników z dworca centralnego danego miasta do miejsca odbywania się spotkania (analogiczna zasada obowiązuje przy zapewnieniu transportu powrotnego po spotkaniu). Po dotarciu na miejsce uczestnicy zostaną zakwaterowani w pokojach. Pokoje muszą byd jedno lub dwuosobowe (dwa łóżka) z zastrzeżeniem, że pokoje nie mogą byd koedukacyjne. Każdy pokój musi posiadad odrębną łazienkę.
W pierwszym dniu spotkania zajęcia rozpoczną się o ok. godz. 10:00 od plenarnego spotkania wszystkich uczestników (w jednej sali). Zajęcia będą trwały do godz. ok. 18:00 ( z przerwami).
4. Drugiego dnia zajęcia będą się odbywały w 3 grupach, każda grupa w oddzielnej sali z własnym moderatorem.
5. Trzeciego dnia zajęcia będą się odbywały w trzech grupach (analogicznie jak dnia drugiego).
6. Spotkanie zakooczy się trzeciego dnia po obiedzie.
7. Podczas trwania spotkania uczestnicy mają zapewniony wolny dostęp do zaplecza rekreacyjnego obiektu (np. basenu, siłowni itd. w zależności od tego co oferuje obiekt).
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
24
V. Wyżywienie uczestników (wykonawca przedstawi do akceptacji zamawiającego ostateczne, dokładne menu na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji)
Dzieo pierwszy: całodzienny serwis kawowy, obiad, kolacja.
Dzieo drugi: śniadanie, całodzienny serwis kawowy, obiad, kolacja Dzieo trzeci: śniadanie, serwis kawowy do godziny 14.00, obiad.
Serwis kawowy (obok sal konferencyjnych, dostępny w czasie trwania konferencji:
na początku serwisu pierwszego dnia: kanapki – donoszone w razie potrzeby (kanapki na białym i ciemnym pieczywie, z wędlinami, rybami, serami i warzywami), słodkie bułeczki,
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, (uzupełniane w razie potrzeby),
3 rodzaje kruchych ciasteczek lub ciast (uzupełnianych w razie potrzeby), 2 rodzaje soków owocowych (uzupełniane w razie potrzeby),
woda mineralna gazowana i niegazowana (uzupełniana w razie potrzeby),
serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna).
serwis kawowy obok sali konferencyjnej (dostępny w czasie trwania spotkania).
Śniadanie zasiadane: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo – 2 rodzaje: jasne i ciemne,
3 rodzaje wędlin,
3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemy owocowe,
jogurty owocowe,
wybór warzyw krojonych (ogórek świeży i kiszony, pomidor, papryka konserwowa), 2 ciepłe dania,
płatki kukurydziane, płatki czekoladowe, musli, mleko,
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, soki owocowe (jabłkowy, pomaraoczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby),
serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana,).
Obiad zasiadany: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) 2 rodzaje zup do wyboru,
3 drugie dania do wyboru, w tym 2 mięsne, 3 rodzaje surówek, w tym z warzyw gotowanych, woda mineralna gazowana i niegazowana, deser (w tym ciasta oraz owoce),
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, soki owocowe,
serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie).
Kolacja zasiadana: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo – 2 rodzaje: jasne i ciemne,
3 rodzaje wędlin,
2 rodzaje sera (żółty, pleśniowy), 2 rodzaje sałatek,
2 rodzaje przekąsek,
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
25 dwa dania ciepłe
deser (w tym ciasta oraz owoce), napoje,
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana).
Na stołach w salach konferencyjnych:
woda mineralna gazowana i niegazowana (donoszona w razie potrzeby), VI. Zaplecze techniczne i obsługa.
1. Wyposażenie sal konferencyjnych.
Sala na spotkanie plenarne pierwszego dnia: miejsca siedzące dla uczestników z możliwością notowania (np. krzesła z pulpitami); 6 miejsc siedzących przy dodatkowym stole dla prowadzących, nagłośnienie, 2 mikrofony dla prowadzących, 2 dodatkowe mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik, flipchart, klimatyzacja.
Sala na spotkanie w grupach miejsca siedzące dla uczestników przy stołach, trzy miejsca siedzące przy dodatkowym stole dla prowadzących, flipchart, klimatyzacja.
2.Informacja i promocja
Wykonawca zapewni oznaczenie miejsca konferencji zgodnie z wytycznymi zamawiającego (np.
poprzez ustawienie dostarczonych przez zamawiającego stand-up, wizytówki na drzwiach) właściwych dla realizowanego projektu PO KL.
Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika identyfikator (wzór identyfikatora musi uzyskad akceptację zamawiającego)
Wykonawca zapewni druk oraz dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych dla każdego uczestnika, - wzór otrzyma od zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji (format B-5, sztywna oprawa, papier powlekany, druk kolorowy, zdjęcia).
Wykonawca przeprowadzi wśród uczestników ankietę ewaluacyjną konferencji. Wzór ankiety musi zostad zaakceptowany przez zamawiającego. Zakres merytoryczny ankiety zostanie dostarczony przez Zamawiającego
3.Osoby skierowane do realizacji zamówienia przez wykonawcę.
Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia kierownika projektu - zarządzającego i koordynującego całośd realizacji, który jednocześnie będzie uprawniony do kontaktów z zamawiającym i z którym ustalane będą wszelkie szczegóły dotyczące realizacji zamówienia. Kierownik projektu musi pozostawad w stałym kontakcie z zamawiającym przez cały okres realizacji zamówienia. Kierownik musi byd obecny podczas trwania konferencji aby na bieżąco reagowad na wszelkie powstałe problemy.
Min. 3 moderatorów/osoby prowadzące spotkania w grupach dyskusyjnych, posiadających wiedzę z zakresu psychologii lub socjologii.
Po zakooczeniu każdego ze spotkao, wykonawca przekaże Zamawiającemu w ciągu 3 dni krótki raport z przebiegu spotkania. Załącznikami do raportu będą: zestaw
materiałów konferencyjnych, pełna lista uczestników konferencji, zawierająca:
imiona i nazwiska, nazwy firm/instytucji i podpis, ankiety ewaluacyjne.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
26
Załącznik Nr 2 do SIWZ
UMOWA (wzór) Nr ………..
zawarta w dniu ... w Warszawie pomiędzy:
Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, ul. Tamka 3, 00-349 Warszawa, NIP: 701-00-66-145, zwanym dalej
„Zamawiającym”
reprezentowanym przez ……….. – ……….
a
………:
zwanym dalej „Wykonawcą”,
reprezentowanym przez ……….. – ……….
po przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 10 ust. 1, art.
39 i nast., w związku z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówieo publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm. ), została zawarta umowa o następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej organizacji jednej półtoradniowej konferencji, czterech spotkao roboczych oraz jednodniowej konferencji programowej.
2. Przedmiot umowy jest realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wspófinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
3. Szczegółowy zakres rzeczowy przedmiotu umowy oraz sposób, terminy jej realizacji określa Opis przedmiotu zamówienia, stanowiący załącznik nr 1 do umowy.
4. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem techniczno-organizacyjnym, kadrowym, finansowym oraz uprawnieniami, wiedzą i doświadczeniem pozwalającym na należyte zrealizowanie przedmiotu umowy.
5. Wykonawca zobowiązuje się wykonad przedmiot umowy z zachowaniem terminów oraz z najwyższą starannością, efektywnością oraz zgodnie z najlepszą praktyką i wiedzą zawodową.
§ 2
Termin wykonania umowy
1. Umowa będzie realizowana w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 marca 2012 r. Terminy realizacji poszczególnych konferencji lub spotkao roboczych określa Opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1)
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
27
2. Wykonawca zobowiązuje się poinformowad Zamawiającego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia ich zaistnienia, w formie pisemnej o wszelkich istotnych okolicznościach, które mogą mied wpływ na wykonanie przedmiotu umowy przez Wykonawcę. Jeżeli okoliczności, o których mowa, uniemożliwią Wykonawcy prawidłowe lub terminowe wykonanie przedmiotu umowy, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym.
3. Odpowiedzialnośd za niezrealizowanie przedmiotu umowy w terminach określonych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy jest wyłączona w przypadku, gdy niewykonanie jest następstwem działania siły wyższej.
§ 3 Wynagrodzenie
1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie, na które składają są:
1) Konferencja dla 150 osób:
a) Kwota brutto (w tym należny podatek VAT) w wysokości ... zł (słownie:
………..…….zł) stanowiąca iloczyn kwoty w wysokości …………...zł (słownie:
……… zł) i liczby rzeczywistych uczestników konferencji korzystających z noclegu.
b) Kwota brutto (w tym należny podatek VAT) w wysokości ... zł (słownie:
………..…….zł) stanowiąca iloczyn kwoty w wysokości …………...zł (słownie:
……… zł) i liczby rzeczywistych uczestników konferencji niekorzystających z noclegu.
2) Konferencja dla 100 osób:
a) Kwota brutto (w tym należny podatek VAT) w wysokości ... zł (słownie:
………..…….zł) stanowiąca iloczyn kwoty w wysokości …………...zł (słownie:
……… zł) i liczby rzeczywistych uczestników konferencji korzystających z noclegu.
b) Kwota brutto (w tym należny podatek VAT) w wysokości ... zł (słownie:
………..…….zł) stanowiąca iloczyn kwoty w wysokości …………...zł (słownie:
……… zł) i liczby rzeczywistych uczestników konferencji niekorzystających z noclegu.
3) Spotkania robocze:
a) Kwota brutto (w tym należny podatek VAT) w wysokości ... zł (słownie:
………..…….zł) stanowiąca iloczyn kwoty w wysokości …………... zł (słownie:
……… zł) i liczby rzeczywistych uczestników spotkania.
2. Wynagrodzenie powyższe obejmuje wszelkie świadczenia Wykonawcy opisane w Załączniku nr 1 do umowy. Łączna kwota brutto umowy wynikająca z zsumowania Tabeli nr 1, Tabeli nr 2 i Tabeli nr 3 Formularza ofertowego nie może przekroczyd kwoty ………..zł brutto (słownie:……….zł)
3. Wynagrodzenie powyższe obejmuje wszelkie świadczenia Wykonawcy opisane w Załączniku Nr 1 do umowy.
4. Zapłata wynagrodzenia nastąpi po wykonaniu poszczególnych konferencji i spotkao roboczych, w wysokości określonej według zasad z §3 pkt 1, 2 i 3. Podstawą do zapłaty za każdą zorganizowana konferencję lub spotkanie robocze jest zaakceptowany przez Zamawiającego protokół odbioru wykonania danej konferencji lub spotkania roboczego bez zastrzeżeo, oraz wystawiona na tej podstawie przez Wykonawcę faktura VAT.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
28
5. Płatności będą realizowane przelewem na konto Wykonawcy, wskazane na fakturze VAT, w terminie 21 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT.
6. Za datę zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uważa się datę skutecznego obciążenia rachunku Zamawiającego.
§ 4