Rachunek cyklu życia projektu

Koszty i przychody oraz wpływy i wydatki to najważniejsze kategorie finan-sowe stosowane w controllingu projektów. Oprócz nich wykorzystuje się również dane pozafinansowe np. koszty alternatywne, korzyści społeczne czy środowiskowe30. Istotnymi uwarunkowaniami budowy i eksploatacji odpowiedniego, tj. spełniającego swoje funkcje systemu controllingu jest zdefiniowanie właściwego sposobu monitoro-wania, analizy, oceny i raportowania zarówno danych finansowych jak i pozafinanso-wych. Oznacza to przyjęcie:

 odpowiedniego sposobu ich ewidencji – rachunek kosztów i przychodów,  adekwatnych ram czasowych – cykl życia projektu,

 właściwych mierników sterująco-kontrolnych – baza mierników,

 właściwych wskaźników bazowych – baza wartości planowych i granicznych,  jednolitego sposobu prezentacji / raportowania.

Zgodnie z dotychczas przeprowadzonymi rozważaniami istotnym instrumen-tem controllingu jest rachunek kosztów i przychodów zwany również rachunkiem wyników. Należy go traktować jako system objaśniający powstawanie kosztów / przy-chodów w organizacjach, który dostarcza danych i informacji dla procesów zarządza-nia (Sobańska 2003, s. 78). Wykorzystuje on zakładowy plan kont, tj. system zdefiniowa-nych z nazwy i numeru kont bilansowych oraz controllingowych charakterystyczzdefiniowa-nych

30 Szerzej na temat rozróżnienia danych finansowych i pozafinansowych m.in. w (Głodziński 2017a, ss. 50-67,

dla działalności organizacji. Umożliwiają one jednolite rejestrowanie (ewidencjonowa-nie) podobnych zdarzeń gospodarczych np. przychody ze sprzedaży vs przychody z działalności finansowej czy przychody od inwestora vs przychody od osób trzecich. Korzyścią tego jest możliwość agregacji danych, ich analizy oraz oceny i na tej podsta-wie podejmowanie decyzji.

W przypadku działalności omawianej w niniejszym opracowaniu rachunek kosztów i przychodów umożliwia właściwe ewidencjonowanie rezultatów i nakła-dów projektów. Jego celem są:

 określenie, jakie koszty / przychody i w jakiej wysokości zostały rozpoznane w analizowanym okresie,

 powiązanie kosztów / przychodów z realizacją projektu oraz poszczególnych faz cyklu jego życia,

 _{ustalenie stanu zaawansowania i rentowności projektu oraz jego części.}

Uwzględniając przedstawione cechy należy mówić o rachunku cyklu życia pro-jektu, tj. systemie ewidencji kosztów / przychodów. Rachunek cyklu życia projektu grupuje koszty i przychody zgodnie z filozofią, że na rentowność projektu mają wpływ wszystkie działania związane z jego realizacją - od samego początku do zakoń-czenia, tj. w poszczególnych fazach jego cyklu życia (Łada, Kozarkiewicz 2010, s. 154). Fazy są różnie definiowane31. Przykładowo wymienia się:

 definiowanie, planowanie i organizowanie wykonawstwa, wykonawstwo, za-kończenie (Trocki i in. 2003, s. 32),

 przygotowanie, opracowanie, realizacja, zakończenie (Jakubczyc 2008, s. 22),

 konceptualizacja, materializacja, uzyskiwanie przychodów (Bonnal i in. 2002, ss.

12-19),

 opracowanie pomysłu , studia wstępne oraz wykonalności, rozwój i wykona-nie, testowawykona-nie, przyjęcie do użytkowania, przegląd końcowy (Labuschagne, Brent

2005, s. 163),

 identyfikacja, ofertowanie, realizacja, zakończenie, obsługa gwarancyjna i ser-wis (z perspektywy wykonawcy projektu)32,

31 Analiza modeli faz życia projektu została przedstawiona m.in. w opracowaniu (Pawlak 2012, ss. 68-77).

 definiowanie, planowanie, wybór wykonawcy, realizacja i jej nadzór, zakończe-nie projektu właściwego i przejęcie produktu, eksploatacja produktu, utylizacja (z perspektywy zamawiającego projekt inwestycyjny)33.

Istotnym jest, że w poszczególnych fazach nasilenie działań jest zróżnicowane

(Sobańska 2006, s. 66), dlatego wysokość nakładów niezbędnych na realizację oraz

uzyski-wane korzyści nie są takie same (Rysunek 2.2).

Rysunek 2.2. Rachunek cyklu życia projektu komercyjnego a inwestycyjnego z perspektywy kosztów i przychodów

Źródło: opracowanie własne.

Analizując projekt niekiedy zapomina się o kosztach powstałych przed jego fi-zycznym rozpoczęciem oraz po oddaniu produktu projektu do użytkowania. Do pierwszej grupy zaliczyć można koszty ofertowania lub przygotowania założeń projektu. W drugiej wymienić można nakłady ponoszone na serwis czy obsługę gwa-rancyjną. Zakres ich analizy, jak również wyodrębnienie faz, zależy od przyjętej per-spektywy. Dla wykonawcy – szczególnie komercyjnego, tj. nastawionego na zysk eko-nomiczny z projektu – istotnym jest pokrycie wszystkich poniesionych kosztów przy-gotowania produktu oraz wypracowanie satysfakcjonującej marży zysku. Controlling jest w tym przypadku niezbędny, aby na każdym etapie realizacji mieć możliwość ste-rowania wynikiem ekonomicznym i pozaekonomicznym. Dla zleceniodawcy

33 Zamawiający projekt inwestycyjny to organizacja, która zleca realizację projektu podmiotowi zewnętrznemu,

stora) należy zmodyfikować perspektywę do badania cyklu życia projektu inwesty-cyjnego i powstałego z niego produktu. W tym przypadku mówimy o controllingu inwestycyjnym oraz prowadzeniu rachunku efektywności inwestycji. Controlling in-westycyjny obejmuje badanie zgodności realizacji projektu z założonym budżetem i harmonogramem. Rachunek efektywności bada natomiast, czy korzyści głównie z fazy eksploatacyjnej produktu przewyższą sumę kosztów projektu oraz stałych kosztów użytkowania produktu.

Jednakże ewidencja kosztów i przychodów z uwzględnieniem podziału na pro-jekty i fazy nie są wystarczające do właściwego zarządzania. Dlatego stosuje się jed-nocześnie podział wielowymiarowy (Rysunek 2.3), uwzględniając również systema-tykę według rodzajów, sposobu odniesienia czy w układzie kalkulacyjnym.

K os zt y / p rz yc ho dy p ro je kt u Przychody wg rodzaju: * od inwestora * od osób trzecich * finansowe * zyski nadzwyczajne * inne przychody Koszty wg rodzaju:

* wynagrodzenia zespołu projektowego * wynagrodzenia innych pracowników * narzuty na wynagrodzenia * materiały * wynajem sprzętu * zakup urządzeń * usługi obce * amortyzacja

* koszty ogólnego zarządu * finansowe * rezerwy * straty nadzwyczajne * inne koszty Według fazy PLC: * definiowanie * planowanie / ofertowanie * realizacja / nadzór * zakończenie

* eksploatacja / gwarancja i serwis Według sposobu odniesienia: * pierwotne (bezpośrednio zaksięgowane na projekt) * wtórne (rozliczone na projekt)

W układzie kalkulacyjnym: * produkcyjne (wytwarzania) * nieprodukcyjne (pośrednie)

Rysunek 2.3. Struktura podziału kosztów i przychodów projektu Źródło: opracowanie własne.

Przedstawiony sposób grupowania kosztów i przychodów umożliwia przepro-wadzanie zarówno analiz wertykalnych (porównania wewnątrz poszczególnych grup kosztowych/przychodowych), jak i horyzontalnych (porównania danych w czasie oraz między projektami).