Struktura organizacyjna

Ten smutny fakt zmusił zarząd firmy do szukania alternatywnych sposobów na wzrost przychodów ze sprzedaży. Po pierwsze, otwarto dwa punkty przyjęć zamówień w centrach handlowych. Jednak ten sposób poprawy bilansu firmy jest dość kosztowny, gdyż dochodzą dodatkowe koszty w postaci opłat za czynsz i za media. W kosztach tych trzeba także uwzględnić wynagrodzenie dwóch pracowników, promocję punktów przyjęć oraz transport. Dlatego w następnej kolejności podpisano umowy zlecenia z pracowniami krawieckimi i studiami mody w całym mieście (najczęściej zlokalizowanymi również w centrach handlowych). Na mocy tych umów firma płaci znaczny procent z przychodów, ale nie ponosi tak wysokich kosztów, jak przy utrzymywaniu własnych salonów sprzedaży, czyli dodatkowych punktów przyjęć. Jednak przy takiej formie organizacji pracy koszty spółki rosną nieznacznie. Natomiast koszty wody, energii elektrycznej i środków chemicznych zwiększają się proporcjonalnie do wzrostu świadczonych usług. Jeżeli zaś chodzi o koszty wynajmu pomieszczeń produkcyjnych i inne wydatki, to pozostają one na takim samym poziomie. Dzięki stopniowemu wzrostowi liczby zawartych umów zlecenia, przedsiębiorstwu udało się zrekompensować utracone przychody z realizacji usług. Z uwagi na to w najbliższej przyszłości firma planuje rozszerzyć tę formę organizacji pracy166

.

3.2. Struktura organizacyjna spółki

W sp. z o.o. „Czysta odzież” zastosowano strukturę organizacyjną liniowo –sztabową (zob. rys. 9 na następnej stronie). Podstawowy czynnik wpływający na przyjęcie tego typu struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa to charakter działalności. Dwa kierunki działalności

164 Raporty o przetargach dyrektora sprzedaży (2006-2017).

165 https://www.minsk-metro.net/blog/archives/7639, (data odczytu 11.07.2018).

166

spółki sugerują podział przedsiębiorstwa według funkcji. Łącznikiem jest dział techniczny, który obsługuje zarówno sprzęt pralni, jak i sprzęt sprzedawany klientom. Takie czynniki, jak rozmiar przedsiębiorstwa i sytuacja ekonomiczna nie pozwalają wyodrębnić ważnego aspektu działalności przedsiębiorstwa, którym jest marketing oraz zasoby ludzkie (dalej: HR). Funkcje te są rozdzielone między kierownikami wyższego i średniego szczebla167

.

Dyrektor generalny prezentuje najwyższy poziom zarządzania firmą. Działalność dyrektora generalnego jest uwarunkowana celami i strategiami rozwoju organizacji jako całości. Zadania dyrektora generalnego to: zarządzanie działalnością przedsiębiorstwa, opracowanie i realizacja planów, przekształcanie planów w obowiązki produkcyjne dla średniego i niższego szczebla pracowników przedsiębiorstw, stymulowanie jakościowego wykonania pracy¹⁶⁸.

Rys. 9. Struktura organizacyjna sp. z o.o.„Czysta odzież”

Źródło: opracowanie własne w oparciu o wewnętrzne dokumenty personalne przedsiębiorstwa.

167Jestem kierownikiem produkcji tego przedsiębiorstwa.

168

Statut spółki oraz kontrakt z dyrektorem generalnym nr 7 z 10 lutego 2015 r.

...

1

1

- punktprzyjędzamówieo własnych

- punkt przyjęd zamówieo(umowy zlecenia)

Dyrektor generalny Dyrektor sprzedaży (działalnośd handlowa) Dział księgowości Dział techniczny Kierownik produkcji (pralnia chemiczna) Pralnia chemiczna 1 22 1 2 3 13

Spółka „Czysta odzież” jest małym przedsiębiorstwem, które nie może sobie pozwolić na zatrudnianie specjalisty, a tym bardziej na utworzenie działu zarządzania personelem. Dlatego można mówić o podziale funkcji personalnej pomiędzy dyrektorem generalnym i kierownikami średniego szczebla. Jednak całość władzy decyzyjnej jest zachowywana przez dyrektora generalnego. Dlatego można mówić również o marginalizacji funkcji personalnej w przedsiębiorstwie. Dyrektor generalny bezpośrednio uczestniczy w realizacji funkcji personalnej w przedsiębiorstwie, rozwiązując takie zadania w obszarze HR, jak: planowanie zasobów ludzkich, rekrutacja i zwalnianie pracowników, motywowanie, zarządzanie efektywnością, kształtowanie wynagrodzeń, kształtowanie warunków i stosunków pracy oraz kontrola funkcji personalnej¹⁶⁹.

Średni poziom zarządzania łączący kadry kierownicze średniego szczebla, reprezentują następujące stanowiska: dyrektor sprzedaży, kierownik produkcji i główny księgowy. Kierownictwo średniego szczebla zajmuje się takimi zagadnieniami, jak:

 wyznaczanie zadań i celów na poziomie działu zgodnie z ogólnymi zadaniami i celami przedsiębiorstwa,

 organizacja pracy działu,

 zarządzanie działalnością handlową,

 stymulowanie jakościowej pracy pracowników działu,

 koordynacja procesu produkcji w ramach działu,

 zapewnienie właściwej komunikacji¹⁷⁰.

Najniższy poziom pracowników firmy łączy pracowników działu technicznego i pralni chemicznej. Zadania personelu działu technicznego to:

 konserwacja i naprawa wyposażenia pralni chemicznej,

 uruchomienie, serwis gwarancyjny i pogwarancyjny, naprawa sprzętu sprzedawanego klientom,

 konsultacje kupujących dotyczące charakterystyk technicznych i właściwości towarów,

 pomoc klientom w wyborze sprzętu,

 pomoc nabywcom sprzętu w prawidłowej organizacji instalacji wodnej i elektrycznej do podłączania urządzeń,

 sporządzanie takich niezbędnych dokumentów, jak: protokoły – montażu,

169 Statut spółki, kontrakt z dyrektorem generalnym nr 7 z 10 lutego 2015 r.

170 Kontrakt z dyrektorem sprzedaży nr 5 z 3 marca 2014 r.; kontrakt z kierownikiem produkcji nr 4 z 3 marca 2014 r.; opis stanowiska pracy głównego księgowego z 15 czerwca 2006 r.

uruchomienia sprzętu, wykonania prac naprawczych i konserwacyjnych, a także odpisy części zamiennych i materiałów171

.

Funkcje personelu pralni chemicznej są określane na podstawie specjalizacji i rodzaju wykonywanej pracy. Dla każdego stanowiska pracy opracowano instrukcje opisujące zadania pracownika i listę wykonywanych prac. Lista specjalności pracujących w pralni chemicznej przedstawia się następująco: pracownik ds. realizacji zamówień - 5 osób, operator urządzeń do prasowania - 3 osoby, operator urządzeń do usuwania plam - 2 osoby, operator maszyn do prania i chemicznego czyszczenia tekstyliów - 3 osoby, farbiarz wyrobów ze skóry i zamszu - 1 osoba, sprzątaczka - 1 osoba, kierowca - 2 osoby172

.

Dyrektor sprzedaży prowadzi ogólne zarządzanie działem sprzedaży, jest także szefem działu technicznego. Ponadto, pełni on funkcję CEO (dyrektora generalnego) w czasie jego nieobecności. Osoba mianowana na to stanowisko musi posiadać wyższe wykształcenie zawodowe (ekonomiczne lub inżyniersko-ekonomiczne) oraz co najmniej 5- letni staż pracy na stanowiskach kierowniczych. Dyrektor sprzedaży rozdziela obowiązki pomiędzy pracowników działu i zatwierdza opisy stanowisk pracy. Uczestniczy w rozwiązaniu prawie wszystkich zadań z obszaru HR, a dotyczących działu sprzedaży i działu technicznego173

. Dział sprzedaży realizuje następujące zadania:

 określa długoterminową strategię działalności komercyjnej i planów finansowych przedsiębiorstwa;

 bierze udział w opracowaniu prognozowanych i bieżących planów sprzedaży produktów;

 zawiera umowy z dostawcami i nabywcami, czuwa nad rozbudową bezpośrednich długoterminowych więzi gospodarczych;

 kontroluje: realizację zamówień produktów, materialno – techniczne zaopatrzenie przedsiębiorstwa oraz finansowe i ekonomiczne wskaźniki jego działalności;

 bierze udział w przetargach i wystawach;

 prowadzi badania rynku;

 dokonuje zakupu oraz magazynowania towarów celu terminowego dostarczenia go nabywcom;

171 Opis stanowiska pacy specjalisty działu technicznego.

172 Lista pracowników spółki „Czysta odzież”.

173 Kontrakt z dyrektorem sprzedaży nr 5 z 3 marca 2014 r.; opis stanowiska pracy dyrektora sprzedaży z 15 czerwca 2006 r.

 zapewnia realizację zobowiązań umownych w zakresie dostaw produktów do odbiorców (pod względem ilości, jakości, terminów i innych warunków dostawy);

 organizuje pracę magazynu pod kątem stworzenia warunków dla właściwego przechowywania produktów;

 dba o terminowe sporządzanie dokumentów finansowych, obliczeń i sprawozdań z realizacji planów sprzedaży produktów174

.

Obecnie działania związane z marketingiem są w większości prowadzone właśnie przez dział sprzedaży spółki „Czysta odzież”.

Kierowanie działalnością pralni chemicznej należy do obowiązków kierownika produkcji. W tym względzie odpowiada on za:

 udział w realizacji funkcji kadrowej w swoim dziale (planowanie zasobów ludzkich, rekrutacja i zwalnianie pracowników, motywowanie, zarządzanie efektywnością, kształtowanie wynagrodzeń, kształtowanie warunków i stosunków pracy);

 organizację procesu technologicznego;

 opracowanie instrukcji technologicznych do czyszczenia każdego rodzaju wyrobów z tkanin, futra, skóry i zamszu;

 opracowanie opisów stanowisk dla pracowników pralni;

 kontrolę jakości wykonanej pracy;

 szkolenie nowych pracowników;

 przeprowadzanie testów kwalifikacyjnych;

 rozpatrywanie reklamacji klientów;

 ciągłe badanie oczekiwań klientów i poziomu ich zadowolenia ze świadczonych usług;

 stałą relację z działem sprzedaży i działem technicznym w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania pralni i zaopatrzenia ją niezbędnymi środkami chemicznymi, akcesoriami i innymi materiałami eksploatacyjnymi;

 zawieranie umów i prowadzenie prac związanych z pracą pralni, polegających chociażby na: utylizacji odpadów produkcyjnych, opracowaniu paszportu

ekologicznego, sprawdzeniu dopuszczalnego poziomu hałasu w miejscu pracy czy kontroli powietrza w miejscu pracy¹⁷⁵.

Główny księgowy wykonuje następujące zadania:

 organizuje pracę w zakresie prowadzenia księgowości firmy, w celu uzyskania pełnej i rzetelnej informacji na temat jej działalności finansowej i ekonomicznej oraz sytuacji finansowej;

 tworzy politykę rachunkowości spółki zgodnie z przepisami o rachunkowości, biorąc pod uwagę szczególne warunki prowadzenia działalności spółki;

 organizuje pracę w zakresie prowadzenia rejestrów księgowych w oparciu o zastosowanie nowoczesnych technologii informacyjnych, a także progresywnych form i metod rachunkowości i kontroli;

 zapewnia terminowe i dokładne odzwierciedlenie operacji gospodarczych, ruchów majątkowych, dochodów i wydatków, realizacji zobowiązań na kontach księgowych;

 zapewnia kontrolę nad przestrzeganiem poprawności sporządzenia dowodów źródłowych;

 organizuje wsparcie informacyjne w zakresie rachunkowości zarządczej;

 organizuje księgowanie kosztów produkcji, sporządzanie kalkulacji kosztów produkcji (robót, usług), prowadzi rachunkowość według segmentów działalności, tworzy wewnętrzną sprawozdawczość zarządczą;

 zapewnia: terminową zapłatę podatków i opłat do budżetów federalnych, regionalnych i lokalnych, składek na ubezpieczenie socjalne do państwowych pozabudżetowych funduszy społecznych, płatności na rzecz organizacji kredytowych, spłatę zadłużenia z tytułu pożyczek;

 zapewnia kontrolę nad: wydatkami funduszu płac, organizacją i poprawnością rozliczeń wynagrodzeń pracowników, prowadzeniem inwentaryzacji, prawidłowością i dokładnością księgowania i sprawozdawczości, prowadzeniem audytów dokumentów w jednostkach organizacyjnych;

 bierze udział w przeprowadzaniu analizy finansowej i w kształtowaniu polityki podatkowej na podstawie danych księgowych i sprawozdawczych, a także w przeprowadzaniu audytu wewnętrznego. Ponadto, przygotowuje wnioski mające na

celu poprawę wyników finansowych organizacji, eliminację strat i skracanie kosztów;

 zapewnia dyscyplinę finansową i pieniężną, przestrzeganie kosztorysów, poprawność spisania należności w straty;

 pomaga kierownikom działów i innym pracownikom organizacji w zakresie księgowości, kontroli, sprawozdań i analizy działalności gospodarczej;

 kieruje pracownikami działu księgowości oraz organizuje im pracę w celu podniesienia ich kwalifikacji¹⁷⁶.

Po przeanalizowaniu schematu organizacyjnego firmy „Czysta odzież” można stwierdzić, że istniejące w ramach tego schematu komórki są hierarchiczne, zbudowane tak ze względu na cechy funkcjonalne. W organizacji nie ma działu marketingu. Kierownictwo przedsiębiorstwa stara się zrekompensować brak takiego działu poprzez dystrybucję funkcji marketingowych między działem sprzedaży a działem produkcji. Nie ma jednak jasności w określaniu funkcji dla poszczególnych jednostek strukturalnych, a nawet istnieje ich dublowanie. Ponadto, nie zwraca się należytej uwagi na reklamę, Public Relation i inne metody promowania towarów i usług, a także na bezpośrednią pracę z klientami. Tak więc na tym etapie rozwoju przedsiębiorstwa logiczne byłoby delegowanie funkcji marketingowych do określonego specjalisty lub przyciągnięcie takiego specjalisty na zasadzie outsourcingu działań marketingowych.