Szablony

Definicje stylów i układu tekstu (np. ustawienia marginesów) zwykle mają zastosowanie do wielu tworzonych dokumentów. Niekiedy przy przygotowywaniu dokumentów chcemy nadać im także początkową zawartość. Na przykład przy tworzeniu projektu aktu prawnego chcemy od razu wstawić prawidłowo sformatowane akapity tytułowe (rodzaj, nazwę organu wydają-cego, datę wydania, przedmiot regulacji), a następnie uzupełnić je poprawną treścią. Można oczywiście zdefiniować jako wzorcowy zwykły plik .docx, a następnie otwierać go i zapisywać kopię pod nową nazwą. Łatwo się jednak wówczas pomylić i w efekcie zastąpić wzorcowy plik nową treścią. Aby uniknąć takiego zagrożenia, w Wordzie wprowadzono pojęcie szablonu.

Szablon jest specjalnym rodzajem dokumentu, wyglądającym tak jak zwykły plik .docx, jednak zapisanym w pliku z rozszerzeniem .dotx (lub .dotm, jeśli zawiera definicje makroinstrukcji, por. podrozdział 12.4; do wersji Worda 2003 włącznie szablony miały rozszerzenie .dot).

Każdy nowy dokument jest początkowo kopią szablonu, na podstawie którego powstał¹⁹ – zawiera te same definicje stylów, tę samą treść i taki sam pasek szybkiego wyboru. Jeśli szablon jest zapisany w zwykłym folderze, to podwójne kliknięcie nie powoduje otworzenia go, tak jak to się dzieje w przypadku pliku .docx, lecz utworzenie kopii o początkowej nazwie

19 W specjalny sposób są traktowane makroinstrukcje, por. podrozdział 12.4.

41

Dokumentn, gdzie n jest kolejną liczbą naturalną. Zwykle jednak szablony znajdują się w spe-cjalnym ukrytym folderze Szablony zapisanym w obszarze systemowym odrębnym dla każ-dego użytkownika komputera. Aby utworzyć plik na podstawie takiego szablonu, należy wy-brać polecenie Nowy / Moje szablony, a następnie wywy-brać właściwy szablon.

By zmodyfikować szablon, wystarczy go po prostu otworzyć poleceniem Otwórz z Worda.

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku normalnego pliku zarówno podwójne kliknięcie nazwy pliku, jak i wydanie polecenia Otwórz dają identyczny efekt – otworzenie dokumentu. W przy-padku szablonu polecenie Otwórz otwiera szablon i pozwala go modyfikować, natomiast po-dwójne kliknięcie skutkuje utworzeniem i otwarciem nowego dokumentu na podstawie wska-zanego szablonu.

Aby utworzyć nowy szablon, wystarczy przygotować zwykły dokument Worda z pożądaną zawartością, a następnie skorzystać z polecenia Zapisz jako i wybrać Szablon programu Word. Jak wspomnieliśmy powyżej, domyślny folder zawierający szablony jest ukryty przed użytkownikiem przeglądającym foldery windowsowym eksploratorem plików. Aby przenieść istniejący szablon z innego folderu (np. uzyskany z innego komputera), najprościej także jest go otworzyć i zapisać poleceniem Zapisz jako.

W folderze szablonów zawsze znajduje się szablon Normal.dotx (lub .dotm, jeśli zawiera definicje makroinstrukcji). Word stosuje go, gdy tworzymy nowy, pusty dokument, tzn. gdy klikamy ikonkę Worda na pulpicie, gdy korzystamy z polecenia Nowy / Pusty dokument lub gdy tworzymy nowy (pusty) dokument z poziomu eksploratora plików.

Opcje programu Word pozwalają zdefiniować dodatkowy folder zawierający szablony wspólne dla grupy użytkowników(Opcje / Zaawansowane / Lokalizacje plików / Szablony grupy roboczej). Może to być dzielony folder na lokalnym komputerze (Microsoft dostarcza przykładowe szablony w folderze C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Templa-tes\1045) albo zasób dzielony w sieci.

Nowo tworzony plik ma początkowo wszystkie atrybuty takie same jak szablon. W szcze-gólności jeśli w szablonie włączono ograniczenie formatowania, to będzie ono włączone także w nowym dokumencie.

W najprostszym przypadku po utworzeniu dokumentu jego szablon nie będzie już potrzebny do modyfikowania czy drukowania dokumentu. Word pozwala jednak także na bardziej skom-plikowane scenariusze wykorzystania szablonów. Przy tworzeniu dokumentu w jego metada-nych jest zapisywana pełna nazwa szablonu (bez ścieżki folderów). Nazwę szablonu można sprawdzić we właściwościach dokumentu (zakładka Właściwości / Podsumowanie). Przy kolejnym otwieraniu dokumentu Word próbuje zlokalizować szablon o tej nazwie najpierw w folderze dokumentu, a następnie w domyślnym folderze szablonów i w folderze szablonów grupy roboczej. Jeśli szablon zostanie znaleziony, to pewne zmiany w formatowaniu doku-mentu mogą być synchronizowane ze zmianami formatowania szablonu, a za jego pośrednic-twem mogą wywoływać zmiany w innych dokumentach.

W oknach dialogowych związanych ze stylami znajdują się przyciski wyboru jednej z opcji:

• Tylko w tym dokumencie

• W nowych dokumentach na podstawie tego szablonu

A. Blikle, J. Deminet │ Komputerowa edycja dokumentów dla średnio zaawansowanych

42

Dotyczy to np. okna modyfikacji atrybutów stylu i okna zarządzania stylami. Jeśli zaznaczymy pierwszą opcję, to zmiany formatowania naniesione w dokumencie (np. dodanie nowego stylu lub zmodyfikowanie istniejącego) będą miały charakter lokalny. Po zaznaczeniu drugiej opcji każda zmiana będzie automatycznie przenoszona do szablonu, jeśli został on znaleziony i jeśli nie jest chroniony przed zmianą formatowania. W takim przypadku przy zamykaniu dokumentu Word zażąda potwierdzenia, czy ma zapisać zmiany w szablonie.

Zwykle ewentualne zmiany szablonu nie mają wpływu na wygląd już istniejących doku-mentów opartych na tym szablonie, nie ma też powodu do zmiany zapisanej nazwy szablonu.

Wyjątkiem jest sytuacja taka jak przygotowywanie kilkunastu dokumentów zawierających roz-działy książki – jeśli autor już po opracowaniu szablonu i utworzeniu wszystkich rozdziałów zdecydowałby, że jeden z nagłówków powinien być złożony większą czcionką, to musiałby to ręcznie nanieść we wszystkich dokumentach. W takim przypadku pomogłaby możliwość auto-matycznego importowania definicji stylów z szablonu do dokumentu przy każdym jego otwie-raniu. To oczywiście, przy braku ostrożności, może spowodować niezrozumiałe i nieoczeki-wane zmiany wyglądu dokumentu przy jego kolejnym otwieraniu. Jeśli jednak chcemy z takiej możliwości skorzystać, to musimy sięgnąć do opcji programu Word (Plik / Opcje) i otworzyć okno Dodatki, a w nim na dole w polu Zarządzaj z rozwijanego menu wybrać Szablony i kliknąć Przejdź. Otworzy się okno zmiany szablonu, w którym można ustawić opcję Auto-matycznie aktualizuj style dokumentu – wówczas przy każdym otwieraniu dokumentu style będą aktualizowane zgodnie z szablonem. Z opcji tej należy korzystać bardzo ostrożnie – być może warto ją w razie potrzeby ustawić, otworzyć dokument, a potem znowu ją wyzerować.

Word niestety nie pozwala na proste importowanie stylów z innych dokumentów czy sza-blonów. Przycisk Importuj/Eksportuj okna Zarządzanie stylami otwiera okno, które pozwala przesyłać style między otwartym dokumentem lub jego szablonem a szablonem Normal. W ra-zie potrzeby skopiowania stylów z szablonu A do szablonu B należy więc otworzyć najpierw szablon A (lub dowolny dokument utworzony na jego podstawie), wybrać style do skopiowania, skopiować do szablonu Normal, a następnie otworzyć szablon B i skopiować style z szablonu Normal. Trzeba pamiętać, żeby potem usunąć z szablonu Normal kopiowane style, bo szablon ten jest używany przy tworzeniu nowych pustych dokumentów, a więc nie powinien być za-śmiecany stylami specyficznymi dla szablonów A i B. Należy też uważać, aby nie zmienić w ten sposób stylów wbudowanych, bo np. skopiowanie nowej definicji stylu Nagłówek 1 z szablonu A do szablonu B spowoduje zastosowanie tej nowej definicji w nagłówkach wszystkich nowych dokumentów tworzonych na podstawie szablonu Normal.

43