§ 104
1. Komórki organizacyjne starostwa uczestniczą, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz uchwałami właściwych organów, w procesach związanych z projektowaniem budżetu oraz jego wykonywaniem, tj. gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków budżetowych, z uwzględnieniem postanowień zawartych w niniejszym rozdziale polityki rachunkowości.
2. Do dokonywania wydatków budżetowych uprawnione są jedynie te komórki organizacyjne, które posiadają status dysponenta środków budżetowych. Wydział finansowy wykonuje dyspozycje złożone przez dysponentów.
3. W zakresie realizacji wydatków objętych planem finansowym starostwa stosuje się, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, zasadę funkcjonalnego rozdzielenia dysponowania środkami budżetowymi i w konsekwencji merytorycznej odpowiedzialności za dokonywane wydatki od ich kasowej realizacji i kontroli, które to zadania wykonywane są przez skarbnika oraz podległe mu służby finansowe starostwa.
4. Skarbnik, główny księgowy starostwa oraz pracownicy wydziału finansowego nie są upoważnieni do sporządzania dokumentacji źródłowej w szczególności umów, porozumień, faktur lub rachunków dotyczących sprzedaży, list obecności radnych, będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych w jednostce.
5. Dokumentacja źródłowa, o której mowa w ust. 4 sporządzana jest przez właściwe, merytoryczne komórki organizacyjne starostwa, dysponentów środków budżetowych, a następnie przekazywana do wydziału finansowego celem ich księgowej i kasowej realizacji.
§ 105
1. Na zasadach i w terminach określonych w odrębnej uchwale organu stanowiącego dysponenci środków budżetowych opracowują materiały do projektu uchwały budżetowej na następny rok budżetowy.
2. Materiały, o których mowa w ust. 1 opracowywane są z użyciem formularzy przekazanych przez wydział finansowy (wnioski budżetowe).
3. Wnioski o których mowa w ust. 2 opracowywane są w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej i zawierają przewidywane kwoty wydatków jak i ewentualnie dochodów.
4. Wniosek w przedmiocie projektu budżetu powiatu przekazywany jest przez dysponentów środków budżetowych do wydziału finansowego, a następnie po weryfikacji formalnej jak i z punktu widzenia założeń przyjętych do budżetu na kolejny rok budżetowy oraz przyjęciu przez zarząd stanowi podstawę do sporządzenia informacji, o której mowa w § 106 polityki rachunkowości.
5. Właściwa do spraw oświaty komórka organizacyjna starostwa, na podstawie wniosków złożonych przez jednostki organizacyjne oświaty sporządza zbiorcze wnioski do projektu budżetu (w działach 801, 851 i 854 klasyfikacji budżetowej) w zakresie planowanych w następnym roku budżetowym, dochodów i wydatków.
§ 106
1. Dysponenci środków budżetowych po otrzymaniu, w terminie określonym w ustawie o finansach publicznych, informacji o kwotach dochodów i wydatków sporządzają projekt planu finansowego (preliminarz budżetowy) w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej.
2. Dysponenci środków budżetowych sporządzają projekty planów finansowych z użyciem formularzy według wzoru określonego w odrębnej uchwale zarządu.
3. W terminie określonym w ustawie o finansach publicznych dysponenci środków budżetowych opracowują preliminarze budżetowe w zakresie dochodów i wydatków budżetowych, z uwzględnieniem kwot dochodów i wydatków zawartych w informacji określonej w ust. 1.
4. Przekazane do starostwa preliminarze budżetowe podlegają weryfikacji pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej.
5. Zweryfikowany preliminarz budżetowy stanowi podstawę gospodarki finansowej starostwa w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia uchwalenia budżetu i w konsekwencji opracowania planu finansowego jednostki.
§ 107
1. W terminie określonym w ustawie o finansach publicznych dysponenci środków budżetowych otrzymują informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków celowych.
2. Dysponenci środków budżetowych dostosowują projekt planu finansowego starostwa
3. W terminie określonym w rozporządzeniu w sprawie gospodarki finansowej, na podstawie informacji określonej w ust. 1, dysponent środków budżetowych sporządza plan finansowy w zakresie dochodów i wydatków celowych.
4. Plan, o którym mowa w ust. 3 sporządzany jest w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej i podpisywany jest przez starostę i skarbnika lub osoby ich zastępujące.
§ 108
1. Zmiana planu finansowego starostwa dokonywana jest na wniosek dysponenta środków budżetowych.
2. Decyzję w przedmiocie zmiany planu finansowego starostwa podejmuje starosta w formie zarządzenia.
3. Jeżeli skutkiem zmiany planu finansowego będzie zmiana budżetu, decyzję w przedmiotowej sprawie podejmuje zarząd zmieniając budżet we własnym zakresie lub występując z inicjatywą uchwałodawczą w przedmiocie zmiany budżetu.
4. Dokonywanie zmian planu wydatków budżetowych, odbywa się na pisemny wniosek (wraz z uzasadnieniem) kierownika komórki organizacyjnej (bądź też osoby go zastępującej), który powinien zawierać wskazanie działu, rozdziału oraz paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatku.
5. Na podstawie określonego w ust. 1 wniosku wydział finansowy przygotowuje projekt uchwały właściwego organu lub projekt zarządzenia starosty.
6. Do wyłącznej właściwości wydziału finansowego należy sporządzanie projektów aktów prawnych, o których mowa w ust. 2.
§ 109
1. Określony w § 108 ust. 1 polityki rachunkowości wniosek przekazywany jest do wydziału finansowego, gdzie na podstawie informacji przekazanych przez dysponenta środków budżetowych sporządzane są projekty uchwał lub projekty zarządzeń.
2. Wymienione w ust. 1 projekty uchwał przedkłada na posiedzeniu zarządu skarbnik lub osoba go zastępująca.
3. Projekty zarządzeń, o których mowa w ust. 1 przedkłada staroście skarbnik lub osoba go zastępująca.
4. Z inicjatywą w sprawie zmian planu finansowego starostwa mogą występować dysponenci środków budżetowych, z urzędu skarbnik lub osoba go zastępująca.
§ 110
Niezwłocznie w terminach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, komórki organizacyjne starostwa powiadamiane są przez wydział finansowy o dokonanych zmianach planu finansowego starostwa.
§ 111
1. Komórki organizacyjne, które w zakresie zadań przez nie wykonywanych przygotowują dokumenty (w szczególności umowy lub porozumienia z jednostkami samorządu terytorialnego oraz innymi podmiotami), których skutkiem będzie zmiana planu finansowego starostwa i w konsekwencji zmiana uchwały w sprawie budżetu powiatu, zobowiązane są do niezwłocznego przekazania do wydziału finansowego informacji w przedmiotowej sprawie wraz ze sporządzonym, zgodnie z § 108 ust. 1 polityki rachunkowości, wnioskiem celem przygotowania projektów uchwał właściwych organów powiatu lub zarządzenia starosty.
2. Wniosek o którym mowa w ust. 1 kieruje się do wydziału finansowego po podpisaniu umów (porozumień) przez upoważnione do dokonywania takich czynności osoby.
3. W razie konieczności do dokumentu dołącza się kopię umowy lub innej czynności prawnej.
§ 112
1. Komórki organizacyjne starostwa wykonujące zadania związane z pobieraniem opłat, stanowiących dochód budżetu powiatu, w szczególności opłat komunikacyjnych zobowiązane są:
1) prawidłowo i terminowo ustalać wysokość należności z tytułu pobieranych opłat, 2) jeśli przepis szczególny nie stanowi inaczej, wydawać wszelkie dokumenty
stanowiące dowód przeprowadzonej czynności administracyjnej dopiero po wykazaniu przez stronę, iż dokonała wpłaty należnej opłaty na właściwy rachunek budżetu powiatu,
3) prowadzić akta sprawy w sposób umożliwiający w szczególności ustalenie zasadności oraz prawidłowej wysokości pobranej opłaty,
4) na podstawie wniosku strony dokonywać oceny zasadności zwrotu nadpłaty lub nienależnie pobranej kwoty opłaty. Pisemna dyspozycja kierownika lub upoważnionego pracownika właściwej komórki organizacyjnej stanowi podstawę do dokonania zwrotu nadpłaty lub nienależnie pobranej opłaty przez wydział finansowy starostwa. W przypadkach budzących wątpliwość
co do zasadności nadpłaty lub nienależnie pobranej opłaty przeprowadza się konsultacje ze służbami prawnymi starostwa oraz w razie konieczności z wydziałem finansowym, a następnie niezwłocznie przekazuje się do wydziału finansowego dyspozycję w przedmiocie zwrotu nadpłaty lub zwrotu nienależnie pobranej opłaty.
2. Jeżeli przepis szczególny tak stanowi, a także jeśli jest to uzasadnione praktyką działania danej komórki organizacyjnej starostwa stronom wydawane są dokumenty, potwierdzające fakt poniesienia przez stronę kosztu z tytułu wykonanej czynności administracyjnej.
3. Wydział finansowy obowiązany jest:
1) prowadzić ewidencję dochodów budżetowych o charakterze publicznoprawnym i cywilnoprawnym według działów i rozdziałów określających rodzaj działalności oraz według paragrafów klasyfikacji budżetowej.
2) terminowo wysyłać do zobowiązanych wezwania do zapłaty, a także podejmować czynności określone w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w zakresie należności o charakterze publicznoprawnym.
3) w zakresie określonym w odrębnych przepisach przygotowywać cywilnoprawne projekty rozstrzygnięć w przedmiocie umorzenia należności nieściągalnych.
4) dokonywać zwrotu nadpłat lub nienależnie pobranych opłat na podstawie dyspozycji określonej w ust. 1 pkt 4 niniejszego paragrafu, zgodnie z wnioskiem strony, w formie gotówkowej w kasie starostwa lub bezgotówkowej na krajowy rachunek bankowy strony.
5) w przypadkach nie budzących wątpliwości, kiedy na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej (przypisy należności), w oparciu o wniosek strony ustalono, iż powstała nadpłata lub wpłacone zostało nienależne świadczenie, wydział finansowy dokonuje z urzędu zwrotu pobranych środków finansowych zgodnie z dyspozycją złożoną przez stronę, bezgotówkowo na jej krajowy rachunek bankowy lub gotówkowo w kasie starostwa. Dotyczy to tych sytuacji, kiedy wydział merytoryczny dokonuje czynności z wykorzystaniem systemu informatycznego powiązanego z informatycznym systemem księgowym starostwa.
4. Zasady określone w ust. ust. 1 - 3 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do:
1) dochodów zasobu geodezyjnego,
2) należności o charakterze cywilnoprawnym pobieranych przez komórki organizacyjne starostwa w związku z wykonywanymi przez te komórki zadaniami.
3) innych niż opłaty należności o charakterze publicznoprawnym pobieranych przez komórki organizacyjne starostwa w związku z wykonywanymi przez te komórki zadaniami.
§ 113
W celu zapewnienia prawidłowego i terminowego realizowania dochodów budżetowych własnych i Skarbu Państwa, o którym mowa w § 112 ust. 4 pkt 1 polityki rachunkowości wprowadza się następujące zasady postępowania:
1) pracownik wydziału finansowego, w zakresie wynikającym z przydziału czynności, na bieżąco dokonuje kontroli terminowego uiszczania należności wynikających z zawartych umów, decyzji oraz innych czynności prawnych, 2) w sytuacji, kiedy należność nie wpłynie na oznaczony rachunek bankowy
w terminie zapłaty, pracownik wydziału finansowego, zobowiązany jest do wysłania do dłużnika wezwania do zapłaty, które powinno zawierać w szczególności określenie kwoty zobowiązania oraz wskazanie terminu uiszczenia należności, natomiast w przypadku należności o charakterze publicznoprawnym upomnienia.
3) po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w wezwaniu do zapłaty wysyłane jest niezwłocznie kolejne wezwanie do zapłaty sporządzone stosownie do zasad zawartych w pkt 2 niniejszego paragrafu lub upomnienie jeżeli dotyczy to należności o charakterze publicznoprawnym,
4) po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w upomnieniu oraz w drugim wezwaniu do zapłaty sprawa jest przekazywana z wydziału finansowego do komórki organizacyjnej do spraw prawnych, w celu przymusowego wyegzekwowania należności.
§ 114
Realizacja dochodów (własnych powiatu oraz budżetu państwa) należnych z tytułu wieczystego użytkowania oraz umów najmu i dzierżawy gruntów należących do Skarbu Państwa lub powiatu odbywa się według następujących zasad:
1) sprawy merytoryczne związane z gospodarką gruntami i nieruchomościami należącymi do Skarbu Państwa, prowadzi właściwa w przedmiotowej sprawie
komórka organizacyjna starostwa zwana dalej wydziałem gospodarki nieruchomościami, która w szczególności sporządza przypisy do opłaty rocznej, obejmujące wszystkich zobowiązanych z tytułu użytkowania wieczystego, umów dzierżawy i najmu,
2) wysokość należności ustalana jest przez wydział gospodarki nieruchomościami w oparciu o operat szacunkowy na podstawie, którego wystawiane są w szczególności następujące dokumenty:
a) pisma o opłatach,
b) decyzje administracyjne, c) faktury VAT.
3) zobowiązani dokonują, na podstawie dokumentów określonych w ust. 2 płatności na właściwy rachunek bankowy prowadzony w starostwie,
4) z chwilą wpływu środków pieniężnych na właściwy rachunek bankowy, wydział finansowy dokonuje rozliczenia należności w rozbiciu na należność główną i podatek VAT wskazany w ust. 2. Podatek VAT jest naliczany jedynie w stosunku do umów zawartych po 2004 roku.
5) po odliczeniu podatków należność, po potrąceniu kwot z tytułu dochodów budżetu powiatu, jest przekazywana na rachunek bankowy Wojewody Śląskiego tytułem dochodów Skarbu Państwa.
§ 115
1. Dysponenci środków budżetowych prowadzą ewidencję wydatków, umożliwiającą ustalenie źródeł finansowania wydatków oraz wielkość zaangażowanych środków.
2. Dysponenci środków budżetowych dokonują wydatków budżetowych na cele i do wysokości kwot ujętych w zatwierdzonych planach finansowych starostwa.
3. Wydatków budżetowych dokonują, w ramach swojej właściwości, komórki organizacyjne starostwa z wyłączeniem wydziału finansowego, do którego obowiązków należy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa wykonywanie dyspozycji jak i kontrola merytoryczna i formalno-rachunkowa przedłożonych przez dysponentów środków budżetowych dokumentów.
4. Wydział finansowy uruchamia środki finansowe (w formie gotówkowej lub bezgotówkowej) na zapłatę zobowiązań na podstawie przedłożonych dokumentów księgowych takich jak faktury, rachunki itp.
5. Dysponenci środków budżetowych są zobowiązani do oceny wydatków pod kątem ich zgodności z zadaniami publicznoprawnymi wykonywanymi przez powiat, a także do stosowania właściwej klasyfikacji budżetowej wydatków.
6. Dysponenci środków budżetowych prowadzą pomocniczą ewidencję wydatków umożliwiającą ustalenie poziomu zaangażowania środków publicznych na realizację zadań.
§ 116
1. Dysponenci środków budżetowych stosują określoną w powszechnie obowiązujących przepisach prawa klasyfikację wydatków strukturalnych umożliwiającą wyodrębnienie wyżej wymienionych wydatków z całości wydatków, których źródłem finansowania są krajowe środki publiczne.
2. Do wydatków strukturalnych zalicza się w szczególności wydatki na cele i zadania określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w przedmiocie wydatków strukturalnych.
3. Jeśli przepis powszechnie obowiązującego przepisu prawa nie stanowi inaczej, do wydatków strukturalnych nie zalicza się w szczególności:
1) środków pozyskanych ze źródeł zagranicznych, w tym z budżetu Unii Europejskiej,
2) dotacji przekazywanych z budżetu innym podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych,
3) wszelkiego rodzaju grzywien, odsetek od zaległości oraz wydatków, które mogą być odzyskane jak np. podatek od towarów i usług (VAT),
4) opłat za media w tym opłat za telefon, internet, gaz, prąd, ogrzewanie,
5) wydatków poniesionych na wymianę sprzętu czy też wyposażenia o tych samych parametrach technicznych bez dodatkowych funkcji czy też oszczędności energii, 6) bieżących remontów jak np. malowanie ścian, podłóg.
§ 117
1. Klasyfikacji wydatków strukturalnych dokonuje się z uwzględnieniem obszarów tematycznych i kodów odpowiadających właściwym programom operacyjnym określonych w przepisach prawa, o których mowa w § 116 ust. 1 polityki rachunkowości.
2. Kwalifikowanie wydatków budżetowych stosownie do właściwych obszarów i kodów powinno się odbywać w oparciu o ocenę poniesionego wydatku z zastosowaniem
kryterium przedmiotowego związanego z celem lub realizowanym zadaniem, a nie podmiotowego odpowiadającego specyfice działania jednostki.
§ 118
Przy wyodrębnieniu wydatków na cele strukturalne dysponenci środków budżetowych stosują zasadę, zgodnie z którą wydatek ten jest uwzględniony przez komórkę organizacyjną, która ostateczne poniosła koszt realizacji zadania.
§ 119
1. Klasyfikacji wydatku strukturalnego dokonuje się w formie pisemnej, na fakturze lub innym dowodzie księgowym.
2. Ustala się następującą treść pieczęci używanej do odnotowania na dokumencie księgowym faktu przeprowadzenia przez dysponenta środków budżetowej klasyfikacji wydatków strukturalnych:
Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości…………..
(słownie:………...
………) KOD ………...
……… ………
data podpis
3. W przypadku, kiedy dany wydatek nie został zakwalifikowany do wydatku strukturalnego stosuje się pieczęć o następującej treści:
Wydatku nie zakwalifikowano do wydatku strukturalnego ………..
podpis
§ 120
Wydział finansowy dokonuje ewidencji księgowej wydatków strukturalnych na podstawie klasyfikacji przeprowadzonej przez dysponenta środków budżetowych, udokumentowanej na fakturze lub innym dokumencie księgowym z użyciem pieczęci wskazanej w § 119 ust 2 polityki rachunkowości.
§ 121
1. Dysponenci środków budżetowych sporządzają półroczne i roczne informacje zawierające analizę dokonanych wydatków budżetowych niezbędne do sporządzenia sprawozdań opisowych, o których mowa w ustawie o finansach publicznych.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu zawierają informacje w przedmiocie zadań finansowanych ze środków publicznych, a wykonywanych przez komórkę organizacyjną, w ramach jej właściwości.
§ 122
Dysponenci środków budżetowych dokonują wydatków budżetowych:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§ 123
1. Dysponenci środków budżetowych dokonujący wydatków, których źródłem finansowania są środki pochodzące z dotacji, w szczególności dotacji z budżetu państwa, zobowiązani są do szczególnej staranności w zakresie przestrzegania przepisów regulujących wydatkowanie tego rodzaju środków publicznych.
2. W terminach i na zasadach określonych przez podmioty udzielające dotacji, dysponenci środków budżetowych sporządzają okresowe informacje zawierające merytoryczne analizy dokonanych wydatków.
§ 124
1. Dysponenci środków budżetowych dokonujący wydatków, których źródłem finansowania są środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz innych źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi, zobowiązani są do szczególnej staranności w zakresie przestrzegania procedur wynikających z zawartych umów, a także przepisów ogólnych obowiązujących dla danych programów.
2. W szczególności, w sposób nie budzący wątpliwości, zobowiązani są do ustalenia czy dany wydatek może być pokryty ze środków zagranicznych (wydatek kwalifikowalny).
3. Przedkładając dokument do kontroli głównego księgowego udzielają wszelkich wyjaśnień wskazujących na jakiej podstawie uznano dany wydatek za kwalifikowalny.
4. Do dnia otrzymania refundacji poniesionych wydatków, dokumenty księgowe dotyczące operacji gospodarczych, których źródłem finansowania są środki określone w ust. 1 niniejszego paragrafu przechowywane są w dziale finansowym.
5. Z chwilą otrzymania refundacji ww. dokumenty przekazywane są do komórki organizacyjnej zajmującej się rozliczaniem wydatków ponoszonych z środków określonych w ust. 1 polityki rachunkowości, natomiast do dokumentacji przechowywanej w dziale finansowym dołącza się poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie przekazanych dokumentów.
§ 125
1. Środki finansowe przeznaczone na wydatki powiatowych jednostek budżetowych przekazywane są z rachunku budżetu powiatu na rachunek właściwej jednostki.
2. Operacje księgowe dotyczące rejestracji zdarzeń, o których mowa w ust. 1 ujmowane są w księgach rachunkowych prowadzonych dla potrzeb budżetu powiatu.
3. Środki na wydatki uruchamiane są na podstawie wniosków złożonych przez jednostki budżetowe z wyjątkiem dotacji oraz innych środków celowych przekazywanych niezwłocznie po otrzymaniu na rachunki bankowe powiatowych jednostek budżetowych.
§ 126
1. Na zasadach i trybie określonym w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej wydział finansowy sporządza sprawozdania budżetowe w szczególności takie jak:
1) Rb-27S o dochodach, 2) Rb-28S o wydatkach,
3) Rb-NDS o nadwyżce i deficycie,
2. Właściwa do spraw oświaty komórka organizacyjna starostwa sporządza, na zasadach i trybie określonym w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, zbiorcze sprawozdania budżetowe.
3. Podstawą sporządzania sprawozdań zbiorczych określonych w ust. 2 są sprawozdania jednostkowe przedłożone przez powiatowe jednostki organizacyjne oświaty.
§ 127
Wydział finansowy sporządza, na zasadach i trybie określonym rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, sprawozdania finansowe w szczególności takie jak bilanse (jednostkowe, łączne i skonsolidowane) rachunek zysków i strat, zestawienie zmian we funduszu jednostki.
§ 128
Podstawą sporządzenia sprawozdań określonych w paragrafach 126 i 127 polityki rachunkowości są zapisy dokonane w księgach rachunkowych prowadzonych w starostwie.