§ 207
1. Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania wartości pieniężnych powinno być odpowiednio wydzielone i zabezpieczone.
2. Wartości pieniężne powinny być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
3. Wartości pieniężne przechowywane są w starostwie w kasie pancernej.
§ 208
1. Transport wartości pieniężnych odbywa się stosownie do zasad wynikających z Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.).
2. Zaleca się używanie samochodu służbowego starostwa do transportu wartości pieniężnych w sytuacji określonej w § 6 rozporządzenia cytowanego w ust 1 niniejszego paragrafu.
§ 209
W samochodach służbowych przewożących wartości pieniężne nie powinny być równocześnie transportowane inne ładunki oraz nie mogą być w nich przewożone osoby postronne, nie uczestniczące w tym transporcie.
§ 210 W kasie pancernej może być przechowywany:
1) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki w wysokości nie większej niż 1.000,00zł. (tzw. pogotowie kasowe),
2) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
3) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki.
§ 211
1. Nadwyżkę gotówki znajdującą się w kasie na koniec dnia, ponad ustaloną wysokość jej niezbędnego zapasu, odprowadza się w dniu powstania nadwyżki.
2. Dopuszcza się przechowanie gotówki w kasie pancernej do dnia następnego.
§ 212
1. Podjętą z rachunku bankowego gotówkę, przeznaczoną na pokrycie określonych rodzajowo wydatków jednostki należy przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu.
2. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie jednostki.
3. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonego dla starostwa niezbędnego zapasu, o którym mowa w § 200 pkt 1 polityki rachunkowości.
§ 213
Do dokumentów stosowanych w gospodarce kasowej starostwa zalicza się w szczególności:
1) raporty kasowe, 2) czeki gotówkowe, 3) kwitariusze K-103, 5) rachunki,
6) faktury, 7) listy płac.
§ 214
Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi co oznacza, iż wpłaty gotówkowe powinny być udokumentowane własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, natomiast wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, tj. źródłowymi dowodami kasowymi lub zastępczymi własnymi dowodami wypłat gotówki.
§ 215
1. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach.
2. Oryginał, stanowiący pokwitowanie wpłaty gotówki zostaje wręczony wpłacającemu.
3. Kopia egzemplarza przychodowego dowodu kasowego przeznaczona jest dla księgowości.
4. Trzeci egzemplarz pozostaje w kwitariuszu K-103.
§ 216
1. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody księgowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłaty lub wpłaty.
2. Dowody księgowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione, nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera.
§ 217
1. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki, wyrażonych cyframi i słowami.
2. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych stosownie do zasad wynikających w paragrafach 136 i 137 polityki rachunkowości.
§ 218
Na dowodzie wpłaty należy wpisać słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę i tytuł wpłaty.
§ 219
Formularze dowodów wpłat powinny być opatrzone pieczęcią starostwa.
§ 220
Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych są wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem odnotowanym w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy.
§ 221
1. Wypłata gotówki z kasy następuje na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę.
2. Przed dokonaniem wypłaty dokonywana jest kontrola formalna i merytoryczna dowodów kasowych.
3. Dowodem przeprowadzenia określonej w ust. 1 kontroli jest złożenie podpisu oraz daty dokonania ww. czynności.
4. Dowody do wypłaty zatwierdzane są następnie przez kierownika jednostki lub wicestarostę a w razie ich nieobecności etatowego członka zarządu oraz głównego księgowego lub skarbnika albo naczelnika wydziału finansowego.
5. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym.
6. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie w sposób trwały atramentem lub długopisem.
§ 222
Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż na jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki.
§ 223
Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer okazanego dowodu tożsamości.
§ 224
Na rozchodowym dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu, stwierdzającego tożsamość osobie nie mogącej się podpisać.
§ 225
Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej.
§ 226
1. Do ewidencji szczegółowej dowodów kasowych związanej z operacjami przychodowymi i rozchodowymi dokonywanymi przez kasjera w dniu roboczym służą raporty kasowe, sporządzane oddzielnie dla każdego rachunku bankowego budżetu prowadzonego w starostwie.
2. Dodatkowo dla rachunku podstawowego sporządza się oddzielnie raporty kasowe dla wpłat i wypłat gotówkowych.
3. Po sporządzeniu raportu kasowego za dany dzień i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie, kasjer podpisuje raport i oryginał z dowodami kasowymi, i przekazuje, głównemu księgowemu lub naczelnikowi wydziału finansowego.
4. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie narastająco w każdym roku budżetowym.
§ 227
Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywane w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera.
§ 228
Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo, na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych.
§ 229 Obroty kasowe kasjer rejestruje w raporcie kasowym.
§ 230
1. Rozchodu gotówki nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu stanu gotówki w kasie, a rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową, która podlega przekazaniu na dochody budżetowe w ciągu 30 dni od daty jej stwierdzenia.
§ 231
1. Dowód wpłaty „KP”– Kasa przyjmie jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym niezwłocznie po jego otrzymaniu w księdze druków i odpowiednio przechowywanym.
2. Dowód wpłaty „KP” wystawiany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach, z których oryginał jest wręczany wpłacającemu jako dowód wpłaty, kopia winna być dołączona do raportu kasowego, zaś druga kopia pozostaje w bloku do rozliczenia i kontroli.
3. W przypadku pomyłki wszystkie egzemplarze są anulowane.
4. Osoba wystawiająca dowód „KP” określa w nim:
1)datę wpłaty,
2)nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby dokonującej wpłaty, 3)dokładne określenie tytułu wpłaty,
4)kwotę wpłaty cyframi i słownie.
5. Przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem na dowodzie wpłaty.
§ 232
Rejestr papierów wartościowych obejmuje wykaz papierów wartościowych posiadanych przez jednostkę.
§ 233 1. Kontrolę kasy przeprowadza się:
1)w dniach ustalonych przez głównego księgowego lub naczelnika wydziału finansowego (kontrola doraźna),
2)w dniu przekazania obowiązków kasjera,
3)w ostatnim dniu roboczym roku (inwentaryzacja roczna).
2. W toku kontroli, poza gotówką, sprawdzeniu podlegają inne wartości przechowywane w kasie oraz przechowywane w kasie druki ścisłego zarachowania.
3. Kontrolę (inwentaryzację) określoną w ust. 1 pkt 3 przeprowadza się zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale VI polityki rachunkowości.
4. Kontrolę określoną w ust. 1 pkt 1 polityki rachunkowości tzw. kontrolę doraźną przeprowadza naczelnik wydziału finansowego lub główny księgowy starostwa w obecności kasjera.
5. O decyzji przeprowadzenia kontroli doraźnej nie powiadamia się wcześniej kasjera.
6. Kontrola doraźna kasy polega na przeliczeniu krajowych i zagranicznych środków pieniężnych z uwzględnieniem znajdujących się w kasie nominałów, a także przeliczeniu weksli, czeków oraz innych papierów wartościowych oraz druków ścisłego zarachowania, a następnie porównaniu się ustaleń z danymi wynikającymi z raportów kasowych i książek druków ścisłego zarachowania.
7. Fakt dokonanej kontroli odnotowywany jest w raporcie kasowym.
§ 234
1. Przejęcie/ przekazanie kasy odbywa się na podstawie protokołu.
2. Przejmujący jest zobowiązany do szczegółowego przeliczenia krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, a także przeliczenia weksli, czeków oraz innych papierów wartościowych oraz druków ścisłego zarachowania, a następnie porównania ustaleń z danymi wynikającymi z raportów kasowych i książek druków ścisłego zarachowania.
§ 235
W sytuacji zapewnienia obsługi kasowej starostwa przez bank prowadzący rachunek budżetu powiatu, przepisy rozdziału VIII polityki rachunkowości stosuje się odpowiednio.
§ 236 1. Zarządzenia wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Uchyla się Zarządzenie Starosty Nr 70/2008 z dnia 5.09.2008 r. z późn.zm. w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości i kontroli finansowej obowiązujących w Starostwie Powiatowym w Wodzisławiu Śląskim.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Starosty Nr 26/2010 z dnia 18.05.2010 roku