(Deklaracje CIT), zgodnie z wymogami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
2. Zgodnie z przepisami ustawy - Ordynacja podatkowa SGSP zgłasza do właściwego Urzędu Skarbowego dane funkcjonariusza lub pracownika Działu Finansowo-Księgowego wyznaczonego do obliczania i pobierania podatku dochodowego od osób prawnych oraz terminowego wpłacania należnych kwot organowi podatkowemu.
3. Na podstawie przedstawionej informacji (deklaracji) o wysokości należnego podatku dochodowego, odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego dokonuje przelewów na odpowiednie konto bankowe Urzędu Skarbowego w wymaganych obowiązującymi aktami normatywnymi terminach.
§ 68.
1. SGSP składa zgodnie z wymogami ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktami wykonawczymi - Jednolity Plik Kontrolny (JPK) ewidencja zakupu i sprzedaży wraz z deklaracją VAT 7 oraz pozostałe deklaracje dotyczące podatku od towarów i usług.
2. Zgodnie z przepisami ustawy - Ordynacja podatkowa SGSP zgłasza do właściwego Urzędu Skarbowego dane funkcjonariusza lub pracownika Działu Finansowo-Księgowego, wyznaczonego do obliczania i pobierania podatku od towarów i usług oraz terminowego wpłacania należnych kwot organowi podatkowemu.
3. Na podstawie przedstawionej informacji (deklaracji) o wysokości podlegającej wpłacie należnego podatku VAT, odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego
36
dokonuje przelewów na odpowiednie konto bankowe Urzędu Skarbowego w wymaganych terminach.
§ 69.
1. Dział Administracyjno-Gospodarczy składa do właściwych organów (wójta, burmistrza, prezydenta miasta), właściwego ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, zgodnie z wymogami ustawy o opłatach i podatkach lokalnych deklaracje dotyczące podatku od nieruchomości.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności, w których powstaje obowiązek naliczenia i odprowadzenia podatku u źródła Dział Finansowo-Księgowy w przypadku osób prawnych, a Dział Płac w przypadku osób fizycznych, weryfikuje informacje oraz dokumenty uzyskane od osób merytorycznie odpowiedzialnych za operację gospodarczą, nalicza podatek, odprowadza podatek i sporządza deklarację.
Rozdział 9
Dokumentowanie czynności windykacyjnych
§ 70.
1. Zasady prowadzenia czynności windykacyjnych w SGSP oraz ich dokumentowania określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie ustalenia instrukcji windykacji wierzytelności w SGSP.
2. Nadzór nad bieżącą windykacją wierzytelności nieuregulowanych w wyznaczonym terminie zapłaty sprawuje Główny Księgowy.
Rozdział 10
Dokumentowanie wyjazdów krajowych i zagranicznych oraz praktyk studenckich
§ 71.
Zasady delegowania w podróż służbową oraz obieg dokumentów z tym związany określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie podróży służbowych strażaków i pracowników oraz wyjazdów studentów, a także przepisy innych aktów normatywnych, obowiązujących w tym zakresie.
§ 72.
1. W przypadku delegowania lub wyjazdu na konferencję, jeżeli opłata konferencyjna dokonywana jest gotówką w miejscu konferencji, traktuje się ją jako objętą wnioskiem o zaliczkę, pobieraną za zasadach określonych dla podróży służbowych, określonych w odrębnym zarządzeniu Rektora-Komendanta SGSP.
2. W przypadku konieczności dokonania opłat przelewem przed wyjazdem, w szczególności opłaty konferencyjnej lub z tytułu rezerwacji hotelu, należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem do Działu Finansowo-Księgowego wniosek o dokonanie przedpłaty. Formularz wniosku określa załącznik nr 8 do Instrukcji.
37
Zlecenie wypłaty zaliczki na poczet kosztów podróży.
Wykorzystanie samochodu prywatnego do odbycia podróży służbowej. Rachunek kosztów podróży
§ 73.
1. Zasady wypłacania zaliczki na poczet kosztów podróży, korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych oraz rozliczania kosztów podróży określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie podróży służbowych strażaków i pracowników oraz wyjazdów studentów.
2. Dokumenty, dotyczące kosztów podróży służbowych, księgowane są przez odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika Działu Finansowo-Księgowego.
3. Główny Księgowy dokonuje wstępnej kontroli finansowej dokumentów, o których mowa w ust. 2.
Rozdział 11
Roboty budowlane i inwestycyjne
§ 74.
1. Odbiór robót budowlanych lub inwestycyjnych powinien być udokumentowany zatwierdzonym bez istotnych uwag przez obie strony protokołem ostatecznym wykonanych robót.
2. W przypadku wynagrodzenia, ustalanego na podstawie kosztorysu powykonawczego, inspektor nadzoru inwestorskiego lub inny upoważniony przez SGSP pracownik lub funkcjonariusz weryfikuje poprawność kosztorysu powykonawczego, załączonego do faktury.
3. Po zakończeniu i pełnym rozliczeniu robót budowlanych lub inwestycji, Kierownik Działu Inwestycji, Remontów i Konserwacji informuje pisemnie Dział Finansowo-Księgowy o zakończeniu zadania, jego wartości oraz dacie oddania do użytkowania. Dokument OT, bądź ZWW w podziale na obiekty, jeśli występuje ich więcej niż jeden, są wystawiane przez odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika Działu Administracyjno-Gospodarczego, po zatwierdzeniu przez Rektora-Komendanta SGSP wniosku o ich wprowadzenie na stan ewidencji majątku SGSP.
4. W przypadku wystawiania faktur za roboty budowlane lub inwestycje odbierane etapami, obowiązkowo do faktury należy dołączyć protokół częściowy odbioru robót budowlanych lub inwestycyjnych, potwierdzony przez inspektora nadzoru inwestorskiego oraz Komisję odbioru SGSP.
5. Do faktury końcowej należy dołączyć opis dokumentu zakupu lub robót ze wskazaniem terminu przekazania obiektu do użytkowania, oryginał protokołu końcowego odbioru robót budowlanych, oraz inne dokumenty wymagane umową, stanowiące podstawę realizacji płatności za wykonane roboty budowlane lub inwestycyjne.
6. W przypadku rozliczenia kosztorysowego, do faktury końcowej należy dołączyć także kopię zweryfikowanego przez inspektora nadzoru inwestorskiego kosztorysu powykonawczego.
Rozdział 12
Dokumentowanie inwentaryzacji
§ 75.
1. W SGSP obowiązują dowody inwentaryzacyjne:
1) plan inwentaryzacji;
38
2) decyzja Rektora-Komendanta SGSP w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji;
3) sprawozdanie Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej z przeprowadzonej inwentaryzacji;
4) sprawozdanie z przebiegu spisu z natury;
5) arkusz spisu z natury;
6) oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej;
7) oświadczenie wstępne;
8) oświadczenie końcowe;
9) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych;
10) protokół z inwentaryzacji kasy;
11) protokół inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych;
12) protokół inwentaryzacji dokonanej drogą potwierdzenia salda;
13) protokół inwentaryzacji dokonanej drogą weryfikacji aktywów i pasywów;
14) protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej;
15) informacja o terminach i wynikach inwentaryzacji;
16) protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych;
17) decyzja Rektora-Komendanta SGSP w sprawie różnic inwentaryzacyjnych.
2. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje ustalona odrębnym zarządzeniem Rektora-Komendanta SGSP instrukcja, określająca szczegółowe zasady inwentaryzacji składników majątku oraz ustalania rzeczywistego stanu pozostałych składników aktywów i pasywów w SGSP.
Rozdział 13
Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej
Polecenie księgowania
§ 76.
1. Polecenie księgowania jest dokumentem wewnętrznym, wystawianym w Kwesturze bezpośrednio w systemie SIMPLE.ERP przez poszczególnych funkcjonariuszy lub pracowników w jednym egzemplarzu. Pracownik lub funkcjonariusz sporządza wydruk z systemu komputerowego.
2. Polecenia księgowania przechowywane są w Dziale Finansowo-Księgowym w sposób chronologiczny, przez pracowników odpowiedzialnych za dany zakres zadań, zgodnie z zajmowanym stanowiskiem pracy.
3. Polecenie księgowania może dotyczyć w szczególności różnego rodzaju zestawień, rozliczeń wewnętrznych, może korygować wcześniejsze błędne zapisy.
4. Do polecenia księgowego należy dołączyć dokumenty oraz wyliczenia, na podstawie których zostało ono wystawione, lub kopie dokumentów, których zapisy są korygowane.
Potwierdzenie salda
§ 77.
1. Potwierdzenie salda służy do udokumentowania potwierdzenia uzgodnienia rozrachunków i wyjaśnienia ewentualnych różnic.
2. Potwierdzenie wystawia się w dwóch egzemplarzach na dzień bilansowy lub inny dzień, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości: odcinek "A" i odcinek "B". Odcinek "A" zatrzymuje
39
u siebie adresat (odbiorca), natomiast odcinek "B" jest odsyłany wystawcy z potwierdzeniem przez kontrahenta stanu należności, zobowiązania lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.
3. Potwierdzenia sald wzajemnie uzgodnione: przez wystawcę i odbiorcę przechowywane są w Dziale Finansowo-Księgowym.
4. Potwierdzenia sald wystawiane są przez odpowiedzialnych funkcjonariuszy lub pracowników Działu Finansowo-Księgowego w zakresie realizowanych zadań i akceptowane przez Głównego Księgowego, który koordynuje prawidłowość i terminowość wysyłania potwierdzeń sald kontrahentom i potwierdzania sald otrzymanych od kontrahentów.
5. W przypadku potwierdzenia salda nie ma możliwości stosowania „milczącego akceptu”.
Rozliczenie kompensaty
§ 78.
1. Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie (kontrahentowi), zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego lub umową.
2. Zgodnie z art. 498 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.
3. Oświadczenie o potrąceniu wierzytelności ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe. Jeżeli przedmiotem potrącenia są wierzytelności, których miejsca spełnienia świadczeń są różne, strona korzystająca z możności potrącenia obowiązana jest uiścić drugiej stronie sumę potrzebną do pokrycia wynikającego dla niej uszczerbku. Odroczenie wykonania zobowiązania udzielone przez Sąd albo bezpłatnie przez wierzyciela nie wyłącza potrącenia (art. 499-501 Kodeksu cywilnego).
4. Wierzytelność przedawniona może być potrącona, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło (art. 502 Kodeksu cywilnego).
5. Rozliczenia należności ze zobowiązaniami dokonuje się w Kwesturze poprzez wystawienie dokumentu Polecenia Księgowania.
Odpis aktualizujący należności i jego rozwiązanie
§ 79.
1. Odpisu aktualizującego należności (rezerwy utworzone w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych, w zależności od rodzaju należności) dokonuje się w związku z ryzykiem ich nieuregulowania przez kontrahenta.
2. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego monitorując stan należności, identyfikuje te, co do których jest prawdopodobne, że nie zostaną zapłacone w uzgodnionym terminie i w pełnej wysokości, a przedwczesne byłoby uznanie ich za nieściągalne.
3. Na należności, co do których jest prawdopodobne, że nie zostaną zapłacone w uzgodnionym terminie i w pełnej wysokości, pracownik lub funkcjonariusz, o którym mowa
40
w ust. 2, sporządza polecenie utworzenia odpisu aktualizującego należności.
4. Rozwiązania odpisu aktualizującego należności dokonuje funkcjonariusz lub pracownik, o którym mowa w ust. 2, na podstawie dokumentu polecenie rozwiązania odpisu aktualizującego należności, w przypadku:
1) spłaty należności objętej uprzednio odpisem aktualizującym;
2) umorzenia należności przedawnionej lub nieściągalnej;
3) korekty należności uprzednio objętej odpisem aktualizującym;
4) spisania należności uprzednio objętej odpisem aktualizującym.
5. Polecenie utworzenia odpisu aktualizującego należności oraz polecenie rozwiązania odpisu aktualizującego należności podpisuje Zastępca Głównego Księgowego, przedstawia je do akceptacji Głównego Księgowego i Kanclerza. Polecenia te po zatwierdzeniu przez Rektora-Komendanta SGSP są odpowiednio ewidencjonowane w księgach rachunkowych przez odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika Działu Finansowo-Księgowego.
6. Szczegółowe zasady tworzenia, rozwiązywania oraz ewidencji księgowej odpisów aktualizujących należności określa Polityka rachunkowości w SGSP, ustalona odrębnym zarządzeniem Rektora-Komendanta SGSP.
Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości
§ 80.
1. SGSP dokonuje odpisu aktualizującego wartość materiałów i towarów, uwzględniając w wyniku finansowym zmniejszenie ich wartości użytkowej.
2. Odpisu aktualizującego wartość materiałów i towarów dokonuje się na podstawie przedstawionego przez Dział Administracyjno-Gospodarczy wykazu materiałów i towarów, będących na stanie magazynu, w podziale na okresy zalegania.
3. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego dokonuje dokumentem Polecenia Księgowania (PK) odpisu aktualizującego wartość materiałów i towarów, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce rachunkowości w SGSP.
Polecenie utworzenia rezerwy
§ 81.
1. SGSP tworzy rezerwy na:
1) nagrody jubileuszowe;
2) odprawy emerytalno-rentowe;
3) inne tytuły.
2. Polecenie utworzenia rezerwy sporządzają pracownicy Działu Kadr, ewidencjonuje w księgach rachunkowych odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego.
3. Naliczone rezerwy, dotyczące nagród jubileuszowych, odpraw emerytalno-rentowych oraz pozostałych świadczeń pracowniczych weryfikuje pod względem merytorycznym Kierownik Działu Kadr oraz po sprawdzeniu przez pracowników Działu Płac, Kierownik Działu Płac.
4. Naliczone rezerwy, dotyczące wypłaty za odpłatne zajęcia dydaktyczne, weryfikuje pod względem merytorycznym Dziekan.
5. Naliczone rezerwy, dotyczące przyszłych zobowiązań, opiniuje radca prawny.
6. Polecenie utworzenia rezerwy przedstawia Główny Księgowy do zatwierdzenia przez
Rektora-41 Komendanta SGSP.
7. Szczegółowe zasady tworzenia rezerw określa ustalona Polityka rachunkowości w SGSP.
Protokół spisania należności
§ 82.
1. Spisanie należności następuje po wyczerpaniu procedur windykacyjnych, zmierzających do ich odzyskania, oraz po uprzednim dokonaniu odpisów aktualizujących ze względu na prawdopodobieństwo ich zapłaty.
2. Odpisaniu jako wierzytelności nieściągalne podlegają w okresach kwartalnych wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie protokołu o uprawdopodobnieniu nieściągalności wierzytelności.
3. W sytuacjach, gdy koszty przeprowadzenia procedury windykacji okażą się zbyt wysokie, to jest gdy przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne, związane z dochodzeniem wierzytelności, byłyby równe albo wyższe od jej kwoty, odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego sporządza protokół o uprawdopodobnieniu nieściągalności wierzytelności.
4. Akceptacja protokołów spisania należności odbywa się na zasadach określonych w § 78 ust. 5.
5. Szczegółowe zasady odpisywania wierzytelności nieściągalnych określają w SGSP: Polityka rachunkowości oraz instrukcja windykacji wierzytelności, ustalone odrębnymi zarządzeniami Rektora-Komendanta SGSP.
Protokół spisania zobowiązań
§ 83.
1. Spisanie zobowiązań następuje po wyczerpaniu odpowiednich procedur, po upływie terminu przedawnienia.
2. Akceptacja protokołów spisania zobowiązań odbywa się na zasadach określonych w § 78 ust. 5.
Protokół szkody
§ 84.
Zasady dokumentowania i ewidencji szkód określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP, właściwe w sprawie ustalenia Polityki rachunkowości w SGSP.
Dyspozycja przekazania wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, przewidzianych ustawą - Prawo zamówień publicznych
§ 85.
1. Szczegółowe zasady wnoszenia, zmiany i zwrotu wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy określają przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych i regulaminy, ustalone odrębnymi zarządzeniami Rektora-Komendanta SGSP.
2. Ustalenia wniesienia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy w Dziale Finansowo-Księgowym dokonuje sekretarz komisji przetargowej lub inny członek tej komisji, a na etapie po zawarciu umowy w zakresie zmiany zabezpieczenia należytego wykonania umowy
42
pracownik lub funkcjonariusz nadzorujący wykonanie umowy.
Dyspozycja płatnicza zwrotu wadium/kaucji
§ 86.
1. Wadium wniesione w formie innej niż pieniądz przechowywane jest w kasie pancernej i zwracane przez Dział Zamówień Publicznych.
2. Wadium wniesione w formie pieniężnej przechowywane jest na rachunku bankowym i zwracane przez Dział Finansowo-Księgowy, po otrzymaniu od Działu Zamówień Publicznych pisemnego zawiadomienia o konieczności zwrotu wadium, oraz po zatwierdzeniu dyspozycji, o której mowa w ust. 4 pkt 2, przez Rektora-Komendanta SGSP.
3. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego na podstawie zawiadomienia, o którym mowa w ust. 2, sporządza dyspozycję płatniczą zwrotu wadium.
4. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego na podstawie wniosku otrzymanego od kierownika właściwej komórki merytorycznej (np. Kierownika Domu Studenckiego) sporządza dyspozycję płatniczą zwrotu kaucji.
5. Dyspozycja zwrotu wadium w formie pieniądza/kaucji jest sprawdzana pod względem formalno-rachunkowym przez osobę zastępującą Głównego Księgowego i przedstawiana:
1) Głównemu Księgowemu celem dokonania wstępnej kontroli finansowej;