ZARZĄDZENIE NR 18/2022
REKTORA-KOMENDANTA SZKOŁY GŁÓWNEJ SŁUŻBY POŻARNICZEJ z dnia 07 marca 2022 r.
w sprawie ustalenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych (dowodów księgowych) w Szkole Głównej Służby Pożarniczej
Na podstawie § 38 ust. 1 Statutu Szkoły Głównej Służby Pożarniczej, zatwierdzonego decyzją nr 50 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 września 2019 r. (Dz. Urz. Min. Spraw Wew.
i Ad. poz. 36), zarządza się, co następuje:
§ 1.
1. Ustala się Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych (dowodów księgowych) w Szkole Głównej Służby Pożarniczej.
2. Instrukcja, o której mowa w ust. 1, stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Traci moc zarządzenie nr 69/2020 Rektora-Komendanta Szkoły Głównej Służby Pożarniczej z dnia 31 lipca 2020 r. w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych (dowodów księgowych) w Szkole Głównej Służby Pożarniczej.
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
1 Załącznik
do zarządzenia nr 18/2022 Rektora-Komendanta SGSP z dnia 07 marca 2022 r.
INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH (DOWODÓW KSIĘGOWYCH)
W SZKOLE GŁÓWNEJ SŁUŻBY POŻARNICZEJ
Rozdział 1
Zasady ogólne dokumentowania operacji gospodarczych i zapisów księgowych
Zakres Instrukcji
§ 1.
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych (dowodów księgowych) w Szkole Głównej Służby Pożarniczej, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, zapewniające właściwy przebieg operacji gospodarczych w Szkole Głównej Służby Pożarniczej, zwanej dalej „SGSP”.
Podstawa prawna dokumentowania operacji gospodarczych i zapisów księgowych
§ 2.
Instrukcja opracowana została na podstawie obowiązujących aktów normatywnych, w szczególności:
1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o rachunkowości”;
2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn.
zm.), zwanej dalej „ustawą o finansach publicznych”;
3) ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 85, z późn. zm.);
4) ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1669, z późn. zm.);
5) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o podatku od towarów i usług”;
6) przepisów wykonawczych do wyżej wymienionych ustaw;
7) Statutu Szkoły Głównej Służby Pożarniczej;
8) Regulaminu organizacyjnego Szkoły Głównej Służby Pożarniczej;
9) Polityki rachunkowości Szkoły Głównej Służby Pożarniczej.
2
Ogólny podział dokumentów księgowych
§ 3.
1. Zgodnie z treścią art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej
„dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
2. Zgodnie z treścią art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
3. Na podstawie art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości zdanie pierwsze, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, Rektor-Komendant SGSP jako kierownik jednostki, może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez funkcjonariuszy lub pracowników dokonujących tych operacji. Formularz wniosku o uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego, stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji.
4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.
5. Warunkiem uznania za dowód określony w ust. 4 jest zapewnienie, że podczas rejestrowania zapisów, zostaną spełnione warunki określone w art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
Zawartość dokumentów księgowych
§ 4.
1. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz funkcjonariusza lub pracownika, któremu wydano lub od którego przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez:
a) wskazanie miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
b) wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych - dekretację, c) podpis funkcjonariusza lub pracownika odpowiedzialnego za te wskazania.
3
2. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości. Podpis funkcjonariusza lub pracownika, o którym mowa w ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości, nie jest wymagany na dekrecie dowodu księgowego, jeżeli system przetwarzania danych umożliwia sporządzenie odpowiedniego wydruku dekretu, zawierającego dane tego funkcjonariusza lub pracownika.
3. W obiegu dowodów finansowo-księgowych, podpis na dokumencie składany jest w formie przewidzianej obowiązującymi przepisami prawa. Wymagane jest zamieszczanie daty przy składanym podpisie, jeśli nie jest ona umieszczana automatycznie przez system przetwarzania danych.
4. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem (art. 21 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
5. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.
Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
6. Podstawę zapisów księgowych mogą stanowić dokumenty sporządzone w językach obcych, jednak na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta, jednostka organizacyjna merytorycznie odpowiedzialna ma obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów (art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
7. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek (art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
8. Zasady księgowania operacji dewizowych stosowane w SGSP, określa polityka rachunkowości, ustalona w SGSP.
9. Zastępca Głównego Księgowego przynajmniej raz w roku dokonuje niezapowiedzianej, wyrywkowej kontroli kompletności dokumentacji księgowej zgromadzonej w Kwesturze w zakresie płacowym, o której mowa w § 42 ust. 7 instrukcji. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół.
Korygowanie błędów w dokumentach księgowych
§ 5.
1. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości, błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
2. Błędy w zapisach księgowych poprawia się przez:
1) skreślenie błędnej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki (złożenie czytelnego podpisu funkcjonariusza lub pracownika upoważnionego do dokonania poprawek, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej) i umieszczenie daty. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr (art. 22 ust. 3 ustawy
4
o rachunkowości). Poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, zgodnie z treścią art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości;
2) wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi, zgodnie z treścią art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Podstawowe zasady dotyczące obiegu dokumentów finansowo-księgowych
§ 6.
1. Obieg dokumentów finansowo-księgowych odbywa się za pomocą systemu tradycyjnego oraz systemu elektronicznego, o ile obowiązujące akty normatywne nie stanowią inaczej.
2. Funkcjonariusze lub pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za daną operację gospodarczą, przekazują do Kwestury kompletny, prawidłowo opisany dokument finansowo-księgowy wraz z wymaganymi załącznikami, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od:
1) dnia jego wpływu do SGSP (zewnętrzny dowód księgowy);
2) dnia jego wytworzenia w SGSP (wewnętrzny dowód księgowy).
3. W przypadku wpływu dokumentu księgowego w formie elektronicznej (mail, platforma PEF itp.) dokument powinien zostać przekazany niezwłocznie do rejestracji w Kancelarii Ogólnej.
4. W przypadku bliskiego terminu płatności, dowód należy przekazać wraz z dokumentacją najpóźniej na jeden dzień przed terminem płatności.
5. W przypadku nieterminowego przekazania dokumentów finansowo-księgowych do Kwestury, funkcjonariusz lub pracownik odpowiedzialny za zakup zobowiązany jest przekazać je wraz z załączonym wyjaśnieniem zaistniałych okoliczności oraz przedstawić od dostawcy zgodę na przedłużenie terminu płatności w dacie umożliwiającej dokonanie terminowej zapłaty.
6. Funkcjonariusz lub pracownik, o którym mowa w ust. 4, może zostać obciążony kosztami odsetek, którymi kontrahent faktycznie obciążył SGSP zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Pracownicy/funkcjonariusze Kwestury monitorują oraz egzekwują przestrzeganie terminowości przekazywania dowodów księgowych do Kwestury przez właściwe jednostki organizacyjne.
7. W sprawach należności, do zapłaty których obowiązana jest SGSP, a w których nie zawarto umowy lub nie wystawiono faktury lub rachunku (w szczególności dotyczących ubezpieczeń, podatków, opłat skarbowych, opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz w przypadku wystawienia faktury pro forma), referent sprawy przesyła rozdzielnikiem w systemie elektronicznym do Kwestury wniosek o zapłatę lub przedpłatę, zaakceptowany przez wszystkich funkcjonariuszy lub pracowników ze ścieżki akceptacji. Po dokonaniu zapłaty, funkcjonariusz lub pracownik z Kwestury przesyła służbową pocztą elektroniczną do referenta sprawy potwierdzenie dokonania zapłaty. Referent sprawy załącza otrzymane potwierdzenie dokonania zapłaty do sprawy w systemie elektronicznym, a następnie sprawę zamyka.
Zasady zabezpieczania środków finansowych na przyszłe zobowiązania finansowe
§ 7.
1. Wszelkie dokumenty (w szczególności umowy cywilnoprawne, zlecenia, decyzje władz SGSP, dotyczące projektów wymagających wkładu własnego oraz inne o charakterze zakupowym),
5
mogące spowodować powstanie zobowiązań finansowych SGSP, przed ich zawarciem lub zatwierdzeniem powinny posiadać zabezpieczenie środków finansowych w Planie rzeczowo- finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej, potwierdzone w raporcie o uruchomienie środków finansowych przez Głównego Księgowego, zatwierdzonym przez Rektora-Komendanta SGSP.
2. Wnioski o zabezpieczenie wkładu własnego w projekty, określa odrębne zarządzenie Rektora- Komendanta SGSP, właściwe w sprawie realizacji projektów. Wydatki niebędące przedmiotem zakupu oraz niepodlegające ustawie - Prawo zamówień publicznych, jak w szczególności wynagrodzenia funkcjonariuszy i pracowników, świadczenia na rzecz osób fizycznych (ryczałty i równoważniki wynikające z przepisów ustawy o Państwowej Straży Pożarnej), wymagają zabezpieczenia w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej na dany rok budżetowy i nie stosuje się do nich raportu o uruchomienie środków finansowych.
Rozdział 2
Kontrola dowodów księgowych
Ogólne zasady kontroli dowodów księgowych
§ 8.
1. Dowody księgowe, przed wprowadzeniem wynikających z nich danych do ksiąg rachunkowych, powinny być poddane kontroli pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz wstępnej kontroli finansowej Głównego Księgowego, a następnie zatwierdzone przez Rektora-Komendanta SGSP.
2. Kontrola dowodów księgowych ma na celu upewnienie się, czy dowody księgowe odzwierciedlają przebieg operacji gospodarczej, zgodnej ze stanem rzeczywistym, odpowiadają wymogom obowiązujących przepisów oraz czy operacja gospodarcza była celowa dla prawidłowego funkcjonowania SGSP.
Kontrola merytoryczna
§ 9.
1. Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo wystawione dowody, to jest posiadające cechy wymagane przepisami ustawy o rachunkowości, a w zakresie faktur, faktur korygujących i not korygujących zawierające dane, określone ustawą o podatku od towarów i usług oraz odpowiednimi przepisami wykonawczymi.
2. Kontroli merytorycznej dokonują kierownicy jednostek organizacyjnych, na których polecenie operacje gospodarcze zostały zrealizowane oraz funkcjonariusze lub pracownicy będący dysponentami środków finansowych.
3. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:
1) czy operacji gospodarczej dokonali funkcjonariusze lub pracownicy do tego upoważnieni;
2) czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, a wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania SGSP;
3) czy dokument zawiera komplet właściwych załączników, uwierzytelniających odpowiednie zdarzenie gospodarcze.
6
§ 10.
1. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winny być uwidocznione w załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, podpisanym przez sprawdzającego oraz potwierdzonym przez kierowników jednostek organizacyjnych, na których polecenie operacje gospodarcze zostały zrealizowane oraz funkcjonariusze lub pracownicy będący dysponentami środków finansowych. Stwierdzenie nieprawidłowości stanowić będzie podstawę do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od funkcjonariuszy lub pracowników materialnie odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.
2. Korekta błędów, zawartych w dowodach wewnętrznych, może być dokonywana tylko w sposób określony w § 5 Instrukcji.
§ 11.
1. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, to wymagane jest jego uzupełnienie. Uzupełnienie takie winno być zamieszczone na odwrocie dokumentu lub na załączonym do niego Opisie dokumentu zakupu.
2. W przypadku dokumentów procedowanych w formie papierowej nie należy opisywać faktur VAT, faktur korygujących, not korygujących na czole dokumentu. Na czole dokumentu dozwolone jest zamieszczenie pieczątki kancelaryjnej, numeru identyfikacji wewnętrznej dokumentu oraz stempla potwierdzającego dokonanie zapłaty.
3. Potwierdzeniem dokonania kontroli merytorycznej jest akceptacja w systemie elektronicznego obiegu dokumentów przez kierowników jednostek organizacyjnych, na których polecenie operacje gospodarcze zostały zrealizowane lub funkcjonariusza lub pracownika będącego dysponentem środków finansowych, odpowiedzialnego za dokonanie danej operacji gospodarczej, informacji zawartych w opisie dokumentu zakupu i przekazywanego do Kwestury wraz z kompletem dokumentów.
4. W przypadku procedowania dokumentu w formie papierowej potwierdzeniem dokonania kontroli merytorycznej jest podpis wymienionych w pkt. 2 osób wraz z pieczęcią imienną, w przypadku, gdy osoba wymieniona w pkt.2 nie posiada pieczęci imiennej dopuszcza się czytelny podpis.
5. Potwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej powinno być oznaczone datą.
6. Formularz opisu dokumentu zakupu stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji.
§ 12.
1.
Dysponentami środków finansowych w SGSP są: Rektor-Komendant SGSP, Prorektor-Zastępca Komendanta ds. operacyjnych, pozostali Prorektorzy, Kanclerz, Dziekan i Kierownik Działu Kadr.Dysponentami środków mogą być również inni funkcjonariusze i pracownicy upoważnieni przez Rektora-Komendanta SGSP, w zakresie w którym zostały im przyznane do dysponowania środki finansowe, na cele i w wysokościach ujętych w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej, ustalanym przez Rektora-Komendanta SGSP, po uzyskaniu opinii Rady SGSP.
2.
Dysponenci środków finansowych, w ramach kontroli, pełnią nadzór nad prawidłowością gospodarowania przyznanymi im środkami, ujętymi w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej, celowością ich wydatkowania, a także bieżącym ich rozliczaniem.3.
Potwierdzeniem dokonania kontroli merytorycznej przez dysponentów środków finansowych jest7
akceptacja informacji zawartych w opisie dokumentu zakupu, przekazywanego do kwestury wraz z kompletem dokumentów
Kontrola formalno-rachunkowa
§ 13.
1. Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu, czy dowody księgowe zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy ich dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych i posiadają zabezpieczenie finansowe w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej. Polega ona w szczególności na sprawdzeniu, czy:
1) dowód został wystawiony przez właściwy podmiot i posiada cechy wymagane dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości;
2) faktura została wystawiona zgodnie z zasadami, zawartymi w ustawie o podatku od towarów i usług oraz odpowiednimi przepisami wykonawczymi;
3) dowód posiada pełną informację identyfikującą strony, biorące udział w zdarzeniu, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowne upoważnienia;
4) dokonano kontroli pod względem merytorycznym, potwierdzonej podpisem oraz czy wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych;
5) operacja gospodarcza została przeprowadzona w sposób rzetelny, a dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, to jest czy odpowiadają faktycznemu wykonaniu;
6) podstawą wykonania określonej operacji gospodarczej była umowa lub zlecenie lub inny dokument;
7) prawidłowo wykonana umowa nie wymaga zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
8) zastosowane ceny jednostkowe lub inne składniki cenotwórcze są zgodne z zawartą umową lub zleceniem lub innym dokumentem i obowiązującymi przepisami w danym zakresie;
9) dowód jest wolny od błędów rachunkowych;
10) dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeżeli opiewa na walutę obcą;
11) dokonano w sposób prawidłowy przeliczenia wartości wyrażonej w walucie obcej na walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem formalno- rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia);
12) zakres i sposób operacji gospodarczej przebiegał w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa;
13) zdarzenie gospodarcze, będące przedmiotem dowodu księgowego, jest uwzględnione w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej na bieżący rok budżetowy i wynikające z niej zobowiązanie nie przekracza limitu określonego w tym planie, czy zostały zabezpieczone środki finansowe na jego realizację.
2. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu, posiadającego wady formalne i merytoryczne.
3. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik z Kwestury. Do kontrolującego należy przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia poprzez wskazanie wysokości kwoty akceptowanej do wypłaty, liczbowo i słownie oraz zadbanie
8
o to, aby dowód księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony (przed zaksięgowaniem) do ujęcia w księgach rachunkowych przez upoważnionych funkcjonariuszy lub pracowników.
4. Kontroli, o której mowa w ust. 3, dokonuje się w zakresie prawidłowości udokumentowania operacji, poprawności i kompletności opisu dokumentu, terminowości ich wpływu do Kwestury, poprawności zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
5. Kontrola formalno-rachunkowa obejmuje również potwierdzenie poprawności nadania dowodowi księgowemu numeru identyfikacji wewnętrznej, zgodnie z zasadami obowiązującymi w SGSP, a także poprawności wskazania przez odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika z Kwestury klasyfikacji wydatków, zgodnej z przedmiotem operacji gospodarczej oraz pozycją ujętą w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej, poprawności zakwalifikowania operacji do danego rodzaju sprzedaży, ujęcia jej w rejestrze VAT.
6. Potwierdzeniem dokonania kontroli przez upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika z Kwestury jest złożenie na dowodzie księgowym podpisu wraz z datą jego złożenia lub akceptacja w systemie elektronicznego obiegu dokumentów
7. W przypadku kiedy funkcjonariusz lub pracownik dokonujący kontroli formalno-rachunkowej stwierdzi, że weryfikowany dowód nie spełnia wymogów formalno-rachunkowych, wówczas sporządza informację, czego dotyczy zastrzeżenie i jakie podjął działania w celu jego usunięcia.
8. Główny Księgowy w ramach sprawowanego nadzoru w zakresie Kwestury, dokonuje kontroli, o której mowa w § 14 ust. 2 i 3.
Wstępna kontrola finansowa
§ 14.
1. Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają wstępnej kontroli finansowej przez Głównego Księgowego lub, w przypadku jego nieobecności, przez funkcjonariusza lub pracownika zastępującego.
2. Główny Księgowy dokonuje wstępnej kontroli finansowej w zakresie:
1) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z Planem rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej lub jego prowizorium, gdy nie został jeszcze zatwierdzony Plan rzeczowo-finansowy Szkoły Głównej Służby Pożarniczej;
2) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
3. Dowodem dokonania przez Głównego Księgowego wstępnej kontroli finansowej jest złożenie przez niego podpisu wraz z datą jego złożenia, co oznacza, że:
1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo funkcjonariuszy lub pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej lub jego prowizorium, gdy nie został jeszcze zatwierdzony Plan rzeczowo-finansowy Szkoły Głównej Służby Pożarniczej.
4. Główny Księgowy w razie wątpliwości lub ujawnienia nieprawidłowości, dotyczących oceny merytorycznej bądź formalno-rachunkowej, zwraca dokument właściwemu rzeczowo funkcjonariuszowi lub pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości ma prawo do odmówienia jego podpisania.
9
5. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach, Główny Księgowy zawiadamia pisemnie Rektora-Komendanta SGSP. Rektor-Komendant SGSP może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
6. W celu realizacji postawionych zadań Główny Księgowy ma prawo:
1) żądania od kierowników jednostek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów będących ich źródłem;
2) wnioskowania do Rektora-Komendanta SGSP o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez jednostki organizacyjne, prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sporządzania kalkulacji, rozliczeń finansowych i sprawozdawczości finansowej.
Zatwierdzanie dowodów księgowych do wypłaty
§ 15.
1. Dowody księgowe, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz po dokonaniu wstępnej kontroli finansowej przez Głównego Księgowego, podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Rektora-Komendanta SGSP lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza lub pracownika.
2. Potwierdzeniem zatwierdzenia dowodów księgowych do wypłaty jest złożenie podpisu na ww.
dokumentach w wersji papierowej lub/i podpisanie podpisem kwalifikowalnym/podpisem cyfrowym/profilem zaufanym/akceptacja ww. dokumentów w systemie elektronicznego obiegu dokumentów przez Rektora-Komendanta lub osobę przez niego upoważnioną.
3. Na dokumentach procedowanych w wersji papierowej powinna znajdować się data podpisu, system elektronicznego obiegu dokumentów generuje datę automatycznie.
4. W przypadku upoważnienia przez Rektora-Komendanta funkcjonariusza lub pracownika do zatwierdzania do wypłaty dokumentów księgowych ścieżka akceptacji dokumentu księgowego zostaje zakończona na ww. funkcjonariuszu lub pracowniku.
Monitorowanie wykonania Planu rzeczowo-finansowego Szkoły Głównej Służby Pożarniczej
§ 16.
1. Po zakończeniu każdego kwartału, funkcjonariusze i pracownicy z Kwestury dokonują analizy zaewidencjonowanych wydatków w podziale na poszczególne źródła finansowania oraz weryfikują spójność ewidencji pozabilansowej wydatków z ewidencją bilansową kosztów i majątku. Wyniki z uzgodnień są wzajemnie potwierdzane przez funkcjonariuszy i pracowników z Kwestury i z jednostek organizacyjnych merytorycznie odpowiedzialnych lub dysponentów środków.
2. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik z Działu Finansowo-Księgowego, któremu powierzono sporządzanie i monitorowanie Planu rzeczowo-finansowego Szkoły Głównej Służby Pożarniczej, dokonuje kontroli poziomu realizacji wydatków w stosunku do limitów określonych w Planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Służby Pożarniczej. W przypadku występowania rozbieżności pomiędzy poziomem wykonania wydatków, a przyznanym limitem środków, wymagana jest analiza faktów oraz złożenie stosownego wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.
3. Zasady i terminy rozliczania środków finansowych oraz weryfikacji wykonania Planu rzeczowo-
10
finansowego Szkoły Głównej Służby Pożarniczej określa odrębne zarządzenie Rektora- Komendanta SGSP w sprawie gospodarki finansowej SGSP.
4. Kierownicy jednostek organizacyjnych merytorycznie odpowiedzialni lub dysponenci środków, składają do Działu Finansowo-Księgowego zapotrzebowania na środki finansowe, niezbędne do sfinansowania w danym okresie zrealizowanych operacji gospodarczych, oraz sprawują kontrolę w zakresie zasadności ich wysokości i terminowości przekazywania informacji do Kwestury.
5. Kontrolę nad prawidłowością rozliczenia wydatków z poszczególnych źródeł finansowania prowadzi Główny Księgowy.
6. Główny Księgowy ma prawo samodzielnie skorygować w dokumentach błędnie podane źródło finansowania.
Rozdział 3
Udzielanie i rozliczanie zaliczek
Rodzaj udzielanych zaliczek
§ 17.
1. W SGSP udzielane są zaliczki:
1) na jednorazowe wydatki związane z realizacją polecenia krajowego wyjazdu służbowego - zaliczka przyznawana jest na niezbędne koszty podróży służbowej;
2) na jednorazowe wydatki związane z realizacją podróży zagranicznej - zaliczka przyznawana jest na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;
3) stałe na cały rok budżetowy lub okres krótszy, do wysokości nieprzekraczającej równowartości kwoty (w PLN) 30 000 EURO, ustalanej zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych, przy czym jednorazowa kwota wypłaty nie może być większa niż 3 000 PLN, dla:
a) kierowcy - funkcjonariusza lub pracownika z Rektoratu - na zakup materiałów, usług oraz na inne wydatki, niezbędne do realizacji zadań kierowcy na terenie kraju,
b) funkcjonariusza lub pracownika z Rektoratu - na bieżące zakupy w zakresie powierzonych zadań, w szczególności materiały promocyjne, reklamowe (gadżety), na inne wydatki okolicznościowe oraz na wydatki związane z bieżącą obsługą delegacji zagranicznych i krajowych,
c) funkcjonariusza lub pracownika zajmującego się zaopatrzeniem w zakresie logistycznym - na zakupy materiałów i usług niezbędnych do bieżącej eksploatacji budynków, innych obiektów i terenu oraz na zakupy niezbędne do prawidłowej realizacji zleceń oraz w celu prawidłowego funkcjonowania SGSP,
d) funkcjonariusza lub pracownika z Działu Gospodarki Transportowej - na bieżące zakupy materiałów i usług oraz inne wydatki, związane z realizacją zadań, dotyczących gospodarki transportowej,
e) Oficera Dyżurnego SGSP - na realizację wydatków, związanych z zabezpieczeniem kosztów nagłych wyjazdów do działań ratowniczych lub ćwiczenia ratownicze Kompanii Szkolnej
„Warszawa” centralnego odwodu operacyjnego krajowego systemu ratowniczo- gaśniczego.
2. Zaliczki stałe są udzielane na podstawie zatwierdzonego przez Rektora-Komendanta SGSP raportu o uruchomienie środków finansowych, określającego przedmiot zamówienia, jego
11
szacunkową wartość oraz uzasadnienie zakupu, albo na podstawie decyzji Rektora-Komendanta SGSP.
3. W uzasadnionych przypadkach, Rektor-Komendant SGSP może podjąć decyzję o przyznaniu kwoty zaliczki jednorazowej wyższej niż 3 000 PLN.
Zasady rozliczania zaliczek
§ 18.
1. Funkcjonariusze i pracownicy pobierający zaliczki, zobowiązani są do ich terminowego rozliczania:
1) zaliczki na koszty związane z podróżą służbową krajową i zagraniczną - nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży;
2) zaliczki stałe - przed końcem roku budżetowego, najpóźniej do dnia 15 grudnia, przy czym zaliczka pobrana na sfinansowanie określonego zadania, winna być rozliczona w terminie 7 dni od dnia jego realizacji;
3) zaliczki jednorazowe - nie później niż w terminie 7 dni od dnia pobrania zaliczki.
2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Rektor-Komendant SGSP może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia zaliczki, z wyłączeniem tych, które należy rozliczyć najpóźniej do dnia 15 grudnia danego roku, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Dokumenty zakupu płatne gotówką, dotyczące danego miesiąca, należy rozliczyć nie później niż do 7 dnia następnego miesiąca.
4. Jeżeli zaliczka podjęta przez funkcjonariusza lub pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie, potrąca się ją z najbliższego wynagrodzenia pracownika lub uposażenia funkcjonariusza. Do czasu rozliczenia ostatniej pobranej zaliczki, funkcjonariuszowi lub pracownikowi nie mogą być wypłacane następne zaliczki.
5. Wnioski o zaliczkę określają rodzaj zakupu, kwotę, źródło finansowania i termin jej rozliczenia.
Wniosek akceptuje pod względem merytorycznym kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, zatwierdza Główny Księgowy oraz Rektor-Komendant SGSP lub funkcjonariusz albo pracownik przez niego upoważniony. Wniosek o zaliczkę jest realizowany w kasie i stanowi dokument źródłowy do raportu kasowego. Formularz wniosku o zaliczkę określa załącznik nr 3 do Instrukcji.
6. Rozliczenie zaliczek dokonywane jest przez zaliczkobiorcę, który wydatkował gotówkę na cel określony we wniosku o zaliczkę. Druk rozliczenia zaliczki wypełnia się na podstawie opłaconych dowodów zakupu. Formularz rozliczenia zaliczki określa załącznik nr 4 do Instrukcji.
Rozdział 4
Ogólne zasady dokonywania operacji gospodarczych
§ 19.
1. SGSP jest jednostką sektora finansów publicznych, która dysponuje środkami publicznymi.
2. SGSP zawiera umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Dokonywanie zakupów w trybie ustawy - Prawo zamówień publicznych i z wyłączeniem stosowania tej ustawy określają odrębne zarządzenia Rektora-Komendanta SGSP w sprawie regulaminów udzielania zamówień w SGSP.
12
3. Przepisy ustawy o finansach publicznych zobowiązują SGSP do wydatkowania środków publicznych:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach, wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4. Podstawą dokonywania wydatków jest zatwierdzony przez Rektora-Komendanta SGSP dokument pod nazwą ”Raport o uruchomienie środków finansowych”. Formularz raportu o uruchomienie środków finansowych określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Szkole Głównej Służby Pożarniczej.
5. Wzór zamówienia ogólnego na dostawy, usługi, roboty budowlane stanowi Załącznik nr 15 do niniejszej Instrukcji.
§ 20.
1. Dokumentami, potwierdzającymi operacje gospodarcze, w szczególności są:
1) faktura VAT;
2) faktura korygująca VAT;
3) rachunek;
4) faktura wewnętrzna;
5) faktura „pro forma”;
6) faktura wewnętrzna korygująca;
7) nota księgowa (zewnętrzna, bądź wewnętrzna);
8) nota korygująca;
9) duplikat faktury;
10) nota odsetkowa;
11) polisa ubezpieczeniowa.
2. Dokumentowanie operacji zakupu, operacji sprzedaży oraz rozliczanie podatku od towarów i usług, odbywa się zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, aktami wykonawczymi do ustawy, polityką rachunkowości ustaloną w SGSP oraz innymi aktami normatywnymi wewnętrznymi, zawierającymi uregulowania w zakresie wyżej wymienionych operacji gospodarczych.
3. Weryfikacja prawidłowości udokumentowania operacji gospodarczych pod względem formalno-rachunkowym, dokonywana jest przez odpowiedzialnych funkcjonariuszy lub pracowników Kwestury.
4. Dokumentacja finansowo-księgowa dotycząca operacji gospodarczych, archiwizowana jest przez Kwesturę i przechowywana w Archiwum SGSP.
13 Rozdział 5
Dokumentowanie operacji dotyczących majątku trwałego
Dokumenty: Dowód przyjęcia środka trwałego do używania, zmiana wartości (zwiększenie), zmiana wartości (zmniejszenie)
§ 21.
1. Dokumentem potwierdzającym przyjęcie środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych do użytkowania jest Dowód przyjęcia środka trwałego do używania, zwany dalej „OT”.
2. Jednostka organizacyjna, realizująca procedurę zakupu, dostarcza poprzez właściwy system elektroniczny do Działu Administracyjno-Gospodarczego odpowiednio, w szczególności: opisaną fakturę zakupu, umowę darowizny, protokół nieodpłatnego przekazania, zwany dalej „PT”, wraz z kompletem załączników: protokołem odbioru, protokołem zdawczo-odbiorczym, raportem o uruchomienie środków finansowych, oświadczeniem funkcjonariusza lub pracownika przyjmującego, a w przypadku zmiany funkcjonariusza lub pracownika użytkującego - oświadczeniem funkcjonariuszy lub pracowników przekazujących i przejmujących do użytkowania środek trwały.
3. Formularz oświadczenia określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego Szkoły Głównej Służby Pożarniczej.
4. W przypadku nierozdysponowania zakupionych składników majątku w terminie jego dostawy, na swój stan przejmuje je kierownik jednostki organizacyjnej, w której składnik majątku będzie użytkowany.
5. Dokumenty, o których mowa w ust. 2, należy dostarczyć do Działu Administracyjno- Gospodarczego niezwłocznie po ich otrzymaniu, celem wystawienia dokumentu OT poprzez właściwy system elektroniczny.
6. Dokument OT wystawia funkcjonariusz lub pracownik z Działu Administracyjno-Gospodarczego, odpowiedzialny za ewidencję składników majątku w systemie SIMPLE.ERP.
7. Datę rzeczywistego przyjęcia środka trwałego do użytkowania określa się na dowodzie OT w polu o nazwie „Data operacji”. Data przekazania zaewidencjonowanego składnika majątku zgodna z datą jego ewidencji, stanowi dzień faktycznego przyjęcia składnika do użytkowania (data faktycznej realizacji wskazana w opisie dokumentu zakupu).
8. W momencie pobrania składnika majątku z magazynu, magazynier dla potrzeb wprowadzenia składnika do ewidencji majątku trwałego, przekazuje do Działu Finansowo-Księgowego poprzez właściwy system elektroniczny, dokument Rozchód wewnętrzny, zwany dalej „RW”, ze wskazaniem numeru faktury zakupu oraz nazwy dostawcy.
9. Funkcjonariusz lub pracownik z Działu Finansowo-Księgowego przekazuje funkcjonariuszowi lub pracownikowi z Działu Administracyjno-Gospodarczego, odpowiedzialnemu za ewidencję składników majątku w systemie SIMPLE.ERP, komplet dokumentów w sprawie wprowadzenia do ewidencji majątku trwałego składnika, o którym mowa w ust. 8, ze wskazaniem źródła finansowania.
10. W przypadku, o którym mowa w ust. 9, za datę przyjęcia składnika majątku przyjmuje się datę wystawienia dokumentu RW.
11. Dokumenty OT, wystawione w systemie SIMPLE.ERP w module Majątek Trwały, są przekazywane poprzez właściwy system elektroniczny:
14
1) bezpośredniemu użytkownikowi danego składnika majątku;
2) funkcjonariuszowi lub pracownikowi z Działu Finansowo-Księgowego, odpowiedzialnemu za dokonanie kontroli formalno-rachunkowej, wraz z kompletem dokumentów.
12. Podpisany odręcznie egzemplarz dokumentu OT z adnotacją funkcjonariusza lub pracownika odpowiedzialnego, za odebranie etykiety samoprzylepnej, jest przechowywany z dokumentacją, dotyczącą ewidencji majątku trwałego, wraz z metadanymi sprawy w przypadku akceptacji elektronicznej.
13. Dokument OT, wystawiony w systemie SIMPLE.ERP, zawiera następujące dane:
1) numer dokumentu;
2) datę operacji (data przyjęcia do używania);
3) datę obowiązywania (moment rozpoczęcia naliczania amortyzacji lub umorzenia);
4) datę nabycia
5) datę wystawienia faktury;
6) numer inwentarzowy składnika majątku;
7) pełną nazwę składnika majątku;
8) wartość początkową, umorzenie początkowe;
9) stawkę i rodzaj amortyzacji;
10) rok produkcji;
11) miejsce lokalizacji (jednostka organizacyjna);
12) nazwę dostawcy;
13) źródło finansowania;
14) w szczególności adnotacje: numer faktury, numer raportu o uruchomienie środków finansowych, numer konta księgowego;
15) imię i nazwisko funkcjonariusza lub pracownika materialnie odpowiedzialnego za dany składnik majątku.
14. W przypadku zakupu sprzętu komputerowego, wymienionego w załączniku nr 8 do ustawy o podatku od towarów i usług, jednostka organizacyjna dokonująca bezpośrednio zakupu, występuje do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z wnioskiem o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że SGSP jako placówka oświatowa ma możliwość zastosowania 0% stawki podatku VAT, zgodnie z art. 83 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług, przy zachowaniu warunków, o których mowa w ust. 13-15 ustawy o podatku od towarów i usług.
15. Oryginał zaświadczenia, wystawionego przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji o możliwości zastosowania 0% stawki podatku VAT, przekazywany jest dostawcy, a kopia zaświadczenia przekazywana jest do Działu Finansowo-Księgowego wraz z dokumentem zakupu.
16. Dla udokumentowania zwiększenia wartości ewidencyjnej brutto środka trwałego, wystawia się w systemie SIMPLE.ERP dowód Zmiana wartości (zwiększenie), zwanego dalej „ZWW”.
17. Dla udokumentowania zwiększenia umorzenia wystawia się w systemie SIMPLE.ERP dowód Zmiana umorzenia (zwiększenie), zwany dalej „ZWU”.
18. Wystawione dowody ZWW i ZWU są przekazywane wraz z kompletem dokumentów poprzez właściwy system elektroniczny:
1) funkcjonariuszowi lub pracownikowi materialnie odpowiedzialnemu;
2) do Działu Finansowo-Księgowego, celem ujęcia w księgach rachunkowych w module Finanse.
19. Podpisane odręcznie egzemplarze dokumentów ZWW i ZWU, z adnotacją funkcjonariusza lub pracownika odpowiedzialnego za odebranie etykiety samoprzylepnej (w przypadku przyjęcia
15
nowych składowych składnika majątku), są przechowywane z dokumentacją dotyczącą ewidencji majątku trwałego wraz z metadanymi sprawy w przypadku akceptacji elektronicznej.
20. Dla udokumentowania zmniejszenia wartości ewidencyjnej brutto środka trwałego, wystawia się dowód Zmiana wartości (zmniejszenie), zwany dalej „ZMW”.
21. Dla udokumentowania zmniejszenia umorzenia wystawia się dowód Zmiana umorzenia (zmniejszenie), zwany dalej „ZMU”.
22. Wystawione dowody ZMW i ZMU są przekazywane drogą elektroniczną poprzez właściwy system elektroniczny:
1) funkcjonariuszowi lub pracownikowi materialnie odpowiedzialnemu;
2) do Działu Finansowo-Księgowego, celem ujęcia w księgach rachunkowych w module Finanse.
Dokument Protokół zdawczo-odbiorczy
§ 22.
1. Dokument PT - Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego służy do dokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innemu podmiotowi.
2. Dokument PT wystawiany jest w wersji papierowej przez funkcjonariusza lub pracownika, odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji składników majątku Działu Administracyjno-Gospodarczego w pięciu egzemplarzach.
3. Wystawiony dokument PT potwierdzany jest przez następujące osoby:
1) osobę wystawiającą dokument PT;
2) Główny Księgowy;
3) Rektora-Komendanta SGSP;
4) osobę przejmującą środek trwały (przedstawiciela pomiotu przejmującego środek trwały);
5) osobę materialnie odpowiedzialną - dotychczasowego bezpośredniego użytkownika odpowiedzialnego za dany środek trwały, podpisującą dokument PT na dowód przyjęcia informacji o zdjęciu z jej stanu środka trwałego.
4. Dokument PT przechowywany jest w następujący sposób:
1) jeden egzemplarz w Dziale Administracyjno-Gospodarczym, z dokumentacją dotyczącą ewidencji majątku trwałego;
2) jeden egzemplarz w Dziale Finansowo-Księgowym, jako dokument stanowiący podstawę wyksięgowania składnika majątku z ksiąg rachunkowych;
3) jeden egzemplarz w jednostce organizacyjnej przekazującej dany składnik majątku;
4) dwa egzemplarze w jednostce przejmującej środek trwały.
Dowód zmiany osoby odpowiedzialnej ZMOS
§ 23.
1. Dokument ZMOS - Protokół zdawczo-odbiorczy środka służy do udokumentowania ewidencji zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za użytkowanie środka trwałego i stanowi podstawę do przekazania środka trwałego nowemu bezpośredniemu użytkownikowi.
2. Dokument ZMOS jest wystawiany w systemie SIMPLE.ERP w module Majątek Trwały przez odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika Działu Administracyjno-Gospodarczego, na podstawie przekazanego poprzez właściwy system elektroniczny oświadczenia (przejęcie do użytkowania składnika majątku lub zmiana miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialnej),
16
którego formularz określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP, właściwe w sprawie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego SGSP.
3. Dokumenty ZMOS wystawione w systemie SIMPLE.ERP w module Majątek Trwały są przekazywane poprzez właściwy system elektroniczny aktualnemu bezpośredniemu oraz poprzedniemu użytkownikowi danego składnika majątku, jako element prowadzonej sprawy.
Jeden egzemplarz dokumentu ZMOS wraz z dokumentacją, dotyczącą ewidencji majątku trwałego i metadanymi sprawy w przypadku akceptacji elektronicznej, jest przechowywany w Dziale Administracyjno-Gospodarczym.
Dokument LT
§ 24.
1. Dla udokumentowania likwidacji środków trwałych, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji wystawia się odpowiedni dowód likwidacji składnika majątku LT - Likwidacja.
2. Fizyczna likwidacja środka trwałego musi być potwierdzona kompletną dokumentacją: wnioskiem o wycofanie z użytkowania, protokołem z posiedzenia Komisji ds. oceny przydatności zbędnych składników majątku, decyzją o wycofaniu z użytkowania, protokołem zniszczenia.
3. Dokument LT jest wystawiany w SIMPLE.ERP w module Majątek Trwały przez odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika Działu Administracyjno-Gospodarczego. Dokument LT akceptuje we właściwym systemie elektronicznym pracownik, funkcjonariusz wystawiający oraz pracownik, funkcjonariusz, który był odpowiedzialny materialnie za dany składnik majątku, na dowód przyjęcia informacji o zdjęciu z jej stanu środka trwałego.
4. Dokumenty LT wraz z kompletem dokumentów są przekazywane pracownikowi Działu Finansowo- Księgowego, odpowiedzialnemu za dokonanie kontroli formalno-rachunkowej, poprzez właściwy system elektroniczny.
5. Dokument LT wraz z kompletem dokumentacji i metadanymi po akceptacji przechowywane są w następujący sposób:
1) w Dziale Administracyjno-Gospodarczym w dokumentacji, dotyczącej ewidencji majątku trwałego w module Majątek Trwały;
2) w Dziale Finansowo-Księgowym, jako dokument, stanowiący podstawę wyksięgowania składnika majątku z ksiąg rachunkowych w module Finanse.
Protokół odbioru środka trwałego, usługi, materiału, roboty budowlanej
§ 25.
1. Protokół odbioru materiału lub środka trwałego lub usługi lub roboty budowlanej sporządzany jest przy odbiorze składników majątku od dostawcy lub wykonanych usług od wykonawcy lub wykonanych robót budowlanych od wykonawcy. Protokół podpisywany jest przez upoważnionych przedstawicieli odbiorcy lub dostawcy lub wykonawcy, wskazanych w protokole.
2. Protokół odbioru, dotyczący robót budowlanych, podpisują ze strony wykonawcy osoby wskazane w zleceniu lub umowie o wykonanie robót budowlanych, lub inny upoważniony przedstawiciel wykonawcy, w szczególności kierownik budowy, natomiast ze strony SGSP Komisja odbioru,
17
inspektor nadzoru inwestorskiego lub inny upoważniony przedstawiciel odbiorcy lub SGSP.
3. Protokół odbioru służy do udokumentowania kompletności i jakości zakupionego sprzętu lub wykonanej usługi, roboty budowlanej. Jest sporządzany w dwóch egzemplarzach:
1) jeden egzemplarz oryginału protokołu odbioru należy dołączyć do faktury i przekazać do Działu Finansowo-Księgowego wraz z kompletem dokumentów, dotyczących danej transakcji, w celu dokonania rozliczeń finansowych z wykonawcą;
2) jeden egzemplarz protokołu przekazywany jest przedstawicielowi wykonawcy.
4. Jednostka organizacyjna merytorycznie odpowiedzialna kserokopię protokołu przechowuje w dokumentacji, dotyczącej procedury zakupu, którą archiwizuje zgodnie z obowiązującymi aktami normatywnymi.
5. Formularz protokołu właściwego w sprawie odbioru dostawy lub usługi, a także formularz protokołu właściwego w sprawie odbioru roboty budowlanej określają odpowiednio załącznik nr 5 i załącznik nr 6 do Instrukcji.
Rozdział 6
Dokumentowanie operacji magazynowych
Dokument PZ
§ 26.
1. Dokument PZ - Przyjęcie zewnętrzne stanowi dowód przyjęcia materiału lub towaru do magazynu.
2. Dokument PZ jest wystawiany w dwóch egzemplarzach i drukowany przez magazyniera w momencie przyjęcia materiału do magazynu.
3. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego dla potrzeb prawidłowego wystawienia dokumentu PZ, informuje magazyniera o rodzaju sprzedaży, jakiej dotyczy dany zakup (opodatkowana, mieszana, niepodlegająca opodatkowaniu) oraz kwocie podatku VAT do odliczenia.
4. Dokument PZ zaakceptowany elektronicznie przez komórkę merytoryczną w systemie elektronicznego obiegu dokumentów podlega kontroli pod względem merytorycznym, następnie przekazywany jest po
5. przez system do Działu Finansowo-Księgowego wraz z kompletną dokumentacją stanowiącą podstawę uregulowania zobowiązań wobec kontrahenta.
6. Miesięczne zestawienie dokumentów PZ przekazywane jest do Działu Finansowo-Księgowego jako załącznik do miesięcznego zestawienia obrotów magazynowych poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów po dokonaniu elektronicznej akceptacji przez magazyniera i jego przełożonego.
Dokument MM
§ 27.
1. Dokument MM - dokumentuje przesunięcie materiałów w magazynie mundurowym i służy do wygenerowania rozchodu wewnętrznego, to jest dokumentu RWmA i RWmB.
2. Miesięczne zestawienie dokumentów MM przekazywane jest do Działu Finansowo-Księgowego jako załącznik do miesięcznego zestawienia obrotów magazynowych RWmA poprzez
18
system elektronicznego obiegu dokumentów po dokonaniu elektronicznej akceptacji przez magazyniera i jego przełożonego.
3. Przesunięcia między magazynami są ewidencjonowane w systemie SIMPLE.ERP w module Obrót towarowy.
Dokument ZW, PW
§ 28.
1. Zwrot materiału następuje na podstawie dokumentów:
1) ZW - zwrot wewnętrzny materiału do magazynu mundurowego (MMA, MMB);
2) PW - przychód wewnętrzny, zwrot do magazynu ogólnego (MM).
2. Dokument ZW sporządza osoba odpowiedzialna w module Obrót towarowy. Magazynier zatwierdza dokument ZW potwierdzając faktyczny zwrot umundurowania do magazynu.
3. Dokument PW wystawia magazynier lub inna osoba odpowiedzialna w module Obrót towarowy.
4. Dokumenty ZW i PW podlegają zatwierdzeniu przez magazyniera w systemie SIMPLE.ERP w module Obrót towarowy.
5. Magazynier oraz osoba zdająca materiał, towar zobowiązani są do złożenia swoich podpisów na dokumentach ZW i PW.
6. Podpisane dowody ZW i PW są przekazywane:
1) jeden egzemplarz osobie dokonującej zwrotu materiału, towaru;
2) jeden egzemplarz osobie odpowiedzialnej za księgowanie dokumentacji magazynowej w Dziale Finansowo-Księgowym (zbiorczo jako załącznik do miesięcznego zestawienia obrotów magazynowych poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów po dokonaniu elektronicznej akceptacji przez magazyniera i jego przełożonego);
3) jeden egzemplarz pozostaje w magazynie;
4) jeden egzemplarz osobie upoważnionej do prowadzenia ewidencji umundurowania strażaków i odzieży pracowników (dotyczy magazynu mundurowego).
Dokument RW
§ 29.
1. Dokument RW - Rozchód wewnętrzny, stanowi dowód wydania materiału, towaru z magazynu.
2. Dokument RW wystawiany jest przez osobę upoważnioną w SIMPLE.ERP w module Obrót towarowy. Magazynier jest odpowiedzialny za wydanie materiału, towaru.
3. Magazynier oraz osoba odbierająca materiał, towar zobowiązani są do złożenia swoich podpisów na dokumentach RW.
4. Podpisane dowody RW są przekazywane:
1) jeden egzemplarz osobie pobierającej materiał, towar;
2) jeden egzemplarz osobie odpowiedzialnej za księgowanie dokumentacji magazynowej w Dziale finansowo-Księgowym (zbiorczo, jako załącznik do miesięcznego zestawienia obrotów magazynowych poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów po dokonaniu elektronicznej akceptacji przez magazyniera i jego przełożonego);
3) jeden egzemplarz pozostaje w magazynie;
19
4) jeden egzemplarz osobie upoważnionej do prowadzenia ewidencji umundurowania strażaków i odzieży pracowników (dotyczy magazynu mundurowego).
Dokument WZ
§ 30.
1. Dokument WZ - Wydanie zewnętrzne stanowi dowód wydania materiału, towaru z magazynu poza SGSP.
2. Dokument WZ wystawiany jest przez osobę upoważnioną w SIMPLE.ERP w module Obrót towarowy. Magazynier jest odpowiedzialny za wydanie materiału, towaru.
3. Magazynier oraz osoba odbierająca materiał, towar zobowiązani są do złożenia swoich podpisów na dokumentach WZ.
4. Podpisane dokumenty WZ są przekazywane:
1) jeden egzemplarz osobie odbierającej materiał, towar;
2) jeden egzemplarz osobie odpowiedzialnej za księgowanie dokumentacji magazynowej w Dziale Finansowo-Księgowym (zbiorczo jako załącznik do miesięcznego zestawienia obrotów magazynowych poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów po dokonaniu elektronicznej akceptacji przez magazyniera i jego przełożonego);
3) jeden egzemplarz pozostaje w magazynie;
4) jeden egzemplarz osobie upoważnionej do prowadzenia ewidencji umundurowania strażaków i odzieży pracowników (dotyczy magazynu mundurowego).
§ 31.
1. Dokumenty dla magazynów: mundurowego i ogólnego ewidencjonowane są w systemie SIMPLE.ERP w module Obrót towarowy.
2. Gospodarkę magazynową dotyczącą magazynu mundurowego i ogólnego koordynuje i nadzoruje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Dokumenty operacji, dotyczących magazynu żywnościowego, odbywa się w systemie MAPI- Jadłospis 2.
4. Zasady dokumentowania obrotu magazynowego i wytwarzane dokumenty magazynowe, dotyczące magazynu żywnościowego, określa załącznik nr 7 do Instrukcji.
5. Gospodarkę magazynową dotyczącą magazynu żywienia koordynuje i nadzoruje Kierownik Działu Żywienia.
Magazyn odwodu operacyjnego
§ 32.
1. Ewidencja ilościowa w magazynie odwodu operacyjnego prowadzona jest przez Oficera Dyżurnego SGSP.
2. W przypadku przyjęcia materiału lub sprzętu do magazynu odwodu operacyjnego odbywa się na podstawie dokumentu RW z magazynu mundurowego lub ogólnego.
3. Wydanie i zwrot materiału z magazynu odwodu operacyjnego na potrzeby działań ratowniczych lub ćwiczeń ratowniczych odbywa się na podstawie odpowiednio protokołu zdania albo przyjęcia materiału lub sprzętu.
4. Stan magazynu odwodu operacyjnego jest okresowo aktualizowany w formie zestawień
20 ilościowych.
5. W przypadku zakończenia działań ratowniczych lub ćwiczeń ratowniczych, w których nastąpiło zużycie, zniszczenie lub zagubienie materiału lub sprzętu Oficer Dyżurny SGSP zgłasza zapotrzebowanie do Działu Administracyjno-Gospodarczego w zakresie jego kompetencji o uzupełnienie stanu ilościowego i zakup niezbędnego materiału lub sprzętu.
6. Podstawę usunięcia z ewidencji materiału lub sprzętu i złożenia zapotrzebowania, o którym mowa w ust. 5, jest zaakceptowany przez Prorektora Zastępcę Komendanta ds. operacyjnych meldunek z udziału sił i środków odwodu operacyjnego w działaniach, ćwiczeniach, ustalający okoliczności zużycia, zagubienia lub zniszczenia materiału lub sprzętu.
Ewidencja księgowa operacji magazynowych
§ 33.
1. Ewidencja księgowa operacji gospodarczych, związanych z obrotem materiałowym w SGSP, prowadzona jest przez odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika Działu Finansowo-Księgowego, na podstawie dokumentacji dostarczonej przez Dział Administracyjno- Gospodarczy, dotyczącej magazynów:
1) ogólnego;
2) mundurowego
- oraz na podstawie dokumentacji dostarczonej przez Dział Żywienia, dotyczącej magazynu żywnościowego.
2. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Działu Finansowo-Księgowego weryfikuje kompletność i prawidłowość dostarczonej dokumentacji magazynowej za okresy miesięczne na podstawie: zestawienia obrotów magazynowych, zestawienia dokumentów: PZ, ZW, PW, RW i MM wraz z załączonymi dowodami magazynowymi: PZ, ZW, PW, RW. Dowody PZ po wydrukowaniu z sytemu wraz z metadanymi są załączane do faktur dokumentujących dostawę materiałów, towarów.
3. Zestawienia dokumentów magazynowych są przekazywane poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie z wymaganą ścieżką akceptacji.
4. Dokumenty RW, ZW, PW są przekazywane do Działu Finansowo-Księgowego w formie papierowej.
5. Funkcjonariusz lub pracownik, o którym mowa w ust. 2, weryfikuje zgodność stanów magazynowych wynikających z ewidencji księgowej ze stanem, wynikającym z dostarczonej dokumentacji magazynowej.
6. Zgodność stanów magazynowych jest comiesięcznie potwierdzana protokołem sporządzanym przez funkcjonariusza lub pracownika Działu Finansowo-Księgowego i magazyniera według stanu na koniec każdego miesiąca.
7. Zastępca Głównego Księgowego weryfikuje prawidłowość i terminowość prowadzenia ewidencji księgowej magazynów.
21 Rozdział 7
Dokumentowanie operacji gotówkowych i bankowych
Dowód wpłaty KP
§ 34.
Dowód wpłaty KP - Kasa Przyjmie jest księgowym dowodem kasowym, dokumentującym wpłatę gotówkową, używanym w obrocie gotówkowym w Kasie SGSP. Szczegółowy opis dowodu KP określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie ustalenia instrukcji kasowej w SGSP.
Dowód wypłaty KW
§ 35.
Dowód wpłaty KW - Kasa Wypłaci jest księgowym dowodem kasowym, dokumentującym wypłatę gotówkową, używanym w obrocie gotówkowym w Kasie SGSP. Szczegółowy opis dowodu KW określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie ustalenia instrukcji kasowej w SGSP.
Raport kasowy RK
§ 36.
1. Raport kasowy RK jest prowadzony w celu bieżącej ewidencji środków pieniężnych w Kasie. Szczegółowe zasady sporządzania RK oraz zasady gospodarki kasowej określa odrębne zarządzenie Rektora-Komendanta SGSP w sprawie ustalenia instrukcji kasowej w SGSP.
2. Raporty kasowe są na bieżąco dekretowane i księgowane w księgach rachunkowych, jednak nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od dnia zamknięcia raportu kasowego.
Wypłatę gotówki z banku
§ 37.
1. Czeki są drukami ścisłego zarachowania. Podlegają one ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania.
2. Podjęcie gotówki z banku w celu zasilenia kasy SGSP następuje na zasadach określonych w umowie zawartej z bankiem prowadzącym obsługę rachunków SGSP, w tym również na podstawie czeku gotówkowego, w takim przypadku
Czek gotówkowy stanowi załącznik do dowodu wpłaty KP.
3. SGSP może wypłacać gotówkę z banku na podstawie wniosku złożonego przy użyciu systemu bankowości elektronicznej, na drukach określonych przez bank prowadzący obsługę SGSP, na zasadach określonych w umowie, po zatwierdzeniu zgodnie z umową.
4. SGSP może również, na zasadach określonych w umowie z bankiem prowadzącym obsługę wystawić zlecenie na wypłatę gotówki z kasy banku np. w przypadku wypłaty zaliczki, stypendium, zasiłków, wynagrodzenia czy uposażenia, zgodnie z zatwierdzonymi listami wypłat, wnioskami o zaliczkę itd.
22
Bankowy dowód wpłaty
§ 38.
1. Bankowy dowód wpłaty jest wystawiany przez bank i służy do udokumentowania wpłaty do banku gotówki z kasy SGSP.
2. Bankowy dowód wpłaty stanowi załącznik do dowodu wypłaty KW.
Wyciąg bankowy
§ 39.
1. Wyciągi bankowe, dotyczące poszczególnych rachunków, pobierane są z systemu bankowości internetowej i weryfikowane są przez odpowiedzialnych funkcjonariuszy lub pracowników Działu Finansowo-Księgowego, a następnie ewidencjonowane w systemie FK SIMPLE.ERP.
2. Wyciągi bankowe są na bieżąco dekretowane i księgowane w księgach rachunkowych, nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od dnia dokonania operacji na rachunkach bankowych.
Polecenie przelewu
§ 40.
1. Polecenie przelewu następuje w formie elektronicznej, bądź w formie papierowej, jeśli nie ma możliwości jego realizacji w systemie elektronicznym. Przelewu dokonuje się na podstawie zatwierdzonego przez Rektora-Komendanta SGSP lub osobę przez niego upoważnioną dokumentu zakupu lub wniosku o dokonanie przedpłaty lub zapłaty. Formularz wniosku określa załącznik nr 8 do Instrukcji.
2. Odpowiedzialny funkcjonariusz lub pracownik Kwestury wprowadza dane wymagane do zrealizowania płatności w systemie bankowości elektronicznej.
3. Polecenie przelewu akceptowane jest przez dwie osoby, wskazane przez Rektora-Komendanta SGSP w umowie z bankiem na prowadzenie obsługi bankowej, w tym jedną z nich jest Główny Księgowy lub pracownik lub funkcjonariusz zastępujący Głównego Księgowego.
4. Rektor-Komendant SGSP ma prawo jednoosobowego zatwierdzania przelewów bankowych.
5. W przypadku nieprawidłowego wykonania usługi przelewu, w szczególności w przypadku przelewów płacowych, które realizowane z rachunków bankowych automatycznie zasianych z rachunku podstawowego pracownik lub funkcjonariusz odpowiedzialny za kontakty z bankami składa każdorazowo reklamację.
Rozdział 8
Dokumentowanie wypłaty uposażeń, wynagrodzeń i innych należności oraz stypendiów
Ogólne zasady wypłaty wynagrodzeń i innych należności
§ 41.
1. W obiegu dokumentów dotyczących wypłaty uposażeń, wynagrodzeń i innych należności oraz stypendiów obowiązuje bezwzględnie forma papierowa.
2. Podstawowym dokumentem wypłaty uposażeń, wynagrodzeń, świadczeń i innych należności jest lista płac. Lista płac powinna zawierać co najmniej następujące dane:
1) numer listy płac;
23 2) miesiąc i rok rozliczeniowy;
3) nazwę tytułu płatności;
4) nazwisko i imię funkcjonariusza lub pracownika;
5) kwotę brutto należności wraz z potrąceniami o charakterze stałym i dobrowolnym, kwotę netto z podziałem na wypłatę gotówki w kasie, bądź przelewem na rachunek bankowy;
6) podpisy osób upoważnionych.
3. Lista płac powinna być podpisana przez:
1) osobę sporządzającą - odpowiedzialnego funkcjonariusza lub pracownika Działu Płac (w przypadku projektów osobę prowadząca obsługę finansową projektu);
2) osobę sprawdzającą pod względem formalno-rachunkowym - Kierownika Działu Płac;
3) osobę sprawdzającą pod względem merytorycznym:
a) listy płac dotyczące wynagrodzeń osobowych lub uposażeń strażaków - Kierownik Działu Kadr lub uprawniony funkcjonariusz lub pracownik Działu Kadr,
b) listy dotyczące pomocy materialnej dla studentów, świadczeń dla studentów w służbie - właściwego Prorektora lub Kanclerza,
c) listy dotyczące świadczeń i równoważników dla pracowników lub funkcjonariuszy, stanowiące podstawę sporządzenia listy płac - Kanclerza;
4) Głównego Księgowego – w ramach wstępnej kontroli finansowej;
5) Rektora-Komendanta SGSP zatwierdzającego do wypłaty.
4. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli merytorycznej jest podpis odpowiedzialnego za kontrolę wraz z pieczątką imienną oraz wskazaniem daty przeprowadzenia kontroli.
5. W przypadku wynagrodzeń, dotyczących projektów, kontrolę merytoryczną sprawuje na zasadach określonych w ust. 3 Kierownik danego projektu.
6. W przypadku list płac dotyczących umów cywilnoprawych, za kontrolę merytoryczną odpowiedzialny jest pracownik lub funkcjonariusz, potwierdzający wykonanie zlecenia zgodnie z umową. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli merytorycznej jest podpis odpowiedzialnego za kontrolę wraz z pieczątką imienną oraz wskazaniem daty przeprowadzenia kontroli, zamieszczonych na rachunku, stanowiącym podstawę sporządzenia listy płac.
W przypadku wynagrodzeń, dotyczących projektów, kontrolę merytoryczną sprawuje na powyższych zasadach Kierownik danego projektu.
§ 42.
1. Wypłaty wynagrodzenia lub uposażenia oraz dodatkowych należności, wynikających ze stosunku pracy lub stosunku służbowego, dokonywane są na podstawie list płac.
2. W listach płac ujmuje się dopuszczalne potrącenia należności na rzecz lub z tytułu:
1) Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej (PKZP);
2) pożyczek na cele mieszkaniowe z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
3) składek ubezpieczenia grupowego na życie;
4) składek na związki zawodowe;
5) składek na Pracowniczy Plan Kapitałowy (PPK);
6) innych zobowiązań funkcjonariusza lub pracownika, w szczególności alimentów, zajęć komorniczych, opłat z tytułu czynszów.
3. Listy płac sporządzane są przy uwzględnieniu:
1) decyzji personalnych;
2) angaży;
