3.2 P RACA W MENU GŁÓWNE
3.2.3 Wprowadzanie nowego listu
Podstawową funkcją aplikacji jest możliwość wprowadzania nowych listów przewozowych, przeglądanie listów wcześniej wprowadzonych oraz pełna kontrola i zarządzanie danymi dotyczącymi przesyłek.
Aby wprowadzić nowy list przewozowy należy wybrać z Menu głównego opcję List przewozowy i kliknąć na Wprowadź nowy. Inny sposób to wybranie na stronie głównej aplikacji opcji Stwórz przeysłkę (poprzez kliknięcie na ikonę po prawej stronie ekranu) lub naciśnięcie na przycisk Przejdź.
Strona | 10
W celu stworzenia nowej przesyłki należy wypełnić wymagane pola na Liście przewozowym. Kolejność wprowadzanych danych jest dowolna, ważne jest jednak aby wszystkie wymagane pola oznaczone kolorem zielonym) zostały wypełnione.
Aby zatwierdzić (zapisać) list przewozowy należy wprowadzić następujące dane:
• Nadawca
• Odbiorca
• Forma płatności
• Rodzaj przesyłki
• Liczba paczek wprowadzona w odpowiednie przedziały wagowe
• Potwierdzenie nadania (data nadania, numer kuriera, nazwisko nadawcy)
Jeżeli powyższe pola nie zostaną poprawnie uzupełnione, nad listem przewozowym pojawi się opis błędów , które należy poprawić. Pola wymagane zaznaczone będą kolorem różowym.
Strona | 11
3.2.3.1 Definiowanie nadawcy przesyłki
Dane adresowe nadawcy powijają się w aplikacji FedEx Domestic Shipping zgodnie z danymi klienta w systemie FedEx. Dane nadawcy w liście przewozowym są uzupełniane automatycznie (jeśli zostały zdefiniowane w Szablonie listu przewozowego, czyt. dalej) W przypadku jeśli nie został uprzednio zdefiniowany szablon listu przewozowego, wówczas użytkownik musi wprowadzić nadawcę ręcznie. W tym celu należy wybrać nadawcę z listy nadawców poprzez naciśnięcie na szary przycisk w sekcji Nadawca . Po naciśnięciu na przycisk, otworzy się nowe okno z listą dostępnych nadawców.
Na liście dostępnych nadawców mogą widnieć dane jednego lub kilku klientów, jeśli zostali oni wcześniej zdefiniowany w systemie FedEx. Użytkownik nie ma możliwości dodawnia nadawców, w tym celu należy skontaktować się z FedEx.
Tylko nadawca ma dozwolonąformę płatności Przelew ale opcjonalnie może wybrać Gotówka.
gdzie:
• Nr ext – numer wewnętrzny klienta,
• Nazwa klienta – pełna nazwa klienta (firma lub osoba prywatna),
• Ulica, dom, lokal, kod pocztowy, miasto – dane adresowe dotyczące miejsca odbioru przesyłki,
• NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej klienta,
• Telefon kontaktowy – numer komórkowy w formacie 9-‐cio cyfrowym lub stacjonarny
• Osoba kontaktowa – imię i nazwisko klienta,
• Adres e-‐mail – adres e-mailowy klienta.
Strona | 12
3.2.3.2 Odbiorca przesyłki
W polu Odbiorca z listy rozwijalnej są wybierani adresaci, którzy zostali wprowadzeni ręcznie lub zaimportowani do aplikacji FDS. W tym polu widoczni są również klienci FedEx, którzy zostali dodani w systemie firmy jako klienci w ramach jednej jednostki (tylko klient dodany w systemie FedEx w ramach jednostki może wysłać przesyłkę na koszt odbiorcy z forma płatności przelew) pozostali odbiorcy mają możliwość jedynie płatności gotówka.
W oknie Odbiorca zawarte są takie same pola jak w oknie Nadawca. Szczegółowe informacje dotyczące Odbiorcy oraz sposobu wprowadzania danych na liście przewozowym zostały opisane w punkcie Menu Odbiorcy niniejszej instrukcji.
3.2.3.3 Płatnik
Na liście płatników dostępnych w aplikacji FedEx Domestic Shipping wyświetlają się ci sami klienci jak na liście nadawców.
Jedynie klienci zdefiniowani w systemie FedEx w ramach tej samej jednostki organizacyjnej mogą być wprowadzeni na liście przewozowym jako trzeci płatnik.
3.2.3.4 Tabela wag i ilości podpaczek
W celu wprowadzenia i zapisania nowego listu przewozowego jest niezbędne uzupełnienie Tabeli wag i ilości paczek.
Strona | 13
Pola w oknie Tabela wag i ilości paczek należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym za pomocą klawiatury numerycznej. Po kliknięciu lewym klawiszem myszy w wybranym przedziale wagowym należy wpisać ilość paczek. Pola Łączna ilość i Łączna waga uzupełniane są automatycznie przez aplikację.
Jeżeli paczki lub palety wymagają podania wymiarów gabarytowych lub dłużycowych, dane należy wprowadzić w specjalnie do tego przygotowanym oknie, w tym celu należy kliknąć przycisk Podpaczki pozwoli to na dodanie szczegółów wprowadzanym podpaczkom.
W celu wprowadzenia kolejnej podpaczki w oknie Podpaczek w kolumnie Aktywny należy z listy rozwijalnej wybrać odpowiedni typ podpaczki taki jak :
• koperta,
• paczka,
• paleta.
Strona | 14 Następnie należy uzupełnić pola Waga i wprowadzić wymiary i/lub zaznaczyć opcję Nietypowa, jeśli wymiary
podpaczki przekraczają wymiary paczki standardowej wg definicja Cennika Krajowego FedEx.
Waga gabarytowa obliczana jest automatycznie przez aplikację. Typ podpaczki jest automatycznie zmieniany przez system w zależności od wagi podpaczki lub jej wymiarów. Aplikacja dokonuje również automatycznego podsumowania kolumn Waga i Waga rzeczywista.
W celu powrotu do okna Listu przewozowego należy kliknąć przycisk Zapis . Jeżeli w oknie podpaczek pojawią się błędy zostaną one wyświetlone nad tabelą podpaczek, a pola do poprawienia zaznaczone będą kolorem różowym.
UWAGA!
Jeżeli w systemie został zdefiniowany szablon listu przewozowego (patrz sekcja Szablon listu przeowzowego), na którym zostały wprowadzone ilości paczek, to przy wprowadzaniu nowego listu przewozowego na formularzu listu nie ma możliwości zmiany wagi i ilości paczek.
W takim wypadku zmianę wagi i ilości paczek można dokonać po przez przyciśnięcie przycisku Podpaczki na liście przewozowym.
3.2.3.5 Usługi dodatkowe
Jeżeli użytkownik chciałbym skorzystać z usług specjalnych FedEx, w tym celu powinien zaznaczyć je w oknie Usługi dodatkowe. Zaznaczenie pola następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w pole wyboru obok nazyw danej usługi dodatkowej.
UWAGA!
Usługa SMS wymaga podania numeru telefonu komórkowego do odbiorcy przesyłki, natomiast usługa Email adresu poczty elektronicznej do odbiorcy i/lub nadawcy.
Strona | 15
3.2.3.5.1.1 Ubezpieczenie
W celu wykupienia dodatkowego ubezpieczenia przesyłki należy najpierw zaznaczyć odpowiednie pole wyboru w oknie Usługi dodatkowe, a następnie podać wymagane dane w oknie Ubezpieczenie.
Przy usłudze Ubezpieczenie należy podać kwotę ubezpieczenia i zawartość paczki. W opisie zawartości można wprowadzić maksymalnie 255 znaków.
3.2.3.5.1.2 Pobranie
Zaznaczenie usługi Pobranie pozwala na wprowadzenie kwoty pobrania. Dla usługi pobranie wymagane jest wykupienie ubezpieczenia o minimalnej wartości równej kwocie pobrania. Podając kwotę pobrania, aplikacja automatycznie podpowiada wysokość ubezpieczenia, która jest równowartością pobrania. Pole Wartość ubezpieczenia może być edytowane, przy czym należy pamiętać, że kwota ubezpieczenia nie może być niższa od kwoty pobrania.
W polu Nr konta należy wprowadzić poprawny 26-‐cyfrowy numer konta bankowege zgodny ze standardami NRB lub IBAN. Możliwy jest automatyczny wybór numeru konta bez potrzeby ciągłego wprowadzania numeru ręcznie.
Po kliknięciu na przycisk . Otworzy się nowe okno przeglądarki internetowej z listą dostępnych kont bankowych.
Dodawanie nowej pozycji następuje poprzez kliknięcie na link Dodaj i wprowadzenie wymaganych danych.
Strona | 16
• Opis – dowolny opis konta zdefiniowany przez użytkownika np. nazwa banku, kótry w przypadku większej ilości numerów kont umożliwi łatwą identyfikację odpowiedniego numeru konta
• Konto – numer konta bankowego zgodny ze standardami NRB i IBAN
Po wybraniu opcji Pobranie domyślne konto bankowe pojawia się automatycznie.
3.2.3.6 Inne okna listu przewozowego
• MPK – miejsce powstawania kosztów, pole do uzupełnienia na potrzeby klienta
• Uwagi - w oknie Uwagi możemy wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące listu przewozowego.
Maksymalnie można wprowadzić 300 znaków.
UWAGA!
Jeżeli na liście przewozowym uzupełnione będą pola Opis zawartości (okno Ubezpieczenie) oraz Uwagi, wówczas na wydrukowanym liście (lub etykiecie) pojawią się oba opisy.
Strona | 17
3.2.3.7 Potwierdzenie nadania
Data i godzina nadania na liście przewozowym wypełniana jest automatyczne przez aplikację
(równa jest dacie i godzinie bieżącej) i wskazuje datę i godzinę wprowadzenia listu przewozowego. Data i godzina nadania jest edytowalna, należy jednak pamiętać o tym, że musi być aktualna lub w przyszłości.
Format daty nadania to YYYY-‐MM-‐DD GG:MM (rok-‐miesiąc-‐dzień godzina-‐minuty)
• Nazwisko nadawcy – jeśli nazwisko nadawcy nie zostało zdefiniowane w szablonie listu przewozowego, można wybrać je z listy przyciskając przycisk .
Praca z oknem „Osoba kontaktowa” jest bardzo podobna jak w przypadku okna odbiorców. Aby wprowadzić nowe nazwisko nadawcy/osoby kontaktowej należy wybrać opcję Dodaj. W oknie wprowadzamy odpowiednie dane (pola obowiązkowe podświetlone są kolorem zielonym).
3.2.3.8 Zapis i edycja listu przewozowego
Aby zapisać list przewozowy należy wybrać przycisk Zapisz . W celu anulowania wysyłki proszę wcisnąć przycisk Anuluj.
o naciśnięciu przycisku Zapisz aplikacja wyświetli zapytanie w celu potwierdzenia formy płatności. Jeżeli klient zadeklarował formę płatności gotówka, a ma podpisaną umowę z FedEx o świadczeniu usług i dopuszczalną formę płatności przelew, wówczas aplikacja pozwoli na wybór tej formy płatności. Aby pozostać przy wybranej formie płatności należy wcisnąć OK, w innym przypadku prosimy kliknąć Cancel i poprawić formę płatności na liście przewozowym.
Strona | 18 Jeżeli nie wykupiono dodatkowego ubezpieczenia, system wyświetli komunikat potwierdzający taki wybór.
Należy kliknąć przycisk OK aby przejść dalej.
Następnie pojawi się komunikat zapisu listu.
• OK – wybranie tej opcji spowoduje zapisanie listu przewozowego po uprzednim zweryfikowaniu przez aplikację poprawności danych, jeżeli pola będą zawierały błędy, nad listem przewozowym wyświetlona zostanie lista z uwagami, które należy poprawić.
• Anuluj – powrót do edycji listu przewozowego.
UWAGA!
Edycja listu przewozowego możliwa jest do momentu jego wydrukowania.
Przycisk Anuluj zamyka list przewozowy nie zapisując wprowadzonych danych (wyjście z okna).