Instrukcja obsługi aplikacji. FedEx Domestic Shipping

Instrukcja obsługi aplikacji

FedEx Domestic Shipping

Uwagi

Niniejszy dokument ma charakter wyłącznie informacyjny i może zostać zmieniony przez FedEx Express Polska Sp. z o.o.

FedEx Express Polska Sp. z o.o. nie zapewnia ani nie gwarantuje, że jest on kompletny, poprawny, precyzyjny lub pozbawiony błędów. Dokument ten może zawierać błędy, być niekompletny lub nieprecyzyjny. Jakakolwiek odpowiedzialność FedEx Express Polska Sp.

z o.o. w związku z niniejszym dokumentem jest wyłączona, w szczególności FedEx Express Polska Sp. z o.o. nie odpowiada za żadne szkody mogące powstać w związku z korzystaniem z niniejszego dokumentu oraz informacji w nim zawartych.

Spis treści:

1 WPROWADZENIE ... 4

2 INFORMACJE OGÓLNE ... 5

2.1 WYMAGANIA ... 5

3 PRACA Z FEDEX DOMESTIC SHIPPING ... 6

3.1 URUCHOMIENIE APLIKACJI ... 6

3.2 PRACA W MENU GŁÓWNE ... 7

3.2.1 Strona główna ... 7

3.2.2 Menu Główne ... 7

3.2.3 Wprowadzanie nowego listu ... 9

3.2.4 Drukowanie listów przewozowych ... 18

3.2.5 Menu Odbiorca ... 19

3.2.6 Menu dokument wydania ... 23

3.2.7 Ustawienia ... 25

4 RAPORTY ... 27

4.1 OPIS RAPORTÓW DOSTĘPNYCH W APLIKACJI FDS ... 27

4.2 RAPORTY LISTY WYDRUKOWANE ... 28

4.3 RAPORTY LISTY NIEWYDRUKOWANE ... 29

4.4 RAPORTY LISTY WYDANE ... 29

4.5 RAPORTY LISTY DO WYDANIA ... 29

4.6 LISTY POBRANIOWE ... 30

4.7 PACZKI GABARYTOWE ... 30

4.8 STATUS PRZESYŁEK/PACZEK ... 30

5 FEDEX DOMESTIC SHIPPING - IMPORT DANYCH ... 32

5.1 IMPORT ODBIORCÓW – INFORMACJE OGÓLNE ... 32

5.2 NOWY IMPORT ... 32

5.3 TWORZENIE GRUPY ODBIORCÓW ORAZ SERYJNEGO LISTU PRZEWOZOWEGO ... 34

5.3.1 Tworzenie Grupy odbiorców ... 34

5.3.2 Tworzenie seryjnego listu przewozowego ... 36

5.4 IMPORT LISTÓW W FEDEX DOMESTIC SHIPPING ... 37

5.5 SPECYFIKACJA PLIKU DO IMPORTU DANYCH DO PROGRAMU FDS ... 40

5.5.1 Import danych klientów (import odbiorców) ... 41

5.5.2 Import danych listów przewozowych (import listów) ... 42

Strona | 4

1 Wprowadzenie

Niniejszy dokument ma na celu dostarczenie niezbędnych informacji umożliwiających prawidłowe i łatwe korzystania z systemu FedEx Domestic Shipping. W dokumencie zawarte zostały informacje opisujące sposób użytkowania systemu FedEx Domestic Shipping.

Strona | 5

2 Informacje ogólne

FedEx Domestic Shipping (FDS) jest aplikacją przeznaczoną dla klientów biznesowych i instytucjonalnych.

Podstawowe funkcje FedEx Domesitc Shipping:

1. Wprowadzenie listu przewozowego.

2. Wydruk listu przewozowego.

3. Podgląd wprowadzonego listu.

4. Sporządzenie dokumentu wydania dla kuriera/potwierdzenia nadania dla FDS (Dokument Wydania Paczek).

5. Wydruk dokumentu wydania.

6. Podgląd dokumentu wydania.

7. Przeglądanie raportów.

8. Podgląd statusów przesyłek i paczek.

9. Import listów i odbiorców z pliku Excela.

2.1 Wymagania

FDS jest przeznaczony do pracy we wszystkich przeglądarkach internetowych m.in.: Internet Explorer (minimum wersja 6.0); Opera (minimum wersja 9.0); Firefox (minimum wersja 2.0). Zalecana przeglądarka to Internet Explorer.

Podstawą korzystania z aplikacji jest dostęp do Internetu. Szybkość działania programu FedEx Domestic Shipping zależy od szybkości łączy internetowych klienta. Do wydruku dokumentów niezbędny jest program Acrobat Reader (minimum wersja 6.0), którego darmową wersję można pobrać ze strony WWW firmy Adobe®

dostępnego dla wielu platform bez opłat licencyjnych. Aby pobrać program należy wejść na stronę : www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html

Strona | 6

3 Praca z FedEx Domestic Shipping

3.1 Uruchomienie aplikacji

Aby zalogować się do systemu należy uruchomić przeglądarkę internetową, wejść na stronę fedex.com/pl

Dane dostępowe do systemu:

Użytkownik (login): to numer klienta FedEx Express Polska Sp. z o.o. (FedEx)

Hasło: klient otrzymuje drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail lub telefonicznie, bezpośrednio od pracownika FedEx. Zalecana jest zmiana hasła po pierwszym zalogowaniu się do systemu FDS.

W przypadku, gdy klient nie posiada lub zapomniał danych dostępowych należy sie skontaktować z Biurem Obsługi Klienta FedEx pod numerem 801 002 800 (koszt połączenia jak za połączenie lokalne wg stawek operatora).

Strona | 7

3.2 Praca w menu główne 3.2.1 Strona główna

Poniższy rysunek przedstawia ekran, który wyświetla się po zalogowaniu do aplikacji FedEx Domestic Shipping

gdzie:

1. Informacje dotyczące użytkownika, opcja wylogowania, 2. Menu główne,

3. Opcja wprowadzenia nowego listu przewozowego, 4. Aktualności i komunikaty dla użytkowników

3.2.2 Menu Główne

Menu główne aplikacji FDS składa się z następujących elementów:

• Strona główna – kliknięcie na link „Strona główna” przenosi użytkownika do strony powitalnej aplikacji

1   2  

3  

4   3

4 1 2

Strona | 8

• List przewozowy – sekacja ta zawiera listę wyboru zbudowaną z następujących elementów:

i. Wprowadź nowy ii. Wyszukaj list iii. Import listów iv. Wyszukaj list

• Odbiorcy – sekcja umożliwająca zarządzanie listą odbiorców użytkownika:

i. Dodaj – dodawanie nowego odbiorcy

ii. Wyszukaj odbiorcę – przeszukiwanie bazy odbiorców iii. Import odbiorców – import listy odbiorców z pliku Excel iv. Grupy – tworzenie grup odbiorców dla listów seryjnych

• Dokument wydania – dokumenty wydania przesyłek kurierowi i. Wprowadź nowy

ii. Wyszukaj dokument

Strona | 9

• Reporty – raporty z aktywności użytkownika i. Listy wydrukowane ii. Listy niewydrukowane iii. Listy wydane

iv. Listy do wydania v. Listy pobraniowe vi. Paczki gabarytowe vii. Statusy przesyłek viii. Statusy paczek

• Ustawienia – preferencje użytkownika

i. Szablon listu przewozowego ii. Zmiana hasła

3.2.3 Wprowadzanie nowego listu

Podstawową funkcją aplikacji jest możliwość wprowadzania nowych listów przewozowych, przeglądanie listów wcześniej wprowadzonych oraz pełna kontrola i zarządzanie danymi dotyczącymi przesyłek.

Aby wprowadzić nowy list przewozowy należy wybrać z Menu głównego opcję List przewozowy i kliknąć na Wprowadź nowy. Inny sposób to wybranie na stronie głównej aplikacji opcji Stwórz przeysłkę (poprzez kliknięcie na ikonę po prawej stronie ekranu) lub naciśnięcie na przycisk Przejdź.

Strona | 10

W celu stworzenia nowej przesyłki należy wypełnić wymagane pola na Liście przewozowym. Kolejność wprowadzanych danych jest dowolna, ważne jest jednak aby wszystkie wymagane pola oznaczone kolorem zielonym) zostały wypełnione.

Aby zatwierdzić (zapisać) list przewozowy należy wprowadzić następujące dane:

• Nadawca

• Odbiorca

• Forma płatności

• Rodzaj przesyłki

• Liczba paczek wprowadzona w odpowiednie przedziały wagowe

• Potwierdzenie nadania (data nadania, numer kuriera, nazwisko nadawcy)

Jeżeli powyższe pola nie zostaną poprawnie uzupełnione, nad listem przewozowym pojawi się opis błędów , które należy poprawić. Pola wymagane zaznaczone będą kolorem różowym.

Strona | 11

3.2.3.1 Definiowanie nadawcy przesyłki

Dane adresowe nadawcy powijają się w aplikacji FedEx Domestic Shipping zgodnie z danymi klienta w systemie FedEx. Dane nadawcy w liście przewozowym są uzupełniane automatycznie (jeśli zostały zdefiniowane w Szablonie listu przewozowego, czyt. dalej) W przypadku jeśli nie został uprzednio zdefiniowany szablon listu przewozowego, wówczas użytkownik musi wprowadzić nadawcę ręcznie. W tym celu należy wybrać nadawcę z listy nadawców poprzez naciśnięcie na szary przycisk w sekcji Nadawca . Po naciśnięciu na przycisk, otworzy się nowe okno z listą dostępnych nadawców.

Na liście dostępnych nadawców mogą widnieć dane jednego lub kilku klientów, jeśli zostali oni wcześniej zdefiniowany w systemie FedEx. Użytkownik nie ma możliwości dodawnia nadawców, w tym celu należy skontaktować się z FedEx.

Tylko nadawca ma dozwolonąformę płatności Przelew ale opcjonalnie może wybrać Gotówka.

gdzie:

• Nr ext – numer wewnętrzny klienta,

• Nazwa klienta – pełna nazwa klienta (firma lub osoba prywatna),

• Ulica, dom, lokal, kod pocztowy, miasto – dane adresowe dotyczące miejsca odbioru przesyłki,

• NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej klienta,

• Telefon kontaktowy – numer komórkowy w formacie 9-­‐cio cyfrowym lub stacjonarny

• Osoba kontaktowa – imię i nazwisko klienta,

• Adres e-­‐mail – adres e-mailowy klienta.

Strona | 12

3.2.3.2 Odbiorca przesyłki

W polu Odbiorca z listy rozwijalnej są wybierani adresaci, którzy zostali wprowadzeni ręcznie lub zaimportowani do aplikacji FDS. W tym polu widoczni są również klienci FedEx, którzy zostali dodani w systemie firmy jako klienci w ramach jednej jednostki (tylko klient dodany w systemie FedEx w ramach jednostki może wysłać przesyłkę na koszt odbiorcy z forma płatności przelew) pozostali odbiorcy mają możliwość jedynie płatności gotówka.

W oknie Odbiorca zawarte są takie same pola jak w oknie Nadawca. Szczegółowe informacje dotyczące Odbiorcy oraz sposobu wprowadzania danych na liście przewozowym zostały opisane w punkcie Menu Odbiorcy niniejszej instrukcji.

3.2.3.3 Płatnik

Na liście płatników dostępnych w aplikacji FedEx Domestic Shipping wyświetlają się ci sami klienci jak na liście nadawców.

Jedynie klienci zdefiniowani w systemie FedEx w ramach tej samej jednostki organizacyjnej mogą być wprowadzeni na liście przewozowym jako trzeci płatnik.

3.2.3.4 Tabela wag i ilości podpaczek

W celu wprowadzenia i zapisania nowego listu przewozowego jest niezbędne uzupełnienie Tabeli wag i ilości paczek.

Strona | 13

Pola w oknie Tabela wag i ilości paczek należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym za pomocą klawiatury numerycznej. Po kliknięciu lewym klawiszem myszy w wybranym przedziale wagowym należy wpisać ilość paczek. Pola Łączna ilość i Łączna waga uzupełniane są automatycznie przez aplikację.

Jeżeli paczki lub palety wymagają podania wymiarów gabarytowych lub dłużycowych, dane należy wprowadzić w specjalnie do tego przygotowanym oknie, w tym celu należy kliknąć przycisk Podpaczki pozwoli to na dodanie szczegółów wprowadzanym podpaczkom.

W celu wprowadzenia kolejnej podpaczki w oknie Podpaczek w kolumnie Aktywny należy z listy rozwijalnej wybrać odpowiedni typ podpaczki taki jak :

• koperta,

• paczka,

• paleta.

Strona | 14 Następnie należy uzupełnić pola Waga i wprowadzić wymiary i/lub zaznaczyć opcję Nietypowa, jeśli wymiary

podpaczki przekraczają wymiary paczki standardowej wg definicja Cennika Krajowego FedEx.

Waga gabarytowa obliczana jest automatycznie przez aplikację. Typ podpaczki jest automatycznie zmieniany przez system w zależności od wagi podpaczki lub jej wymiarów. Aplikacja dokonuje również automatycznego podsumowania kolumn Waga i Waga rzeczywista.

W celu powrotu do okna Listu przewozowego należy kliknąć przycisk Zapis . Jeżeli w oknie podpaczek pojawią się błędy zostaną one wyświetlone nad tabelą podpaczek, a pola do poprawienia zaznaczone będą kolorem różowym.

UWAGA!

Jeżeli w systemie został zdefiniowany szablon listu przewozowego (patrz sekcja Szablon listu przeowzowego), na którym zostały wprowadzone ilości paczek, to przy wprowadzaniu nowego listu przewozowego na formularzu listu nie ma możliwości zmiany wagi i ilości paczek.

W takim wypadku zmianę wagi i ilości paczek można dokonać po przez przyciśnięcie przycisku Podpaczki na liście przewozowym.

3.2.3.5 Usługi dodatkowe

Jeżeli użytkownik chciałbym skorzystać z usług specjalnych FedEx, w tym celu powinien zaznaczyć je w oknie Usługi dodatkowe. Zaznaczenie pola następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w pole wyboru obok nazyw danej usługi dodatkowej.

UWAGA!

Usługa SMS wymaga podania numeru telefonu komórkowego do odbiorcy przesyłki, natomiast usługa Email adresu poczty elektronicznej do odbiorcy i/lub nadawcy.

Strona | 15

3.2.3.5.1.1 Ubezpieczenie

W celu wykupienia dodatkowego ubezpieczenia przesyłki należy najpierw zaznaczyć odpowiednie pole wyboru w oknie Usługi dodatkowe, a następnie podać wymagane dane w oknie Ubezpieczenie.

Przy usłudze Ubezpieczenie należy podać kwotę ubezpieczenia i zawartość paczki. W opisie zawartości można wprowadzić maksymalnie 255 znaków.

3.2.3.5.1.2 Pobranie

Zaznaczenie usługi Pobranie pozwala na wprowadzenie kwoty pobrania. Dla usługi pobranie wymagane jest wykupienie ubezpieczenia o minimalnej wartości równej kwocie pobrania. Podając kwotę pobrania, aplikacja automatycznie podpowiada wysokość ubezpieczenia, która jest równowartością pobrania. Pole Wartość ubezpieczenia może być edytowane, przy czym należy pamiętać, że kwota ubezpieczenia nie może być niższa od kwoty pobrania.

W polu Nr konta należy wprowadzić poprawny 26-­‐cyfrowy numer konta bankowege zgodny ze standardami NRB lub IBAN. Możliwy jest automatyczny wybór numeru konta bez potrzeby ciągłego wprowadzania numeru ręcznie.

Po kliknięciu na przycisk . Otworzy się nowe okno przeglądarki internetowej z listą dostępnych kont bankowych.

Dodawanie nowej pozycji następuje poprzez kliknięcie na link Dodaj i wprowadzenie wymaganych danych.

Strona | 16

• Opis – dowolny opis konta zdefiniowany przez użytkownika np. nazwa banku, kótry w przypadku większej ilości numerów kont umożliwi łatwą identyfikację odpowiedniego numeru konta

• Konto – numer konta bankowego zgodny ze standardami NRB i IBAN

Po wybraniu opcji Pobranie domyślne konto bankowe pojawia się automatycznie.

3.2.3.6 Inne okna listu przewozowego

• MPK – miejsce powstawania kosztów, pole do uzupełnienia na potrzeby klienta

• Uwagi - w oknie Uwagi możemy wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące listu przewozowego.

Maksymalnie można wprowadzić 300 znaków.

UWAGA!

Jeżeli na liście przewozowym uzupełnione będą pola Opis zawartości (okno Ubezpieczenie) oraz Uwagi, wówczas na wydrukowanym liście (lub etykiecie) pojawią się oba opisy.

Strona | 17

3.2.3.7 Potwierdzenie nadania

Data i godzina nadania na liście przewozowym wypełniana jest automatyczne przez aplikację

(równa jest dacie i godzinie bieżącej) i wskazuje datę i godzinę wprowadzenia listu przewozowego. Data i godzina nadania jest edytowalna, należy jednak pamiętać o tym, że musi być aktualna lub w przyszłości.

Format daty nadania to YYYY-­‐MM-­‐DD GG:MM (rok-­‐miesiąc-­‐dzień godzina-­‐minuty)

• Nazwisko nadawcy – jeśli nazwisko nadawcy nie zostało zdefiniowane w szablonie listu przewozowego, można wybrać je z listy przyciskając przycisk .

Praca z oknem „Osoba kontaktowa” jest bardzo podobna jak w przypadku okna odbiorców. Aby wprowadzić nowe nazwisko nadawcy/osoby kontaktowej należy wybrać opcję Dodaj. W oknie wprowadzamy odpowiednie dane (pola obowiązkowe podświetlone są kolorem zielonym).

3.2.3.8 Zapis i edycja listu przewozowego

Aby zapisać list przewozowy należy wybrać przycisk Zapisz . W celu anulowania wysyłki proszę wcisnąć przycisk Anuluj.

o naciśnięciu przycisku Zapisz aplikacja wyświetli zapytanie w celu potwierdzenia formy płatności. Jeżeli klient zadeklarował formę płatności gotówka, a ma podpisaną umowę z FedEx o świadczeniu usług i dopuszczalną formę płatności przelew, wówczas aplikacja pozwoli na wybór tej formy płatności. Aby pozostać przy wybranej formie płatności należy wcisnąć OK, w innym przypadku prosimy kliknąć Cancel i poprawić formę płatności na liście przewozowym.

Strona | 18 Jeżeli nie wykupiono dodatkowego ubezpieczenia, system wyświetli komunikat potwierdzający taki wybór.

Należy kliknąć przycisk OK aby przejść dalej.

Następnie pojawi się komunikat zapisu listu.

• OK – wybranie tej opcji spowoduje zapisanie listu przewozowego po uprzednim zweryfikowaniu przez aplikację poprawności danych, jeżeli pola będą zawierały błędy, nad listem przewozowym wyświetlona zostanie lista z uwagami, które należy poprawić.

• Anuluj – powrót do edycji listu przewozowego.

UWAGA!

Edycja listu przewozowego możliwa jest do momentu jego wydrukowania.

Przycisk Anuluj zamyka list przewozowy nie zapisując wprowadzonych danych (wyjście z okna).

3.2.4 Drukowanie listów przewozowych

Kolejnym etapem po zapisaniu wprowadzonego listu jest jego wydruk.

UWAGA!

Strona | 19 Wydruk listu jest równoznaczny z nadaniem mu numeru. Po wydrukowaniu listu dalsza edycja nie jest możliwa.

Istnieje możliwość usunięcia wydrukowanego listu ale jedynie do momentu wygenerowania dokumentu wydania.

Po wybraniu opcji Wydrukuj otworzy się nowe okno z gotowym listem przewozowym. Wydruki

dostępne są w postaci plików Adobe® AcrobatTM (w formacie PDF). Wydrukowany list przewozowy należy włożyc do folii i przytwierdzić do paczki/paczek.

3.2.5 Menu Odbiorca

3.2.5.1 Dodawanie nowego odbiorcy

Nowego odbiorcę użytkownik może wprowadzić na jeden z poniszych sposobów:

• korzystając z menu Odbiorca, opcja Dodaj

• wywołując okno Wprowadzenie nowego odbiorcy w oknie listu przewozowego za pomocą przycisku znajdującego się obok pól adresu.

• Po kliknięciu na wykropkowany przycisk pojawi się nowe okno – formularz, dodawania nowego odbiorcy.

Należy wprowadzić wszystkie niezbędne dane. Pola obowiązkowe do uzupełnienia mają kolor zielony.

Strona | 20

Pomiędzy polami formularza możemy przechodzić korzystając z myszy lub przycisku [TAB].

Jeśli zaznaczone jest pole Firma wówczas można edytować pole Nazwa klienta, natomiast pola Imię i Nazwisko są zablokowane do edycji. Jeśli natomiast zaznaczone jest pole Osoba prywatna można edytować pola Imię i Nazwisko, natomiast pole Firma jest zablokowane do edycji.

Kod pocztowy musi być wprowadzony w formacie dd-­‐ddd (np.: 16-­‐400). Jeżeli do danego kodu pocztowego przypisanych jest kilka miejscowości, po przejściu do pola Miejscowość otworzy się lista, z której będziemy mogli wybrać żądaną miejscowość.

Dane można zatwierdzić przyciskając przycisk Zapisz lub zrezygnować przyciskając przycisk Anuluj.

Strona | 21 Podczas wprowadzania danych nowego odbiorcy mogą wystąpić błędy. Aplikacja FDS informuje użytkownika o

błędnie wypełnionych polach w chwili kiedy będzie on próbował zapisać niekompletne lub błędnie wprowadzone informacje. Komunikaty mogą dotyczyć następujących pozycji dostępnych w formularzu Wprowadzania nowego klienta

• w przypadku osoby prywatnej polami wymaganymi są: nazwisko, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu

• w przypadku firmy polami wymaganymi są: nazwa klienta, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu

Komunikaty błędów będą pojawiały się w górnej części formularza. Pola, które nie zostały uzupełnione lub w których znalazły się błędne dane zostaną podświetlone kolorem różowym.

Istnieje możliwość usuwania bądź edytowania danych zapisanego w bazie odbiorcy. W tym celu należy wejść w menu Odbiorcy -­‐> Wyszukaj odbiorcę. Po prawej stronie wyświetlonego okna będą znajdować się przyciski Usuń i Edytuj

Strona | 22 Na liście odbiorców wyświetlają się klienci dodani w ramach jednostki z poziomu systemu FedEx oraz klienci

wprowadzeni ręcznie lub zaimportowani do aplikacji FDS.

3.2.5.2 Wprowadzenie istniejącego już odbiorcy.

Aby wprowadzić do listu przewozowego dane istniejącego już w bazie Odbiorcy, należy przycisnąć przycisk w oknie Odbiorcy na liście przewozowym. Kliknięcie na wykropkowany przycisk wywoła nowe okno przeglądarki internetowej.

gdzie:

5. opcje filtrowania wyświetlanych w oknie danych, 6. pola do wprowadzania kryteriów wyszukiwania

Wyszukiwanie odbiorcy następuje w oparciu o kryteria:

• Nr klienta

• Nr Ext – numer wewnętrzny klienta w aplikacji FDS

• Nazwa klienta

• Miasto

• Kod pocztowy

• Ulica

• NIP

Lista odbiorców jest domyślnie pofiltrowana alfabetycznie po nazwie klienta.

Aby wybrać odbiorcę z listy należy za pomocą myszy kliknąć na nazwę klienta, wówczas dane odbiorcy zostaną wprowadzone na list przewozowy. Jeżeli chcemy w szybki sposób znaleźć na liście odbiorców żądanego kontrahenta powinniśmy skorzystać z odpowiednich kryteriów do wyszukiwania danych, wprowadzając je w odpowiednie pola. Jeżeli wyszukując dane odbiorcy będziemy posługiwać się nazwą klienta możemy wprowadzić nazwę lub jej część, jeśli nie znamy pełnej nazwy klienta, umieszczając na początku znak % , następnie wyszukujemy odbiorcę klikając na przycisk Wybierz lub naciskając Enter.

1 2

Strona | 23 Można również skorzystać z wyszukiwarki odbiorcy na liście przewozowym. Po wprowadzeniu rzech pierwszych

liter w polu nazwa klienta wyświetli się lista podpowiadanych wyników wyszukiwania.

Możemy również wprowadzić adres do sekcji odbiorca klikając na odpowiednią nazwę klienta w zakładce Odbiorcy -­‐>Wyszukaj odbiorcę.

3.2.6 Menu dokument wydania

W menu Dokumenty wydania dostępne są opcje:

• Wyszukaj dokument -­‐ wyszukiwanie (po numerze dokumentu) i wyświetlanie sporządzonych dokumentów wydania z możliwością usuwania (niepoprawnie wprowadzonych dokumentów) i wydruku dokumentów wydania.

• Wprowadź nowy -­‐ możliwość wprowadzenia nowego dokumentu wydania (wszystkie numery listów przewozowych i podpaczek muszą być wprowadzone ręcznie).

UWAGA!

Poprawnie sporządzony dokument wydania musi zawierać wszystkie numery podpaczek i numer kuriera. Jeżeli dokument nie będzie kompletny, jego wydruk nie będzie możliwy. Dokument taki można edytować (uzupełnić brakujące dane) lub usunąć w celu ponownego wygenerowania.

3.2.6.1 W jaki sposób utworzyć Dokument wydania paczek?

Aby sporządzić Dokument wydania paczek należy zaznaczyć odpowiednie numery listów przewozowych , a następnie wybrać przycisk Wygeneruj dokument wydania (aby zaznaczyć wszystkie numery listów przewozowych, do których ma być sporządzony dokument wydania paczek należy zaznaczyć checkbox , a następnie wybrać przycisk Wygeneruj dokument wydania). Po wybraniu przycisku Wygeneruj dokument wydania przechodzimy do kolejnego okna w którym wprowadzamy numer kuriera, któremu przekażemy dokument wydania paczek i zapisujemy dokument wydania.

Strona | 24

gdzie:

1. Pole do wpisania numeru kuriera

2. Przycisk Zapisz – zatwierdzający dokument

3. Lista wszystkich podpaczek zawartych na dokumencie wydania

4. Pole Usuń – klikając na link przy podpaczce usuniemy ją z dokumentu wydania.

Opcja usuń jest dostępna dopóki dokument wydania nie zostanie zapisany. Po zapisaniu dokumentu wydania pokaże się poniższe okno

3

1 2

4

Strona | 25 Po wybraniu opcji wydrukuj otworzy się nowe okno z gotowym dokumentem wydania. Wydruki dostępne są

w postaci plików Adobe® AcrobatTM (w formacie PDF). Dokument zostanie wydrukowany w dwóch kopiach, jedna z nich zostaje u klienta a drugą należy przekazać kurierowi.

W oknie raportu Listy do wydania dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane.

Po wydrukowaniu dokumentu wydania nie jest możliwe usuwanie wydrukowanych listów, które zostały zamieszczone na tym dokumencie.

3.2.7 Ustawienia

W menu ustawienia znajdują się opcje, które pozwalają użytkownikowi na zarządzanie własnym profilem.

3.2.7.1 Szablon listu przewozowego

Przed rozpoczęciem wprowadzania listów przewozowych zalecane jest zdefiniowanie szablonu listu przewozowego. W szablonie listu przewozowego powinny być zdefiniowane najczęściej pojawiające się, powtarzające się usługi, wartości, dane, opisy itp. Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał za każdym razem, podczas wprowadzania kolejnego listu, wybierać „ręczenie” wszystkich danych, które powinny znaleźć się na liście przewozowym.

Najczęściej ustawianymi polami w szablonie są:

• Pole wyboru nadawcy

• Pole wyboru osoby kontaktowej (po stronie nadawcy)

• Kwota Ubezpieczenia

• Opis Zawartości

• Usługi

• Nazwisko nadawcy

Jak zdefiniować szablon listu przewozowego?

Wybieramy menu Ustawienia, następnie Szablon listu przewozowego, definiujemy odpowiednie dane, zapisujemy szablon klikając na Zapisz szablon (w górnym lewym rogu).

Szablon listu przewozowego może być edytowany. Po wprowadzeniu zmian, szablon musi być zapisany.

Strona | 26

3.2.7.2 Zmiana hasła

Menu Zmiana hasła pozwala użytkownikowi na zmianę dotychczasowego hasła.

Strona | 27

4 Raporty

4.1 Opis raportów dostępnych w aplikacji FDS

W menu Raporty można znależć następujące opcje:

• Listy wydrukowane,

• Listy niewydrukowane,

• Listy wydane,

• Listy do wydania,

• Listypobraniowe,

• Paczki gabarytowe

W każdym raporcie dostępne są odpowiednie pola oraz opcje filtrowania wyświetlanych w raporcie danych.

gdzie:

1. Kalendarz,

2. Pola do wprowadzania kryteriów wyszukiwania 3. Opcje filtrowania wyświetlanych w oknie danych

Zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący. Zakres dat można zmienić ręcznie poprzez zmianę daty w polach Data od i Data do lub korzystając z kalendarza. Po kliknięciu na ikonę kalendarza otworzy się kalendarz, z którego wybieramy odpowiednią datę klikając myszą na dany dzień.

1 2 3

Strona | 28

Aby wyświetlić dane w raporcie należy wcisnąć Enter lub skorzystać z przycisku Wybierz. Po kliknięciu na numer dokumentu, który został wyszukany w raporcie aplikacja przenosi nas do okna podglądu dokumentu.

Zaznaczenie opcji Moje listy podczas wyszukiwania przesyłek w raportach, pozwala na wyświetlenie listów wprowadzonych tylko w ramach danej jednostki. Opcja ta przydatna jest w przypadku klientów zbiorczych.

W raportach: listy wydrukowane, listy niewydrukowane, listy wydane, listy do wydania, listy pobraniowe, paczki gabarytowe wyświetlane są następując dane:

Lp. (liczba porządkowa), numer przesyłki, data nadania, data doręczenia, skąd (stacja nadająca przesyłkę, zgodnie z kodem pocztowym), dokąd (stacja doręczająca przesyłkę, zgodnie z kodem pocztowym), odbiorca (odbiorca przesyłki), wydruk (opcja umożliwiająca ponowny wydruk listów, dokumentów wydania z poziomu raportów).

Dodatkowo w raporcie Lity pobraniowe znajduje się kolumna z kwotą pobrania (z listu przewozowego), a w raporcie Listy wydane kolumna z numerem dokumentu wydania.

4.2 Raporty Listy wydrukowane

W raporcie Listy wydrukowane wyświetlane są wszystkie wydrukowane w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4). W oknie raportu Listy wydrukowane dostępne są opcje, które pozwalają na ponowny wydruk listów w zależności od ustawionych opcji:

• wydruk wszystkich listów: zaznaczony checkbox w kolumnie między liczbą porządkową (Lp.) a numerem przesyłki w nagłówku tabeli spowoduje zaznaczenie wszystkich listów bez potrzeby klikania pojedynczo, i naciskamy przycisk Wydrukuj zaznaczone listy

• wydruk jednego (wielu) listów: zaznaczamy checkbox przy listach i naciskamy przycisk Wydrukuj zaznaczone listy

Strona | 29

4.3 Raporty Listy niewydrukowane

W raporcie Listy niewydrukowane wyświetlane są wszystkie niewydrukowane w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4).

Listy niewydrukowane mają charakterystyczną numerację. Numer niewydrukowanego listu składa się z 13 zer.

Raport Listy niewydrukowane umożliwia nam łatwy i szybki wydruk wszystkich listów wprowadzonych w danym dniu, które nie zostały wydrukowane pojedynczo (nie skorzystaliśmy z opcji bezpośredniego wydruku listu po jego zapisaniu. Do momentu kiedy list przewozowy jest w numeracji zerowej możemy go wyedytować.

Po wydruku nie ma już takiej możliwości.

W oknie raportu Listy niewydrukowane dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane.

4.4 Raporty Listy wydane

W raporcie Listy wydane wyświetlane są wszystkie wydane (załączone do dokumenty wydania), w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4) wraz z numerem dokumentu, na którym zostały wydane.

W oknie raportu Listy wydane dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane

4.5 Raporty Listy do wydania

W raporcie Listy do wydania wyświetlane są wszystkie wydrukowane w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4), do których nie został sporządzony jeszcze dokument wydania paczek.

Strona | 30

4.6 Listy pobraniowe

W raporcie Listy pobraniowe wyświetlane są wszystkie listy przewozowe za pobraniem z danego dnia (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4) wraz z numerem dokumentu, na którym zostały wydane.

W oknie raportu Listy pobraniowe dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane.

4.7 Paczki gabarytowe

W raporcie Paczki gabarytowe wyświetlane są wszystkie listy przewozowe zawierające paczki gabarytowe /niestandardowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4).

W oknie raportu Paczki gabarytowe dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane.

4.8 Status przesyłek/paczek

Aplikacja umożliwia sprawdzania statusu przesyłek/paczek, które zostały nadane za pośrednictwem aplikacji FDS. W celu sprawdzenia statusu przesyłki/paczki należy wejść w menu Raporty / Statusy przesyłek lub Statusy paczek.

Po wybraniu z menu Raporty opcji Statusy przesyłek / Statusy paczek otwiera się okno, w którym zanjdziemy następujące informacje o przesyłkach/paczkach:

• numer przesyłki/paczki,

• data nadania,

• skąd,

• dokąd,

• odbiorca,

• status,

• data statusu

Strona | 31

Po naciśnięciu na skrót statusu otwiera się okienko, w którym wyświetlana jest informacja o statusach do przesyłki/paczki.

Strona | 32

5 FedEx Domestic Shipping - import danych

5.1 Import odbiorców – informacje ogólne

Program FDS umożliwia wprowadzenie do aplikacji wielu odbiorców dzięki dostępnej funkcjonalności jaką jest import. Import odbiorców jest prostą operacją, dzięki której użytkownik może zaczytać z pliku (plik programu Excel) bazę swoich odbiorców bez konieczności pojedynczego wprowadzaniach ich do systemu. Aby zaimportować do FDS bazę odbiorców należy z menu Odbiorcy wybrać opcję Import.

Przechodzimy w ten sposób do okna importu, w którym możemy sprawdzić jakie dane zostały już zaimportowane do aplikacji. W wyszukiwarce dostępne są różne filtry, które ułatwiają wyszukiwanie

zaimportowanych plików danych. Należy również pamiętać, że filtr daty ustawiony jest na dzień bieżący (tak jak w przypadku wszystkich raportów). W celu sprawdzenia importów historycznych należy rozszerzyć zakres.

5.2 Nowy import

Aby wykonać nowy import bazy (listy) odbiorców należy z okna importu należy wybrać opcję Nowy import.

W nowo otwartym oknie (patrz poniższy rysunek) wybieramy przycisk Przeglądaj, który pozwala wskazać lokalizację pliku z danymi umieszczonego w danym miejscu na dysku komputera.

Strona | 33

Po wskazaniu właściwego pliku z danymi (plik z rozszerzeniem .xls, max wielkość 0,5Mb lub 1000 wierszy) należy wybrać przycisk Wyślij.

UWAGA!

Wzór pliku o prawidłowym formacie, który akceptowany będzie przez aplikację FDS dostępny jest na głównej stronie importu. Aby pobrać plik wystarczy kliknąć na dostępny na stronie odnośnik Pobierz wzorzec pliku do importu i zapisać go we wskazanej przez siebie lokalizacji na dysku komputera, a następnie uzupełniamy wzorzec pliku odpowiednimi danymi.

Wybranie przycisku Wyślij rozpoczyna wczytywanie (import) pliku z danymi. Przed zaakceptowaniem pliku wchodzimy w opecję Szczegóły, która pozwala na sprawdzenie poprawności wszystkich zaimportowanych danych. W oknie szczegółów możemy sprawdzić, które wiersze zawierają błędy. Informacja o rodzaju błędu, który należy poprawić, wyświetlana jest w nowym oknie. Filtry dostępne w oknie szczegółu pozwalają na wyświetlanie danych w zależności od wybranego statusu lub sposobu sortowania. Jeżeli zaimportowane dane zostały sprawdzone kończymy import bazy (listy) odbiorców wybierając opcję Akceptuj. Jeśli zaimportowane dane zawierały błędy możemy wybrać opcję Anuluj aby poprawić dane w pliku, a następnie ponownie wykonać import danych.

Strona | 34

5.3 Tworzenie Grupy odbiorców oraz seryjnego listu przewozowego

5.3.1 Tworzenie Grupy odbiorców

Aby utworzyć Grupę odbiorców trzeba wejść w menu Odbiorcy -> Grupa

Wybieramy opcję Dodaj grupę i w kolejnym oknie wpisujemy tytuł i opis grupy, jaką będziemy tworzyć.

W każdej chwili nazwę grupy oraz opis można zmienić, przez naciśnięcie przy danej grupie Edytuj

Po utworzeniu nazwy grupy należy dodać odbiorców do utworzonej grupy. Aby dodać do nowej grupy odbiorcę naciskamy na Dodaj odbiorcę

Strona | 35 Po naciśnięciu przycisku Dodaj odbiorcę otworzy się wyszukiwarka klientów których mamy zdefiniowanych

waplikacji FDS. Z listy wybieramy klientów których chcemy dodać do nowej grupy odbiorców. Po wybraniu danych odbiorców naciskamy na Dodaj do grupy.

Po wybraniu odbiorców i zapisaniu tworzy się lista odbiorców jak na poniższym rysunku

Jeśli danego odbiorcę chcemy dodać do istniejącej grupy to należy nacisnąć Dodaj odbiorców przy wybranej grupie. Po wyborze Dodaj odbiorcę otwiera się okno wyszukiwarki klientów, gdzie proces dodawania jest taki sam jak opisano powyżej.

Jeśli chcemy danego odbiorcę usunąć z danej grupy to trzeba przy danej grupie wybrać opcję Przeglądaj odbiorców

A następnie z danej listy wybrać klienta, którego chcemy usunąć i nacisnąć Usuń z grupy

Strona | 36

5.3.2 Tworzenie seryjnego listu przewozowego

Funkcjonalność grupy odbiorców jest wykorzystywana w procesie seryjnego tworzenia listów przewozowych (funkcjonalność znajduje się w menu List przewozowy -> List seryjny)

Po zdefiniowaniu grupy odbiorców przechodzimy do tworzenia seryjnego listu przewozowego. Wchodzimy w menu List przewozowy -> List seryjny. Otwiera się formatka listu przewozowego, na którym uzupełniamy wymagane dane (nadawca, informację o paczkach, usługach itp.). Następnie w lewym górnym rogu wybieramy grupę odbiorców i naciskamy Stwórz list. W tym momencie są tworzone listy przewozowe dla wszystkich odbiorców z wybranej grupy. Następnie należy wydrukować wprowadzone listy. W tym celu wchodzimy do raportu Listy niewydrukowane, który znajduje się w menu Raporty.

Strona | 37

5.4 Import listów w FedEx Domestic Shipping

Program FDS umożliwia jednorazowe wprowadzenie do bazy i wydrukowanie większej, seryjnej ilości listów. W tym celu należy:

4. W menu głównym programu wskazać opcję List przewozowy

5. Wybrać opcję Import – pojawi się lista wykonywanych operacji importu danych do Systemu

Strona | 38

6. Wejść w odnośnik Nowy import -­‐ plik Excel

Po wykonaniu polecenia otworzy się nam okno listu przewozowego do weryfikacji danych nadawcy, formy płatności oraz numer kuriera. W tym oknie można zaznaczyć część usług, które będą widoczne na wszystkich listach wczytanych opcją importu. Pola, które można edytować są oznaczone kolorem białym i zielonym.

Pozostałem pole są oznaczone kolorem szarym jako zablokowane. Przykładowo jeśli do wszystkich przesyłek ma być dopisane pobranie to należy wypełnić dane związane ze zwrotem pobrania: kwotę, formę zwrotu oraz ewentualnie numer konta.

7. Następnie należy wybrać przycisk Dalej -­‐ otworzy się okno do importu nowego seryjnego listu przewozowego.

Strona | 39 W nowo otwartym oknie wybieramy przycisk Przeglądaj, który pozwala wskazać lokalizację pliku z danymi

umieszczonego w danym miejscu na dysku komputera, analogicznie jak w przypadku importu bazy odbiorców.

8. Przycisk Wyślij spowoduje wysłanie pliku z danymi do serwera i rozpoczęcie importu danych. W trakcie importu pliku widoczne jest okno, jak poniżej.

Strona | 40 Po zakończeniu importu dostępna jest opcja Szczegóły, która pozwala na podgląd wszystkich zaimportowanych

listów. Mamy możliwość weryfikacji, które wiersze mają nieprawidłowe dane i wymagają poprawienia. Pole Sortowanie pozwala na wyświetlenie wierszy wg wybranego statusu (np. tylko błędne wiersze).

Jeśli zaimportowany wiersz z danymi listu jest nieprawidłowy to w kolumnie błędy znajduje się odnośnik Błędy, który pokazuje w osobnym oknie (po kliknięciu na link Błędy) informacje, które należy poprawić aby wiersz został poprawnie wczytany do programu. Błędy poprawiamy bezpośrednio w oknach zawierających dane. Po

wprowadzeniu poprawek na liście przewozowym naciskamy przycisk Zapisz wiersze. Po zakończeniu sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych i zapisaniu wierszy poprzez opcję Akceptuj możemy zaakceptować cały import i wygenerować listy przewozowe. Opcja Anuluj pozwala użytkownikowi zrezygnować z dalszych prac. Listy, które zostały wprowadzone do systemu przez opcję importu pojawią się na raporcie Listy niewydrukowane. Następnie należy przejść do wydrukowania listów i wydania ich kurierowi (patrz wyżej).

5.5 Specyfikacja pliku do importu danych do programu FDS

Kolumna Wym. (czyt. wymagany) – parametr T oznacza, że dany parametr jest wymagany do wczytania pliku (musi być podany), parametr N ozanacza, że pole nie jest wymagane i zostanie przyjęta wartość domyślna, T/N – parametr w określonych przypadkach jest wymagany (patrz kolumna Opis w tabeli)

Strona | 41

5.5.1 Import danych klientów (import odbiorców)

Strona | 42

5.5.2 Import danych listów przewozowych (import listów)

Strona | 43

Alfa Projekt Sp. z o.o.

Warszawa, ul. Gwiaździsta 71 biuro@alfa-projekt.pl www.alfa-projekt.pl