Dzień pierwszy: całodzienny serwis kawowy, obiad, kolacja – dla wszystkich uczestników konferencji Dzień drugi: śniadanie ( dla osób korzystających z noclegu), serwis kawowy do godziny 14.00, obiad- dla wszystkich uczestników konferencji)
Serwis kawowy (obok sal konferencyjnych, dostępny w czasie trwania konferencji:
na początku serwisu pierwszego dnia: kanapki – donoszone w razie potrzeby (kanapki na białym i ciemnym pieczywie, z wędlinami, rybami, serami i warzywami), słodkie bułeczki,
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, (uzupełniane w razie potrzeby),
3 rodzaje kruchych ciasteczek lub ciast (uzupełnianych w razie potrzeby),
2 rodzaje soków owocowych (uzupełniane w razie potrzeby),
woda mineralna gazowana i niegazowana (uzupełniana w razie potrzeby),
serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna).
serwis kawowy obok sali konferencyjnej (dostępny w czasie trwania spotkania).
Śniadanie zasiadane: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu)
pieczywo – 2 rodzaje: jasne i ciemne,
3 rodzaje wędlin,
3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek),
dżemy owocowe,
jogurty owocowe,
wybór warzyw krojonych (ogórek świeży i kiszony, pomidor, papryka konserwowa),
2 ciepłe dania,
płatki kukurydziane, płatki czekoladowe, musli, mleko,
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna,
soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby),
serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana,).
Obiad zasiadany: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu)
2 rodzaje zup do wyboru,
3 drugie dania do wyboru, w tym 1 wegetariańskie,
3 rodzaje surówek, w tym z warzyw gotowanych,
woda mineralna gazowana i niegazowana,
deser (w tym ciasta oraz owoce),
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna,
soki owocowe,
serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie).
Kolacja zasiadana: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu)
pieczywo – 2 rodzaje: jasne i ciemne,
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna,
serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana).
Na stołach w salach konferencyjnych:
woda mineralna gazowana i niegazowana (donoszona w razie potrzeby), VI. Zaplecze techniczne i obsługa.
1. Wyposażenie sal konferencyjnych.
Sala konferencyjna na spotkanie plenarne (pierwszego i drugiego dnia): miejsca siedzące dla
uczestników, 6 miejsc siedzących przy stole prezydialnym dla prowadzących, nagłośnienie, 3 mikrofony dla prowadzących, 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik, flipchart,
klimatyzacja.
Sale na spotkania w 4 grupach i konferencję prasową drugiego dnia: miejsca siedzące dla uczestników, 4 miejsca siedzące przy stole dla prowadzących (w salach dla grup tematycznych), nagłośnienie, 2 mikrofony dla prowadzących, 1 mikrofon bezprzewodowy, ekran, rzutnik, flipchart, zaplecze sanitarne, klimatyzacja.
Przy sali konferencyjnej na spotkania plenarne Wykonawca zorganizuje stanowisko- recepcję, w której będzie osoba obsługująca uczestników konferencji. Wykonawca prowadzić będzie
rejestrację uczestników konferencji- listę obecności, którą przekaże po realizacji zamówienia Zamawiającemu.
Wykonawca zapewni miejsce przy sali konferencyjnej na spotkania plenarne, do umieszczenia materiałów promocyjnych dotyczących projektu.
2. Informacja i promocja.
Wykonawca zapewni oznaczenie miejsca konferencji zgodnie z wytycznymi zamawiającego (np. poprzez ustawienie dostarczonych przez Zamawiającego stand-up, wizytówki na drzwiach) właściwych dla realizowanego projektu PO KL.
Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika identyfikator (wzór identyfikatora musi uzyskać akceptację zamawiającego)
Wykonawca zapewni druk oraz dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych dla każdego uczestnika, - wzór otrzyma od Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem
rozpoczęcia konferencji (format B-5, sztywna oprawa, papier powlekany, druk kolorowy, zdjęcia- ok. 100 str.)
Wykonawca przygotuje i przeprowadzi wśród uczestników ankietę ewaluacyjną konferencji.
Wzór ankiety musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego.
3. Osoby skierowane do realizacji zamówienia przez Wykonawcę.
Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia koordynatora konferencji - zarządzającego i koordynującego całość realizacji, który jednocześnie będzie uprawniony do kontaktów z Zamawiającym i z którym ustalane będą wszelkie szczegóły dotyczące realizacji zamówienia.
Koordynator konferencji musi pozostawać w stałym kontakcie z Zamawiającym przez cały okres realizacji zamówienia. Koordynator musi być obecny podczas trwania konferencji aby na bieżąco reagować na wszelkie powstałe problemy.
Ponadto do realizacji konferencji Wykonawca zapewni dwie osoby zapewniające bieżącą obsługę i nadzór nad prawidłowym przebiegiem konferencji.
Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia osobę prowadzącą konferencję (moderatora).
Wykonawca do udziału w części merytorycznej zapewni co najmniej 2 wykładowców-ekspertów, na organizowaną konferencję ogólnopolską.
Panele/wykłady prowadzone przez ekspertów dotyczyć będą tematyki aktywizacji zawodowej kobiet i mężczyzn w wieku 50+ w Polsce i krajach UE. Zakres ww. wykładów/paneli obejmował będzie min.
informacje dotyczące przeprowadzonych badań i ich wyników dotyczących ww. tematu, prezentację wniosków i rekomendacji wypracowanych w trakcie realizacji projektu ( w tym w oparciu o wyniki przeprowadzonych badań). Wystąpienia ekspertów przeprowadzone będą na zorganizowanej konferencji ogólnopolskiej i oprócz wykładu zawierać będą przygotowane przez Wykonawcę prezentacje multimedialne.
Szczegółowy zakres merytoryczny i czas trwania prowadzonych wykładów/paneli zostanie uzgodniony z Zamawiającym przed przystąpieniem do realizacji zamówienia.
Wykładowcą-ekspertem może być osoba posiadająca tytuł doktora nauk: ekonomicznych, socjologicznych, demograficznych oraz udokumentowane doświadczenie w znajomości zagadnień aktywizacji zawodowej kobiet i mężczyzn w wieku 50+. Wykonawca wykaże, że osoby te przeprowadziły min 5 wykładów lub szkoleń z ww. zakresu oraz posiadają min 2 artykuły lub publikacje specjalistyczne z ww. zakresu.
Wykonawca przedstawi koncepcję merytoryczną konferencji do szczegółowego uzgodnienia i akceptacji z Zamawiającym.
Po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu w ciągu 3 dni krótki raport z przebiegu konferencji. Załącznikami do raportu będą: zestaw materiałów konferencyjnych, pełna
lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, stanowisko służbowe, nazwy firm/instytucji i podpis, ankiety ewaluacyjne.
Opis przedmiotu zamówienia dla konferencji regionalnych:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa 16 konferencji regionalnych dla przedstawicieli administracji samorządowej, regionalnej, Instytucji Rynku Pracy, Jednostek Organizacyjnych Pomocy Społecznej , organizacji pozarządowych, środowisk naukowych, mediów z danego regionu, organizowanej w ramach realizacji Projektu B.1.16 „Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+” Priorytet I „Zatrudnienie i Integracja społeczna” Działanie 1.1 „Wsparcie systemowe instytucji rynku pracy” Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
I. Termin realizacji zamówienia: jeden dzień roboczy (z wyłączeniem sobót i niedziel) od II połowy