Zadania na każdym etapie
KONTROLA I WERYFIKACJA
III.1 Zadania na etapie Ustalenia kontekstu
1. Skonsultuj się z decydentami, określ zakres i cele projektu
Uzyskaj wsparcie zarządu
Stanowi to warunek konieczny podjęcia jakiegokolwiek szerzej zakro-jonego działania w ramach instytucji, dotyczy to jednak zwłaszcza pla-nowanej oceny ryzyka i zarządzania ryzykiem, ponieważ metoda ta jest mało znana, wiąże się z poruszaniem trudnych zagadnień i wymaga współpracy między wieloma działami instytucji.
Przedstaw metodę
Wyjaśnij, na czym polega metoda zarządzania ryzykiem. Przedstaw przykłady, materiały szkoleniowe, prezentacje. Użyj wykresów i tabel, ilustrujących konkretne studia przypadku. Prowadzenie tego typu dzia-łań może okazać się konieczne przez cały czas procesu oceny.
• wszelka dokumentacja dotycząca klasyfikacji obiektów według ich wartości i odnosząca się do zasobu podlegającego ocenie.
Gdy w instytucji brakuje najważniejszych dokumentów
Należy utworzyć je już w trakcie oceny ryzyka. Ocenie ryzyka często towarzyszy wyraźne określenie wcześniej niesprecyzowanej wartości zbiorów.
Pozostałe regulacje
Oto dokumenty, które mogą być przydatne:
• dokumenty określające strukturę zarządu,
• regulacje dotyczące udostępniania zbiorów,
• regulacje dotyczące wykorzystywania zbiorów muzealnych,
• regulacje dotyczące ochrony dziedzictwa materialnego.
Dokumenty dotyczące infrastruktury i działania instytucji Oto dokumenty, które mogą być przydatne:
• schemat organizacyjny,
• dokumenty finansowe,
• plany budynków,
• plany na wypadek katastrof,
• wzór umowy wypożyczenia eksponatów,
• rejestry zdarzeń,
• zapisy danych rejestrowanych przez urządzenia kontroli klimatu,
• lista zewnętrznych dostawców produktów i usług, które mogą mieć wpływ na dziedzictwo materialne,
• wyniki wcześniejszych konsultacji.
Określ zakres
W trakcie konsultacji z decydentami ustal rodzaje zagrożeń, które zo-staną objęte oceną: pojedyncze ryzyko, ustalona lista zagrożeń czy ca-łościowa ocena wszystkich zagrożeń.
Określ obiekty, które obejmie ocena ryzyka. Mogą to być zbiory, zabyt-kowe budynki i części składowe zespołów zabytkowych.
Określ cele projektu
Określ cele instytucji odnośnie oceny ryzyka. Przygotuj konkretne pro-pozycje z myślą o osobach niepewnych co do tego, jakie cele są możli-we do osiągnięcia.
Określ horyzont czasowy
W większości sytuacji trzydzieści lat stanowi odpowiedni horyzont cza-sowy. Gdy Twój projekt ma inne cele, jak ochrona zasobu w okresie stu lat czy dziesięcioletnia strategia działań, określ, które cele zostaną użyte do ewaluacji ryzyka i oceny możliwych rozwiązań.
2. Zbierz i przeanalizuj stosowne dokumenty
Najważniejsze dokumenty związane z instytucją Oto podstawowe dokumenty, które należy zgromadzić:
• misja instytucji (niekiedy zatytułowana „Zadania”, „Cele” lub
„Statut”),
• dokument zwany „oświadczenie o znaczeniu” (statement of si-gnificance) lub podobny dokument dotyczący zasobu dziedzic-twa materialnego będącego przedmiotem oceny,
otrzymanych dokumentów i kwestionariuszy, określ ogólną strukturę Diagramu kołowego wartości, a więc wyznacz grupy, podgrupy i obiek-ty. Za sporządzenie takiego szkicu odpowiedzialny jest analityk ryzyka.
Ostatecznie określ grupy w ramach zasobu dziedzictwa będące-go przedmiotem oceny
Utwórz listę głównych grup obiektów. Dla typowej instytucji działającej w obszarze dziedzictwa mogą to być takie grupy jak: Zespół zabytkowy, Budynki i Zbiory, albo też: Zbiory A, Zbiory B itp. Grupy często odzwier-ciedlają strukturę organizacyjną. W przypadku oceny przeprowadzanej na małą skalę można wyznaczyć tylko jedną grupę, taką jak Zbiory lub Zespół zabytkowy. Jeśli zamierzasz umieścić ocenę jedynie części zasobu w długookresowym planie, powinieneś dodać grupę o nazwie
„Pozostała część zasobu”.
Na podstawie kryterium wartości ostatecznie określ podgrupy w obrębie każdej z grup
W ramach każdej grupy utwórz na podstawie kryterium wartości listę podgrup, takich jak: Zbiory A, Zbiory B, Elementy budynku A, Elemen-ty budynku B itp. Jeśli w Twojej insElemen-tytucji już stosuje się klasyfikację zbiorów według ich wartości (np. arcydzieła, obiekty przeciętne), to należy użyć jej do nazwania utworzonych podgrup.
Obiekty i ich liczba
Określ „obiekty” i ujmij je w kategoriach ilościowych. Można to zrobić w dowolny sposób, jednak należy wziąć pod uwagę użyteczność tych określeń dla dalszej komunikacji i analizy.
Dokumenty zewnętrzne Warto znać:
• krajowe i międzynarodowe przepisy i instrumenty prawne re-gulujące użytkowanie, ochronę, kwestie własności i kontrolę dziedzictwa kulturowego,
• politykę i stanowisko rządu w kwestii dziedzictwa kulturowego i zarządzania ryzykiem.
Przeprowadź konsultacje przed wizją lokalną
Kwestionariusz wysłany przed wizją lokalną powinien zawierać prośbę o wszystkie powyższe dokumenty.
3. Utwórz Diagram kołowy wartości
Pamiętaj o stałej Komunikacji i konsultacji
Stworzenie Diagramu kołowego wartości wymaga wyraźnego sformuło-wania koncepcji i celów leżących u podstaw tego zamierzenia. Przy tym zadaniu konieczne są także rozległe konsultacje, dzięki którym można ustalić względną wartość poszczególnych grup i podgrup obiektów.
Wyznacz zasób dziedzictwa będący przedmiotem oceny
Określ wyraźnie, która część zasobów dziedzictwa należących do Two-jej instytucji zostanie objęta planem zarządzania ryzykiem lub poddana tej konkretnej ocenie.
Wykonaj wstępny projekt Diagramu kołowego wartości
Po uprzednich konsultacjach, polegających np. na wstępnym przeglądzie
uzasadnić wagę Diagramu dla skuteczności całej metody. Warto po-kazać na konkretnych przykładach, w jaki sposób zmiany w Diagra-mie kołowym wartości wpływają na ustalenie priorytetów związa-nych z ryzykiem.
Utrwalanie wyników na piśmie
Wykonaj tabele z wyszczególnieniem grup i utworzonych na podsta-wie kryterium wartości podgrup. Określ ułamkową wartość każde-go obiektu w stosunku do całkowitej wartości zasobu będącekażde-go przedmiotem oceny. Wykonaj rysunek Diagramu kołowego wartości.
Wykorzystaj w tym celu programy przeznaczone do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, takie jak Microsoft Excelc TM czy OpenOffceCalcTM. Zo-bacz przykładowy diagram zamieszczony w Objaśnieniach.
Przypisz względne wartości grupom i podgrupom, policz obiekty Ustal względne wartości grup, podgrup i ich elementów. Ustal licz-bę obiektów w każdej podgrupie. Upewnij się, że wszystkie obiekty zostały wliczone. Celem jest utworzenie Diagramu kołowego wartości i określenie wartości każdego obiektu wyrażonej jako % wartości całe-go zasobu będącecałe-go przedmiotem oceny (jest to potrzebne do później-szej analizy).
Przedstaw cel stworzenia Diagramu kołowego wartości i popraw go w razie potrzeby
Sceptycyzm wobec ujęć ilościowych, niezbędnych dla utworzenia Diagramu kołowego wartości, wiąże się zazwyczaj z pewnymi błęd-nymi przekonaniami na ten temat. W takiej sytuacji trzeba wyraźnie