III. Zasady ewidencji kosztów i przychodów
III.1. Zasady ewidencji kosztów działalności operacyjnej
Koszty poniesione w trakcie realizacji projektu ewidencjonuje się:
1) koszty działalności operacyjnej:
a) w układzie rodzajowym - „zespół 4”, ze szczegółowością jak niżej:
401 000 000 000 Amortyzacja zaliczona do kosztów uzyskania przychodów
401 001 000 000 Amortyzacja zaliczona do kosztów uzyskania przychodów od urz. socj.
401 100 000 000 403 100 000 000 ---
Amortyzacja nie zaliczona do kosztów uzyskania
Amortyzacja nie zaliczona do kosztów uzyskania programy unijne --- 402 000 000 000 Jednorazowe odpisy dot. środków trwałych ewiden. na koncie 071 402 001 000 000
---
Jednorazowe odpisy dot. księgozbiorów
--- 411 001 000 000 Zakup zbiorów bibliot. nie objętych ewid. wart. i czasopism
411 003 000 000 Zużycie paliwa i opału 411 005 000 000
---
Zużycie pozostałych materiałów
--- 416 001 000 000 Aparatura specjalna krajowa
416 002 000 000 ---
Aparatura specjalna zagraniczna
--- 419 001 000 000 Energia elektryczna
419 002 000 000 Gaz
419 003 000 000 Woda zimna
419 004 000 000 Centralne ogrzewanie 419 005 000 000
---
Woda ciepła
--- 421 000 000 000
421 001 000 000 ---
Usługi badawcze Usługi wewnętrzne
--- 426 001 000 000
---
Usługi transportowe
--- 427 001 000 000 Remonty budynków i budowli nie związanych z gosp.mieszk.
427 002 000 000 Remonty budynków mieszkalnych
427 003 000 000 Remonty maszyn i urządzeń ewidenc. na 011300-011600 427 004 000 000 Remonty środków transportu - 011700
427 005 000 000 ---
Remonty pozostałych środków trwałych – 011800
--- 429 001 000 000 Inne niż remonty i naprawy usługi zw. z użytk. urządzeń i sprzętu 429 002 000 000 Opłaty pocztowe
429 003 000 000 Opłaty telekomunikacyjne
429 004 000 000 Koszty wynajmu pomieszczeń i sprzętu 429 005 000 000
429 006 000 000 ---
Pozostałe usługi i opłaty Programy komputerowe
--- 431 001 000 000 Wynagrodzenia osobowe + dodatkowe wynagrodzenie roczne
431 002 000 000 Wynagrodzenia bezosobowe 431 003 000 000
---
Honoraria
---
Strona 31
445 001 000 000 Składki emerytalne ,rentowe, wypadkowe 445 004 000 000 Fundusz pracy
445 005 000 000 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 445 006 000 000 Świadczenia rzeczowe związane z BHP
445 007 000 000 Ekwiwalenty wypłacane za w/w świadczenia 445 008 000 000 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników.
461 001 000 000 Podatki i opłaty lokalne
461 002 000 000 Opłata za korzystanie ze środowiska (ciepł) 461 004 000 000 Pozostałe opłaty
461 021 000 000 Podatek VAT od materiałów 461 024 000 000 Podatek VAT od energii obcej 461 040 000 000 Podatek VAT od usług obcych
461 043 000 000 Podatek VAT od opłat konferencyjnych krajowych 461 045 000 000 Podatek VAT od usług remontowo-budowlanych 461 046 000 000 Podatek VAT od projektów unijnych
461 049 000 000 Podatek VAT od delegacji zagranicznych 461 050 000 000 Podatek VAT od delegacji krajowych 461 051 000 000
461 052 000 000
Podatek VAT od opłat konferencyjnych zagranicznych Podatek VAT – świadczenia dla zaproszonych gości 461 056 000 000
461 057 000 000 461 058 000 000 ---
Podatek VAT od świadczeń na rzecz pracowników Podatek VAT
Podatek VAT
--- 462 000 000 000
---
Opłaty bankowe
--- 463 001 000 000 Krajowe podróże służbowe
463 002 000 000 Zagraniczne podróże służbowe
463 003 000 000 Ryczałty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych ---
468 100 000 000 ---
--- Koszty reprezentacji
--- 469 001 000 000 Opłaty patentowe
469 002 000 000 Opłaty konferencyjne organizowane wewn. Uczelni (249) 469 003 000 000 Opłaty konferencyjne krajowe
469 003 100 000 Opłaty konferencyjne zagraniczne
469 004 000 000 Świadczenia dla pracowników delegowanych na długi pobyt za granicą 469 005 000 000 Świadczenia dla studentów - wycieczki programowe
469 005 100 000 Nagrody Rektora za dobre wyniki w nauce 469 005 110 000 Nagrody Rektora za osiągnięcia sportowe
469 006 000 000 Świadczenia dla zaproszonych osób zagranicznych 469 007 000 000 Świadczenia dla doktorantów i stażystów zagranicznych 469 007 100 000 Stypendia dla uczestników studiów doktoranckich 469 008 000 000 Stypendia naukowe dla pracowników
469 009 000 000 Odprawy pośmiertne 469 010 000 000
469 010 100 000
Pozostałe koszty i opłaty
Pozostałe świadczenia dla doktorantów 469 011 000 000 Zasiłki na zagospodarowanie
469 012 000 000 Koszty krajowych praktyk studenckich 469 013 000 000 Koszty zagranicznych praktyk studenckich 469 015 000 000 Koszty praktyk studenckich w ramach IAESTE
Strona 32
469 016 000 000 469 017 000 000 469 018 000 000 4xx 1xx xxx 000 4xx xxx 5xx 000 4xx xxx 6xx 000
Koszty nie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów podatkowych
Zwrot kosztów podróży ( krajowe) osobom nie będącym pracownikami Pol. Śl., studentom, uczestnikom studiów doktoranckich
Zwrot kosztów podróży ( zagraniczne) osobom nie będącym
pracownikami Pol. Śl., studentom, uczestnikom studiów doktoranckich Koszty nie zaliczane do kosztów uzyskania przychodów
Zakup z importu zwolniony od cła
Zakup z importu niezwolniony od cła, stawka 0
b) w układzie kalkulacyjnym – „zespół 5”, według jednostek kalkulacyjnych i ze szczegółowością rodzajową ustaloną dla ewidencji kosztów w tym zespole. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest dla każdej jednostki organizacyjnej Uczelni realizującej projekt, tj. Instytutu, Katedry, Wydziału, Jednostki Pozawydziałowej, Międzywydziałowej lub Ogólnouczelnianej według nadanego symbolu organizacyjnego i numeru (MPK).
Symbole organizacyjne jednostek reguluje corocznie z początkiem nowego roku akademickiego Pismo Okólne nr 1 Rektora Politechniki Śląskiej, natomiast numery (MPK) reguluje Pismo wg rozdzielnika Kwestora Politechniki Śląskiej.
Wykaz układu kalkulacyjnego kosztów Strona Wn
10 - Nagrody z Z.F.N
11 - Wynagrodzenia osobowe 13 - Honoraria
16 - Wynagrodzenia bezosobowe
19 - Składki na ubezpieczenia społeczne i na fundusz pracy 20 - Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 21 - Zużycie materiałów
22 - Jednorazowe odpisy amortyzacyjne niskocennego majątku trwałego 23 - Energia cieplna, (własna)
24 - Energia obca
25 - Amortyzacja rzeczowych składników majątku trwałego 28 - Koszty eksploatacji użyczanych pomieszczeń
30 - Aparatura specjalna krajowa (w tym cross-financing) 31 - Aparatura specjalna zagraniczna (w tym cross-financing) 40 - Usługi pozostałe
41 - Usługi własnej działalności operacyjnej
42 - Konferencje organizowane przez Jednostki Pol. Śl.
43 - Opłaty konferencyjne krajowe 44 - Usługi Zakładu Graficznego 45 - Remonty budynków i budowli 46 - Podatek VAT od projektów unijnych
Strona 33
47 - Usługi bankowe
48 - Usługi badawcze (kooperacja) 49 - Zagraniczne podróże służbowe 50 - Krajowe podróże służbowe 51 - Opłaty konferencyjne zagraniczne
52 - Świadczenia dla zaproszonych gości zagranicznych 53 - Stypendia dla stażystów odbywających staż asystencki 54 - Usługi Centrum Komputerowego
55 - Dopłaty do stołówek i zakwaterowań w Domu Asystenta 56 - Świadczenia dla pracowników
57 - Zwrot kosztów podróży (krajowe) osobom nie będącym pracownikami Pol. Śl.
studentom, uczestnikom studiów doktoranckich
58 - Zwrot kosztów podróży (zagraniczne) osobom nie będącym pracownikami Pol.
Śl. studentom, uczestnikom studiów doktoranckich 60 - Narzut kosztów wydziałowych
80 - Zlecenia wewnętrzne (NB)
81 - Zlecenia wewnętrzne ( NB) remonty
65 - Narzut kosztów wydziałowych (dla koordynatora UE) Strona Ma
00 - Przeniesienie technicznego kosztu działalności operacyjnej 70 - Przeniesienie narzutu kosztów ogólnouczelnianych
90 - Przeniesienie technicznego kosztu sprzedaży zewnętrznej usług 391 - Przeniesienie technicznego kosztu sprzedaży wewnętrznej (249, 810) 95 - Przeniesienie technicznego kosztu obrotów wewnętrznych na konto 791 96 - Przeniesienie technicznego kosztu obrotów wewnętrznych
(narzut ogólnouczelniany Zakład Graficzny)
97 - Przeniesienie technicznego kosztu obrotów wewnętrznych ( narzut ogólnouczelniany Centrum Komputerowe)
2) koszty operacji finansowych ewidencjonuje się na koncie 751, a pozostałe koszty operacyjne na koncie 761.
III.1.1. Zasady ewidencji kosztów pośrednich
Na koszty pośrednie składają się koszty wydziałowe jednostek organizacyjnych i koszty ogólnouczelniane (zarządu). Są to koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do poszczególnych zadań realizowanych w ramach projektu. Zalicza się do nich:
1) koszty zarządu, obsługi księgowej i personelu obsługowego (osób, które zajmują się bieżącą obsługą jednostki jako podmiotu gospodarczego),
2) koszty materiałów (biurowe, artykuły piśmiennicze, środki do utrzymania czystości, drobny sprzęt),
Strona 34
3) koszty utrzymania pomieszczeń, w tym: energia elektryczna, cieplna, gazowa, woda, opłaty przesyłowe, odprowadzenie ścieków, itp. i amortyzacja środków trwałych używanych w ramach ogólnej działalności Uczelni,
4) koszty usług (pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, kurierskie, kserograficzne, ubezpieczeń majątkowych, naprawy i konserwacje sprzętu, wynajem pomieszczeń).
W przypadku projektów realizowanych w ramach Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych, w sytuacji gdy założenia programu przewidują występowanie kosztów pośrednich, Politechnika Śląska rozlicza koszty pośrednie stosując jeden z dostępnych sposobów - ryczałt, na podstawie opracowanej metodologii i procentowego limitu wskazanego w umowie o dofinansowanie projektu. W celu zaksięgowania kosztów pośrednich w księgach projektu Uczelnia dokonuje naliczenia ich po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego według ustalonego limitu procentowego od poniesionych w danym miesiącu memoriałowo kosztów bezpośrednich z wyłączeniem cross-financingu.
Księgowaniu podlegają koszty pośrednie w podziale na koszty pośrednie wydziałowe, koszty pośrednie wydziałowe dla koordynatora i koszty pośrednie ogólnouczelniane, w proporcji ustalonej indywidualnie dla danego projektu.
Natomiast w celu refundacji kosztów pośrednich z rachunku projektu Uczelnia dokonuje naliczenia ich od poniesionych w danym miesiącu kasowo kosztów bezpośrednich wykazanych we wnioskach o płatność, po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego. Zaksięgowane i zrefundowane wysokości kosztów pośrednich podlegają weryfikacji w odniesieniu do zatwierdzonych we wnioskach o płatność kosztów bezpośrednich projektu. Jeżeli z zatwierdzenia wniosku o płatność przez odpowiednią instytucję będzie wynikało, że wartość kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone jest niższa niż faktyczna kwota przeksięgowana przez Uczelnię, będzie dokonany odpowiedni zwrot środków na rachunek projektu.
W przypadku projektów realizowanych w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej lub innych, w sytuacji gdy założenia programu przewidują występowanie kosztów pośrednich, Politechnika Śląska rozlicza koszty pośrednie stosując ryczałt, w wysokości określonej przez wytyczne, w zależności od typu projektu. Księgowaniu podlegają koszty pośrednie w podziale na koszty
Strona 35
pośrednie wydziałowe, koszty pośrednie wydziałowe dla koordynatora i koszty pośrednie ogólnouczelniane, w proporcji ustalonej indywidualnie dla danego projektu. W zakresie rozliczania tych kosztów stosuje się zapisy Zarządzenia nr 39/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 2 lutego 2009 roku w sprawie trybu składania wniosków, występowania o pełnomocnictwa oraz określenia rodzajów kosztów i sposobu ich rozliczania w projektach finansowanych ze środków europejskich i międzynarodowych (Programy Ramowe, Fundusz Badawczy Węgla i Stali i in.), § 3, ust. 2 i 3 oraz § 4. Naliczone i zaksięgowane koszty pośrednie podlegają refundacji z wyodrębnionego konta bankowego danego projektu.
III.1.2 Zasady ewidencji kosztów zaliczanych do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w tym cross-financing i innych kosztów zaliczanych do cross-financingu
W przypadku projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych przyjmuje się następujące zasady ewidencji zgodny normalną praktyką Uczelni i z przepisami krajowymi:
1) koszty związane z zakupem urządzeń, wyposażenia, itp. zaliczanych do środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza wartości określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d, ust.1) zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (tzw. jednorazowa amortyzacja) i ewidencjonowane są na koncie 011. Taki sposób ewidencji przyjmuje się we wszystkich projektach realizowanych z udziałem środków zagranicznych,
2) koszty związane z zakupem programów komputerowych, których wartość początkowa nie przekracza wartości określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d, ust.1) zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania i ewidencjonuje się jako koszty usług obcych. Taki sposób ewidencji przyjmuje się we wszystkich projektach realizowanych z udziałem środków zagranicznych, 3) koszty nabycia sprzętu, oprogramowań, licencji, itp. zaliczane do środków
trwałych, wartości niematerialnych i prawnych (w tym cross-financing), których wartość początkowa przekracza wartość określoną w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d,ust.1), a są
Strona 36
niezbędne i wykorzystywane bezpośrednio do wykonania określonych zadań w projektach zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w całości, w miesiącu oddania ich do używania. Koszty te ujmuje się w księgach jako aparatura specjalna zgodnie z zapisami wynikającymi z ustawy z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. nr 238, poz.
2390 z późn. zm.). Te składniki majątkowe podlegają przez cały okres realizacji projektów ewidencji na koncie pozabilansowym 891, a po zakończeniu projektu są przyjmowane na stan ewidencyjny majątku rzeczowego Uczelni na podstawie protokołu przyjęcia. Taki sposób ewidencji środków trwałych przyjmuje się w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej.
W projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko koszty te ewidencjonowane są w zespole 0 „Aktywa trwałe”, na koncie 082. Te środki trwałe przyjmowane są na stan majątku rzeczowego Uczelni na podstawie druku OT i podlegają amortyzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i przyjętymi zasadami.
4) koszty zaliczane do cross-financingu na dostosowywanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy podlegają ewidencji zgodnie z układem rodzajowym i kalkulacyjnym kosztów w zależności od zakresu robót.
Cross-financing dotyczy wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach danego Programu Operacyjnego. Są to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu. Cross-financing jest powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu. Uczelnia ponosi wydatki w ramach cross-financingu do wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. W ramach cross-financingu obowiązuje wartość wydatków a nie limit procentowy.
Wszystkie koszty zaliczane do cross-financingu ewidencjonuje się na koncie pozabilansowym 891.
Strona 37
III.1.3. Zasady ewidencji kosztów amortyzacji
Koszt amortyzacji urządzeń zakupionych z własnych środków jednostki organizacyjnej (fundusz inwestycyjny jednostki), a wykorzystywanych do realizacji zadań może być zaliczany do kosztów kwalifikowanych projektu w przypadku gdy dotyczy okresu współfinansowania danego projektu.
W przypadku zakupu aparatury w projektach realizowanych w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej lub innych, jeżeli sprzęt jest wykorzystany tylko w pewnej części, wówczas dany projekt obciąża się dopuszczalnym kosztem amortyzacji tego sprzętu. W Politechnice Śląskiej stosuje się metodę liniową amortyzacji, a stawki (okresy) amortyzacji stosuje się zgodnie z Załącznikiem nr 1 do ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 104 z 2000 r., poz. 104 z późn. zm.). W przypadkach określonych przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16, ust. 2, pkt. 3) możliwe jest zastosowanie przyśpieszonej amortyzacji przy pomocy współczynników. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż określona w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d, ust.1). W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż określona w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych możliwe jest dokonywanie odpisów amortyzacyjnych zgodnie z powołanymi wyżej przepisami, albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.